Фазите на проектниот план кои обезбедуваат успех на проектот

Проектниот план е кулминација на внимателно планирање од страна на проект менаџер. Тоа е главниот документ кој го води напредокот на проектот. Ова е водич за проект менаџерот.

Иако проектните планови се разликуваат од компанија до компанија, постојат десет чекори кои апсолутно мора да бидат во проектниот план за да се избегне забуна и принудна импровизација во фазата на извршување на проектот.

Во оваа статија, Ви го пренесувам мојот совет за да ви помогнам добро да го напишете вашиот проектен план. Ако сакате успешно да го извршите вашиот проект, вашиот проектен план мора апсолутно да ги содржи следните елементи:

1. Цели на проектот

Целите на проектот се дефинирани во проектната повелба. Сепак, тие исто така треба да бидат вклучени во проектниот план за дополнително да се објаснат целите на проектот. Како и да е проект менаџерот ќе избере да ги вклучи целите во проектниот план, важно е да се одржи јасна врска помеѓу повелбата на проектот – првиот клучен документ на проектот – и вториот клучен документ на проектот, неговиот проектен план.

2. Опсег на проектот

Како и целите на проектот, опсегот е дефиниран во повелбата и мора дополнително да се рафинира во проектниот план од проектниот менаџер. Со дефинирање на опсегот, проект менаџерот може да почне да покажува како ќе изгледа целта на проектот.

Ако опсегот не е дефиниран, тој може да се прошири низ целиот проект. Ова води до пречекорувања на трошоците и пропуштени рокови.

Статија за читање: Како да се води просперитетен бизнис?

На пример, ако водите маркетинг тим да креира брошура за производната линија на компанијата, треба да го наведете бројот на страници и да дадете примери за тоа како ќе изгледа готовиот производ.

За некои членови на тимот, брошурата може да значи две страници, додека други може да сметаат дека десет страници се соодветни. Дефинирањето на опсегот може да го доведе целиот тим на истата страница од самиот почеток.

3. Пресвртници и главни резултати

Главните достигнувања на проектот се нарекуваат пресвртници, а главните работни производи се нарекуваат главни испораки. И двете ги претставуваат главните компоненти на работата на проект. Проектниот план треба да ги идентификува овие елементи, да ги дефинира и да постави временски рокови за нивно завршување.

Ако една организација презема проект за развој на нов софтвер, главните резултати може да бидат конечниот список на деловни барања и како да се имплементираат.

Тогаш проектот би можел да има пресвртници за завршување на дизајнот, тестирање на системот, тестирање за прифаќање на корисниците и датум на распоредување на софтверот. Овие пресвртници се поврзани со работните производи, но тие се однесуваат повеќе на процесите отколку на самите производи.

Статија за читање: Местото на дигиталниот маркетинг во бизнисот

Пресвртниците и времето на испорака на клучевите не мора да бидат точни датуми, но колку поконкретни, толку подобро. Точните датуми им помагаат на проект менаџерите попрецизно да ги разложат работните структури.

Во оваа фаза од планот, ќе создадете пресвртници за да можете да земете големи испораки на високо ниво и да ги разделите на помали испораки, кои може да се опишат во следната фаза.

4. Структура на расчленување на работата

Структурата на дефект на работата ги разложува пресвртниците и главните резултати на проектот на помали делови, така што на едно лице може да му се додели одговорност за секој аспект.

Кога ја развива оваа структура, проектниот менаџер зема предвид многу фактори како што се силните и слабите страни на членовите на проектниот тим, меѓузависноста помеѓу задачите, расположливите ресурси и целокупниот рок на проектот.

Проектните менаџери се на крајот одговорни за успехот на проектот, но тие не можат сами да ја завршат работата. Структурата на расчленување е алатка која раководителот на проектот ја користи за да обезбеди одговорност за проектот.

Статија за читање: Еве 14 совети за брзо збогатување

Оваа алатка, исто така, им кажува на засегнатите страни во проектот кој е одговорен за што. Ако проект менаџерот е загрижен за некоја задача, тој точно знае со кого да се сретне во врска со оваа грижа.

