De rol van een virtuele assistent in een bedrijf

Heb je, net als de meeste bloggers, altijd gedacht dat je het alleen moest doen? Is dit jouw geval? En ja, de meeste ondernemers beginnen voor zichzelf of huren een virtuele assistent in.

In dit artikel laat ik je zien waarom een ​​virtuele assistent belangrijk is voor jouw bedrijf. Maar eerst is hier een training die dat wel doet maakt het mogelijk om succesvol te ondernemen.

Wat is een virtuele assistent?

Een virtuele assistent (VA) is iemand die vanaf een externe locatie ondersteunende diensten verleent aan andere bedrijven.

De term is in de jaren negentig ontstaan ​​uit de mogelijkheid om virtueel te werken dankzij technologische verbeteringen. Een virtuele assistent is iemand die wordt ingehuurd om de saaie dagelijkse taken van uw bedrijf uit te voeren.

Het kan in een andere stad, staat of land zijn. Het kunnen ook mensen zijn die één keer per week naar je kantoor komen of elkaar ontmoeten in een coworking space. Het hangt echt van jou af.

Het belangrijkste is dat ze ervoor zorgen dat de taken die hun klant nodig heeft probleemloos worden uitgevoerd, hetzij omdat ze er een hekel aan hebben, hetzij omdat het te veel tijd kost.

Virtuele assistenten zijn vooral gewild bij ondernemers en online bedrijven. Deze bedrijven hebben hulp nodig maar willen geen fysiek personeel aannemen. Om je te dienen, Finance de Demain werkt met gemiddeld twee virtuele assistenten.

Wat een virtuele assistent doet

In theorie kan een virtuele assistent alles wat een ander ondersteunend personeel doet. Virtuele ondersteuningstaken beperken zich echter niet tot kantoorwerk. Veel virtuele assistenten bieden Marketing diensten, webdesign en anderen.

Sommige virtuele assistenten zijn gespecialiseerd in een specifieke vaardigheden. Bijvoorbeeld, een virtuele marketingassistent doet alleen marketingwerk. Andere virtuele assistenten voeren verschillende taken uit, maar in een specifieke branche. Bijvoorbeeld, een virtuele assistent voor vastgoedbedrijven.

De meeste virtuele assistenten hebben hun eigen bedrijf voor virtuele assistenten aan huis. Hierdoor kunnen ze meer verdienen en hebben ze meer controle over de taken die ze uitvoeren. Veel kleine bedrijven huren echter virtuele assistenten in als onderdeel van een baan of contract.

Ten slotte gebruiken veel VA's freelance-sites of coworking-sites om snelle, tijdgebonden projecten te vinden.

Hoe kan een virtuele assistent uw bedrijf ten goede komen?

Omdat het delegeren van taken die je tijd en energie opslokken, die je niet leuk vindt om te doen en die je in de cyclus houden van de ene vervelende taak naar de andere, een VA je in staat zal stellen om de controle over je zaken terug te krijgen.

Door je team te laten groeien, kun je essentieel werk doen, je concentreren op strategie en het grote geheel. Je kunt op grotere schaal gaan dromen en plannen.

Hoe weet je wanneer je klaar bent om een ​​virtuele assistent in te huren?

Wanneer je klaar bent om iemand aan te nemen, is voor iedereen anders, wat de beslissing zo moeilijk maakt. We raden aan om een ​​VA in te huren voordat je denkt dat je er klaar voor bent.

De reden hiervoor is dat de meeste mensen (waaronder ikzelf!) wachten tot we al op een punt van "waanzin" zijn gekomen om te delegeren en om hulp te vragen bij het bedrijf. Dus als u klaar bent om uw bedrijf te laten groeien en denkt dat u er klaar voor bent, raad ik u ten zeerste aan om op zoek te gaan naar uw virtuele assistent.

Het zal voor jullie allebei een stuk gemakkelijker zijn als je iemand in het team haalt als het wat rustiger is, zodat alles soepel verloopt als het druk is.

Hier zijn enkele vragen die u moet beantwoorden voordat u de definitieve aanwervingsbeslissing neemt:

• Ben je klaar om je bedrijf sneller te laten groeien dan het tot nu toe is geweest?
• Kunt u het zich veroorloven om elke maand iemand te betalen?
• Heeft u gedefinieerde taken om te beginnen met delegeren?

