Peringkat rancangan projek yang memastikan kejayaan projek

Pelan projek adalah kemuncak perancangan rapi oleh pengurus projek. Ia adalah dokumen utama yang membimbing kemajuan sesuatu projek. Ini adalah panduan pengurus projek.

Walaupun rancangan projek berbeza dari syarikat ke syarikat, terdapat sepuluh langkah yang mesti ada dalam pelan projek untuk mengelakkan kekeliruan dan penambahbaikan paksa semasa fasa pelaksanaan projek.

Dalam artikel ini, Saya membawakan nasihat saya untuk membantu anda menulis rancangan projek anda dengan baik. Jika anda ingin melaksanakan projek anda dengan jayanya, pelan projek anda mesti benar-benar menyertakan elemen berikut:

1. Objektif projek

Objektif projek ditakrifkan dalam piagam projek. Walau bagaimanapun, ia juga harus dimasukkan ke dalam rancangan projek untuk menjelaskan lagi objektif projek. Walau bagaimanapun pengurus projek memilih untuk memasukkan objektif ke dalam rancangan projek, perkara penting ialah mengekalkan hubungan yang jelas antara piagam projek – dokumen utama pertama projek – dan dokumen utama kedua projek, rancangan projeknya.

2. Skop Projek

Seperti objektif projek, skop ditakrifkan dalam piagam dan mesti diperhalusi lagi dalam rancangan projek oleh pengurus projek. Dengan menentukan skop, pengurus projek boleh mula menunjukkan rupanya objektif projek.

Jika skop tidak ditakrifkan, ia boleh dilanjutkan sepanjang projek. Ini membawa kepada lebihan kos dan tarikh akhir yang terlepas.

Artikel untuk dibaca: Bagaimana Menjalankan Perniagaan Sejahtera?

Sebagai contoh, jika anda mengetuai pasukan pemasaran untuk mencipta risalah untuk barisan produk syarikat, anda harus menyenaraikan bilangan halaman dan memberikan contoh bagaimana produk siap akan kelihatan.

Bagi sesetengah ahli pasukan, brosur mungkin bermakna dua muka surat, manakala yang lain mungkin menganggap sepuluh muka surat adalah memadai. Menentukan skop boleh membawa seluruh pasukan pada halaman yang sama dari awal.

3. Pencapaian dan hasil utama

Pencapaian utama projek dipanggil pencapaian dan produk kerja utama dipanggil penghantaran utama. Kedua-duanya mewakili komponen utama bekerja pada projek. Pelan projek harus mengenal pasti elemen ini, mentakrifkannya dan menetapkan garis masa untuk penyiapannya.

Jika organisasi sedang menjalankan projek untuk membangunkan perisian baharu, hasil utama mungkin senarai akhir keperluan perniagaan dan cara melaksanakannya.

Kemudian projek itu boleh mempunyai pencapaian untuk penyiapan reka bentuk, ujian sistem, ujian penerimaan pengguna dan tarikh penggunaan perisian. Pencapaian ini dikaitkan dengan produk kerja, tetapi ia lebih berkaitan dengan proses berbanding produk itu sendiri.

Artikel untuk dibaca: Tempat pemasaran digital dalam perniagaan

Pencapaian dan masa penghantaran utama tidak semestinya tarikh yang tepat, tetapi lebih spesifik lebih baik. Tarikh yang tepat membantu pengurus projek memecahkan struktur kerja dengan lebih tepat.

Dalam peringkat rancangan ini, anda akan mencipta pencapaian supaya anda boleh mengambil penghantaran besar atau peringkat tinggi dan memecahkannya kepada penghantaran yang lebih kecil, yang boleh diterangkan dalam peringkat seterusnya.

4. Struktur Pecahan Kerja

Struktur pecahan kerja memecahkan pencapaian dan hasil utama projek kepada bahagian yang lebih kecil supaya seorang boleh diberikan tanggungjawab untuk setiap aspek.

Semasa membangunkan struktur ini, pengurus projek mengambil kira banyak faktor seperti kekuatan dan kelemahan ahli pasukan projek, saling bergantung antara tugas, sumber yang ada dan tarikh akhir keseluruhan projek.

Pengurus projek akhirnya bertanggungjawab untuk kejayaan projek, tetapi mereka tidak boleh melakukan kerja itu sendiri. Struktur pecahan ialah alat yang digunakan oleh pengurus projek untuk memastikan akauntabiliti untuk projek.

Artikel untuk dibaca: Berikut ialah 14 petua cepat kaya

Alat ini juga memberitahu pihak berkepentingan projek yang bertanggungjawab untuk apa. Jika pengurus projek mengambil berat tentang tugas, dia tahu dengan tepat siapa yang harus dihadapi tentang kebimbangan ini.

