Peranan pembantu maya dalam sebuah syarikat

Jika anda seperti kebanyakan blogger, adakah anda selalu fikir anda perlu melakukannya sendiri? Adakah ini kes anda? Dan ya, kebanyakan usahawan bermula sendiri atau mengupah pembantu maya.

Dalam artikel ini, saya menunjukkan kepada anda sebab pembantu maya penting untuk perniagaan anda. Tetapi pertama, berikut adalah kursus latihan yang akan membolehkan anda berjaya dalam bidang keusahawanan.

Apakah pembantu maya?

Pembantu maya (VA) ialah seseorang yang menyediakan perkhidmatan sokongan kepada perniagaan lain dari lokasi terpencil.

Istilah ini dilahirkan pada tahun 1990-an daripada kemungkinan bekerja secara maya berkat peningkatan teknologi. Pembantu maya ialah seseorang yang diupah untuk melaksanakan tugas harian perniagaan anda yang membosankan.

Ia mungkin di bandar, negeri atau negara lain. Ia juga mungkin orang yang datang ke pejabat anda atau bertemu di ruang kerja bersama sekali seminggu. Ia sangat bergantung pada anda.

Perkara yang paling penting ialah mereka mengambil berat untuk menyelesaikan tugasan yang pelanggan mereka perlukan tanpa masalah, sama ada kerana mereka tidak suka melakukannya atau kerana ia mengambil masa yang terlalu lama.

Pembantu maya amat dicari oleh usahawan dan perniagaan dalam talian. Syarikat-syarikat ini memerlukan bantuan tetapi tidak mahu mengambil kakitangan secara fizikal. Untuk berkhidmat kepada anda, Finance de Demain bekerja dengan purata dua pembantu maya.

Apa yang dilakukan oleh pembantu maya

Secara teorinya, pembantu maya boleh melakukan semua yang dilakukan oleh kakitangan sokongan lain. Walau bagaimanapun, tugas sokongan maya tidak terhad kepada kerja pejabat. Banyak pembantu maya menyediakan perkhidmatan pemasaran, reka bentuk web dan lain-lain.

Sesetengah pembantu maya pakar dalam set kemahiran tertentu. Contohnya, pembantu maya pemasaran hanya melakukan kerja pemasaran. Pembantu maya lain melakukan pelbagai tugas tetapi dalam industri tertentu. Contohnya, pembantu maya untuk syarikat hartanah.

Kebanyakan pembantu maya mempunyai perniagaan pembantu maya berasaskan rumah mereka sendiri. Ini membolehkan mereka memperoleh lebih banyak dan mempunyai kawalan yang lebih baik terhadap tugas yang mereka lakukan. Walau bagaimanapun, banyak perniagaan kecil mengupah pembantu maya sebagai sebahagian daripada pekerjaan atau kontrak.

Akhir sekali, banyak VA menggunakan tapak bebas atau tapak kerja bersama untuk mencari projek yang cepat dan terhad masa.

Bagaimanakah pembantu maya boleh memberi manfaat kepada perniagaan anda?

Kerana mewakilkan tugas yang memakan masa dan tenaga anda, yang anda tidak suka lakukan, dan yang membuatkan anda terus berada dalam kitaran melompat dari satu tugas yang membosankan ke tugas yang lain, VA akan membolehkan anda mengawal semula urusan anda.

Meningkatkan pasukan anda bermakna anda boleh melakukan kerja penting, fokus pada strategi dan gambaran besar. Anda boleh mula bermimpi dan merancang pada skala yang lebih besar.

Bagaimanakah anda tahu apabila anda bersedia untuk mengupah pembantu maya?

Masa anda bersedia untuk mengupah adalah berbeza untuk semua orang, yang menjadikan keputusan itu begitu sukar. Kami mengesyorkan anda mengupah VA sebelum anda fikir anda sudah bersedia untuk pergi.

Sebabnya ialah kebanyakan orang (termasuk saya sendiri!) menunggu sehingga kita sudah berada pada tahap "kegilaan" untuk mula mewakilkan dan meminta bantuan dengan perniagaan. Jadi, jika anda sudah bersedia untuk mengembangkan perniagaan anda dan rasa anda sudah bersedia, saya amat mengesyorkan agar anda mula mencari pembantu maya anda.

Ia akan menjadi lebih mudah untuk anda berdua jika anda membawa seseorang ke dalam pasukan apabila keadaan agak tenang, jadi keadaan berjalan lancar apabila tiba masa paling sibuk.