Als je op al deze vragen ja hebt geantwoord, ben je klaar om het VA-wervingsproces te starten.

Hoe huur je een VA in?

Hoewel virtuele hulp een geweldig idee voor een thuisbedrijf is, is het krijgen van virtuele hulp van cruciaal belang voor eigenaren van thuisbedrijven om hun inkomsten te maximaliseren en de groei te faciliteren. Als eigenaar van een thuisbedrijf komt er een tijd dat het onmogelijk is om alles te doen, in ieder geval goed genoeg om effectief en efficiënt te zijn.

Het inhuren van een virtuele assistent zal uw tijd vrijmaken, zodat u zich kunt concentreren op uw werk, op de taken die voor u de beste zakelijke resultaten opleveren. Bovendien veel virtuele assistenten zijn beter dan jij bij bepaalde taken.

Op de lange termijn is het altijd sneller en goedkoper om banen aan te nemen waarvoor u niet gekwalificeerd bent.

De eerste stap van het aannemen van een virtuele assistent is om een ​​lijst te maken van de taken die u wilt uitbesteden. Maak een uitgebreide lijst en prioriteer eerst de activiteiten die u wilt delegeren. Bijvoorbeeld, e-mailbeheer is tijdrovend en vervelend, zet het bovenaan uw lijst.

Of misschien vragen technologische problemen u te veel tijd, dan kunt u het beheer van uw website uitbesteden. Of houd de boekhouding van uw bedrijf up-to-date.

De volgende stap is aan het uitzoeken wie hij moet aannemen. Er zijn veel manieren om een ​​virtuele assistent in te huren. U kunt een VA-service gebruiken die hen inhuurt en traint, en vervolgens wijzen zij u een persoon toe op basis van de services die u nodig heeft.

De laatste optie is om iemand in je netwerk aan te nemen die referenties heeft. Hoewel u een advertentie kunt plaatsen op zoek naar een virtuele assistent, bespaart u tijd en hoofdpijn als u er een vindt die al vertrouwde inloggegevens heeft.

Lijst met services die virtuele assistenten kunnen bieden

creatief schrijven

• Schrijf blogposts
• Schrijf e-boeken, boeken, nieuwsbrieven, e-mailtrechters, enz.
• Schrijf of bewerk audio- of videotranscripten.
• Schrijf posts op sociale media voor Facebook, Twitter of Instagram.
• Redigeren en reviseren van blogposts, boeken, websites, nieuwsbrieven, recepten, etc.
• Bereid e-mails voor uw e-mailmarketing voor
• Creatie van productbeschrijvingen voor online winkels (winkel / productmanager)
• Compilatie / redactie van getuigenissen.
• Etc ...

Beheerder / beheer

• Klantenservice via e-mail, chat of telefoon.
• E-mails opvolgen en beantwoorden.
• Organiseer brievenbussen
• Blogreacties beheren.
• Ondersteuning voor live webinars
• Agendabeheer
• PowerPoint-presentaties maken
• Beheer van voorraden en voorraden
• Regel sollicitatiegesprekken
• Telefoonoproepen beantwoorden
• Inhoud hergebruiken (voorbeeld: een video omzetten in een geschreven blogbericht of een blogbericht omzetten in een bericht op sociale media)
• Notuleren van videoconferentievergaderingen
• Beheer blog redactionele agenda's
• Klant onboarding taken zoals het beantwoorden van e-mails en het indienen van facturen en contracten
• Opvolging van potentiële klanten/huidige klanten
• Presentatie van de gasten
• Reisarrangementen maken
• Voorbereiding van formulieren
• Aanmaken hervatten
• Aannemen en opleiden van nieuwe teamleden
• Vertaling
• Brainstorm voor blogposts, producten, enz.

NB: Administratieve taken behoren tot de meest gevraagde diensten. Door ondernemers te helpen met deze dagelijkse taken, komt er tijd vrij om meer geld te verdienen. Zeer dierbaar !