5. Bajet pelaburan

Belanjawan projek menunjukkan jumlah wang yang diperuntukkan untuk menyiapkan projek. Pengurus projek bertanggungjawab untuk peruntukan yang sesuai untuk sumber-sumber ini.

Bagi projek yang mempunyai pembekal, pengurus projek memastikan bahawa penghantaran disiapkan mengikut syarat kontrak, memberi perhatian khusus kepada kualiti. Beberapa belanjawan projek dikaitkan dengan rancangan sumber manusia.

Adalah penting untuk menetapkan kos setiap langkah dengan melihat masa yang diperlukan dan kos buruh yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Kos projek adalah berkaitan dengan tempoh projek, yang bergantung kepada skop projek. Skop, pencapaian, tugas dan belanjawan hendaklah diselaraskan dan realistik.

6. Rancangan sumber manusia

Pelan sumber manusia menunjukkan bagaimana projek itu akan dikendalikan oleh kakitangan. Ia mentakrifkan siapa yang akan menjadi sebahagian daripada pasukan projek dan berapa lama setiap orang mesti komited.

Semasa membangunkan pelan ini, pengurus projek berunding dengan ahli pasukan dan penyelia mereka berapa banyak masa yang boleh ditumpukan oleh setiap ahli pasukan untuk projek itu. Jika kakitangan tambahan diperlukan untuk berunding mengenai projek tetapi merupakan sebahagian daripada pasukan projek, ini juga didokumenkan dalam rancangan kakitangan. Sekali lagi, penyelia yang sesuai dirujuk.

7. Pelan pengurusan risiko

Banyak perkara boleh menjadi salah semasa menjalankan projek. Walaupun sukar untuk menjangka setiap kemungkinan bencana atau insiden kecil, banyak perangkap boleh diramalkan. Dalam pelan pengurusan risiko, pengurus projek mengenal pasti semua risiko projek. Ia juga menentukan kemungkinan senario ini berlaku dan strategi untuk mengurangkannya.

Dalam merangka pelan ini, pengurus projek boleh mendapatkan input daripada penaja projek atau pasukan projek mereka.

Strategi mitigasi disediakan untuk risiko yang mungkin berlaku atau yang mempunyai kos tinggi yang berkaitan dengannya. Risiko yang tidak mungkin berlaku dan yang mempunyai kos rendah dicatatkan dalam pelan, walaupun mereka tidak mempunyai strategi mitigasi.

8. Pelan komunikasi

Pelan komunikasi menerangkan cara sesuatu projek akan disampaikan kepada pelbagai khalayak. Sama seperti struktur pecahan kerja, pelan komunikasi memberikan tanggungjawab untuk melengkapkan setiap komponen kepada ahli pasukan projek.

Dalam langkah ini, adalah penting untuk menerangkan cara isu akan disampaikan dan diselesaikan dalam pasukan. Kekerapan komunikasi dengan pasukan dan pihak berkepentingan juga harus dinyatakan. Setiap mesej mempunyai khalayak sasaran. Ia membantu pengurus projek memastikan maklumat yang betul sampai kepada orang yang betul pada masa yang sesuai.

Artikel untuk dibaca: 1 tips kewangan untuk pengantin baru

9. Pelan Pengurusan Pihak Berkepentingan

Pelan pengurusan pihak berkepentingan mengenal pasti cara pihak berkepentingan akan digunakan dalam projek. Kadangkala pihak berkepentingan hanya perlu menerima maklumat. Ini boleh diambil kira dalam pelan komunikasi.

10. Pelan pengurusan perubahan

Pelan pengurusan perubahan mewujudkan rangka kerja untuk membuat perubahan pada projek. Walaupun pengurus projek cenderung untuk mengelakkan perubahan pada projek, kadangkala ia tidak dapat dielakkan.

Pelan pengurusan perubahan menyediakan protokol dan proses untuk membuat perubahan. Adalah penting untuk akauntabiliti dan ketelusan bahawa penaja projek, pengurus projek dan ahli pasukan projek mengikut pelan pengurusan perubahan.

Secara ringkasnya….

Pelan projek adalah dokumen penting untuk kejayaan projek. Ia berfungsi sebagai kompas dalam menjalankan projek, dari awal hingga akhir. Oleh itu, ia memerlukan penyertaan aktif semua pihak berkepentingan untuk bersetuju dengan pelbagai perkara. Ia juga penting untuk mengambil semua masa yang diperlukan untuk menentukannya.

Risiko utama pelan yang tidak jelas ialah anda terdedah kepada pertikaian untuk diselesaikan atas perkara perselisihan faham yang belum dirangka.

Saya menjemput anda untuk berkongsi pendapat dan pengalaman anda dalam komen.