प्रोजेक्ट प्लॅनचे टप्पे जे प्रोजेक्ट यशाची खात्री करतात

प्रोजेक्ट प्लॅन म्हणजे प्रोजेक्ट मॅनेजरच्या काळजीपूर्वक नियोजनाचा कळस होय. हे मुख्य दस्तऐवज आहे जे प्रकल्पाच्या प्रगतीचे मार्गदर्शन करते. हा प्रकल्प व्यवस्थापक मार्गदर्शक आहे.

प्रकल्प योजना कंपनीनुसार भिन्न असल्या तरी, प्रकल्प अंमलबजावणीच्या टप्प्यात गोंधळ टाळण्यासाठी आणि सक्तीची सुधारणा टाळण्यासाठी अशा दहा पायऱ्या आहेत ज्या पूर्णपणे प्रकल्प योजनेमध्ये असणे आवश्यक आहे.

या लेखात, तुमचा प्रोजेक्ट प्लॅन चांगला लिहायला मदत करण्यासाठी मी तुम्हाला माझा सल्ला देतो. तुम्हाला तुमचा प्रकल्प यशस्वीरित्या कार्यान्वित करायचा असल्यास, तुमच्या प्रकल्प योजनेत खालील घटकांचा समावेश असणे आवश्यक आहे:

1. प्रकल्पाची उद्दिष्टे

प्रकल्पाची उद्दिष्टे प्रकल्प चार्टरमध्ये परिभाषित केली आहेत. तथापि, प्रकल्पाची उद्दिष्टे अधिक स्पष्ट करण्यासाठी त्यांचा देखील प्रकल्प आराखड्यात समावेश केला पाहिजे. तथापि, प्रकल्प व्यवस्थापक प्रकल्प योजनेत उद्दिष्टे समाविष्ट करणे निवडतो, महत्वाची गोष्ट म्हणजे दरम्यान एक स्पष्ट दुवा राखणे प्रकल्प चार्टर - प्रकल्पाचा पहिला मुख्य दस्तऐवज - आणि प्रकल्पाचा दुसरा महत्त्वाचा दस्तऐवज, त्याची प्रकल्प योजना.

2. प्रकल्पाची व्याप्ती

प्रकल्पाच्या उद्दिष्टांप्रमाणे, व्याप्ती चार्टरमध्ये परिभाषित केली आहे आणि प्रकल्प व्यवस्थापकाद्वारे प्रकल्प योजनेमध्ये अधिक परिष्कृत करणे आवश्यक आहे. व्याप्ती परिभाषित करून, प्रकल्प व्यवस्थापक ते कसे दिसेल ते दर्शवू शकतो प्रकल्पाचे उद्दिष्ट.

व्याप्ती परिभाषित न केल्यास, ते संपूर्ण प्रकल्पामध्ये विस्तारू शकते. यामुळे खर्च वाढतो आणि मुदत चुकते.

वाचण्यासाठी लेख: समृद्ध व्यवसाय कसा चालवायचा?

उदाहरणार्थ, तुम्ही कंपनीच्या उत्पादन लाइनसाठी ब्रोशर तयार करण्यासाठी मार्केटिंग टीमचे नेतृत्व करत असल्यास, तुम्ही पृष्ठांची संख्या सूचीबद्ध केली पाहिजे आणि तयार झालेले उत्पादन कसे दिसेल याची उदाहरणे द्यावीत.

काही टीम सदस्यांसाठी, ब्रोशरचा अर्थ दोन पानांचा असू शकतो, तर इतर दहा पाने पुरेशी मानू शकतात. व्याप्ती परिभाषित केल्याने संपूर्ण टीम सुरुवातीपासूनच एकाच पृष्ठावर येऊ शकते.

3. टप्पे आणि मुख्य वितरणे

प्रकल्पाच्या मुख्य उपलब्धींना माइलस्टोन म्हणतात आणि मुख्य कामाच्या उत्पादनांना मुख्य डिलिव्हरेबल्स म्हणतात. ते दोघेही प्रकल्पावर काम करण्याच्या प्रमुख घटकांचे प्रतिनिधित्व करतात. प्रोजेक्ट प्लॅनमध्ये हे घटक ओळखले पाहिजेत, त्यांची व्याख्या केली पाहिजे आणि त्यांच्या पूर्णतेसाठी टाइमलाइन सेट केली पाहिजे.

जर एखादी संस्था नवीन सॉफ्टवेअर विकसित करण्याचा प्रकल्प हाती घेत असेल, तर मुख्य डिलिव्हरेबल्स ही व्यावसायिक आवश्यकतांची अंतिम यादी आणि त्यांची अंमलबजावणी कशी करावी हे असू शकते.

