Kawal kos projek untuk keuntungan yang lebih besar

Kawalan kos memainkan peranan penting dalam mana-mana strategi kewangan. Bagaimanakah anda mengekalkan belanjawan apabila anda menjejaki kewangan projek anda? Sama seperti membangunkan belanjawan peribadi, beberapa pilihan tersedia untuk anda: klasifikasikan perbelanjaan, tentukan item paling mahal dan cari penyelesaian untuk mengehadkan perbelanjaan dalam setiap kawasan. Selepas melengkapkan semua tindakan ini, anda akan dapat mengawal belanjawan, untuk menganalisis keuntungan anda dan meningkatkan keuntungan.

Prinsip asas kawalan kos adalah sama untuk semua belanjawan, sama ada korporat atau peribadi. Dalam artikel ini, Finance de Demain Consulting Menerangkan konsep kawalan kos dan bagaimana ia sesuai dengan sistem pengurusan kos yang lebih besar.

Apakah kawalan kos?

Kawalan kos ialah prinsip mengenal pasti dan mengurangkan perbelanjaan yang bertujuan untuk meningkatkan keuntungan syarikat. Ia boleh dijalankan di peringkat projek atau di seluruh peringkat syarikat.

Dalam kes ini, kami akan memberi tumpuan kepada aplikasi proses kawalan kos dalam rangka kerja projek atau kumpulan projek.

Sebagai pengurus projek, kawalan kos akan membantu anda memantau pelan pengurusan sumber anda dan bertindak balas terhadap lebihan belanjawan.

Jika anda melebihi belanjawan untuk projek anda, alat pelaporan juga boleh berguna. Katakan pereka bebas yang anda upah untuk projek baharu mengambil masa lebih lama daripada jangkaan untuk mengedit imej.

Selepas mengenal pasti kos tambahan ini, anda boleh memutuskan untuk mengupah pereka dalaman untuk projek anda yang seterusnya bagi mengurangkan kos dan mendapatkan kecekapan.

Bagaimanakah mengawal kos boleh membuat perbezaan?

Adakah pasukan anda gagal memenuhi skop atau belanjawan projek? Di sinilah kawalan kos menjadi penting. Walaupun anda mempunyai belanjawan, mengawal kos boleh membantu anda mengurangkannya lagi dan meningkatkan hasil sepanjang perjalanan.

Proses ini memberikan cerapan tentang perbelanjaan syarikat secara keseluruhan: ia menyerlahkan kawasan yang paling mahal dan seterusnya mengenal pasti perbelanjaan dalam setiap kawasan ini.

Sebagai langkah pertama, kawalan kos boleh digunakan untuk projek dengan objektif untuk mengurangkan kos pada skala ini dan dengan itu berpotensi meningkatkan keuntungan syarikat.

Apakah teknik kawalan kos?

Pada mulanya, kawalan kos mungkin berlaku pada peringkat perniagaan yang lebih tinggi, tetapi ia sering berlaku di peringkat projek. Pada tahap inilah anda boleh menilai kos sebenar setiap projek dan mengurusnya dengan berkesan.

Berikut ialah lima langkah yang perlu diikuti untuk mengawal kos projek dengan lebih baik:

1. Rancang bajet anda

Pertama, anda perlu merancang belanjawan anda untuk mendapatkan anggaran kos terperinci dan memperuntukkan sumber dengan cekap. Membangunkan pelan projek terperinci akan mengurangkan varians kos, yang merupakan perbezaan antara belanjawan asal anda dan perbelanjaan sebenar.

Sertakan dalam rancangan belanjawan anda:

• Bilangan ahli pasukan yang diperlukan untuk projek itu
• Anggaran masa yang diperlukan untuk menyiapkan projek
• Bahan yang diperlukan untuk projek

Apabila mengira masa dan bahan yang diperlukan untuk projek itu, simpan sedikit kelonggaran dalam belanjawan anda. Perkara yang tidak dijangka adalah perkara biasa dan anda mungkin perlu memanjangkan garis masa projek atau meminta sumber tambahan.

2. Pantau semua perbelanjaan

Langkah kedua dalam kawalan kos projek ialah memantau kemajuan perbelanjaan projek. Anda akan dapat mengambil tindakan pembetulan dengan lebih mudah jika anda melihat perbezaan kos dalam masa nyata.

Pada akhir projek, ia akan terlambat, wang akan dibelanjakan. Pada ketika ini, anda hanya perlu belajar daripadanya untuk mengelakkan situasi ini berulang pada masa hadapan.

Untuk memantau perbelanjaan anda dengan berkesan semasa projek, tetapkan pencapaian projek. Pada setiap peristiwa penting, anda boleh menganalisis perbelanjaan anda dan memastikan skop projek dihormati. Dan jika anda pernah melihat lebihan kos pada pencapaian tertentu, anda boleh mencari penyelesaian untuk mengurangkannya kemudian dalam projek.

3. Gunakan sistem kawalan perubahan

Adalah penting untuk menetapkan objektif yang jelas semasa fasa perancangan projek. Untuk memastikan anda mencapai matlamat ini, proses kawalan perubahan mungkin diperlukan.

