Houd de projectkosten onder controle voor meer winstgevendheid

Kostenbeheersing speelt een cruciale rol in elke financiële strategie. Hoe blijf je binnen het budget als je de financiën van je project bijhoudt? Net als bij het opstellen van een persoonlijk budget, zijn er verschillende opties voor u beschikbaar: uitgaven classificeren, de duurste items bepalen en oplossingen vinden om de uitgaven op elk gebied te beperken. Nadat u al deze acties heeft voltooid, kunt u het budget beheren, om uw winstgevendheid te analyseren en de winst vergroten.

De basisprincipes van kostenbeheersing zijn hetzelfde voor alle budgetten, zowel zakelijk als persoonlijk. In dit artikel, Finance de Demain Consulting Legt het concept van kostenbeheersing uit en hoe het past in een groter kostenbeheersysteem.

Wat is kostenbeheersing?

Kostenbeheersing is een principe van het identificeren en verminderen van uitgaven gericht op het vergroten van de bedrijfswinsten. Dit kan op projectniveau of op bedrijfsniveau.

In dit geval zullen we ons concentreren op het toepassen van het kostenbeheersingsproces binnen het kader van een project of een groep projecten.

Als projectmanager helpt kostenbeheersing u om uw resourcemanagementplan te bewaken en te reageren op budgetoverschrijdingen.

Als je voor je project het budget overschrijdt, kan een rapportagetool ook van pas komen. Stel dat de freelance ontwerper die je hebt ingehuurd voor een nieuw project er veel langer over deed dan verwacht om de afbeeldingen te bewerken.

Nadat u deze extra kosten hebt geïdentificeerd, kunt u besluiten om een ​​interne ontwerper in te huren voor uw volgende project om kosten te besparen en efficiëntie te vergroten.

Hoe kan kostenbeheersing het verschil maken?

Haalt uw team de projectomvang of het budget niet? Dit is waar kostenbeheersing belangrijk wordt. Zelfs als u binnen het budget zit, kan het beheersen van de kosten u helpen om het verder te verlagen en tegelijkertijd de omzet te verhogen.

Dit proces geeft inzicht in de totale bedrijfsuitgaven: het belicht de duurste gebieden en identificeert de uitgaven in elk van deze gebieden verder.

Als eerste stap kan kostenbeheersing worden toegepast op het project met als doel de kosten op deze schaal te verlagen en zo mogelijk de winst van het bedrijf te vergroten.

Wat zijn kostenbeheersingstechnieken?

In eerste instantie kan kostenbeheersing plaatsvinden op hogere niveaus van het bedrijf, maar vaak vindt dit plaats op projectniveau. Op dit niveau kunt u de werkelijke kosten per project beoordelen en effectief beheersen.

Hier zijn de vijf stappen die u moet volgen om de kosten van een project beter te beheersen:

1. Plan uw budget

Eerst moet u uw budget plannen om een ​​gedetailleerde kostenraming te krijgen en middelen efficiënt toe te wijzen. Het ontwikkelen van een gedetailleerd projectplan vermindert de kostenverschillen, die het verschil zijn tussen uw oorspronkelijke budget en werkelijke uitgaven.

Neem in uw budgetplan op:

• Het aantal teamleden dat nodig is voor het project
• Een schatting van de tijd die nodig is om het project te voltooien
• Materialen die nodig zijn voor het project

Houd bij het berekenen van de tijd en materialen die nodig zijn voor het project wat speling in uw budget. Het onverwachte is niet ongewoon en het kan zijn dat u de projecttijdlijn moet verlengen of om extra middelen moet vragen.

2. Bewaak alle uitgaven

De tweede stap in projectkostenbeheersing is het bewaken van de voortgang van projectkosten. U kunt gemakkelijker corrigerende maatregelen nemen als u in realtime kostenverschillen opmerkt.

Aan het einde van het project is het te laat, het geld is op. Op dit moment hoeft u er alleen maar van te leren om te voorkomen dat deze situatie zich in de toekomst opnieuw voordoet.

Stel projectmijlpalen in om uw uitgaven tijdens een project effectief te bewaken. Bij elke mijlpaal kunt u uw uitgaven analyseren en ervoor zorgen dat de reikwijdte van het project wordt gerespecteerd. En als u ooit kostenoverschrijdingen opmerkt bij een bepaalde mijlpaal, kunt u later in het project een oplossing vinden om deze te verminderen.

3. Gebruik wijzigingsbeheersystemen

Het is essentieel om tijdens de planningsfase van het project duidelijke doelstellingen vast te stellen. Om ervoor te zorgen dat u deze doelen bereikt, kan een wijzigingscontroleproces nodig zijn.

