Илүү их ашиг олохын тулд төслийн зардлыг хянах

Зардлын хяналт нь аливаа санхүүгийн стратегид чухал үүрэг гүйцэтгэдэг. Төслийн санхүүгээ хянаж байхдаа яаж төсөвтөө үлдэх вэ? Хувийн төсвөө боловсруулахтай адил хэд хэдэн сонголт хийх боломжтой: зардлыг ангилах, хамгийн үнэтэй зүйлийг тодорхойлох, салбар бүрт зардлыг хязгаарлах шийдлийг олох. Эдгээр бүх үйлдлийг хийсний дараа та төсвөө хянах боломжтой болно. ашигт ажиллагаанд дүн шинжилгээ хийх мөн ашгийг нэмэгдүүлэх.

Зардлын хяналтын үндсэн зарчмууд нь аж ахуйн нэгжийн болон хувь хүний ​​аль ч төсөвт ижил байдаг. Энэ нийтлэлд, Finance de Demain Consulting Зардлын хяналтын тухай ойлголт, энэ нь зардлын удирдлагын томоохон системд хэрхэн нийцэж байгааг тайлбарладаг.

Зардлын хяналт гэж юу вэ?

Зардлын хяналт нь компанийн ашгийг нэмэгдүүлэхэд чиглэсэн зардлыг тодорхойлох, бууруулах зарчим юм. Үүнийг төслийн түвшинд эсвэл бүхэл бүтэн компанийн түвшинд хийж болно.

Энэ тохиолдолд бид төсөл эсвэл бүлгийн төслийн хүрээнд зардлын хяналтын үйл явцыг хэрэгжүүлэхэд анхаарлаа хандуулах болно.

Төслийн менежерийн хувьд зардлын хяналт нь таны нөөцийн менежментийн төлөвлөгөөг хянаж, төсөв хэтэрсэн тохиолдолд хариу үйлдэл үзүүлэх болно.

Хэрэв та төслийн төсвөө хэтрүүлбэл тайлагнах хэрэгсэл бас хэрэг болно. Таны шинэ төсөлд хөлсөлсөн чөлөөт дизайнер зургуудыг засварлахад хүлээгдэж байснаас хамаагүй удаан ажилласан гэж бодъё.

Энэхүү нэмэлт зардлыг тодорхойлсны дараа та зардлаа бууруулж, үр ашгийг нэмэгдүүлэхийн тулд дараагийн төсөлдөө дотооддоо дизайнер хөлслөх шийдвэр гаргаж болно.

Зардлыг хянах нь хэрхэн өөрчлөлт хийх вэ?

Танай баг төслийн цар хүрээ, төсвийг хангаж чадахгүй байна уу? Эндээс зардлын хяналт чухал болж байна. Хэдийгээр та төсөвтэй байсан ч зардлыг хянах нь зардлыг бууруулж, орлогоо нэмэгдүүлэхэд тусална.

Энэ үйл явц нь компанийн нийт зарцуулалтын талаархи ойлголтыг өгдөг: энэ нь хамгийн үнэтэй хэсгийг онцолж, эдгээр салбар тус бүрд зарцуулсан зардлыг тодорхойлдог.

Эхний алхам бол зардлын хяналтыг төсөлд ашиглаж болох бөгөөд ингэснээр зардлыг энэ хэмжээгээр бууруулж, улмаар компанийн ашгийг нэмэгдүүлэх боломжтой болно.

Зардлын хяналтын техник гэж юу вэ?

Эхэндээ зардлын хяналт нь бизнесийн өндөр түвшинд байж болох ч ихэнхдээ төслийн түвшинд явагддаг. Энэ түвшинд л нэг төсөлд ногдох бодит зардлыг үнэлж, үр дүнтэй удирдах боломжтой.

Төслийн зардлыг илүү сайн хянахын тулд дараах таван алхамыг дагаж мөрдөх шаардлагатай.

1. Төсвөө төлөвлө

Нэгдүгээрт, зардлын нарийвчилсан тооцоог гаргаж, нөөцийг үр ашигтай хуваарилахын тулд төсвөө төлөвлөх хэрэгтэй. Төслийн нарийвчилсан төлөвлөгөөг боловсруулах нь таны анхны төсөв болон бодит зардлын зөрүү болох зардлын зөрүүг багасгах болно.

Төсвийн төлөвлөгөөнд дараахь зүйлийг тусга.

• Төсөлд шаардлагатай багийн гишүүдийн тоо
• Төслийг дуусгахад шаардагдах хугацааны тооцоо
• Төсөлд шаардлагатай материалууд

Төсөлд шаардагдах цаг хугацаа, материалыг тооцоолохдоо төсөвтөө бага зэрэг сул байгаарай. Гэнэтийн тохиолдлууд ховор тохиолддог тул та төслийн хугацааг сунгах эсвэл нэмэлт эх үүсвэр хүсэх шаардлагатай байж магадгүй юм.

