ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਈਏ?

ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਲਈ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾਵਾਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਨ। ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਸੰਚਾਰ, ਅੰਦਰੂਨੀ ਅਤੇ ਬਾਹਰੀ ਦੋਨੋ, ਹੈ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਸਫਲਤਾ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ. ਸਟੇਕਹੋਲਡਰ ਕੌਣ ਹਨ, ਅਤੇ ਨਾਲ ਹੀ ਉਹਨਾਂ ਤੱਕ ਕਦੋਂ ਅਤੇ ਕਿਵੇਂ ਪਹੁੰਚਣਾ ਹੈ, ਦੀ ਰੂਪਰੇਖਾ ਦੇਣ ਲਈ ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਹੋਣਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ। ਪਰ, ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਹੋਣ ਸੰਚਾਰ ਰਣਨੀਤੀ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਬਹੁਤ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਲੇਖ ਕਵਰ ਕਰਦਾ ਹੈ:

• ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾਵਾਂ ਦੇ ਲਾਭ
• ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਵਿੱਚ ਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਹੈ
• ਇੱਕ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਕਿਵੇਂ ਲਿਖਣੀ ਹੈ
• ਅਤੇ ਪੂਰੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੌਰਾਨ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਿਵੇਂ ਕਰੀਏ

ਪਰ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਮੈਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਸ ਪ੍ਰੀਮੀਅਮ ਸਿਖਲਾਈ ਬਾਰੇ ਦੱਸਣਾ ਚਾਹਾਂਗਾ ਜਿਸ ਨੇ ਮੈਨੂੰ ਨਿੱਜੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਆਪਣੀਆਂ ਸਾਈਟਾਂ 'ਤੇ ਮੇਰੀ ਪਰਿਵਰਤਨ ਦਰਾਂ ਨੂੰ ਵਧਾਉਣ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦਿੱਤੀ ਹੈ। ਬਸ ਇੱਥੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ, ਇਹ ਇੱਕ ਐਫੀਲੀਏਟ ਲਿੰਕ ਹੈ।

ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾਵਾਂ ਦੇ ਲਾਭ

ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਮੂਲ ਵਿੱਚ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾਵਾਂ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਸੰਚਾਰ ਦੀ ਸਹੂਲਤ ਦਿੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਉਹ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਨੂੰ ਸੁਚਾਰੂ ਢੰਗ ਨਾਲ ਚਲਾਉਣਗੇ ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਅਸਫਲਤਾ ਤੋਂ ਬਚਣ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰਨਗੇ। ਹੋਰ ਪ੍ਰਮੁੱਖ ਲਾਭਾਂ ਵਿੱਚ ਉਮੀਦਾਂ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਨਾ, ਬਿਹਤਰ ਹਿੱਸੇਦਾਰ ਪ੍ਰਬੰਧਨ, ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਯੋਜਨਾ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਨਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ।

ਉਮੀਦਾਂ ਨੂੰ ਸੈੱਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧਿਤ ਕਰੋ

ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਇੱਕ ਦੋ-ਪਾਸੜ ਗਲੀ ਹਨ। ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਯੋਜਨਾਬੰਦੀ ਦੀ ਤਰ੍ਹਾਂ, ਉਮੀਦਾਂ ਨੂੰ ਸੈੱਟ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਟੀਮ ਅਤੇ ਕਲਾਇੰਟ ਸਟੇਕਹੋਲਡਰਾਂ ਨੂੰ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਸੁਚਾਰੂ ਢੰਗ ਨਾਲ ਚਲਾਉਣ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਲੈਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ।

ਜਦੋਂ ਕਿ ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਯੋਜਨਾ ਦੇ ਬਿਨਾਂ ਸ਼ੁਰੂ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾਵਾਂ ਨੂੰ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਵਿਚਾਰਿਆ ਨਹੀਂ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ.

