Rollen som virtuell assistent i en bedrift

Hvis du er som bloggere flest, har du alltid trodd at du måtte gjøre det alene? Er dette din sak? Og ja, de fleste gründere starter på egenhånd eller ansetter en virtuell assistent.

I denne artikkelen viser jeg deg hvorfor en virtuell assistent er viktig for virksomheten din. Men først, her er et treningskurs som vil gjør det mulig å lykkes i entreprenørskap.

Hva er en virtuell assistent?

En virtuell assistent (VA) er noen som tilbyr støttetjenester til andre virksomheter fra et eksternt sted.

Begrepet ble født på 1990-tallet fra muligheten til å jobbe virtuelt takket være teknologiske forbedringer. En virtuell assistent er noen som er ansatt for å utføre de kjedelige daglige oppgavene til virksomheten din.

Det kan være i en annen by, stat eller land. Det kan også være folk som kommer til kontoret ditt eller møtes i et coworking space en gang i uken. Det avhenger virkelig av deg.

Det viktigste er at de tar seg av å fullføre oppgavene deres klient trenger uten problemer, enten fordi de hater å gjøre det eller fordi det tar for mye tid.

Virtuelle assistenter er spesielt ettertraktet av gründere og nettbaserte virksomheter. Disse selskapene trenger hjelp, men ønsker ikke å ansette ansatte fysisk. For å tjene deg, Finance de Demain jobber med gjennomsnittlig to virtuelle assistenter.

Hva en virtuell assistent gjør

I teorien kan en virtuell assistent gjøre alt som andre støttepersonell gjør. Virtuelle støtteoppgaver er imidlertid ikke begrenset til kontorarbeid. Mange virtuelle assistenter gir markedsføringstjenester, webdesign og andre.

Noen virtuelle assistenter spesialiserer seg på et spesifikt ferdighetssett. For eksempel, en virtuell markedsføringsassistent gjør bare markedsføringsarbeid. Andre virtuelle assistenter utfører en rekke oppgaver, men i en spesifikk bransje. For eksempel, en virtuell assistent for eiendomsselskaper.

De fleste virtuelle assistenter har sin egen hjemmebaserte virtuelle assistentbedrift. Dette gjør at de kan tjene mer og ha bedre kontroll over oppgavene de utfører. Imidlertid ansetter mange små bedrifter virtuelle assistenter som en del av en jobb eller kontrakt.

Til slutt bruker mange VA-er frilanssider eller coworking-sider for å finne raske, tidsbegrensede prosjekter.

Hvordan kan en virtuell assistent være til nytte for bedriften din?

Fordi å delegere oppgaver som bruker tid og energi, som du ikke liker å gjøre, og som holder deg i syklusen med å hoppe fra en kjedelig oppgave til en annen, vil en VA tillate deg å gjenvinne kontrollen over sakene dine.

Å utvide teamet ditt betyr at du kan gjøre viktig arbeid, fokusere på strategi og det store bildet. Du kan begynne å drømme og planlegge i større skala.

Hvordan vet du når du er klar til å ansette en virtuell assistent?

Når du er klar til å ansette er forskjellig for alle, noe som gjør avgjørelsen så vanskelig. Vi anbefaler å ansette en VA før du tror du er klar til å gå.

Grunnen til dette er at de fleste (inkludert meg selv!) venter til vi allerede er på et punkt av "galskap" med å begynne å delegere og be om hjelp med virksomheten. Så hvis du er klar til å utvide virksomheten din og tror du er klar, anbefaler jeg på det sterkeste at du begynner å lete etter din virtuelle assistent.

Det vil være mye lettere for dere begge hvis dere tar noen inn i teamet når ting er litt roligere, så ting går jevnt når de rammer de travleste tidene.

Her er noen spørsmål å svare på før du tar den endelige ansettelsesbeslutningen:

• Er du klar til å utvide virksomheten din raskere enn den har vært så langt?
• Har du råd til å betale noen hver måned?
• Har du definerte oppgaver for å begynne å delegere?

