अधिक फायद्यासाठी प्रकल्प खर्च नियंत्रित करा

कोणत्याही आर्थिक धोरणामध्ये खर्च नियंत्रण महत्त्वाची भूमिका बजावते. तुम्ही तुमच्या प्रकल्पाच्या वित्ताचा मागोवा ठेवता तेव्हा तुम्ही बजेटमध्ये कसे राहाल? वैयक्तिक बजेट विकसित करण्याप्रमाणेच, तुमच्यासाठी अनेक पर्याय उपलब्ध आहेत: खर्चाचे वर्गीकरण करा, सर्वात महाग वस्तू निश्चित करा आणि प्रत्येक क्षेत्रातील खर्च मर्यादित करण्यासाठी उपाय शोधा. या सर्व क्रिया पूर्ण केल्यानंतर, आपण बजेट नियंत्रित करण्यास सक्षम असाल, आपल्या नफ्याचे विश्लेषण करण्यासाठी आणि नफा वाढवा.

कॉर्पोरेट किंवा वैयक्तिक सर्व बजेटसाठी कॉस्ट कंट्रोलची मूलभूत तत्त्वे समान असतात. या लेखात, Finance de Demain Consulting खर्च नियंत्रणाची संकल्पना आणि ती मोठ्या खर्च व्यवस्थापन प्रणालीमध्ये कशी बसते हे स्पष्ट करते.

खर्च नियंत्रण म्हणजे काय?

कॉस्ट कंट्रोल हे कंपनीचा नफा वाढवण्याच्या उद्देशाने खर्च ओळखण्याचे आणि कमी करण्याचे तत्व आहे. हे प्रकल्प स्तरावर किंवा संपूर्ण कंपनी स्तरावर केले जाऊ शकते.

या प्रकरणात, आम्ही प्रकल्प किंवा प्रकल्पांच्या गटाच्या चौकटीत खर्च नियंत्रण प्रक्रियेच्या वापरावर लक्ष केंद्रित करू.

प्रोजेक्ट मॅनेजर म्हणून, खर्च नियंत्रण तुम्हाला तुमच्या संसाधन व्यवस्थापन योजनेवर लक्ष ठेवण्यासाठी आणि बजेट ओव्हररन्सवर प्रतिक्रिया देण्यास मदत करेल.

तुम्ही तुमच्या प्रोजेक्टसाठी बजेटपेक्षा जास्त असल्यास, रिपोर्टिंग टूल देखील कामी येऊ शकते. समजा तुम्ही नवीन प्रकल्पासाठी नियुक्त केलेल्या फ्रीलान्स डिझायनरला प्रतिमा संपादित करण्यासाठी अपेक्षेपेक्षा जास्त वेळ लागला.

हा अतिरिक्त खर्च ओळखल्यानंतर, खर्च कमी करण्यासाठी आणि कार्यक्षमता वाढवण्यासाठी तुम्ही तुमच्या पुढील प्रकल्पासाठी इन-हाऊस डिझायनर नियुक्त करण्याचा निर्णय घेऊ शकता.

खर्च नियंत्रित केल्याने फरक कसा पडू शकतो?

तुमची टीम प्रकल्पाची व्याप्ती किंवा बजेट पूर्ण करण्यात अपयशी ठरत आहे का? येथेच खर्च नियंत्रण महत्त्वाचे ठरते. तुम्ही बजेटमध्ये असलात तरीही, खर्च नियंत्रित केल्याने तुम्हाला ते आणखी कमी करण्यात आणि वाटेत महसूल वाढविण्यात मदत होऊ शकते.

ही प्रक्रिया कंपनीच्या एकूण खर्चाबद्दल अंतर्दृष्टी प्रदान करते: ती सर्वात महाग क्षेत्रे हायलाइट करते आणि या प्रत्येक क्षेत्रामध्ये खर्च ओळखते.

पहिली पायरी म्हणून, या प्रमाणात खर्च कमी करण्याच्या उद्देशाने प्रकल्पावर खर्च नियंत्रण लागू केले जाऊ शकते आणि त्यामुळे कंपनीच्या नफ्यात संभाव्य वाढ होऊ शकते.

खर्च नियंत्रण तंत्र काय आहेत?

सुरुवातीला, व्यवसायाच्या उच्च स्तरावर खर्चावर नियंत्रण येऊ शकते, परंतु ते अनेकदा प्रकल्प स्तरावर होते. या स्तरावर तुम्ही प्रत्येक प्रकल्पाच्या वास्तविक खर्चाचे मूल्यांकन करू शकता आणि ते प्रभावीपणे व्यवस्थापित करू शकता.