ਕਲਾਇੰਟ ਨੂੰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਸ਼ੁਰੂ ਵਿੱਚ ਇਹ ਦੱਸ ਕੇ ਕਿ ਕੀ ਉਮੀਦ ਕਰਨੀ ਹੈ, ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦੇ ਹੋਏ, ਪੂਰੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਲਈ ਟੋਨ ਸੈੱਟ ਕਰਦੇ ਹੋ।

ਉਹਨਾਂ ਲਈ ਇਹ ਜਾਣਨਾ ਵੀ ਮਦਦਗਾਰ ਹੈ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਤੋਂ ਕੀ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਸਮਾਂ ਆਉਣ 'ਤੇ ਉਹ ਤਿਆਰ ਹੋ ਸਕਣ।

ਸਟੇਕਹੋਲਡਰ ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਪ੍ਰਬੰਧਨ

ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਦੌਰਾਨ, ਟੀਚਿਆਂ ਅਤੇ ਮੀਲਪੱਥਰਾਂ ਲਈ ਅਲਾਈਨਮੈਂਟ ਬਾਰੇ ਸਫਲ ਸੰਚਾਰ, ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲੀ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਇਹਨਾਂ ਲਈ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਪੁਨਰਗਠਨ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਸਥਿਤੀ 'ਤੇ ਹਿੱਸੇਦਾਰ ਖਰੀਦ-ਇਨ ਅਤੇ ਪਾਰਦਰਸ਼ਤਾ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ।

ਸੰਚਾਰ ਕਲਾਇੰਟ ਦੇ ਨਾਲ ਚੰਗੇ ਰਿਸ਼ਤੇ ਨੂੰ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣ ਲਈ ਕੁੰਜੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਤੁਹਾਡੇ ਪੂਰੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਵਿੱਚ ਕੀ ਹੋ ਰਿਹਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕੀ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਦੀ ਸਾਂਝੀ ਸਮਝ ਨੂੰ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਯੋਜਨਾਬੰਦੀ

ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਇਹ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਪੂਰੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਵਿੱਚ ਕਿੰਨੀ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇਗੀ, ਕਿਸ ਦੁਆਰਾ, ਅਤੇ ਕਿੰਨੀ ਵਾਰ। ਜਿਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾਬੰਦੀ ਨੂੰ ਵੀ ਪੂਰਾ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਸਾਰੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਬਰਾਬਰ ਨਹੀਂ ਬਣਾਏ ਗਏ ਹਨ, ਅਤੇ ਇਸ ਕਾਰਨ ਕਰਕੇ, ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਲਈ ਵਿਲੱਖਣ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਲਾਂਚ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਤੁਹਾਡੀ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਉਣ ਵੇਲੇ ਇਸ ਬਾਰੇ ਸੋਚਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ।

ਵੱਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਵਿੱਚ ਛੋਟੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਨਾਲੋਂ ਵੱਖੋ ਵੱਖਰੀਆਂ ਸੰਚਾਰ ਲੋੜਾਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਅਤੇ ਇੱਕੋ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਪਰਕ ਬਨਾਮ ਸਟੇਕਹੋਲਡਰਾਂ ਦੀਆਂ ਟੀਮਾਂ ਵਾਲੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਲਈ ਵੀ ਅਜਿਹਾ ਹੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।

ਉਦੇਸ਼ਾਂ, ਬਜਟਾਂ ਵਾਲੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ, ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ ਅਤੇ ਇੱਥੋਂ ਤੱਕ ਕਿ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਡਿਲੀਵਰੇਬਲਾਂ ਲਈ ਉਹਨਾਂ ਲੋੜਾਂ ਮੁਤਾਬਕ ਸੰਚਾਰ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਹ ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਉਂਦੇ ਸਮੇਂ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣ ਵਾਲੀ ਚੀਜ਼ ਹੈ।

ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾਵਾਂ ਵਿੱਚ ਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਹੈ

ਜਦੋਂ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਦੀਆਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਕਿਸਮ ਅਤੇ ਦਾਇਰੇ ਦੇ ਅਧਾਰ 'ਤੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹੋਣਗੀਆਂ, ਤੁਹਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਬਣਾਈ ਗਈ ਹਰੇਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਵਿੱਚ ਕੁਝ ਮੁੱਖ ਤੱਤ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੇ ਜਾਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ:

ਮੁੱਖ ਹਿੱਸੇਦਾਰ

ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਗਾਹਕ ਸੰਪਰਕ ਸਮੇਤ ਸਾਰੇ ਮੁੱਖ ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਲਿਖੋ। ਸੰਪਰਕ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਈਮੇਲ, ਤਾਂ ਜੋ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਕੋਈ ਵੀ ਵਿਅਕਤੀ ਇਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਲੱਭ ਸਕੇ।

