Kontroller prosjektkostnadene for større lønnsomhet

Kostnadskontroll spiller en viktig rolle i enhver finansiell strategi. Hvordan holder du budsjettet når du holder styr på prosjektøkonomien? Akkurat som å utvikle et personlig budsjett, er flere alternativer tilgjengelige for deg: klassifisere utgifter, bestemme de dyreste elementene og finne løsninger for å begrense utgiftene i hvert område. Etter å ha fullført alle disse handlingene, vil du kunne kontrollere budsjettet, å analysere lønnsomheten din og øke fortjenesten.

De grunnleggende prinsippene for kostnadskontroll er de samme for alle budsjetter, enten det er bedrift eller personlig. I denne artikkelen, Finance de Demain Consulting Forklarer konseptet kostnadskontroll og hvordan det passer inn i et større kostnadsstyringssystem.

Hva er kostnadskontroll?

Kostnadskontroll er et prinsipp for å identifisere og redusere utgifter med sikte på å øke selskapets fortjeneste. Det kan gjennomføres på prosjektnivå eller på hele bedriftsnivå.

I dette tilfellet vil vi fokusere på å anvende kostnadskontrollprosessen innenfor rammen av et prosjekt eller en gruppe av prosjekter.

Som prosjektleder vil kostnadskontroll hjelpe deg til å overvåke ressursstyringsplanen din og reagere på budsjettoverskridelser.

Går du over budsjettet for prosjektet ditt, kan et rapporteringsverktøy også komme godt med. Anta at frilansdesigneren du hyret inn for et nytt prosjekt tok mye lengre tid enn forventet å redigere bildene.

Etter å ha identifisert denne tilleggskostnaden, kan du bestemme deg for å ansette en intern designer for ditt neste prosjekt for å redusere kostnadene og oppnå effektivitet.

Hvordan kan kontroll av kostnader utgjøre en forskjell?

Klarer ikke teamet ditt å oppfylle prosjektets omfang eller budsjett? Det er her kostnadskontroll blir viktig. Selv om du har budsjett, kan kontroll av kostnadene hjelpe deg med å redusere det ytterligere og øke inntektene underveis.

Denne prosessen gir innsikt i selskapets samlede forbruk: den fremhever de dyreste områdene og identifiserer forbruket ytterligere i hvert av disse områdene.

Som et første trinn kan kostnadskontroll brukes på prosjektet med mål om å redusere kostnadene i denne skalaen og dermed potensielt øke fortjenesten til selskapet.

Hva er kostnadskontrollteknikker?

I utgangspunktet kan kostnadskontroll forekomme på høyere nivåer i virksomheten, men det skjer ofte på prosjektnivå. Det er på dette nivået du kan vurdere de faktiske kostnadene per prosjekt og administrere dem effektivt.

Her er de fem trinnene du må følge for å bedre kontrollere kostnadene ved et prosjekt:

1. Planlegg budsjettet ditt

Først må du planlegge budsjettet ditt for å få et detaljert kostnadsestimat og allokere ressurser effektivt. Å utvikle en detaljert prosjektplan vil redusere kostnadsavvik, som er forskjellen mellom ditt opprinnelige budsjett og faktiske utgifter.

Ta med i budsjettplanen din:

• Antall teammedlemmer som trengs for prosjektet
• Et estimat av tiden det tar å fullføre prosjektet
• Materialer som trengs for prosjektet

Når du beregner tiden og materialene som trengs for prosjektet, hold litt slakk i budsjettet. Det uventede er ikke uvanlig, og du må kanskje utvide prosjektets tidslinje eller be om ytterligere ressurser.

2. Overvåk alle utgifter

Det andre trinnet i prosjektkostnadskontroll er å overvåke fremdriften til prosjektutgiftene. Du vil lettere kunne iverksette korrigerende tiltak hvis du oppdager kostnadsavvik i sanntid.

På slutten av prosjektet vil det være for sent, pengene skal brukes. På dette tidspunktet er alt du trenger å gjøre å lære av det for å forhindre at denne situasjonen skjer igjen i fremtiden.

For å effektivt overvåke utgiftene dine under et prosjekt, sett prosjektmilepæler. Ved hver milepæl kan du analysere utgiftene dine og sikre at omfanget av prosjektet respekteres. Og hvis du noen gang merker kostnadsoverskridelser ved en gitt milepæl, kan du finne en løsning for å redusere dem senere i prosjektet.