प्रकल्पाच्या खर्चावर चांगल्या प्रकारे नियंत्रण ठेवण्यासाठी खालील पाच पायऱ्या आहेत:

1. तुमच्या बजेटची योजना करा

प्रथम, तपशीलवार खर्च अंदाज मिळविण्यासाठी आणि संसाधनांचे प्रभावीपणे वाटप करण्यासाठी तुम्हाला तुमच्या बजेटचे नियोजन करणे आवश्यक आहे. तपशीलवार प्रकल्प योजना विकसित केल्याने खर्चातील फरक कमी होईल, जे तुमचे मूळ बजेट आणि वास्तविक खर्च यांच्यातील फरक आहे.

तुमच्या बजेट प्लॅनमध्ये समाविष्ट करा:

• प्रकल्पासाठी आवश्यक टीम सदस्यांची संख्या
• प्रकल्प पूर्ण करण्यासाठी लागणाऱ्या वेळेचा अंदाज
• प्रकल्पासाठी आवश्यक साहित्य

प्रकल्पासाठी लागणारा वेळ आणि साहित्य मोजत असताना, तुमच्या बजेटमध्ये थोडी शिथिलता ठेवा. अनपेक्षित असामान्य नाही आणि तुम्हाला प्रकल्पाची टाइमलाइन वाढवावी लागेल किंवा अतिरिक्त संसाधनांची विनंती करावी लागेल.

2. सर्व खर्चाचे निरीक्षण करा

प्रकल्प खर्च नियंत्रणाची दुसरी पायरी म्हणजे प्रकल्प खर्चाच्या प्रगतीवर लक्ष ठेवणे. तुम्हाला रिअल टाइममध्ये किमतीत तफावत आढळल्यास तुम्ही सुधारात्मक कारवाई अधिक सहजपणे करू शकाल.

प्रकल्पाच्या शेवटी, खूप उशीर होईल, पैसे खर्च केले जातील. या टप्प्यावर, भविष्यात ही परिस्थिती पुन्हा घडू नये यासाठी तुम्हाला फक्त त्यातून शिकायचे आहे.

प्रकल्पादरम्यान तुमच्या खर्चाचे प्रभावीपणे निरीक्षण करण्यासाठी, प्रकल्पाचे टप्पे सेट करा. प्रत्येक मैलाच्या दगडावर, तुम्ही तुमच्या खर्चाचे विश्लेषण करू शकता आणि प्रकल्पाच्या व्याप्तीचा आदर केल्याचे सुनिश्चित करू शकता. आणि दिलेल्या माइलस्टोनवर तुम्हाला कधी खर्च ओव्हररन्स दिसला, तर तुम्ही नंतर प्रोजेक्टमध्ये ते कमी करण्यासाठी उपाय शोधू शकता.

3. बदल नियंत्रण प्रणाली वापरा

प्रकल्पाच्या नियोजनाच्या टप्प्यात स्पष्ट उद्दिष्टे निश्चित करणे आवश्यक आहे. तुम्ही ही उद्दिष्टे साध्य करण्यासाठी, बदल नियंत्रण प्रक्रिया आवश्यक असू शकते.

बदल नियंत्रण हा प्रकल्पादरम्यान भागधारकांद्वारे केलेले सर्व बदल नियंत्रित करणार्‍या चरणांचा एक संच आहे. हे तुम्हाला उद्दिष्टे दिसताच बदलांसाठी तयार करून, आणि अशा प्रकारे त्यानुसार प्रकल्पाला अनुकूल बनवून उद्दिष्टे कमी होण्यापासून रोखू देते.

4. नियंत्रण प्रक्रियेचे टप्पे

प्राइमिंग

जेव्हा एखादा भागधारक प्रकल्पात बदल करण्याची विनंती करतो तेव्हा बदल नियंत्रण प्रक्रिया सुरू होते. विनंती बदलू शकते: ती मुदतीचा विस्तार किंवा नवीन प्रकल्प वितरणे असू शकते.

मूल्यमापन

प्रकल्प व्यवस्थापक किंवा विभाग प्रमुख मूलभूत माहितीसाठी विनंती स्कॅन करतात, जसे की आवश्यक संसाधने, विनंतीचा प्रभाव आणि विनंतीचे प्राप्तकर्ते. प्रारंभिक मूल्यांकनानंतर, बदलाची विनंती विश्लेषणाच्या टप्प्यावर जाते.

