De stadia van een projectplan die zorgen voor projectsucces

Een projectplan is het resultaat van een zorgvuldige planning door een projectmanager. Het is het belangrijkste document dat de voortgang van een project begeleidt. Dit is de handleiding van de projectmanager.

Hoewel projectplannen van bedrijf tot bedrijf verschillen, zijn er tien stappen die absoluut in een projectplan moeten staan ​​om verwarring en gedwongen improvisatie tijdens de uitvoeringsfase van het project te voorkomen.

In dit artikel Ik breng je mijn advies om je te helpen je projectplan goed te schrijven. Als u uw project succesvol wilt uitvoeren, moet uw projectplan absoluut de volgende elementen bevatten:

1. Projectdoelstellingen

De projectdoelstellingen zijn vastgelegd in het projectcharter. Ze moeten echter ook in het projectplan worden opgenomen om de projectdoelstellingen nader toe te lichten. Hoe een projectmanager er ook voor kiest om doelstellingen in het projectplan op te nemen, het belangrijkste is dat er een duidelijke link tussen blijft het projectcharter – het eerste sleuteldocument van een project – en het tweede sleuteldocument van het project, het projectplan.

2. Projectbereik

Net als de projectdoelstellingen wordt de reikwijdte gedefinieerd in het charter en moet deze verder worden verfijnd in het projectplan door de projectmanager. Door de scope te definiëren kan de projectmanager laten zien hoe het eruit komt te zien het doel van het project.

Als de scope niet is gedefinieerd, kan deze zich uitstrekken over het hele project. Dit leidt tot kostenoverschrijdingen en gemiste deadlines.

Artikel om te lezen: Hoe run je een bloeiend bedrijf?

Als u bijvoorbeeld een marketingteam leidt om een ​​brochure te maken voor de productlijn van een bedrijf, moet u het aantal pagina's vermelden en voorbeelden geven van hoe het eindproduct eruit zal zien.

Voor sommige teamleden betekent een brochure misschien twee pagina's, terwijl anderen tien pagina's voldoende vinden. Door de reikwijdte te definiëren, kan het hele team vanaf het begin op één lijn zitten.

3. Mijlpalen en belangrijkste deliverables

De belangrijkste resultaten van een project worden mijlpalen genoemd en de belangrijkste werkproducten worden hoofddeliverables genoemd. Ze vertegenwoordigen allebei de belangrijkste componenten van het werken aan een project. Een projectplan moet deze elementen identificeren, definiëren en tijdlijnen vastleggen voor de voltooiing ervan.

Als een organisatie een project uitvoert om nieuwe software te ontwikkelen, kunnen de belangrijkste deliverables de definitieve lijst met zakelijke vereisten zijn en hoe deze te implementeren.

Vervolgens kan het project mijlpalen hebben voor het voltooien van het ontwerp, het testen van het systeem, het testen van gebruikersacceptatie en de implementatiedatum van de software. Deze mijlpalen zijn gekoppeld aan werkproducten, maar ze hebben meer betrekking op de processen dan op de producten zelf.

Artikel om te lezen: De plaats van digitale marketing in het bedrijfsleven

Mijlpalen en belangrijke levertijden hoeven geen exacte data te zijn, maar hoe specifieker hoe beter. Nauwkeurige datums helpen projectmanagers om werkstructuren nauwkeuriger op te splitsen.

In deze fase van het plan creëer je mijlpalen zodat je grote of hoogstaande deliverables kunt opsplitsen in kleinere deliverables, die in de volgende fase kunnen worden beschreven.

4. De Work Breakdown Structure

Een work breakdown structure verdeelt de mijlpalen en de belangrijkste deliverables van een project in kleinere stukken, zodat één persoon de verantwoordelijkheid voor elk facet kan krijgen.

Bij het ontwikkelen van deze structuur houdt de projectmanager rekening met vele factoren, zoals de sterke en zwakke punten van de projectteamleden, de onderlinge afhankelijkheden tussen taken, de beschikbare middelen en de algehele deadline van het project.

Projectmanagers zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het succes van het project, maar ze kunnen het werk niet alleen. De afbraakstructuur is een hulpmiddel dat de projectmanager gebruikt om verantwoording af te leggen over het project.

Artikel om te lezen: Hier zijn 14 tips om snel rijk te worden

Deze tool vertelt de projectbetrokkenen ook wie waarvoor verantwoordelijk is. Als de projectmanager zich zorgen maakt over een taak, weet hij precies wie hij hierover moet aanspreken.