3. Bruk endringskontrollsystemer

Det er viktig å sette klare mål under planleggingsfasen av prosjektet. For å sikre at du oppnår disse målene, kan det være nødvendig med en endringskontrollprosess.

Endringskontroll er et sett med trinn som styrer alle endringer som gjøres av interessenter i løpet av et prosjekt. Den lar deg forhindre avdrift av mål ved å forberede deg på endringer så snart de dukker opp, og dermed tilpasse prosjektet deretter.

4. Stadiene i en kontrollprosess

priming

Endringskontrollprosessen starter når en interessent ber om en endring av prosjektet. Forespørselen kan variere: Det kan være forlengelse av tidsfrister eller nye prosjektleveranser.

Evaluering

Prosjektlederen eller avdelingslederen skanner forespørselen for grunnleggende informasjon, for eksempel ressursene som trengs, virkningen av forespørselen og mottakerne av forespørselen. Etter den første vurderingen går endringsforespørselen til analysefasen.

Analyse

I løpet av analysefasen godkjenner eller avviser den aktuelle prosjektlederen forespørselen. I noen tilfeller kan det opprettes et endringskontrollutvalg for å kontrollere godkjenning av endringer. Prosjektlederen godkjenner eller avslår forespørselen, og varsler teamet.

Avhengig av størrelsen på prosjektet kan prosjektlederen også logge endringen i en endringslogg for å sikre at alle prosjektinteressenter får informasjonen.

Gjennomføring

Implementering av en endring kan variere avhengig av stadiet i prosjektet, men innebærer vanligvis å oppdatere tidslinjen og leveransene, samt informere prosjektteamet.

Du bør vurdere omfanget av prosjektet og verifisere at endring av tidslinjen ikke vil ha stor innvirkning på de planlagte målene.

Gjerde

Etter å ha dokumentert, formidlet og implementert forespørselen kan du gå videre til avslutningsfasen. Det anbefales at du har en formell avslutningsplan på plass slik at alle teammedlemmer kan få tilgang til og referere til denne informasjonen i fremtiden.

Ved å effektivt gjennomgå endringer i prosjektene dine, bør kostnadskontroll komme naturlig.

Nøyaktig forutsigelse av budsjettet og suksessen til et prosjekt innebærer å opprettholde samvittighetsfull ledelse fra start til slutt. Uforutsette hendelser underveis er uunngåelige, men etableringen av visse systemer bidrar til å beskytte mot disse avvikene.

4. Administrer tiden din

Tidsstyring er en integrert del av kostnadskontrollen: når den totale varigheten av et prosjekt øker, øker også den totale kostnaden for prosjektet. For ikke å overskride det tildelte budsjettet, må du fremfor alt respektere prosjektplanen.

Vedta strategier for tidsstyring for å øke produktiviteten og hjelpe teammedlemmer med å fullføre arbeidet i tide innenfor budsjettet.

Her er noen tips om tidsstyring:

Timeboxing

Timeboxing er en målrettet tidsstyringsstrategi som innebærer å fullføre oppgaver innenfor en " tidsblokk '.

For eksempel, hvis du trenger å skrive et blogginnlegg, kan du opprette en to-timers blokk for å skissere det. Så, etter en pause, kan du gå tilbake til en annen blokk på tre timer for å lage et første utkast.

Tidsblokkering

Tidsblokkering ligner på timeboxing, men i stedet for å angi en viss tid for hver enkelt oppgave, vil du blokkere bestemte perioder i kalenderen din for relatert arbeid.

Pomodoro-metoden

Som timeboxing og tidsblokkering hjelper Pomodoro-teknikken deg med å fullføre oppgavene dine på kort tid og ta pauser mellom arbeidsøktene.

For eksempel, arbeid i 25 minutter, og ta deretter en fem-minutters pause fire ganger. Så, etter den fjerde arbeidsøkten, ta en lengre pause fra 20 eller 30 minutters.

svelge padden

SI følge et kjent sitat fra Mark Twain: "Hvis du må svelge en padde, bør du gjøre det først om morgenen." Tidsstyringsstrategien «spis frosken» er inspirert av disse ordene og oppfordrer deg til å ta deg av viktige eller komplekse oppgaver først før du arbeider med mindre viktige eller mindre presserende.

Pareto-prinsippet

Fortsatt kalt 80-20 regel Dette prinsippet er basert på en grunnleggende regel: vi bruker 20 % av tiden vår til å utføre 80 % av arbeidet. Konkret, å kunne behandle disse 80 % av oppgavene tilstrekkelig raskt gir oss derfor mer tid i løpet av arbeidsdagen vår til å ta oss av de resterende 20 % som vil ta oss 80 % av tiden.