विश्लेषण

विश्लेषणाच्या टप्प्यात, संबंधित प्रकल्प व्यवस्थापक विनंती मंजूर करतो किंवा नाकारतो. काही प्रकरणांमध्ये, बदलांच्या मंजुरीवर नियंत्रण ठेवण्यासाठी बदल नियंत्रण समिती स्थापन केली जाऊ शकते. प्रकल्प व्यवस्थापक विनंती मंजूर करतो किंवा नाकारतो आणि संघाला सूचित करतो.

प्रकल्पाच्या आकारावर अवलंबून, प्रकल्प व्यवस्थापक सर्व प्रकल्प भागधारकांना माहिती प्राप्त होईल याची खात्री करण्यासाठी बदल लॉगमध्ये बदल देखील लॉग करू शकतो.

अंमलबजावणी

बदलाची अंमलबजावणी करणे प्रकल्पाच्या टप्प्यावर अवलंबून बदलू शकते, परंतु सामान्यत: टाइमलाइन आणि डिलिव्हरेबल अपडेट करणे तसेच प्रोजेक्ट टीमला माहिती देणे समाविष्ट आहे.

तुम्हाला प्रकल्पाच्या व्याप्तीचे मूल्यांकन करणे आवश्यक आहे आणि हे सत्यापित करणे आवश्यक आहे की टाइमलाइन बदलल्याने नियोजित उद्दिष्टांवर मोठा परिणाम होणार नाही.

कुंपण

विनंतीचे दस्तऐवजीकरण, प्रसार आणि अंमलबजावणी केल्यानंतर, तुम्ही शेवटच्या टप्प्यावर जाऊ शकता. तुमच्याकडे औपचारिक क्लोजआउट प्लॅन असण्याची शिफारस केली जाते जेणेकरून सर्व टीम सदस्य भविष्यात या माहितीमध्ये प्रवेश करू शकतील आणि त्याचा संदर्भ घेऊ शकतील.

तुमच्या प्रकल्पातील बदलांचे प्रभावीपणे पुनरावलोकन करून, खर्चावर नियंत्रण स्वाभाविकपणे आले पाहिजे.

अंदाजपत्रकाचा अचूक अंदाज आणि प्रकल्पाच्या यशामध्ये सुरुवातीपासून शेवटपर्यंत प्रामाणिक व्यवस्थापन राखणे समाविष्ट असते. वाटेत अनपेक्षित घटना अपरिहार्य आहेत, परंतु काही प्रणालींची स्थापना या विचलनांपासून संरक्षण करण्यास मदत करते.

4. तुमचा वेळ व्यवस्थापित करा

वेळ व्यवस्थापन हा खर्च नियंत्रणाचा अविभाज्य भाग आहे: जेव्हा प्रकल्पाचा एकूण कालावधी वाढतो तेव्हा प्रकल्पाची एकूण किंमत देखील वाढते. वाटप केलेले बजेट ओलांडू नये म्हणून, तुम्ही सर्वात जास्त प्रकल्प वेळापत्रकाचा आदर केला पाहिजे.

उत्पादकता वाढवण्यासाठी वेळ व्यवस्थापन धोरणांचा अवलंब करा आणि कार्यसंघ सदस्यांना बजेटमध्ये वेळेवर काम पूर्ण करण्यात मदत करा.

येथे काही वेळ व्यवस्थापन टिपा आहेत:

टाईमबॉक्सिंग

टाईमबॉक्सिंग हे एक ध्येय-केंद्रित वेळ व्यवस्थापन धोरण आहे ज्यामध्ये a मध्ये कार्ये पूर्ण करणे समाविष्ट आहे वेळेचा ब्लॉक ».

उदाहरणार्थ, तुम्हाला ब्लॉग पोस्ट लिहिण्याची आवश्यकता असल्यास, तुम्ही त्याची रूपरेषा तयार करण्यासाठी दोन तासांचा ब्लॉक तयार करू शकता. नंतर, विश्रांतीनंतर, पहिला मसुदा तयार करण्यासाठी तुम्ही तीन तासांच्या दुसर्या ब्लॉकवर परत जाऊ शकता.

वेळ अवरोधित करणे

टाइम ब्लॉकिंग हे टाइमबॉक्सिंग सारखेच आहे, परंतु प्रत्येक वैयक्तिक कार्यासाठी ठराविक वेळ सेट करण्याऐवजी, तुम्ही संबंधित कामासाठी तुमच्या कॅलेंडरचे विशिष्ट कालावधी ब्लॉक कराल.

पोमोडोरो पद्धत

टाइमबॉक्सिंग आणि टाइम ब्लॉकिंग प्रमाणे, पोमोडोरो तंत्र तुम्हाला तुमची कार्ये कमी वेळेत पूर्ण करण्यात आणि कामाच्या सत्रांमध्ये विश्रांती घेण्यास मदत करते.