मग प्रकल्पामध्ये डिझाइन पूर्ण करणे, सिस्टम चाचणी, वापरकर्ता स्वीकृती चाचणी आणि सॉफ्टवेअर उपयोजन तारखेसाठी टप्पे असू शकतात. हे टप्पे कामाच्या उत्पादनांशी संबंधित आहेत, परंतु ते स्वतः उत्पादनांपेक्षा प्रक्रियांशी अधिक संबंधित आहेत.

वाचण्यासाठी लेख: व्यवसायात डिजिटल मार्केटिंगचे स्थान

टप्पे आणि मुख्य वितरण वेळा अचूक तारखा असण्याची गरज नाही, परंतु जितके अधिक विशिष्ट तितके चांगले. अचूक तारखा प्रकल्प व्यवस्थापकांना कामाची रचना अधिक अचूकपणे तोडण्यास मदत करतात.

योजनेच्या या टप्प्यात, तुम्ही टप्पे तयार कराल जेणेकरुन तुम्ही मोठ्या किंवा उच्च-स्तरीय डिलिव्हरेबल्स घेऊ शकता आणि त्यांना लहान डिलिव्हरेबल्समध्ये विभाजित करू शकता, ज्याचे वर्णन पुढील टप्प्यात केले जाऊ शकते.

4. कामाचे ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर

वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर प्रोजेक्टचे टप्पे आणि मोठ्या डिलिव्हरेबल्सला लहान भागांमध्ये मोडते जेणेकरुन प्रत्येक पैलूसाठी एका व्यक्तीला जबाबदारी दिली जाऊ शकते.

ही रचना विकसित करताना, प्रकल्प व्यवस्थापक प्रकल्प कार्यसंघ सदस्यांची ताकद आणि कमकुवतता, कार्यांमधील परस्परावलंबन, उपलब्ध संसाधने आणि प्रकल्पाची एकूण अंतिम मुदत यासारख्या अनेक बाबी विचारात घेतात.

प्रकल्पाच्या यशासाठी प्रकल्प व्यवस्थापक शेवटी जबाबदार असतात, परंतु ते एकटे काम करू शकत नाहीत. ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर हे एक साधन आहे जे प्रोजेक्ट मॅनेजर प्रकल्पाची जबाबदारी सुनिश्चित करण्यासाठी वापरतो.

वाचण्यासाठी लेख: येथे 14 झटपट श्रीमंत होण्याच्या टिपा आहेत

हे साधन प्रकल्प भागधारकांना देखील सांगते की कशासाठी जबाबदार आहे. प्रोजेक्ट मॅनेजरला एखाद्या कामाची चिंता असल्यास, या चिंतेबद्दल कोणाला भेटायचे आहे हे त्याला माहीत असते.

5. गुंतवणूक बजेट

प्रकल्प पूर्ण करण्यासाठी किती पैसे वाटप केले जातात हे प्रकल्पाचे बजेट दर्शवते. या संसाधनांच्या योग्य वाटपासाठी प्रकल्प व्यवस्थापक जबाबदार आहे.

पुरवठादार असलेल्या प्रकल्पासाठी, प्रकल्प व्यवस्थापक खात्री देतो की गुणवत्तेकडे विशेष लक्ष देऊन, कराराच्या अटींनुसार डिलिव्हरेबल्स पूर्ण झाल्या आहेत. काही प्रकल्पांचे अंदाजपत्रक मानव संसाधन योजनेशी जोडलेले असते.

कार्ये पूर्ण करण्यासाठी लागणारा वेळ आणि श्रमाची किंमत पाहून प्रत्येक पायरीची किंमत निश्चित करणे महत्वाचे आहे. प्रकल्पाची किंमत प्रकल्पाच्या कालावधीशी संबंधित आहे, जी प्रकल्पाच्या व्याप्तीमध्ये येते. व्याप्ती, टप्पे, कार्ये आणि बजेट संरेखित आणि वास्तववादी असावे.

6. मानव संसाधन योजना

मानव संसाधन योजना प्रकल्पासाठी कर्मचारी कसे असतील हे दर्शविते. प्रोजेक्ट टीमचा भाग कोण असेल आणि प्रत्येक व्यक्तीने किती काळ काम करावे हे ते परिभाषित करते.

ही योजना विकसित करताना, प्रकल्प व्यवस्थापक टीम सदस्य आणि त्यांच्या पर्यवेक्षकांशी वाटाघाटी करतो की प्रत्येक कार्यसंघ सदस्य प्रकल्पासाठी किती वेळ देऊ शकतो. प्रकल्पावर सल्लामसलत करण्यासाठी अतिरिक्त कर्मचार्‍यांची आवश्यकता असल्यास परंतु ते प्रकल्प कार्यसंघाचा भाग असल्यास, हे देखील कर्मचारी योजनेत दस्तऐवजीकरण केले जाते. पुन्हा, योग्य पर्यवेक्षकांचा सल्ला घेतला जातो.