5. Het investeringsbudget

De begroting van een project laat zien hoeveel geld er is uitgetrokken om het project te voltooien. De projectmanager is verantwoordelijk voor de juiste toewijzing van deze middelen.

Voor een project met leveranciers zorgt de projectmanager ervoor dat de deliverables worden voltooid volgens de voorwaarden van het contract, met bijzondere aandacht voor kwaliteit. Sommige projectbudgetten zijn gekoppeld aan het personeelsplan.

Het is belangrijk om de kosten van elke stap vast te stellen door te kijken naar de tijd die nodig is en de kosten van de arbeid die nodig is om de taken te voltooien. De kosten van het project zijn gerelateerd aan de duur van het project, wat neerkomt op de omvang van het project. Reikwijdte, mijlpalen, taken en budget moeten op elkaar zijn afgestemd en realistisch zijn.

6. Het personeelsplan

Het personeelsplan geeft aan hoe het project zal worden bemand. Het definieert wie deel zal uitmaken van het projectteam en hoe lang elke persoon zich moet committeren.

Bij het ontwikkelen van dit plan onderhandelt de projectmanager met teamleden en hun begeleiders hoeveel tijd elk teamlid aan het project kan besteden. Als er extra personeel nodig is om te overleggen over het project, maar deel uitmaakt van het projectteam, wordt dit ook gedocumenteerd in het personeelsplan. Ook hier worden de juiste toezichthouders geraadpleegd.

7. Het risicobeheersingsplan

Bij het uitvoeren van een project kunnen er veel dingen misgaan. Hoewel het moeilijk is om op elke mogelijke ramp of klein incident te anticiperen, zijn er veel valkuilen te voorspellen. In het risicobeheersingsplan brengt de projectmanager alle projectrisico's in kaart. Het bepaalt ook de waarschijnlijkheid dat deze scenario's zich voordoen en de strategieën om ze te verminderen.

Bij het opstellen van dit plan kan de projectmanager input vragen van de projectsponsor of hun projectteam.

Mitigatiestrategieën worden ingevoerd voor risico's die zich waarschijnlijk zullen voordoen of die hoge kosten met zich meebrengen. Risico's waarvan het onwaarschijnlijk is dat ze optreden en die lage kosten hebben, worden in het plan vermeld, zelfs als ze geen risicobeperkende strategieën hebben.

8. Het communicatieplan

In een communicatieplan wordt beschreven hoe een project naar verschillende doelgroepen wordt gecommuniceerd. Net als bij de werkverdelingsstructuur wijst een communicatieplan de verantwoordelijkheid voor het voltooien van elk onderdeel toe aan een projectteamlid.

In deze stap is het belangrijk om te beschrijven hoe problemen binnen het team worden gecommuniceerd en opgelost. De frequentie van communicatie met het team en de belanghebbenden moet ook worden gespecificeerd. Elke boodschap heeft een doelgroep. Het helpt projectmanagers ervoor te zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen terechtkomt.

Artikel om te lezen: 1 financiële tips voor pasgetrouwden

9. Het Stakeholdermanagementplan

Een stakeholdermanagementplan identificeert hoe stakeholders in het project zullen worden gebruikt. Soms hebben belanghebbenden gewoon informatie nodig. In het communicatieplan kan hiermee rekening worden gehouden.

10. Het verandermanagementplan

Een verandermanagementplan stelt een raamwerk vast voor het aanbrengen van wijzigingen in het project. Hoewel projectmanagers de neiging hebben veranderingen in het project te willen vermijden, zijn ze soms onvermijdelijk.

Het verandermanagementplan bevat protocollen en processen voor het doorvoeren van wijzigingen. Het is essentieel voor verantwoording en transparantie dat projectsponsors, projectmanagers en projectteamleden het verandermanagementplan volgen.

Samengevat ...

Het projectplan is een belangrijk document voor het slagen van het project. Het dient als kompas bij de uitvoering van het project, van begin tot eind. Het vereist daarom de actieve deelname van alle belanghebbenden om overeenstemming te bereiken over de verschillende punten. Het is ook belangrijk om alle tijd te nemen die nodig is om het te definiëren.

Het grootste risico van een slecht gedefinieerd plan is dat u wordt blootgesteld aan geschillen die moeten worden opgelost over punten van meningsverschil die niet zijn ingekaderd.

Ik nodig u uit om uw mening en ervaringen te delen in de opmerkingen.