Berikut ialah beberapa soalan untuk dijawab sebelum membuat keputusan pengambilan pekerja muktamad:

• Adakah anda sudah bersedia untuk mengembangkan perniagaan anda lebih cepat daripada setakat ini?
• Adakah anda mampu membayar seseorang setiap bulan?
• Adakah anda telah menentukan tugasan untuk mula mewakilkan?

Jika anda menjawab ya kepada semua soalan ini, maka anda sudah bersedia untuk memulakan proses pengambilan pekerja VA.

Bagaimana untuk mengupah VA?

Walaupun bantuan maya ialah idea perniagaan rumah yang hebat, mendapatkan bantuan maya adalah penting bagi pemilik perniagaan rumah untuk memaksimumkan hasil mereka dan memudahkan pertumbuhan. Sebagai pemilik perniagaan di rumah, tiba masanya apabila mustahil untuk melakukan segala-galanya, sekurang-kurangnya cukup baik untuk menjadi berkesan dan cekap.

Mengupah pembantu maya akan membebaskan masa anda supaya anda boleh fokus pada kerja anda, pada tugas yang menghasilkan hasil perniagaan terbaik untuk anda. Lebih-lebih lagi, ramai pembantu maya lebih baik daripada anda dalam beberapa tugas.

Dalam jangka panjang, ia sentiasa lebih cepat dan lebih murah untuk mengupah pekerjaan yang anda tidak layak lakukan.

Langkah pertama pengambilan pekerja pembantu maya adalah untuk membuat senarai tugas yang anda ingin keluarkan. Buat senarai komprehensif, utamakan aktiviti yang ingin anda wakilkan dahulu. Contohnya, pengurusan e-mel memakan masa dan membosankan, letakkannya di bahagian atas senarai anda.

Atau mungkin isu teknologi mengambil terlalu banyak masa anda, anda boleh menyumber luar pengurusan tapak web anda. Atau pastikan akaun syarikat anda dikemas kini.

Langkah seterusnya sedang memikirkan siapa yang hendak diambil. Terdapat banyak cara untuk mengupah pembantu maya. Anda boleh menggunakan perkhidmatan VA yang mengupah dan melatih mereka, dan kemudian mereka menetapkan anda seseorang berdasarkan perkhidmatan yang anda perlukan.

Pilihan terakhir ialah mengupah seseorang dalam rangkaian anda yang mempunyai rujukan. Walaupun anda boleh menyiarkan iklan mencari pembantu maya, mencari iklan yang sudah mempunyai kelayakan yang dipercayai akan menjimatkan masa dan sakit kepala anda.

Senarai perkhidmatan yang boleh ditawarkan oleh pembantu maya

penulisan kreatif

• Tulis catatan blog
• Tulis e-buku, buku, surat berita, corong e-mel, dsb.
• Tulis atau edit transkrip audio atau video.
• Tulis siaran media sosial untuk Facebook, Twitter atau Instagram.
• Mengedit dan menyemak catatan blog, buku, tapak web, surat berita, resipi, dsb.
• Sediakan e-mel untuk pemasaran e-mel anda
• Penciptaan penerangan produk untuk kedai dalam talian (pengurus kedai / produk)
• Penyusunan / penyuntingan testimoni.
• Lain-lain ...

Pentadbir / pengurusan

• Perkhidmatan pelanggan melalui e-mel, sembang atau telefon.
• Ikuti dan balas e-mel.
• Susun peti mel
• Urus komen blog.
• Sokongan webinar langsung
• Pengurusan kalendar
• Buat persembahan PowerPoint
• Pengurusan bekalan dan bekalan
• Susun temu bual
• Jawab panggilan telefon
• Guna semula kandungan (Contoh: menukar video menjadi catatan blog bertulis atau catatan blog menjadi catatan media sosial)
• Tulis minit mesyuarat persidangan video
• Urus kalendar editorial blog
• Tugasan pelanggan seperti membalas e-mel dan menyerahkan invois dan kontrak
• Susulan bakal pelanggan / pelanggan semasa
• Persembahan tetamu
• Buat urusan perjalanan
• Penyediaan borang
• Sambung semula penciptaan
• Pengambilan dan latihan ahli pasukan baru
• Traduction
• Sumbang saran untuk catatan blog, produk, dsb.

NB Tugas pentadbiran adalah antara perkhidmatan yang paling dicari. Membantu pemilik perniagaan dengan tugas harian ini membebaskan masa mereka untuk membuat lebih banyak wang. Sangat berharga!