ਟੀਮ ਦੇ ਮੈਂਬਰ

ਆਪਣੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਮੁੱਖ ਟੀਮ ਦੇ ਮੈਂਬਰਾਂ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦੀਆਂ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਇਹ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਨਾਲ ਨਵੇਂ ਜਾਂ ਅਣਜਾਣ ਕਿਸੇ ਵੀ ਵਿਅਕਤੀ ਲਈ ਸੌਖਾ ਹੈ. ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਦੇ ਮੈਂਬਰਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ ਜੋ ਡਿਲੀਵਰੇਬਲਾਂ ਨੂੰ ਸੰਚਾਰ ਕਰਨ, ਪ੍ਰਮੁੱਖ ਰਣਨੀਤਕ ਚਰਚਾਵਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ, ਜਾਂ ਤੁਸੀਂ ਸਟੇਕਹੋਲਡਰਾਂ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਵਿਚਕਾਰ ਤਕਨੀਕੀ ਗੱਲਬਾਤ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਿਵੇਂ ਕਰੋਗੇ।

ਸੰਚਾਰ ਢੰਗ

ਮੁੱਖ ਸੰਚਾਰ ਤਰੀਕਿਆਂ ਅਤੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਚੈਨਲਾਂ ਦਾ ਵਰਣਨ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਤੋਗੇ। ਈਮੇਲ, ਫ਼ੋਨ ਕਾਲ, ਆਹਮੋ-ਸਾਹਮਣੇ ਮੀਟਿੰਗਾਂ, ਵੀਡੀਓ ਮੀਟਿੰਗਾਂ, ਸੋਸ਼ਲ ਮੀਡੀਆ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਤਰਜੀਹੀ ਸਟੇਕਹੋਲਡਰ ਚੈਨਲਾਂ 'ਤੇ ਨੋਟਸ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।

ਸੰਚਾਰ ਦੀ ਕਿਸਮ

ਸੰਚਾਰ ਦੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ, ਉਹ ਸੰਚਾਰ ਕਿਵੇਂ ਸਾਂਝਾ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ, ਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ, ਅਤੇ ਉਹ ਸੰਚਾਰ ਕਿਸ ਨਾਲ ਹੋਵੇਗਾ। ਮਿਸਾਲ ਲਈ, ਤੁਸੀਂ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਹਫਤਾਵਾਰੀ ਸਥਿਤੀ ਰਿਪੋਰਟ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।

ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਕਿਵੇਂ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰੋਗੇ, ਇਹ ਕਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ, ਅਤੇ ਰਿਪੋਰਟ ਵਿੱਚ ਕਿਹੜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।

ਸੰਚਾਰ ਸ਼ੈਲੀਆਂ

ਇਸ ਨੂੰ ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਅਤੇ ਸੰਚਾਰ ਤਰੀਕਿਆਂ ਦੁਆਰਾ ਤੋੜਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਕੀ ਕੋਈ ਖਾਸ ਸਟੇਕਹੋਲਡਰ ਸਿਰਫ ਰਸਮੀ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਤਰਜੀਹ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਥੋੜਾ ਹੋਰ ਅਚਨਚੇਤ ਲੈ ਸਕਦੇ ਹੋ?

ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦਾ ਕੈਲੰਡਰ

ਜਦੋਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਨੂੰ ਪੂਰੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੌਰਾਨ ਲੋੜ ਅਨੁਸਾਰ ਐਡਜਸਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਇਹ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਵਿਚਾਰ ਰੱਖਣਾ ਮਦਦਗਾਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਨਾਲ ਕਿੰਨੀ ਵਾਰ ਮੁਲਾਕਾਤ ਕਰੋਗੇ।

ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਦਾਇਰੇ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦਿਆਂ, ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਵੀ ਦਰਸਾ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਕਿੰਨੀ ਵਾਰ ਈਮੇਲ ਭੇਜੋਗੇ। ਆਪਣੇ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੇ ਕੈਲੰਡਰ ਵਿੱਚ ਅੰਦਰੂਨੀ ਟੀਮ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਨੂੰ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।