Kawalan perubahan ialah satu set langkah yang mengawal semua perubahan yang dibuat oleh pihak berkepentingan semasa projek. Ia membolehkan anda menghalang hanyutan objektif dengan menyediakan anda untuk perubahan sebaik sahaja ia muncul, dan dengan itu menyesuaikan projek dengan sewajarnya.

4. Peringkat-peringkat proses kawalan

penyebuan

Proses kawalan perubahan bermula apabila pemegang kepentingan meminta perubahan kepada projek. Permintaan boleh berbeza-beza: ia boleh menjadi lanjutan tarikh akhir atau penghantaran projek baharu.

Penilaian

Pengurus projek atau ketua jabatan mengimbas permintaan untuk mendapatkan maklumat asas, seperti sumber yang diperlukan, kesan permintaan dan penerima permintaan. Selepas penilaian awal, permintaan perubahan beralih ke fasa analisis.

analisis

Semasa fasa analisis, pengurus projek yang berkaitan meluluskan atau menolak permintaan tersebut. Dalam sesetengah kes, jawatankuasa kawalan perubahan mungkin ditubuhkan untuk mengawal kelulusan perubahan. Pengurus projek meluluskan atau menolak permintaan dan memberitahu pasukan.

Bergantung pada saiz projek, pengurus projek juga boleh mencatatkan perubahan dalam log perubahan untuk memastikan semua pihak berkepentingan projek menerima maklumat tersebut.

Perlaksanaan

Melaksanakan perubahan boleh berbeza-beza bergantung pada peringkat projek, tetapi secara amnya melibatkan pengemaskinian garis masa dan penghantaran, serta memaklumkan kepada pasukan projek.

Anda perlu menilai skop projek dan mengesahkan bahawa mengubah garis masa tidak akan memberi kesan besar kepada objektif yang dirancang.

Pagar

Selepas mendokumentasikan, menyebarkan dan melaksanakan permintaan, anda boleh meneruskan ke fasa penutup. Anda disyorkan supaya mempunyai pelan penutupan rasmi supaya semua ahli pasukan boleh mengakses dan merujuk maklumat ini pada masa hadapan.

Dengan menyemak semula perubahan pada projek anda dengan berkesan, kawalan kos harus datang secara semula jadi.

Meramalkan belanjawan dan kejayaan projek dengan tepat melibatkan mengekalkan pengurusan yang teliti dari awal hingga akhir. Peristiwa yang tidak dijangka di sepanjang perjalanan tidak dapat dielakkan, tetapi penubuhan sistem tertentu membantu mengawal penyimpangan ini.

4. Uruskan masa anda

Pengurusan masa adalah bahagian penting dalam kawalan kos: apabila jumlah tempoh projek meningkat, jumlah kos projek juga meningkat. Untuk tidak melebihi bajet yang diperuntukkan, anda mesti menghormati jadual projek.

Mengguna pakai strategi pengurusan masa untuk meningkatkan produktiviti dan membantu ahli pasukan menyiapkan kerja tepat pada masanya mengikut bajet.

Berikut ialah beberapa petua pengurusan masa:

Timeboxing

Timeboxing ialah strategi pengurusan masa berorientasikan matlamat yang melibatkan menyelesaikan tugasan dalam masa a blok masa '.

Sebagai contoh, jika anda perlu menulis catatan blog, anda boleh membuat blok dua jam untuk menggariskannya. Kemudian, selepas rehat, anda boleh kembali ke blok lain selama tiga jam untuk membuat draf pertama.

menyekat masa

Penyekatan masa adalah serupa dengan kotak masa, tetapi bukannya menetapkan jumlah masa tertentu untuk setiap tugasan individu, anda akan menyekat tempoh tertentu kalendar anda untuk kerja yang berkaitan.

Kaedah Pomodoro

Seperti kotak masa dan penyekatan masa, teknik Pomodoro membantu anda menyelesaikan tugasan anda dalam masa yang singkat dan berehat antara sesi kerja.

Sebagai contoh, bekerja selama 25 minit, kemudian berehat lima minit empat kali. Kemudian, selepas sesi kerja keempat, berehat lebih lama dari 20 atau 30 minits.

telan katak

SMenurut petikan terkenal dari Mark Twain: "Jika anda perlu menelan katak, lebih baik anda melakukannya pada waktu pagi." Strategi pengurusan masa "makan katak" diilhamkan oleh kata-kata ini dan menggalakkan anda untuk mengurus tugas penting atau rumit terlebih dahulu sebelum mengerjakan tugas yang kurang penting atau kurang mendesak.

Prinsip Pareto

Masih dipanggil peraturan 80-20 Prinsip ini berdasarkan peraturan asas: kami menumpukan 20% masa kami untuk mencapai 80% kerja. Secara konkrit, dapat memproses 80% tugas ini dengan cukup cepat oleh itu memberi kita lebih banyak masa semasa hari bekerja untuk mengurus baki 20% ​​yang akan membawa kita 80% masa.