Wijzigingsbeheer is een reeks stappen voor alle wijzigingen die door belanghebbenden tijdens een project zijn aangebracht. Het stelt u in staat om het afdrijven van doelstellingen te voorkomen door u voor te bereiden op veranderingen zodra deze zich voordoen, en zo het project dienovereenkomstig aan te passen.

4. De stadia van een controleproces

primen

Het wijzigingsbeheerproces begint wanneer een belanghebbende een wijziging in het project aanvraagt. Het verzoek kan variëren: het kan de verlenging van deadlines zijn of nieuwe projectresultaten.

evaluatie

De projectmanager of het afdelingshoofd scant de aanvraag op basisinformatie, zoals de benodigde middelen, de impact van de aanvraag en de ontvangers van de aanvraag. Na de initiële beoordeling gaat het wijzigingsverzoek naar de analysefase.

analyse

Tijdens de analysefase keurt de betreffende projectmanager de aanvraag goed of af. In sommige gevallen kan een wijzigingscommissie worden ingesteld om de goedkeuring van wijzigingen te controleren. De projectmanager keurt het verzoek goed of weigert het en brengt het team op de hoogte.

Afhankelijk van de grootte van het project kan de projectmanager de wijziging ook vastleggen in een wijzigingslogboek om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden van het project de informatie ontvangen.

Implementatie

Het implementeren van een verandering kan variëren afhankelijk van de fase van het project, maar omvat over het algemeen het bijwerken van de tijdlijn en de op te leveren resultaten, evenals het informeren van het projectteam.

U moet de reikwijdte van het project beoordelen en verifiëren dat het wijzigen van de tijdlijn geen grote impact zal hebben op de geplande doelstellingen.

Het hek

Na het documenteren, verspreiden en implementeren van de aanvraag kunt u doorgaan naar de afsluitingsfase. Het wordt aanbevolen om een ​​formeel afsluitingsplan te hebben, zodat alle teamleden in de toekomst toegang hebben tot deze informatie en deze kunnen raadplegen.

Door wijzigingen in uw projecten effectief te beoordelen, zou kostenbeheersing vanzelfsprekend moeten zijn.

Voor het nauwkeurig voorspellen van het budget en het succes van een project is het belangrijk dat het management van begin tot eind nauwgezet wordt beheerd. Onvoorziene gebeurtenissen onderweg zijn onvermijdelijk, maar het opzetten van bepaalde systemen helpt ons tegen deze afwijkingen te waken.

4. Beheer uw tijd

Time management is een integraal onderdeel van kostenbeheersing: wanneer de totale duur van een project toeneemt, stijgen ook de totale kosten van het project. Om het toegewezen budget niet te overschrijden, moet u vooral de projectplanning respecteren.

Pas tijdmanagementstrategieën toe om de productiviteit te verhogen en teamleden te helpen het werk op tijd binnen het budget af te ronden.

Hier zijn enkele tips voor tijdmanagement:

Timeboxen

Timeboxing is een doelgerichte tijdmanagementstrategie waarbij taken binnen een bepaalde tijd worden voltooid. blok tijd .

Bij voorbeeld, als je een blogpost moet schrijven, kun je een blok van twee uur maken om het te schetsen. Daarna kun je na een pauze terug naar een ander blok van drie uur om een ​​eerste opzet te maken.

Tijdblokkering

Tijdblokkering is vergelijkbaar met timeboxing, maar in plaats van een bepaalde hoeveelheid tijd in te stellen voor elke individuele taak, blokkeer je specifieke periodes van je agenda voor gerelateerd werk.

De Pomodoro-methode

Net als timeboxing en tijdblokkering, helpt de Pomodoro-techniek je om je taken in korte tijd af te ronden en pauzes te nemen tussen werksessies.

Bij voorbeeld, werk 25 minuten en neem dan vier keer een pauze van vijf minuten. Neem dan na de vierde werksessie een langere pauze 20 of 30 minutens.

slik de pad door

SVolgens een beroemd citaat van Mark Twain: "Als je een pad moet doorslikken, kun je dat maar beter 's ochtends doen." De timemanagementstrategie “eat the frog” is geïnspireerd op deze woorden en moedigt je aan om eerst belangrijke of complexe taken uit te voeren voordat je aan minder belangrijke of minder urgente taken gaat werken.

Het Pareto-principe

Nog steeds de genoemd 80-20 regel Dit principe is gebaseerd op een fundamentele regel: we besteden 20% van onze tijd aan het uitvoeren van 80% van het werk. Concreet betekent het feit dat we deze 80% van de taken voldoende snel kunnen verwerken, waardoor we tijdens onze werkdag meer tijd hebben om voor de resterende 20% te zorgen, wat ons 80% van de tijd zal kosten.