ਮੁੱਖ ਸੁਨੇਹੇ

ਹਰੇਕ ਸਟੇਕਹੋਲਡਰ ਲਈ, ਮੁੱਖ ਸੰਦੇਸ਼ ਜਾਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ ਜੋ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੌਰਾਨ ਸੰਚਾਰਿਤ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇਗੀ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਤੋਂ ਲੋੜੀਂਦੀ ਕੋਈ ਵੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਜਾਂ ਫੀਡਬੈਕ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ।

ਸੰਚਾਰ ਉਦੇਸ਼

ਇੱਕ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਸੰਚਾਰ ਦੇ ਉਦੇਸ਼ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ ਉਸ ਦੇ ਅਧਾਰ ਤੇ ਫੈਸਲੇ ਲੈਣ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਆਪਣੀ ਖੁਦ ਦੀ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਕਿਵੇਂ ਲਿਖਣੀ ਹੈ

1. ਆਪਣੀਆਂ ਸੈਟਿੰਗਾਂ ਨੂੰ ਸਮਝੋ

ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਰਸਮੀ ਹੋਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਪਰ ਇਹ ਘੱਟੋ ਘੱਟ ਤੁਹਾਡੇ ਆਪਣੇ ਸੰਦਰਭ ਲਈ ਲਿਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਵਿਆਕਰਣ 'ਤੇ ਗੌਰ ਕਰੋ, ਇਸ ਲਈ ਨਹੀਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਸਮਾਰਟ ਬੋਲਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਪਰ ਕਿਉਂਕਿ ਤੁਸੀਂ ਸਪੱਸ਼ਟ ਅਤੇ ਸਮਝਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ।

ਰਾਈਟਿੰਗ ਟੂਲ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸਮਾਂ ਲਏ ਬਿਨਾਂ ਇਸ ਨਾਲ ਨਜਿੱਠਣ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇਸਦੇ ਨਾਲ, ਤੁਸੀਂ ਭਰੋਸੇ ਨਾਲ ਆਪਣੀ ਸਮੱਗਰੀ ਬਣਾਉਣਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।

ਪਹਿਲਾਂ, ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਬੈਠਣ ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪੈਰਾਮੀਟਰ ਸੈੱਟ ਕਰਨ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਇਹਨਾਂ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦਾ ਆਕਾਰ, ਗਾਹਕ ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਡਿਲੀਵਰੇਬਲ, ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਟੀਮ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ।

ਸੋਚੋ ਸੰਚਾਰ ਸ਼ੈਲੀ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਗਾਹਕ ਦੀ:

• ਹੁਣ ਤੱਕ ਸੰਚਾਰ ਕਿੰਨੇ ਸਫਲ ਰਹੇ ਹਨ?
• ਕੀ ਤੁਹਾਡੇ ਕਲਾਇੰਟ ਨੇ ਸੰਚਾਰ ਲਈ ਇੱਕ ਤਰਜੀਹ ਦਾ ਸੰਕੇਤ ਦਿੱਤਾ ਹੈ: ਕੀ ਉਹ ਫ਼ੋਨ ਕਰਨ ਲਈ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਦੋਂ ਉਹਨਾਂ ਕੋਲ ਕੋਈ ਸਵਾਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਕੀ ਉਹ ਈਮੇਲ-ਕੇਂਦ੍ਰਿਤ ਹਨ?
• ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜਾਂ ਵੀਡੀਓ ਰਾਹੀਂ ਮਿਲੇ ਸੀ?
• ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਕਿਸੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ 'ਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਨਾਲ ਕਿੰਨੀ ਵਾਰ ਸਿੱਧਾ ਸੰਪਰਕ ਕਰਦੀ ਹੈ? ਕੀ ਉਹ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਨਾਲੋਂ ਲਿਖਤੀ ਸੰਦਰਭ ਨੂੰ ਤਰਜੀਹ ਦਿੰਦੇ ਹਨ?