2. Бүх зардлыг хянах

Төслийн зардлын хяналтын хоёр дахь алхам бол төслийн зардлын явцыг хянах явдал юм. Хэрэв та бодит цаг хугацаанд зардлын зөрүүг анзаарсан бол засч залруулах арга хэмжээг илүү хялбар хийх боломжтой болно.

Төсөл дуусахад хэтэрхий оройтсон, мөнгө зарцуулагдах болно. Энэ үед цаашид ийм нөхцөл байдал давтагдахгүйн тулд түүнээс суралцахад л хангалттай.

Төслийн явцад гарсан зардлаа үр дүнтэй хянахын тулд төслийн үе шатуудыг тодорхойл. Чухал үе бүрт та зардлаа шинжилж, төслийн цар хүрээг хүндэтгэж байгаа эсэхийг баталгаажуулж чадна. Хэрэв та өгөгдсөн үе шатанд зардлын хэтрэлтийг анзаарсан бол төслийн дараа тэдгээрийг бууруулах шийдлийг олох боломжтой.

3. Өөрчлөлтийн хяналтын системийг ашиглах

Төслийн төлөвлөлтийн үе шатанд тодорхой зорилтуудыг тодорхойлох нь чухал юм. Эдгээр зорилгодоо хүрэхийн тулд өөрчлөлтийг хянах үйл явц шаардлагатай байж магадгүй юм.

Өөрчлөлтийн хяналт гэдэг нь төслийн явцад оролцогч талуудын хийсэн бүх өөрчлөлтийг зохицуулах алхамуудын багц юм. Энэ нь таныг өөрчлөлт гарсан даруйд нь бэлдэж, улмаар төслийг түүнд тохируулан өөрчлөх замаар зорилгын зөрүүгээс урьдчилан сэргийлэх боломжийг танд олгоно.

4. Хяналтын үйл явцын үе шатууд

бэлтгэх

Өөрчлөлтийг хянах үйл явц нь оролцогч тал төсөлд өөрчлөлт оруулах хүсэлт гаргаснаар эхэлдэг. Хүсэлт нь өөр өөр байж болно: энэ нь эцсийн хугацааг сунгах эсвэл төслийн шинэ үр дүн байж болно.

Үнэлгээ

Төслийн менежер эсвэл хэлтсийн дарга нь шаардлагатай нөөц, хүсэлтийн нөлөөлөл, хүсэлтийг хүлээн авагчид гэх мэт үндсэн мэдээлэл авах хүсэлтийг сканнердсан. Анхны үнэлгээний дараа өөрчлөлтийн хүсэлт нь шинжилгээний үе шат руу шилждэг.

шинжилгээ

Шинжилгээний үе шатанд холбогдох төслийн менежер хүсэлтийг зөвшөөрөх буюу татгалздаг. Зарим тохиолдолд өөрчлөлтийг батлахад хяналт тавих зорилгоор өөрчлөлтийн хяналтын хороог байгуулж болно. Төслийн менежер хүсэлтийг зөвшөөрч, татгалзаж, багт мэдэгдэнэ.

Төслийн хэмжээнээс хамааран төслийн менежер өөрчлөлтийг төслийн бүх оролцогч талууд хүлээн авахын тулд өөрчлөлтийн бүртгэлд бүртгэж болно.

Хэрэгжилт

Өөрчлөлтийг хэрэгжүүлэх нь төслийн үе шатаас хамаарч өөр өөр байж болох ч ерөнхийдөө цаг хугацааны хуваарь, үр дүнг шинэчлэх, мөн төслийн багт мэдээлэх зэрэг орно.

Та төслийн хамрах хүрээг үнэлж, цагийн хуваарийг өөрчлөх нь төлөвлөсөн зорилтуудад томоохон нөлөө үзүүлэхгүй гэдгийг шалгах хэрэгтэй.

Хашаа

Хүсэлтийг баримтжуулж, түгээж, хэрэгжүүлсний дараа та хаалтын үе шатанд шилжиж болно. Цаашид багийн бүх гишүүд энэ мэдээлэлд хандах, лавлах боломжтой байхын тулд хаалтын албан ёсны төлөвлөгөөтэй байхыг зөвлөж байна.

Төсөлдөө оруулсан өөрчлөлтийг үр дүнтэй хянаснаар зардлын хяналт аяндаа ирэх ёстой.