Dingen gedaan krijgen (GTD)

Uitgevonden door David Allen begin jaren 2000 werd de methode “ Getting Things Done » of “Dingen gedaan krijgen” in het Frans, raadt aan om vooraf schriftelijk een lijst met geplande taken op te stellen. Als u eenmaal vrij bent van deze overwegingen, kunt u, in plaats van te vertrouwen op werkbeheertools, actie ondernemen zonder dat u hoeft uit te zoeken wat u moet doen.

Het lijkt misschien contra-intuïtief om zich te concentreren op productiviteit als onderdeel van kostenbeheersing, maar projectprestaties vormen de hoeksteen van de cashflow.

Als uw team niet productief is, haalt u de projectdeadlines niet, en het niet halen van de deadlines brengt extra kosten met zich mee. Als uw project meer kost, neemt logischerwijs de cashflow van uw bedrijf af. 

5. Houd de verdiende waarde bij

Door uw verdiende waarde bij te houden, kunt u de financiële uitkomst van een project voorspellen. Deze kostenbeheersingsmethode vereist kennis van kostenberekening. Het kan u helpen het begin van variabele kosten te detecteren en zo afwijkingen in toekomstige projecten te voorkomen.

Earned value is het aantal taken dat daadwerkelijk is voltooid binnen een project. Om de verdiende waarde bij te houden en te zien of u op schema ligt, moet u het percentage voltooide taken vermenigvuldigen met het projectbudget.

Stappen om verdiende waarde bij te houden

Volg deze stappen om de verdiende waarde bij te houden:

Stap 1: bepaal de voltooiingsgraad van elke taak als een percentage.

Stap 2: stel de geplande waarde in (Geplande waarde of PV) of de gebudgetteerde kosten van de geplande werkzaamheden. Dit is het budget dat is toegestaan ​​om de geplande werkzaamheden uit te voeren.

Stap 3: de verdiende waarde bepalen (Earned-waarde of EV), of de gebudgetteerde kosten van het uitgevoerde werk. Dit is de hoeveelheid werk die daadwerkelijk is voltooid.

Stap 4: stel de werkelijke kosten vast (Werkelijke kosten of AC), wat de werkelijke kosten van het uitgevoerde werk vertegenwoordigt. Dit zijn kosten die verband houden met reeds uitgevoerde werkzaamheden.

Stap 5: kostenverschillen berekenen (Kostenverschil of CV) door de verdiende waarde af te trekken van de werkelijke kosten (CV = EV – AC).

Stap 6: de resultaten samenstellen.

Voor de eerste drie stappen moet u kosteninformatie voor uw project verzamelen, terwijl u voor de laatste drie berekeningen en analyses moet uitvoeren. Kostenafwijkingen vertegenwoordigen de kostenstatus van uw project.

Wanneer u de kosten onder controle houdt, is uw CV de maatstaf die bepaalt of uw project op koers ligt binnen het budget. A Negatief CV betekent dat het project het budget overschrijdt.

Moet u kosten beheersen of kosten beheersen?

Het is gebruikelijk om kostenbeheersing te verwarren met kostenbeheersing. Dit zijn twee verschillende termen die correct moeten worden gedefinieerd en begrepen. Kostenbeheersing is een deelproces binnen het grotere systeem van kostenbeheersing.

Terwijl kostenbeheersing gaat over het identificeren van uitgaven en het verminderen ervan om de winst te verhogen, is kostenbeheer het algemene proces van het schatten, budgetteren en beheersen van de kosten van een project.

Uw bedrijf heeft waarschijnlijk veel medewerkers die zich bezighouden met kostenbeheersing. Afhankelijk van de grootte van uw team kunnen verschillende mensen werken aan resourceplanning en budgettering.

Voor effectieve kostenbeheersing moeten teams de uitgaven op verschillende niveaus van het bedrijf bewaken om voldoende aandacht te besteden aan elk onderdeel van het bedrijfsbudget en het grondig te analyseren.

Gebruik kostenbeheersing om uw projectkosten bij te houden en te verminderen

Het bijhouden van kostengegevens om projectuitgaven te verminderen is een moeizaam proces, maar kostenbeheer heeft een directe invloed op de winstgevendheid.

Maak een aanpasbaar dashboard om alle informatie binnen handbereik te hebben om de kosten effectief te beheren. Deze automatisering stelt u in staat om te jongleren tussen projectbeheer en kostenbeheersing, allemaal op één plek.

Laat een reactie achter. Maar voordat je vertrekt, hier is een robot waarmee u heel gemakkelijk kunt verdienen met EUR/USD-handel.