Hvis du svarte ja på alle disse spørsmålene, er du klar til å begynne ansettelsesprosessen for VA.

Hvordan leie en VA?

Selv om virtuell assistanse er en god forretningsidé for hjemmet, er det avgjørende for eiere av hjemmebedrifter å få virtuell hjelp for å maksimere inntektene og legge til rette for vekst. Som eier av en hjemmebedrift kommer det en tid da det er umulig å gjøre alt, i det minste godt nok til å være effektiv og effektiv.

Å ansette en virtuell assistent vil frigjøre tid slik at du kan fokusere på arbeidet ditt, på oppgavene som gir de beste forretningsresultatene for deg. Dessuten mange virtuelle assistenter er bedre enn deg i noen oppgaver.

I det lange løp er det alltid raskere og billigere å ansette jobber du ikke er kvalifisert til å utføre.

Det første trinnet med å ansette av en virtuell assistent er å lage en liste over oppgavene du ønsker å outsource. Lag en omfattende liste, prioriter aktivitetene du vil delegere først. For eksempel, e-postbehandling er tidkrevende og kjedelig, sett det øverst på listen din.

Eller kanskje teknologiproblemer tar for mye av tiden din, du kan outsource nettstedadministrasjonen din. Eller hold bedriftens regnskaper oppdatert.

Det neste steget finner ut hvem de skal ansette. Det er mange måter å ansette en virtuell assistent på. Du kan bruke en VA-tjeneste som ansetter og lærer opp dem, og så tildeler de deg en person basert på tjenestene du trenger.

Det siste alternativet er å ansette noen i nettverket ditt som har referanser. Selv om du kan legge ut en annonse på jakt etter en virtuell assistent, vil du spare tid og hodepine å finne en som allerede har pålitelig legitimasjon.

Liste over tjenester virtuelle assistenter kan tilby

kreativ skriving

• Skriv blogginnlegg
• Skriv e-bøker, bøker, nyhetsbrev, e-posttrakter, etc.
• Skriv eller rediger lyd- eller videoutskrifter.
• Skriv innlegg på sosiale medier for Facebook, Twitter eller Instagram.
• Redigering og revisjon av blogginnlegg, bøker, nettsider, nyhetsbrev, oppskrifter m.m.
• Forbered e-poster for din e-postmarkedsføring
• Oppretting av produktbeskrivelser for nettbutikker (butikk / produktsjef)
• Sammenstilling / redigering av attester.
• Osv ...

Administrator / ledelse

• Kundeservice via e-post, chat eller telefon.
• Følg opp og svar på e-poster.
• Organiser postkasser
• Administrer bloggkommentarer.
• Live webinar støtte
• Kalenderadministrasjon
• Lag PowerPoint-presentasjoner
• Forvaltning av forsyninger og forsyninger
• Arrangere intervjuer
• Svare på telefonsamtaler
• Gjenbruk innhold (eksempel: konvertere en video til et skrevet blogginnlegg eller et blogginnlegg til et innlegg på sosiale medier)
• Skriv referater fra videokonferansemøter
• Administrer bloggredaksjonelle kalendere
• Kundeoppdragsoppgaver som å svare på e-poster og sende inn fakturaer og kontrakter
• Oppfølging av potensielle kunder / nåværende kunder
• Presentasjon av gjestene
• Lag reisearrangementer
• Utarbeidelse av skjemaer
• Gjenoppta opprettelsen
• Ansettelse og opplæring av nye teammedlemmer
• Traduction
• Brainstorm for blogginnlegg, produkter osv.

NB: Administrative oppgaver er blant de mest ettertraktede tjenestene. Å hjelpe bedriftseiere med disse daglige oppgavene frigjør tid til å tjene mer penger. Veldig verdifull!