Få ting gjort (GTD)

Oppfunnet av David Allen på begynnelsen av 2000-tallet, metoden " Få ting gjort » eller «Få ting gjort» på fransk, anbefaler å lage en skriftlig liste over planlagte oppgaver på forhånd. Når du er fri fra disse hensynene, i stedet for å stole på arbeidsadministrasjonsverktøy, vil du kunne iverksette tiltak uten å måtte finne ut hva du skal gjøre.

Det kan virke motintuitivt å fokusere på produktivitet som en del av kostnadskontroll, men prosjektytelse er hjørnesteinen i kontantstrømmen.

Hvis teamet ditt ikke er produktivt, vil du ikke overholde prosjekttidsfrister, og manglende overholdelse av tidsfrister genererer ekstra kostnader. Logisk, hvis prosjektet ditt koster mer, reduseres selskapets kontantstrøm. 

5. Spor opptjent verdi

Å spore opptjente verdier kan hjelpe deg med å forutsi det økonomiske resultatet av et prosjekt. Denne kostnadskontrollmetoden krever kunnskap om kostnadsregnskap. Det kan hjelpe deg med å oppdage utbruddet av variable kostnader og derfor forhindre avvik i fremtidige prosjekter.

Opptjent verdi er mengden av oppgaver som faktisk er fullført i et prosjekt. For å spore opptjent verdi og se om du følger planen, må du multiplisere prosentandelen fullførte oppgaver med prosjektbudsjettet.

Trinn for å spore opptjent verdi

Følg disse trinnene for å spore opptjent verdi:

Trinn 1: bestemme graden av fullføring av hver oppgave i prosent.

Trinn 2: angi den planlagte verdien (Planlagt verdi eller PV) eller budsjettert kostnad for det planlagte arbeidet. Dette er budsjettet som er godkjent for å gjennomføre det planlagte arbeidet.

Trinn 3: bestemme den opptjente verdien (Earned Value eller EV), eller budsjettert kostnad for utført arbeid. Dette er mengden arbeid som faktisk er fullført.

Trinn 4: etablere den faktiske kostnaden (Faktisk kostnad eller AC), som representerer den faktiske kostnaden for utført arbeid. Dette er utgifter knyttet til allerede utført arbeid.

Trinn 5: beregne kostnadsavvik (Kostnadsavvik eller CV) ved å trekke den opptjente verdien fra den faktiske kostnaden (CV = EV – AC).

Trinn 6: kompiler resultatene.

For de tre første trinnene må du samle inn kostnadsinformasjon for prosjektet ditt, mens for de tre siste må du utføre beregninger og analyser. Kostnadsavvik representerer kostnadsstatusen til prosjektet ditt.

Når du kontrollerer kostnadene, er CV-en din beregningen som avgjør om prosjektet er i rute med budsjettet. EN Negativ CV betyr at prosjektet er over budsjett.

Bør du kontrollere kostnader eller administrere kostnader?

Det er vanlig å forveksle kostnadskontroll med kostnadsstyring. Dette er to distinkte begreper som må defineres og forstås riktig. Kostnadskontroll er en delprosess innenfor det større systemet for kostnadsstyring.

Mens kostnadskontroll handler om å identifisere utgifter og redusere dem for å øke fortjenesten, er kostnadsstyring den overordnede prosessen med å estimere, budsjettere og kontrollere kostnadene til et prosjekt.

Din bedrift har sannsynligvis mange ansatte involvert i kostnadsstyring. Avhengig av størrelsen på teamet ditt, kan forskjellige personer jobbe med ressursplanlegging og budsjettering.

For effektiv kostnadskontroll må team overvåke utgifter på ulike nivåer i virksomheten for å ta nok oppmerksomhet til hver del av forretningsbudsjettet og analysere det grundig.

Bruk kostnadskontroll for å spore og redusere prosjektutgiftene dine

Å spore kostnadsdata for å redusere prosjektforbruk er en kjedelig prosess, men kostnadsstyring har en direkte innvirkning på lønnsomheten.

For å effektivt administrere kostnadene, lag et tilpassbart dashbord for å ha all informasjonen lett tilgjengelig. Denne automatiseringen lar deg sjonglere mellom prosjektledelse og kostnadskontroll, alt på ett sted.

Legg igjen en kommentar. Men før du drar, her er en robot som lar deg tjene veldig enkelt med EUR/USD trading.