Reka bentuk grafik

• Mencipta grafik untuk catatan blog
• Suntingan foto
• Penciptaan slaid untuk webinar atau bengkel.
• Reka bentuk kad perniagaan, risalah, logo, menu, papan tanda, dsb.
• Carian imej untuk catatan blog, buku, media sosial, dsb.
• Penciptaan panduan gaya jenama.
• Reka bentuk e-buku atau fail PDF untuk langganan surat berita

NB Canva mempunyai banyak templat dan ia mudah digunakan jika anda ingin membuat grafik.

Media sosial

• Menjadualkan kemas kini media sosial.
• Penciptaan dan pengurusan akaun Pinterest
• Buat dan urus pin yang dipromosikan
• Urus kumpulan Facebook
• Penciptaan dan pengurusan kumpulan LinkedIn
• Buat tinjauan pendapat media sosial
• Laraskan jadual penerbitan.
• Penciptaan dan pengurusan siaran di Instagram.
• Balas mesej media sosial.

Simpan kira akaun

• Pengurusan pembayaran dan invois.
• Memproses pesanan dan pemulangan.
• Pengurusan koleksi
• Pengurusan Penggajian
• Pengebilan dan Invois.

Bagaimana untuk menggunakan senarai perkhidmatan pembantu maya ini?

Seperti yang anda lihat, terdapat banyak perkhidmatan yang boleh anda tawarkan sebagai Pembantu Maya.

Bergantung pada jenis perkhidmatan yang anda minati, anda boleh menggabungkan himpunan perkhidmatan berkaitan dan menjual sebagai himpunan perkhidmatan: dibilkan setiap projek atau sebagai perkhidmatan bulanan yang berterusan.

Jika anda mendapati sesuatu yang menarik minat anda, lakukan lebih banyak penyelidikan. Jika selepas penyelidikan anda anda masih berminat, ketahui bagaimana anda boleh memperoleh kemahiran yang diperlukan jika anda belum memilikinya.

Anda boleh belajar daripada video YouTube, buku di Amazon atau kursus yang anda temui dalam talian.

Dan ingat, hanya kerana anda memulakan perkhidmatan seperti VA tidak bermakna anda akan tersekat menawarkan perkhidmatan tersebut sepanjang hayat anda. Anda bebas untuk menaik taraf atau menambah perkhidmatan tambahan.

Kemahiran yang diperlukan untuk menjadi pembantu maya

Banyak kemahiran yang diperlukan untuk menjadi pembantu maya adalah sama seperti yang diperlukan untuk menjadi pembantu tadbir atau setiausaha. Contohnya, anda mesti mempunyai kemahiran organisasi yang unggul. Anda juga mesti mempunyai tingkah laku dan kemahiran telefon yang menyenangkan dalam menggunakan teknologi baharu.

Sebagai VA, anda juga memerlukan kemahiran khusus untuk bekerja sendiri. Contohnya, anda sepatutnya boleh melakukan pelbagai tugas, terutamanya jika anda menyulap berbilang pelanggan.

Anda mesti dapat menumpukan perhatian pada kerja, dalam persekitaran rumah anda. Anda juga memerlukan peralatan yang betul di pejabat rumah anda.

Sesetengah pekerjaan pembantu maya memerlukan kemahiran tambahan, termasuk reka bentuk web, perancangan acara, perakaunan dan banyak lagi.

Anda boleh mencari pekerjaan Bantuan Maya yang memerlukan kemahiran khusus anda. Sebagai tambahan kepada kemahiran khusus, majikan sering mencari calon yang mempunyai latihan dan/atau pengalaman pejabat dalam beberapa kapasiti pentadbiran.

Kualiti penting pembantu maya

Kebolehpercayaan

Ini adalah salah satu yang paling penting kerana, malangnya, ia nampaknya yang paling biasa. Ramai pelanggan telah memberitahu saya bahawa mereka telah kecewa dengan VA yang tidak melaporkan kemajuan mereka, atau hanya tidak menyampaikan.

Ini sama sekali tidak boleh dimaafkan dan bukan sahaja memberi nama buruk kepada industri bantuan maya, malah pembantu maya seterusnya yang dipanggil mesti menanggung syak wasangka dan keraguan pelanggan tentang keberkesanan penggunaan jenis perkhidmatan ini. .

Profesionalisme adalah yang paling penting dalam industri ini, jadi jika pelanggan menghubungi anda, anda harus menghubungi mereka semula. Jika anda menerima e-mel, anda mesti membalas! Ia tidak perlu serta-merta, tetapi sekurang-kurangnya ia perlu pada keesokan harinya.

Kemahiran komunikasi yang baik

Dari titik pertama, anda mesti memaklumkan kepada pelanggan tentang kemajuan kerja anda, jadi tentukan cara dan bila untuk mengemas kini mereka apabila dia menjadi pelanggan, dan sebelum memulakan setiap tugas baharu.