7. जोखीम व्यवस्थापन योजना

प्रकल्प चालवताना अनेक गोष्टी चुकू शकतात. प्रत्येक संभाव्य आपत्ती किंवा किरकोळ घटनेचा अंदाज बांधणे कठीण असले तरी अनेक संकटांचा अंदाज बांधता येतो. जोखीम व्यवस्थापन योजनेमध्ये, प्रकल्प व्यवस्थापक सर्व प्रकल्प जोखीम ओळखतो. हे या परिस्थिती उद्भवण्याची शक्यता आणि त्यांना कमी करण्यासाठी धोरणे देखील निर्धारित करते.

ही योजना तयार करताना, प्रकल्प व्यवस्थापक प्रकल्प प्रायोजक किंवा त्यांच्या प्रकल्प कार्यसंघाकडून इनपुट घेऊ शकतात.

संभाव्य जोखीम किंवा त्यांच्याशी निगडीत जास्त खर्च असलेल्या जोखमींसाठी शमन धोरणे लागू केली जातात. जे धोके संभवत नाहीत आणि ज्यांची किंमत कमी आहे, त्यांच्याकडे कोणतीही कमी करण्याच्या धोरणे नसली तरीही योजनांमध्ये नोंद केली जाते.

8. संप्रेषण योजना

संप्रेषण योजना विविध प्रेक्षकांना प्रकल्प कसा कळवला जाईल याचे वर्णन करते. वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर प्रमाणेच, एक संप्रेषण योजना प्रकल्प कार्यसंघाच्या सदस्याला प्रत्येक घटक पूर्ण करण्याची जबाबदारी देते.

या चरणात, कार्यसंघामध्ये समस्या कशा संप्रेषित केल्या जातील आणि त्यांचे निराकरण कसे केले जाईल याचे वर्णन करणे महत्त्वाचे आहे. संघ आणि भागधारकांशी संवादाची वारंवारता देखील निर्दिष्ट केली पाहिजे. प्रत्येक संदेशाला लक्ष्य प्रेक्षक असतात. हे प्रकल्प व्यवस्थापकांना योग्य माहिती योग्य वेळी योग्य लोकांपर्यंत पोहोचेल याची खात्री करण्यात मदत करते.

वाचण्यासाठी लेख: नवविवाहित जोडप्यांसाठी 1 आर्थिक टिप्स

9. भागधारक व्यवस्थापन योजना

स्टेकहोल्डर मॅनेजमेंट प्लॅन हे ओळखते की प्रकल्पात भागधारकांचा कसा वापर केला जाईल. काहीवेळा भागधारकांना फक्त माहिती प्राप्त करणे आवश्यक असते. संप्रेषण योजनेत हे लक्षात घेतले जाऊ शकते.

10. बदल व्यवस्थापन योजना

बदल व्यवस्थापन योजना प्रकल्पात बदल करण्यासाठी एक फ्रेमवर्क स्थापित करते. जरी प्रकल्प व्यवस्थापक प्रकल्पातील बदल टाळू इच्छित असले तरी काहीवेळा ते अटळ असतात.

बदल व्यवस्थापन योजना बदल करण्यासाठी प्रोटोकॉल आणि प्रक्रिया प्रदान करते. जबाबदारी आणि पारदर्शकतेसाठी हे आवश्यक आहे की प्रकल्प प्रायोजक, प्रकल्प व्यवस्थापक आणि प्रकल्प कार्यसंघ सदस्य बदल व्यवस्थापन योजनेचे पालन करतात.

सारांश….

प्रकल्प आराखडा हा प्रकल्प यशस्वी होण्यासाठी महत्त्वाचा दस्तऐवज आहे. हे प्रकल्पाच्या सुरुवातीपासून शेवटपर्यंत होकायंत्राचे काम करते. त्यामुळे विविध मुद्द्यांवर सहमत होण्यासाठी सर्व भागधारकांचा सक्रिय सहभाग आवश्यक आहे. त्याची व्याख्या करण्यासाठी आवश्यक तो वेळ घेणे देखील महत्त्वाचे आहे.

चुकीच्या परिभाषित योजनेचा मोठा धोका असा आहे की तुम्ही तयार न केलेल्या मतभेदांच्या मुद्द्यांवर निराकरण करण्यासाठी विवादांना सामोरे जाल.

मी तुम्हाला तुमची मते आणि अनुभव टिप्पण्यांमध्ये सामायिक करण्यासाठी आमंत्रित करतो.