Stadiene i en prosjektplan som sikrer prosjektsuksess

En prosjektplan er kulminasjonen av nøye planlegging av en prosjektleder. Det er hoveddokumentet som styrer fremdriften i et prosjekt. Dette er prosjektlederens veiledning.

Selv om prosjektplaner er forskjellige fra selskap til selskap, er det ti trinn som absolutt må være i en prosjektplan for å unngå forvirring og tvungen improvisasjon under prosjektgjennomføringsfasen.

I denne artikkelen Jeg gir deg mine råd for å hjelpe deg med å skrive prosjektplanen din godt. Hvis du ønsker å gjennomføre prosjektet ditt, må prosjektplanen absolutt inneholde følgende elementer:

1. Prosjektmål

Prosjektets mål er definert i prosjektdokumentet. De bør imidlertid også inkluderes i prosjektplanen for å forklare prosjektmålene ytterligere. Uansett hvordan en prosjektleder velger å inkludere mål i prosjektplanen, er det viktige å opprettholde en klar kobling mellom prosjektcharteret – det første nøkkeldokumentet til et prosjekt – og det andre nøkkeldokumentet til prosjektet, dets prosjektplan.

2. Prosjektomfang

I likhet med prosjektmålene er omfanget definert i charteret og skal videreutvikles i prosjektplanen av prosjektleder. Ved å definere omfanget kan prosjektlederen begynne å vise hvordan det vil se ut målet med prosjektet.

Hvis omfanget ikke er definert, kan det strekke seg gjennom hele prosjektet. Dette fører til kostnadsoverskridelser og manglende tidsfrister.

Artikkel å lese: Hvordan drive en velstående bedrift?

Hvis du for eksempel leder et markedsføringsteam for å lage en brosjyre for en bedrifts produktlinje, bør du liste opp antall sider og gi eksempler på hvordan det ferdige produktet vil se ut.

For noen teammedlemmer kan en brosjyre bety to sider, mens andre anser ti sider som tilstrekkelig. Å definere omfang kan få hele laget på samme side fra starten.

3. Milepæler og hovedleveranser

Hovedprestasjonene til et prosjekt kalles milepæler og hovedarbeidsproduktene kalles hovedleveranser. De representerer begge hovedkomponentene i arbeidet med et prosjekt. En prosjektplan bør identifisere disse elementene, definere dem og sette tidslinjer for gjennomføringen.

Hvis en organisasjon gjennomfører et prosjekt for å utvikle ny programvare, kan hovedleveransene være den endelige listen over forretningskrav og hvordan de implementeres.

Da kan prosjektet ha milepæler for ferdigstillelse av design, systemtesting, testing av brukeraksept og dato for programvaredistribusjon. Disse milepælene er knyttet til arbeidsprodukter, men de relaterer seg mer til prosessene enn til produktene i seg selv.

Artikkel å lese: Stedet for digital markedsføring i virksomheten

Milepæler og viktige leveringstider trenger ikke være nøyaktige datoer, men jo mer spesifikke jo bedre. Nøyaktige datoer hjelper prosjektledere med å bryte ned arbeidsstrukturer mer nøyaktig.

I denne fasen av planen vil du lage milepæler slik at du kan ta store eller høynivåleveranser og bryte dem ned i mindre leveranser, som kan beskrives i neste fase.

4. Arbeidssammenbruddsstrukturen

En arbeidssammenbruddsstruktur bryter milepælene og hovedleveransene til et prosjekt i mindre biter, slik at én person kan tildeles ansvar for hver faset.

Når prosjektlederen utvikler denne strukturen, tar prosjektlederen hensyn til mange faktorer som styrker og svakheter til prosjektteammedlemmene, gjensidig avhengighet mellom oppgaver, tilgjengelige ressurser og den overordnede tidsfristen for prosjektet.

Prosjektledere er til syvende og sist ansvarlige for at prosjektet lykkes, men de kan ikke gjøre jobben alene. Sammenbruddsstrukturen er et verktøy som prosjektlederen bruker for å sikre ansvarlighet for prosjektet.

Artikkel å lese: Her er 14 bli-rik-fort-tips

Dette verktøyet forteller også prosjektinteressenter hvem som er ansvarlig for hva. Hvis prosjektlederen er bekymret for en oppgave, vet han nøyaktig hvem han skal møte om denne bekymringen.