Grafisk design

• Lage grafikk for blogginnlegg
• Foto redigering
• Oppretting av lysbilder for webinarer eller workshops.
• Design av visittkort, flyers, logoer, menyer, skilting m.m.
• Bildesøk etter blogginnlegg, bøker, sosiale medier osv.
• Opprettelse av merkestilguider.
• Design av e-bøker eller PDF-filer for abonnement på nyhetsbrev

NB: Canva har tonnevis av maler og det er enkelt å bruke hvis du ønsker å lage grafikk.

Sosiale medier

• Planlegge oppdateringer for sosiale medier.
• Oppretting og administrasjon av Pinterest-konto
• Opprett og administrer promoterte pins
• Administrer Facebook-grupper
• Oppretting og ledelse av LinkedIn-grupper
• Lag meningsmålinger i sosiale medier
• Juster publiseringsplaner.
• Oppretting og administrering av innlegg på Instagram.
• Svar på meldinger i sosiale medier.

Kontobokføring

• Håndtering av betalinger og fakturering.
• Behandling av bestillinger og returer.
• Innsamlingshåndtering
• Lønningshåndtering
• Fakturering og faktura.

Hvordan bruker jeg denne listen over virtuelle assistenttjenester?

Som du kan se, er det mange tjenester du kan tilby som virtuell assistent.

Avhengig av typen tjeneste du er interessert i, kan du kombinere en pakke med relaterte tjenester og selge som en pakke med tjenester: faktureres per prosjekt eller som en løpende månedlig tjeneste.

Hvis du finner noe som vekker interessen din, gjør mer research. Hvis du etter forskningen fortsatt er interessert, finn ut hvordan du kan tilegne deg de nødvendige ferdighetene hvis du ikke allerede har dem.

Du kan lære fra YouTube-videoer, bøker på Amazon eller kurs du finner på nettet.

Og husk, bare fordi du starter med en tjeneste som VA betyr ikke det at du vil stå fast med å tilby den tjenesten resten av livet. Du står fritt til å oppgradere eller legge til tilleggstjenester.

Ferdigheter som trengs for å være en virtuell assistent

Mange av ferdighetene som kreves for å være en virtuell assistent er de samme som de som kreves for å være en administrativ assistent eller sekretær. For eksempel, du må ha overlegen organisasjonsevne. Du må også ha hyggelig telefonatferd og ferdigheter i bruk av nye teknologier.

Som VA vil du også trenge spesifikke ferdigheter for selvstendig næringsdrivende. For eksempel, du bør kunne multitaske, spesielt hvis du sjonglerer med flere klienter.

Du må kunne konsentrere deg om jobben, i hjemmemiljøet ditt. Du trenger også riktig utstyr på hjemmekontoret.

Noen virtuelle assistentjobber krever ytterligere ferdigheter, inkludert webdesign, arrangementsplanlegging, regnskap og mye mer.

Du kan søke etter Virtual Assistance-jobber som krever dine spesielle ferdigheter. I tillegg til spesifikke ferdigheter, søker arbeidsgivere ofte etter kandidater med opplæring og/eller kontorerfaring i en eller annen administrativ kapasitet.

De essensielle egenskapene til en virtuell assistent

Fiabilité

Dette er en av de viktigste fordi det dessverre ser ut til å være det vanligste. Mange kunder har fortalt meg at de har vært skuffet over VA-er som ikke rapporterte fremgangen sin, eller bare ikke leverte.

Dette er helt utilgivelig, og ikke bare gir det den virtuelle assistanseindustrien et dårlig navn, men den neste virtuelle assistenten som ringes opp må bære kundens mistanker og tvil om effektiviteten av å bruke denne typen tjenester. .

Profesjonalitet er avgjørende i denne bransjen, så hvis en kunde ringer deg, bør du ringe dem tilbake. Hvis du mottar en e-post, må du svare! Det trenger ikke være umiddelbart, men det må i alle fall være dagen etter.