उदाहरणार्थ, 25 मिनिटे काम करा, त्यानंतर चार वेळा पाच मिनिटांचा ब्रेक घ्या. त्यानंतर, चौथ्या कामाच्या सत्रानंतर, दीर्घ विश्रांती घ्या 20 किंवा 30 मिनिटेs.

टॉड गिळणे

Sमार्क ट्वेनच्या एका प्रसिद्ध कोटानुसार: "जर तुम्हाला टॉड गिळायचे असेल तर तुम्ही सकाळी ते पहिले करणे चांगले." वेळ व्यवस्थापन धोरण “एट द फ्रॉग” या शब्दांनी प्रेरित आहे आणि कमी महत्त्वाच्या किंवा कमी तातडीच्या कामांवर काम करण्यापूर्वी महत्त्वाच्या किंवा गुंतागुंतीच्या कामांची काळजी घेण्यास प्रोत्साहन देते.

पॅरेटो तत्त्व

तरीही कॉल केला 80-20 नियम हे तत्त्व एका मूलभूत नियमावर आधारित आहे: आम्ही आमचा 20% वेळ 80% काम पूर्ण करण्यासाठी देतो. ठोसपणे, या 80% कार्यांवर त्वरीत प्रक्रिया करण्यास सक्षम असल्‍यामुळे उरलेल्या 20% ची काळजी घेण्यासाठी आमच्या कामाच्या दिवसादरम्यान आम्हाला अधिक वेळ मिळतो ज्यात आम्हाला 80% वेळ लागेल.

गोष्टी पूर्ण करणे (GTD)

यांनी शोध लावला डेव्हिड lenलन 2000 च्या दशकाच्या सुरुवातीस, पद्धत " गोष्टी पूर्ण करणे » किंवा फ्रेंचमध्ये “गोष्ट पूर्ण करणे”, नियोजित कार्यांची यादी अगोदर लिखित स्वरूपात तयार करण्याची शिफारस करते. एकदा या विचारांपासून मुक्त झाल्यानंतर, कार्य व्यवस्थापन साधनांवर अवलंबून न राहता, आपण काय करावे हे शोधून न काढता कारवाई करण्यास सक्षम असाल.

खर्च नियंत्रणाचा एक भाग म्हणून उत्पादनक्षमतेवर लक्ष केंद्रित करणे हे परस्परविरोधी वाटू शकते, परंतु प्रकल्प कार्यप्रदर्शन ही रोख प्रवाहाची आधारशिला आहे.

तुमचा कार्यसंघ उत्पादक नसल्यास, तुम्ही प्रकल्पाची अंतिम मुदत पूर्ण करणार नाही आणि मुदत पूर्ण करण्यात अयशस्वी झाल्यास अतिरिक्त खर्च येतो. तार्किकदृष्ट्या, तुमच्या प्रकल्पाची किंमत जास्त असल्यास, तुमच्या कंपनीचा रोख प्रवाह कमी होतो. 

5. अर्जित मूल्याचा मागोवा घ्या

तुमच्या कमावलेल्या मूल्याचा मागोवा घेणे तुम्हाला एखाद्या प्रकल्पाच्या आर्थिक परिणामाचा अंदाज लावण्यात मदत करू शकते. या खर्च नियंत्रण पद्धतीसाठी खर्च लेखांकनाचे ज्ञान आवश्यक आहे. हे तुम्हाला परिवर्तनीय खर्चाची सुरुवात शोधण्यात मदत करू शकते आणि त्यामुळे भविष्यातील प्रकल्पांमध्ये फरक टाळता येईल.

कमावलेले मूल्य म्हणजे एखाद्या प्रकल्पामध्ये प्रत्यक्षात पूर्ण केलेल्या कार्यांचे प्रमाण. कमावलेल्या मूल्याचा मागोवा घेण्यासाठी आणि तुम्ही शेड्यूलनुसार आहात की नाही हे पाहण्यासाठी, तुम्हाला प्रोजेक्ट बजेटद्वारे पूर्ण केलेल्या कार्यांची टक्केवारी गुणाकार करणे आवश्यक आहे.

अर्जित मूल्याचा मागोवा घेण्यासाठी पायऱ्या

मिळवलेल्या मूल्याचा मागोवा घेण्यासाठी, या चरणांचे अनुसरण करा:

चरण 1: टक्केवारी म्हणून प्रत्येक कार्य पूर्ण होण्याची डिग्री निश्चित करा.