5. Инвестицискиот буџет

Буџетот на проектот покажува колку пари се одвоени за завршување на проектот. Проектниот менаџер е одговорен за соодветната распределба на овие ресурси.

За проект кој има добавувачи, проектниот менаџер гарантира дека испораките се завршени според условите на договорот, обрнувајќи особено внимание на квалитетот. Некои проектни буџети се поврзани со планот за човечки ресурси.

Важно е да се утврдат трошоците за секој чекор со гледање на потребното време и трошокот за трудот потребен за завршување на задачите. Цената на проектот е поврзана со времетраењето на проектот, што се сведува на обемот на проектот. Опсегот, пресвртниците, задачите и буџетот треба да бидат усогласени и реални.

6. Планот за човечки ресурси

Планот за човечки ресурси покажува како проектот ќе биде екипиран. Тој дефинира кој ќе биде дел од проектниот тим и колку долго секој човек мора да се посвети.

Кога го развива овој план, проектниот менаџер преговара со членовите на тимот и нивните супервизори колку време секој член на тимот може да посвети на проектот. Доколку е потребен дополнителен персонал за да се консултира за проектот, но се дел од проектниот тим, тоа е исто така документирано во планот за персонал. Повторно се консултираат соодветните супервизори.

7. Планот за управување со ризик

Многу работи можат да тргнат наопаку кога се води проект. Иако е тешко да се предвиди секоја можна катастрофа или помал инцидент, може да се предвидат многу стапици. Во планот за управување со ризик, проектниот менаџер ги идентификува сите ризици на проектот. Исто така, ја одредува веројатноста за појава на овие сценарија и стратегиите за нивно ублажување.

При формулирањето на овој план, проектниот менаџер може да бара информации од спонзорот на проектот или од нивниот проектен тим.

Се поставуваат стратегии за ублажување за ризици кои веројатно ќе се појават или кои имаат високи трошоци поврзани со нив. Ризиците кои веројатно нема да се појават и оние кои имаат ниски трошоци се забележани во планот, дури и ако немаат стратегии за ублажување.

8. Планот за комуникација

Планот за комуникација опишува како проектот ќе биде доставен до различна публика. Слично како структурата на дефект на работата, планот за комуникации ја доделува одговорноста за комплетирање на секоја компонента на член на проектниот тим.

Во овој чекор, важно е да се опише како прашањата ќе бидат комуницирани и решени во тимот. Треба да се наведе и фреквенцијата на комуникација со тимот и засегнатите страни. Секоја порака има целна публика. Тоа им помага на проект-менаџерите да обезбедат дека вистинските информации ќе стигнат до вистинските луѓе во вистинско време.

Статија за читање: 1 финансиски совети за младенците

9. План за управување со засегнатите страни

Планот за управување со засегнатите страни идентификува како засегнатите страни ќе се користат во проектот. Понекогаш засегнатите страни треба само да добиваат информации. Ова може да се земе предвид во планот за комуникација.

10. Планот за управување со промени

Планот за управување со промени воспоставува рамка за правење промени во проектот. Иако проектните менаџери имаат тенденција да сакаат да избегнат промени во проектот, понекогаш тие се неизбежни.

Планот за управување со промени обезбедува протоколи и процеси за правење промени. Од суштинско значење за одговорност и транспарентност е спонзорите на проектот, проект менаџерите и членовите на проектниот тим да го следат планот за управување со промени.

Во краток преглед….

Проектниот план е важен документ за успехот на проектот. Таа служи како компас во спроведувањето на проектот, од почеток до крај. Затоа, потребно е активно учество на сите засегнати страни за да се договорат различните точки. Исто така, важно е да се одвои целото време потребно за да се дефинира.

Главниот ризик од лошо дефиниран план е дека сте изложени на спорови што треба да се решат за точките на несогласување кои не се поставени.

Ве поканувам да ги споделите вашите мислења и искуства во коментарите.