Grafische vormgeving

• Afbeeldingen maken voor blogposts
• fotobewerking
• Creatie van dia's voor webinars of workshops.
• Ontwerp van visitekaartjes, flyers, logo's, menu's, bewegwijzering, etc.
• Zoeken naar afbeeldingen voor blogposts, boeken, sociale media, enz.
• Creatie van huisstijlgidsen.
• Ontwerp van e-books of PDF-bestanden voor nieuwsbriefabonnementen

NB: Canva heeft heel veel sjablonen en is gemakkelijk te gebruiken als u afbeeldingen wilt maken.

Sociale media

• Inplannen van social media updates.
• Aanmaken en beheren van Pinterest-account
• Gepromoveerde pins maken en beheren
• Facebook-groepen beheren
• Opzetten en beheren van LinkedIn groepen
• Maak peilingen op sociale media
• Publicatieschema's aanpassen.
• Creatie en beheer van posts op Instagram.
• Reageren op berichten op sociale media.

Boekhoudrekening

• Beheer van betalingen en facturatie.
• Bestellingen en retouren verwerken.
• Beheer van collecties
• Salarisbeheer
• Facturering en facturen.

Hoe deze lijst met virtuele assistent-services te gebruiken?

Zoals je kunt zien, zijn er veel diensten die je als Virtual Assistant kunt aanbieden.

Afhankelijk van het type dienst waarin u geïnteresseerd bent, kunt u een bundel van gerelateerde diensten combineren en verkopen als een bundel van diensten: gefactureerd per project of als een doorlopende maandelijkse service.

Als u iets vindt dat uw interesse wekt, doe dan meer onderzoek. Als je na je onderzoek nog steeds geïnteresseerd bent, zoek dan uit hoe je de nodige vaardigheden kunt verwerven als je die nog niet hebt.

Je kunt leren van YouTube-video's, boeken op Amazon of cursussen die je online vindt.

En onthoud, alleen omdat je begint met een dienst als VA, wil dat nog niet zeggen dat je die dienst de rest van je leven moet blijven aanbieden. U bent vrij om te upgraden of extra services toe te voegen.

Vaardigheden die nodig zijn om een ​​virtuele assistent te zijn

Veel van de vaardigheden die nodig zijn om een ​​virtuele assistent te zijn, zijn dezelfde als die vereist zijn om een ​​administratief assistent of secretaresse te zijn. Bijvoorbeeld, je moet superieure organisatorische vaardigheden hebben. Verder beschik je over prettig telefoongedrag en vaardigheden in het gebruik van nieuwe technologieën.

Als VA heb je ook specifieke vaardigheden nodig voor zelfstandig ondernemerschap. Bijvoorbeeld, je zou moeten kunnen multitasken, vooral als je met meerdere klanten jongleert.

U moet zich kunnen concentreren op uw werk, in uw thuisomgeving. Ook in je thuiskantoor heb je de juiste apparatuur nodig.

Sommige virtuele assistent-banen vereisen extra vaardigheden, waaronder webdesign, evenementenplanning, boekhouding en nog veel meer.

U kunt zoeken naar vacatures voor Virtual Assistance die uw specifieke vaardigheden vereisen. Naast specifieke vaardigheden zoeken werkgevers vaak kandidaten met een opleiding en/of kantoorervaring in een bepaalde administratieve hoedanigheid.

De essentiële kwaliteiten van een virtuele assistent

Fiabilité

Dit is een van de belangrijkste omdat het helaas de meest voorkomende lijkt te zijn. Veel klanten hebben me verteld dat ze teleurgesteld waren over VA's die hun voortgang niet rapporteerden of gewoon niet leverden.

Dit is volkomen onvergeeflijk en het bezorgt de virtuele assistentie-industrie niet alleen een slechte naam, maar de volgende virtuele assistent die wordt gebeld, moet de vermoedens en twijfels van de klant over de effectiviteit van het gebruik van dit soort diensten dragen. .

Professionaliteit staat voorop in deze branche, dus als een klant u belt, moet u hem terugbellen. Als je een e-mail ontvangt, moet je reageren! Het hoeft niet meteen te zijn, maar het moet in ieder geval de volgende dag zijn.