5. Investeringsbudsjettet

Et prosjekts budsjett viser hvor mye penger som er bevilget for å fullføre prosjektet. Prosjektlederen er ansvarlig for riktig tildeling av disse ressursene.

For et prosjekt som har leverandører, sørger prosjektlederen for at leveransene fullføres i henhold til kontraktsvilkårene, med særlig fokus på kvalitet. Noen prosjektbudsjetter er knyttet til personalplanen.

Det er viktig å fastslå kostnadene for hvert trinn ved å se på tiden som kreves og kostnadene for arbeidskraften som trengs for å fullføre oppgavene. Kostnaden for prosjektet er relatert til varigheten av prosjektet, som kommer ned til omfanget av prosjektet. Omfang, milepæler, oppgaver og budsjett bør være samkjørt og realistisk.

6. Personalplanen

Personalplanen viser hvordan prosjektet skal bemannes. Den definerer hvem som skal være en del av prosjektteamet og hvor lenge hver person må forplikte seg.

Når du utvikler denne planen, forhandler prosjektlederen med teammedlemmer og deres veiledere hvor mye tid hvert teammedlem kan bruke på prosjektet. Dersom det er behov for ekstra personell for å konsultere prosjektet, men er en del av prosjektteamet, er dette også dokumentert i bemanningsplanen. Igjen blir de aktuelle veilederne konsultert.

7. Risikostyringsplanen

Mange ting kan gå galt når man kjører et prosjekt. Selv om det er vanskelig å forutse enhver mulig katastrofe eller mindre hendelse, kan mange fallgruver forutses. I risikostyringsplanen identifiserer prosjektleder alle prosjektrisikoer. Det bestemmer også sannsynligheten for at disse scenariene skal oppstå og strategiene for å redusere dem.

Ved å formulere denne planen kan prosjektlederen søke innspill fra prosjektsponsoren eller deres prosjektteam.

Avbøtende strategier er satt på plass for risikoer som sannsynligvis vil oppstå eller som har høye kostnader forbundet med dem. Risikoer som neppe vil oppstå og de som har lave kostnader er notert i planen, selv om de ikke har noen avbøtende strategier.

8. Kommunikasjonsplanen

En kommunikasjonsplan beskriver hvordan et prosjekt skal kommuniseres til ulike målgrupper. På samme måte som arbeidssammenbruddsstrukturen, tildeler en kommunikasjonsplan ansvaret for å fullføre hver komponent til et prosjektteammedlem.

I dette trinnet er det viktig å beskrive hvordan problemer vil bli kommunisert og løst i teamet. Hyppigheten av kommunikasjon med teamet og interessenter bør også spesifiseres. Hver melding har en målgruppe. Det hjelper prosjektledere med å sikre at riktig informasjon kommer til de rette personene til rett tid.

Artikkel å lese: 1 økonomiske tips for nygifte

9. Interessentforvaltningsplanen

En interessentstyringsplan identifiserer hvordan interessenter vil bli brukt i prosjektet. Noen ganger trenger interessenter bare å motta informasjon. Dette kan tas hensyn til i kommunikasjonsplanen.

10. Endringsledelsesplanen

En endringsplan etablerer et rammeverk for å gjøre endringer i prosjektet. Selv om prosjektledere har en tendens til å ønske å unngå endringer i prosjektet, er de noen ganger uunngåelige.

Endringsledelsesplanen gir protokoller og prosesser for å gjøre endringer. Det er avgjørende for ansvarlighet og åpenhet at prosjektsponsorer, prosjektledere og prosjektteammedlemmer følger endringsplanen.

Oppsummert….

Prosjektplanen er et viktig dokument for å lykkes med prosjektet. Den fungerer som et kompass i gjennomføringen av prosjektet, fra start til slutt. Derfor krever det aktiv deltakelse fra alle interessenter for å bli enige om de ulike punktene. Det er også viktig å ta all den tid som er nødvendig for å definere det.

Den største risikoen for en dårlig definert plan er at du blir utsatt for tvister som skal løses på uenighetspunkter som ikke er rammet.

Jeg inviterer deg til å dele dine meninger og erfaringer i kommentarene.