Төсөв болон төслийн амжилтыг үнэн зөвөөр таамаглах нь эхнээс нь дуустал ухамсартай удирдлагатай байх явдал юм. Замд урьдчилан таамаглаагүй үйл явдлууд зайлшгүй тохиолддог боловч тодорхой системийг бий болгох нь эдгээр хазайлтаас хамгаалахад тусалдаг.

4. Цагаа зохицуул

Цагийн менежмент нь зардлын хяналтын салшгүй хэсэг юм: төслийн нийт үргэлжлэх хугацаа нэмэгдэхэд төслийн нийт зардал мөн нэмэгддэг. Хуваарилагдсан төсвөөс хэтрүүлэхгүйн тулд та хамгийн түрүүнд төслийн хуваарийг дагаж мөрдөх ёстой.

Бүтээмжийг нэмэгдүүлэхийн тулд цагийн менежментийн стратеги баримталж, багийн гишүүдэд төсөвт багтаан хугацаандаа ажлаа дуусгахад нь туслах.

Цагийн менежментийн зарим зөвлөмжүүд энд байна:

Цагийн бокс

Timeboxing нь зорилгод чиглэсэн цагийн менежментийн стратеги бөгөөд энэ нь а доторх даалгавруудыг гүйцэтгэх явдал юм цаг хугацааны блок ".

Жишээ нь:, хэрэв та блог нийтлэл бичих шаардлагатай бол түүнийг тоймлохын тулд хоёр цагийн блок үүсгэж болно. Дараа нь завсарлага авсны дараа та эхний ноорог хийх гурван цагийн өөр блок руу буцаж болно.

Цаг хаах

Цагийг хориглох нь цагийн хайрцагтай төстэй боловч ажил тус бүрт тодорхой хугацаа тогтоохын оронд та хуанлиныхаа тодорхой үеийг холбогдох ажилд хаах болно.

Помодоро арга

Помодоро техник нь цагийн хайрцаг, цагийг хаах нэгэн адил богино хугацаанд даалгавраа дуусгаж, ажлын хооронд завсарлага авахад тусалдаг.

Жишээ нь:, 25 минутын турш ажиллаад дараа нь дөрвөн удаа таван минутын завсарлага аваарай. Дараа нь дөрөв дэх ажлын хуралдааны дараа илүү урт завсарлага аваарай 20 эсвэл 30 минутs.

бахыг залгих

SМарк Твений нэгэн алдартай ишлэлээс үзэхэд: "Хэрэв та бах залгих шаардлагатай бол өглөө хамгийн түрүүнд үүнийг хийсэн нь дээр." Цагийн менежментийн стратеги "Мэлхийг идээрэй" нь эдгээр үгнээс санаа авсан бөгөөд чухал юмуу төвөгтэй ажлуудыг хийхээсээ өмнө чухал юм уу, нэн яаралтай биш ажлуудыг хийж эхлэхийг уриалж байна.

Паретогийн зарчим

гэж нэрлэдэг хэвээр байна 80-20 дүрэм Энэ зарчим нь үндсэн дүрэм дээр суурилдаг: бид ажлынхаа 20% -ийг гүйцэтгэхэд цагныхаа 80% -ийг зориулдаг. Товчхондоо эдгээр 80% даалгаврыг хангалттай хурдан гүйцэтгэх чадвартай байх нь ажлын өдрийн туршид үлдсэн 20% -ийг хариуцах илүү их цагийг бидэнд үлдээдэг бөгөөд энэ нь бидний цаг хугацааны 80% -ийг авах болно.

Ажил хийж байна (GTD)

Зохион бүтээсэн Дэвид Аллен 2000-аад оны эхээр арга " Хийсэн зүйлээ хийлээ » эсвэл франц хэлээр "Ажлаа хийх" нь төлөвлөсөн ажлуудын жагсаалтыг урьдчилан бичгээр гаргахыг зөвлөж байна. Ажлын удирдлагын арга хэрэгсэлд найдахын оронд эдгээр асуудлуудаас чөлөөлөгдсөний дараа та юу хийхээ мэдэхгүйгээр арга хэмжээ авах боломжтой болно.

Зардлын хяналтын нэг хэсэг болгон бүтээмжид анхаарлаа хандуулах нь ойлгомжгүй мэт санагдаж болох ч төслийн гүйцэтгэл нь мөнгөн гүйлгээний тулгын чулуу юм.

Хэрэв танай баг бүтээмж муутай бол та төслийн эцсийн хугацааг биелүүлэхгүй бөгөөд эцсийн хугацааг биелүүлэхгүй байх нь нэмэлт зардал үүсгэдэг. Логикоор, хэрэв таны төсөл илүү өртөгтэй бол танай компанийн мөнгөн урсгал буурдаг. 