Jika pelanggan perlu sentiasa mengejar anda untuk mendapatkan kemas kini, maka anda tidak melakukan tugas anda dengan betul.

Pengurusan masa

Penyelidikan nampaknya mengatakan anda hanya perlu fokus pada satu perkara dan itu tidak cekap untuk multitasking. Sudah tentu, anda perlu menumpukan pada tugas yang sedang dijalankan, tetapi anda juga akan bekerja dengan berbilang pelanggan; yang menganggap mereka adalah pelanggan anda yang paling penting.

Anda mungkin mempunyai banyak perkara yang perlu dilakukan dalam sehari, jadi rancang lebih awal. Jadualkan tugas apabila anda paling cekap. Gunakan kalendar Google dan tandai item peribadi satu warna dan item kerja yang lain.

Jika anda tahu anda menulis terbaik pada waktu pagi, cuba jadualkan mesyuarat pada lewat petang. Anda juga boleh memasukkan semua tugas kerja anda ke dalam kalendar anda (termasuk masa perancangan) untuk mengetahui secara realistik jika anda mempunyai masa untuk melakukan segala-galanya.

Sumber

Anda akan sering menerima e-mel yang menanyakan soalan teknikal kepada anda, yang boleh mereka temui dengan mudah menggunakan Google, atau bertanya berapa kos perkhidmatan anda, apabila mereka tidak bersusah payah melawat tapak web dan/atau rangkaian sosial anda.

Anda akan diminta melakukan banyak perkara yang tidak pernah anda lakukan sebelum ini, dan anda hanya perlu memikirkan cara untuk melakukannya. VA dijangka menyediakan penyelesaian dan menyelesaikan isu pelanggan.

Jika anda tidak mempunyai keupayaan untuk menyelesaikan masalah dan memikirkan cara melakukan sesuatu, maka anda tidak akan menjadi VA yang baik.

Pembantu maya itu bukan Yoda, jadi adalah tidak realistik untuk menganggap dia akan dapat melakukan semuanya. Tetapi anda perlu tahu bagaimana untuk menyelidik untuk mencari maklumat anda sendiri. Selagi anda jujur ​​dengan pelanggan anda tentang tahap kemahiran anda, anda akan baik-baik saja.

Pelanggan juga tidak mengharapkan anda mengetahui segala-galanya. Beritahu mereka bahawa anda tidak pernah melakukan kerja khusus ini sebelum ini; tetapi anda gembira mengetahui caranya dan kembali kepadanya.

Anda harus terus berlatih, di mana anda boleh menonton video YouTube, berdagang kemahiran dengan VA lain, bertanya soalan di forum VA dan secara amnya mengambil bahagian.

Cuba ikuti perkembangan terkini dengan perkara yang bergerak dan berubah, dalam industri anda mahupun dalam dunia teknologi. Tentukan perkara yang anda ingin ketahui lebih lanjut, kemudian lakukan penyelidikan anda.

Menguruskan jangkaan dan membina kepercayaan

Anda bukan sahaja perlu tahu apa yang anda lakukan, tetapi anda juga perlu memastikan pelanggan tahu apa yang mereka lakukan. Selalunya pelanggan tidak pernah bekerja dengan pembantu maya, jadi jika mereka tidak tahu apa yang boleh mereka lakukan dan cara semuanya berfungsi, mereka akan meragui keupayaan anda untuk membantu mereka.

Pelanggan baharu berkemungkinan mencari anda untuk membimbing mereka melalui proses tersebut, jadi anda perlu mengetahui dan menerangkan cara anda bekerja. Ini kebanyakannya datang dengan pengalaman, tetapi amalkan senarai soalan baharu anda atau main peranan; dan juga kerja sukarela untuk kontraktor yang anda tahu, jadi anda boleh mendapatkan testimoni dan mencubanya, jika itu membimbangkan anda.

Kerja sendiri

Nampaknya adalah perkara biasa bagi pekerja bebas untuk berasa kesunyian, yang mengejutkan saya kerana saya benar-benar gembira bekerja sendirian dan tidak pernah menyangka sesetengah orang akan terlepas kehadiran orang lain.

Sudah tentu, kadangkala saya menggunakan ruang kerja bersama dan pada masa lain saya bekerja di kafe, tetapi menyendiri sepanjang minggu adalah sesuatu yang perlu diingat.

Jika anda mempunyai sebarang pengalaman mengenai bantuan maya, maka jangan lupa tinggalkan saya komen. Walau bagaimanapun, saya tidak boleh meninggalkan anda tanpa membentangkan latihan premium mengenai kewangan peribadi ini.