Goede communicatie vaardigheden

Vanaf het eerste punt moet u de klant informeren over de voortgang van uw werk, dus stel vast hoe en wanneer u deze moet bijwerken wanneer hij klant wordt en voordat u met elke nieuwe taak begint.

Als een klant je constant moet achtervolgen voor updates, dan doe je je werk niet goed.

Tijdbeheer

Onderzoek zegt blijkbaar dat je je maar op één ding moet concentreren en dat is inefficiënt voor multitasking. Natuurlijk moet je je concentreren op de taak die voorhanden is, maar je zult ook met meerdere klanten werken; die denken dat ze uw enige en belangrijkste klant zijn.

Je hebt waarschijnlijk veel te doen op een dag, dus plan vooruit. Plan taken wanneer u het meest efficiënt bent. Gebruik een Google-agenda en markeer persoonlijke items in een kleur en werkitems in een andere kleur.

Als je weet dat je 's ochtends het beste schrijft, probeer dan vergaderingen te plannen voor laat in de middag. U kunt ook al uw werktaken in uw agenda inpassen (inclusief planningstijd) om realistisch te weten of u tijd hebt om alles te doen.

Ressource

Vaak ontvangt u e-mails met technische vragen die ze gemakkelijk kunnen vinden met Google, of met de vraag hoeveel uw diensten kosten, terwijl ze niet eens de moeite hebben genomen om uw website en/of uw sociale netwerken te bezoeken.

Je wordt gevraagd om veel dingen te doen die je nog nooit eerder hebt gedaan, en je moet gewoon uitzoeken hoe je het moet doen. Van VA's wordt verwacht dat ze oplossingen bieden en problemen van klanten oplossen.

Als je niet in staat bent om een ​​probleem op te lossen en niet weet hoe je iets moet doen, dan ben je geen goede VA.

De virtuele assistent is Yoda niet, dus het is onrealistisch om aan te nemen dat hij alles kan. Maar je moet weten hoe je moet onderzoeken om de informatie zelf te vinden. Zolang je eerlijk bent tegenover je klant over de omvang van je vaardigheden, komt alles goed.

Klanten verwachten ook niet dat je alles weet. Vertel ze dat je dit specifieke werk nog nooit eerder hebt gedaan; maar je bent blij om erachter te komen hoe en erop terug te komen.

Je moet doorgaan met trainen, waar je YouTube-video's kunt bekijken, vaardigheden kunt uitwisselen met andere VA's, vragen kunt stellen op VA-forums en in het algemeen kunt deelnemen.

Probeer op de hoogte te blijven van wat er beweegt en verandert, zowel in uw branche als in de technische wereld. Bepaal de dingen waarover je meer wilt weten en doe dan je onderzoek.

Verwachtingen managen en vertrouwen opbouwen

Je moet niet alleen weten wat je doet, maar je moet er ook voor zorgen dat de klant weet wat hij doet. Vaak heeft een klant nog nooit met een virtuele assistent gewerkt, dus als ze niet weten wat ze kunnen en hoe het allemaal werkt, zullen ze serieus twijfelen aan je vermogen om ze te helpen.

Een nieuwe klant zal u waarschijnlijk opzoeken om hem door het proces te begeleiden, dus u moet weten en uitleggen hoe u werkt. Dit komt meestal met ervaring, maar oefen je nieuwe lijst met vragen of rollenspel; en zelfs vrijwilligerswerk voor een aannemer die u kent, zodat u een getuigenis kunt krijgen en het kunt proberen, als u zich daar zorgen over maakt.

Werk alleen

Het lijkt heel gewoon te zijn dat freelancers zich eenzaam voelen, wat me verbaast, want ik ben helemaal gelukkig als ik alleen werk en ik had nooit gedacht dat sommige mensen het zouden missen om anderen om zich heen te hebben.

Natuurlijk, soms gebruik ik co-working-ruimtes en andere keren werk ik in cafés, maar de hele week alleen zijn is iets om in gedachten te houden.

Als je enige ervaring hebt met virtuele assistentie, vergeet dan niet om een ​​reactie achter te laten. Ik kan u echter niet verlaten zonder deze premium training over persoonlijke financiën te presenteren.