5. Олсон үнэ цэнийг хянах

Өөрийн олсон үнэ цэнийг хянах нь төслийн санхүүгийн үр дүнг урьдчилан таамаглахад тусална. Зардлын хяналтын энэхүү арга нь зардлын бүртгэлийн мэдлэгийг шаарддаг. Энэ нь хувьсах зардлын эхлэлийг илрүүлэхэд тусалж, улмаар ирээдүйн төслүүдэд зөрүү гарахаас сэргийлж чадна.

Олсон үнэ цэнэ гэдэг нь төслийн хүрээнд бодитоор гүйцэтгэсэн ажлуудын хэмжээ юм. Олсон үнэ цэнийг хянаж, хуваарийн дагуу байгаа эсэхээ шалгахын тулд гүйцэтгэсэн ажлынхаа хувийг төслийн төсөвт үржүүлэх хэрэгтэй.

Олсон үнэ цэнийг хянах алхамууд

Олсон үнэ цэнийг хянахын тулд дараах алхмуудыг дагана уу:

Алхам 1: ажил бүрийн гүйцэтгэлийн түвшинг хувиар тодорхойлно.

Алхам 2: төлөвлөсөн утгыг тохируулах (Төлөвлөсөн үнэ цэнэ буюу PV) эсвэл төлөвлөсөн ажлын төсөвт өртөг. Энэ бол төлөвлөсөн ажлыг гүйцэтгэх эрх бүхий төсөв юм.

Алхам 3: олсон үнэ цэнийг тодорхойлох (Earned Value буюу EV), эсвэл гүйцэтгэсэн ажлын төсөвт өртөг. Энэ бол бодитоор хийгдсэн ажлын хэмжээ юм.

Алхам 4: бодит өртгийг тогтоох (Бодит зардал эсвэл АС), гүйцэтгэсэн ажлын бодит өртгийг илэрхийлнэ. Эдгээр нь аль хэдийн хийгдсэн ажилтай холбоотой зардал юм.

Алхам 5: зардлын зөрүүг тооцоолох (Зардлын зөрүү буюу CV) бодит зардлаас олсон үнэ цэнийг хасч (CV = EV – AC).

Алхам 6: үр дүнг нэгтгэх.

Эхний гурван алхамд та төслийн зардлын мэдээллийг цуглуулах хэрэгтэй бол сүүлийн гурван алхамд тооцоолол, дүн шинжилгээ хийх хэрэгтэй. Зардлын зөрүү нь таны төслийн зардлын төлөвийг илэрхийлдэг.

Зардлаа хянах үед таны CV бол таны төсөл төсөвт нийцэж байгаа эсэхийг тодорхойлох үзүүлэлт юм. А Сөрөг CV Төсөл төсвөөс хэтэрсэн гэсэн үг.

Та зардлаа хянах уу эсвэл зардлаа удирдах уу?

Зардлын хяналтыг зардлын удирдлагатай андуурах нь түгээмэл. Эдгээр нь зөв тодорхойлж, ойлгох шаардлагатай хоёр өөр нэр томъёо юм. Зардлын хяналт нь зардлын удирдлагын томоохон систем дэх дэд үйл явц юм.

Зардлын хяналт нь ашгийг нэмэгдүүлэхийн тулд зардлыг тодорхойлж, бууруулахад чиглэгддэг бол зардлын удирдлага нь төслийн зардлыг тооцоолох, төсөвлөх, хянах ерөнхий үйл явц юм.

Танай компани зардлын менежментэд оролцдог олон ажилтантай байх. Танай багийн хэмжээнээс хамааран өөр өөр хүмүүс нөөцийн төлөвлөлт, төсөвлөлт дээр ажиллаж болно.

Зардлыг үр дүнтэй хянахын тулд багууд бизнесийн янз бүрийн түвшний зарцуулалтыг хянаж, бизнесийн төсвийн хэсэг бүрт хангалттай анхаарал хандуулж, сайтар дүн шинжилгээ хийх хэрэгтэй.

Төслийн зардлаа хянах, багасгахын тулд зардлын хяналтыг ашигла

Төслийн зардлыг бууруулахын тулд зардлын мэдээллийг хянах нь уйтгартай үйл явц боловч зардлын менежмент нь ашигт ажиллагаанд шууд нөлөөлдөг.

Зардлаа үр дүнтэй удирдахын тулд бүх мэдээллийг хурууны үзүүрт байлгахын тулд тохируулах боломжтой хяналтын самбар үүсгэ. Энэхүү автоматжуулалт нь танд төслийн удирдлага болон зардлын хяналтыг нэг дороос хийх боломжийг олгоно.

Бидэнд сэтгэгдэл үлдээгээрэй. Гэхдээ явахаасаа өмнө энд байна EUR/USD арилжаагаар маш амархан орлого олох боломжийг олгодог робот.