चरण 2: नियोजित मूल्य सेट करा (नियोजित मूल्य किंवा पी.व्ही) किंवा नियोजित कामाची अंदाजपत्रकीय किंमत. नियोजित काम पूर्ण करण्यासाठी हे बजेट अधिकृत आहे.

चरण 3: कमावलेले मूल्य निश्चित करा (ईarned मूल्य किंवा EV), किंवा केलेल्या कामाची अंदाजपत्रकीय किंमत. प्रत्यक्षात पूर्ण झालेल्या कामाची ही रक्कम आहे.

चरण 4: वास्तविक किंमत निश्चित करा (वास्तविक किंमत किंवा एसी), जे सादर केलेल्या कामाची वास्तविक किंमत दर्शवते. हे आधीच केलेल्या कामाशी संबंधित खर्च आहेत.

चरण 5: खर्चाच्या फरकांची गणना करा (खर्च भिन्नता किंवा CV) प्रत्यक्ष खर्चातून (CV = EV – AC) मिळवलेले मूल्य वजा करून.

चरण 6: परिणाम संकलित करा.

पहिल्या तीन पायर्‍यांसाठी, तुम्हाला तुमच्या प्रकल्पासाठी खर्चाची माहिती गोळा करणे आवश्यक आहे, तर शेवटच्या तीन चरणांसाठी, तुम्हाला गणना आणि विश्लेषण करणे आवश्यक आहे. किंमत भिन्नता आपल्या प्रकल्पाची किंमत स्थिती दर्शवते.

जेव्हा तुम्ही खर्च नियंत्रित करता, तेव्हा तुमचा सीव्ही हा मेट्रिक असतो जो तुमचा प्रकल्प बजेटनुसार ट्रॅकवर आहे की नाही हे ठरवते. ए नकारात्मक CV म्हणजे प्रोजेक्ट ओव्हर बजेट आहे.

तुम्ही खर्चावर नियंत्रण ठेवावे की खर्चाचे व्यवस्थापन करावे?

खर्च नियंत्रण आणि खर्च व्यवस्थापनामध्ये गोंधळ घालणे सामान्य आहे. या दोन भिन्न संज्ञा आहेत ज्यांना योग्यरित्या परिभाषित आणि समजून घेणे आवश्यक आहे. खर्च नियंत्रण ही खर्च व्यवस्थापनाच्या मोठ्या प्रणालीतील उप-प्रक्रिया आहे.

खर्च नियंत्रण हे खर्च ओळखणे आणि नफा वाढवण्यासाठी ते कमी करणे याविषयी आहे, तर खर्च व्यवस्थापन म्हणजे अंदाज, अंदाजपत्रक आणि प्रकल्पाच्या खर्चावर नियंत्रण ठेवण्याची एकूण प्रक्रिया आहे.

तुमच्या कंपनीत बहुधा खर्च व्यवस्थापनामध्ये अनेक कर्मचारी गुंतलेले आहेत. तुमच्या टीमच्या आकारानुसार, वेगवेगळे लोक संसाधन नियोजन आणि बजेटवर काम करू शकतात.

प्रभावी खर्च नियंत्रणासाठी, व्यवसायाच्या बजेटच्या प्रत्येक भागाकडे पुरेसे लक्ष देण्यासाठी आणि त्याचे संपूर्ण विश्लेषण करण्यासाठी संघांना व्यवसायाच्या विविध स्तरांवर खर्चाचे निरीक्षण करणे आवश्यक आहे.

तुमच्या प्रकल्पाच्या खर्चाचा मागोवा घेण्यासाठी आणि कमी करण्यासाठी खर्च नियंत्रण वापरा

प्रकल्प खर्च कमी करण्यासाठी खर्च डेटाचा मागोवा घेणे ही एक कंटाळवाणी प्रक्रिया आहे, परंतु खर्च व्यवस्थापनाचा थेट परिणाम नफ्यावर होतो.

खर्च प्रभावीपणे व्यवस्थापित करण्यासाठी, सानुकूल करण्यायोग्य डॅशबोर्ड तयार करा जेणेकरून सर्व माहिती तुमच्या बोटांच्या टोकावर असेल. हे ऑटोमेशन तुम्हाला एकाच ठिकाणी प्रोजेक्ट मॅनेजमेंट आणि कॉस्ट कंट्रोल यांच्यामध्ये जुगलबंदी करण्यास अनुमती देईल.

आम्हाला एक टिप्पणी द्या. पण तुम्ही जाण्यापूर्वी, येथे आहे एक रोबोट जो तुम्हाला EUR/USD ट्रेडिंगसह अगदी सहज कमाई करू देतो.