Gode ​​kommunikasjons evner

Fra det første punktet må du informere klienten om fremdriften i arbeidet ditt, så fastslå hvordan og når du skal oppdatere dem når han blir klient, og før du starter hver ny oppgave.

Hvis en kunde hele tiden må jage deg etter oppdateringer, gjør du ikke jobben din riktig.

Tidshåndtering

Forskning sier tilsynelatende at du bare bør fokusere på én ting, og det er ineffektivt for multitasking. Selvfølgelig må du fokusere på oppgaven, men du vil også jobbe med flere kunder; som tror de er din ene og viktigste kunde.

Du har sannsynligvis mye å gjøre på en dag, så planlegg på forhånd. Planlegg oppgaver når du er mest effektiv. Bruk en Google-kalender og merk personlige elementer i én farge og arbeidselementer en annen.

Hvis du vet at du skriver best om morgenen, prøv å planlegge møter til sent på ettermiddagen. Du kan også passe alle arbeidsoppgavene dine inn i kalenderen din (inkludert planleggingstid) for realistisk å vite om du har tid til å gjøre alt.

Ressource

Du vil ofte motta e-poster med tekniske spørsmål, som de lett kan finne ved hjelp av Google, eller spørre hvor mye tjenestene dine koster, når de ikke engang har tatt seg bryet med å besøke nettstedet ditt og/eller sosiale nettverk.

Du vil bli bedt om å gjøre mange ting du aldri har gjort før, og du må bare finne ut hvordan du gjør det. VAer forventes å tilby løsninger og løse kundeproblemer.

Hvis du ikke har evnen til å løse et problem og finne ut hvordan du gjør noe, vil du ikke være en god VA.

Den virtuelle assistenten er ikke Yoda, så det er urealistisk å anta at han vil være i stand til å gjøre alt. Men du må vite hvordan du undersøker for å finne informasjonen på egen hånd. Så lenge du er ærlig med klienten din om omfanget av ferdighetene dine, går det bra.

Kunder forventer heller ikke at du skal vite alt. Fortell dem at du aldri har gjort akkurat denne jobben før; men du finner gjerne ut hvordan og kommer tilbake til det.

Du bør fortsette å trene, hvor du kan se YouTube-videoer, handle ferdigheter med andre VA-er, stille spørsmål på VA-fora og generelt delta.

Prøv å holde deg oppdatert med hva som beveger seg og endrer seg, både i din bransje og i teknologiverdenen. Bestem deg for de tingene du vil vite mer om, og gjør deretter research.

Styre forventninger og bygge tillit

Ikke bare trenger du å vite hva du gjør, men du må også sørge for at kunden vet hva de gjør. Ofte har en klient aldri jobbet med en virtuell assistent, så hvis de ikke vet hva de kan gjøre og hvordan det hele fungerer, vil de alvorlig tvile på din evne til å hjelpe dem.

En ny klient vil sannsynligvis oppsøke deg for å veilede dem gjennom prosessen, så du må vite og forklare hvordan du jobber. Dette kommer for det meste med erfaring, men øv på den nye spørsmålslisten eller rollespill; og til og med frivillig arbeid for en entreprenør du kjenner, slik at du kan få en attest og prøve det hvis det bekymrer deg.

Jobbe alene

Det ser ut til å være ganske vanlig at frilansere føler seg ensomme, noe som overrasker meg ettersom jeg er helt fornøyd med å jobbe alene og aldri trodde at noen ville savne å ha andre rundt meg.

Jada, noen ganger bruker jeg co-working spaces og andre ganger jobber jeg på kafeer, men å være alene hele uken er noe å huske på.

Hvis du har noen erfaring med virtuell assistanse, så ikke glem å legge igjen en kommentar. Jeg kan imidlertid ikke forlate deg uten å presentere denne premiumopplæringen om personlig økonomi.