Menyelesaikan sesuatu (GTD)

Dicipta oleh David Allen pada awal tahun 2000-an, kaedah “ Mendapatkan Perkara Selesai » atau “Menyiapkan sesuatu” dalam bahasa Perancis, mengesyorkan membuat senarai tugasan yang dirancang secara bertulis terlebih dahulu. Setelah bebas daripada pertimbangan ini, dan bukannya bergantung pada alat pengurusan kerja, anda akan dapat mengambil tindakan tanpa perlu memikirkan perkara yang perlu dilakukan.

Ia mungkin kelihatan berlawanan dengan intuitif untuk memberi tumpuan kepada produktiviti sebagai sebahagian daripada kawalan kos, tetapi prestasi projek adalah asas aliran tunai.

Jika pasukan anda tidak produktif, anda tidak akan memenuhi tarikh akhir projek dan kegagalan untuk memenuhi tarikh akhir menjana kos tambahan. Secara logiknya, jika kos projek anda lebih tinggi, aliran tunai syarikat anda berkurangan. 

5. Jejaki Nilai Diperolehi

Menjejaki nilai perolehan anda boleh membantu anda meramalkan hasil kewangan sesuatu projek. Kaedah kawalan kos ini memerlukan pengetahuan tentang perakaunan kos. Ia boleh membantu anda mengesan permulaan kos berubah dan oleh itu menghalang varians dalam projek masa hadapan.

Nilai yang diperoleh ialah jumlah tugas yang sebenarnya disiapkan dalam projek. Untuk menjejak nilai yang diperoleh dan melihat sama ada anda mengikut jadual, anda perlu mendarabkan peratusan tugasan yang disiapkan dengan belanjawan projek.

Langkah-langkah untuk Menjejaki Nilai Diperolehi

Untuk menjejak nilai yang diperoleh, ikut langkah berikut:

Langkah 1: tentukan tahap penyiapan setiap tugasan sebagai peratusan.

Langkah 2: tetapkan nilai yang dirancang (Nilai Terancang atau PV) atau kos anggaran kerja yang dirancang. Ini adalah belanjawan yang dibenarkan untuk menyelesaikan kerja yang dirancang.

Langkah 3: tentukan nilai yang diperolehi (ENilai arned atau EV), atau kos belanjawan bagi kerja yang dilakukan. Ini adalah jumlah kerja yang sebenarnya telah disiapkan.

Langkah 4: tentukan kos sebenar (Kos Sebenar atau AC), yang mewakili kos sebenar kerja yang dilakukan. Ini adalah perbelanjaan yang berkaitan dengan kerja yang telah dijalankan.

Langkah 5: mengira varians kos (Varians Kos atau CV) dengan menolak nilai yang diperoleh daripada kos sebenar (CV = EV – AC).

Langkah 6: menyusun keputusan.

Untuk tiga langkah pertama, anda perlu mengumpul maklumat kos untuk projek anda, manakala untuk tiga langkah terakhir, anda perlu melakukan pengiraan dan analisis. Varian kos mewakili status kos projek anda.

Apabila anda mengawal kos, CV anda ialah metrik yang menentukan sama ada projek anda berada di landasan yang betul dengan belanjawan. A CV negatif bermakna projek itu melebihi bajet.

Sekiranya anda mengawal kos atau menguruskan kos?

Adalah perkara biasa untuk mengelirukan kawalan kos dengan pengurusan kos. Ini adalah dua istilah berbeza yang perlu ditakrifkan dan difahami dengan betul. Kawalan kos ialah sub-proses dalam sistem pengurusan kos yang lebih besar.

Walaupun kawalan kos adalah mengenai mengenal pasti perbelanjaan dan mengurangkannya untuk meningkatkan keuntungan, pengurusan kos ialah proses keseluruhan menganggar, menganggarkan dan mengawal kos sesuatu projek.

Syarikat anda mungkin mempunyai ramai pekerja yang terlibat dalam pengurusan kos. Bergantung pada saiz pasukan anda, orang yang berbeza mungkin bekerja pada perancangan sumber dan belanjawan.

Untuk kawalan kos yang berkesan, pasukan perlu memantau perbelanjaan pada tahap perniagaan yang berbeza untuk memberi perhatian yang cukup kepada setiap bahagian belanjawan perniagaan dan menganalisisnya dengan teliti.

Gunakan kawalan kos untuk menjejak dan mengurangkan perbelanjaan projek anda

Penjejakan data kos untuk mengurangkan perbelanjaan projek adalah proses yang membosankan, tetapi pengurusan kos mempunyai kesan langsung ke atas keuntungan.

Untuk mengurus kos dengan berkesan, cipta papan pemuka yang boleh disesuaikan untuk mempunyai semua maklumat di hujung jari anda. Automasi ini akan membolehkan anda menyesuaikan antara pengurusan projek dan kawalan kos, semuanya di satu tempat.

Tinggalkan kami komen. Tetapi sebelum anda pergi, inilah robot yang membolehkan anda memperoleh pendapatan dengan mudah dengan dagangan EUR/USD.