ਇੱਕ ਵਾਰ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਟੀਮ ਅਤੇ ਗਾਹਕਾਂ ਨੂੰ ਸਮਝ ਲੈਂਦੇ ਹੋ ਜਿਸ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਸੰਚਾਰ ਕਾਰਜ ਯੋਜਨਾ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।

2. ਆਪਣੇ ਉਦੇਸ਼ਾਂ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ

ਆਪਣੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਡਿਲੀਵਰੇਬਲ ਅਤੇ ਮੁੱਖ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ। ਅੱਗੇ, ਆਪਣੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਟੀਚਿਆਂ ਨੂੰ ਉਸ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ: ਇਸ ਬਾਰੇ ਸੋਚੋ ਕਿ ਸਫਲ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਕੀ ਹੈ, ਨਾ ਸਿਰਫ਼ ਤੁਹਾਡੇ ਕਲਾਇੰਟ ਨਾਲ, ਸਗੋਂ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਨਾਲ ਵੀ।

ਇਹ ਸੂਚੀ ਸੰਚਾਰ ਦੇ ਫੈਸਲਿਆਂ ਦੀ ਅਗਵਾਈ ਕਰੇਗੀ।

3. ਇੱਕ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਓ

ਹੁਣ ਇਹ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਸਮਾਂ ਹੈ. ਤੁਹਾਡੇ ਪੂਰੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੌਰਾਨ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਹੋਣ ਵਾਲੇ ਸੰਚਾਰਾਂ ਲਈ ਆਪਣੀ ਪਹੁੰਚ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ। ਆਪਣੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਟੀਚਿਆਂ ਨੂੰ ਜਾਣਦਿਆਂ, ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਕਲਾਇੰਟ ਸਟੇਕਹੋਲਡਰਾਂ ਨਾਲ ਕਿੰਨੀ ਵਾਰ ਸੰਚਾਰ ਕਰੋਗੇ, ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਕਿਵੇਂ ਕਰੋਗੇ, ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਸੰਚਾਰਾਂ ਵਿੱਚ ਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਵੇਗਾ।

ਤੁਸੀਂ ਕਈ ਤਰੀਕਿਆਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਦਾ ਫੈਸਲਾ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ ਅਤੇ ਬਜਟ ਦੀ ਪ੍ਰਗਤੀ ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰਨ ਲਈ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਫ਼ੋਨ ਚੈੱਕ-ਇਨ, ਨਾਲ ਹੀ ਨਾਲ-ਨਾਲ-ਉੱਡਣ ਵਾਲੇ ਸਵਾਲਾਂ ਲਈ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਈਮੇਲਾਂ ਅਤੇ ਅੱਪਡੇਟ ਪੇਸ਼ ਕਰਨ ਲਈ ਘੱਟ ਵਾਰ-ਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੇ ਮੁੱਖ ਮੀਲਪੱਥਰ। ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ.

ਜੋ ਵੀ ਤੁਸੀਂ ਫੈਸਲਾ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਆਪਣੇ ਮੈਟ੍ਰਿਕਸ ਅਤੇ ਟੀਚਿਆਂ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ। ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸੰਚਾਰ ਦੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਲਾਹੇਵੰਦ ਹੋਣਗੇ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਚਾਰ ਕਿੰਨੇ ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਜਾਂ ਡੂੰਘਾਈ ਵਿੱਚ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।

ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਿਵੇਂ ਕਰੀਏ

1. ਇਸਨੂੰ ਆਪਣੀ ਟੀਮ ਨਾਲ ਸਾਂਝਾ ਕਰੋ

ਆਪਣੀ ਟੀਮ ਨਾਲ ਯੋਜਨਾ ਨੂੰ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨ ਨਾਲ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਚਾਰ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਬਾਰੇ ਸੂਚਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ, ਜੋ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਕੰਮ ਅਤੇ ਡਿਲੀਵਰੀ ਮਿਤੀਆਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇਸ ਬਾਰੇ ਹੋਰ ਸੰਦਰਭ ਵੀ ਦੇਵੇਗਾ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿਵੇਂ ਅਤੇ ਕਿਸ ਨਾਲ ਸੰਚਾਰ ਕਰੋਗੇ।

ਇਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨ ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ।

2. ਟਰੈਕ 'ਤੇ ਰਹੋ

ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਨੂੰ ਜਾਣਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਸਮਝਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਕਲਾਇੰਟ ਨੂੰ ਪੂਰੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੌਰਾਨ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਨਿਰੰਤਰ ਅਤੇ ਅਰਥਪੂਰਨ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕੇ।

ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਇੱਕ ਯੋਜਨਾ ਹੈ, ਸਾਰੀਆਂ ਮੁੱਖ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਬੁੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਨਿਯਮਤ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਅਤੇ ਇੱਥੋਂ ਤੱਕ ਕਿ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਈਮੇਲਾਂ ਲਈ ਆਪਣੇ ਕੈਲੰਡਰ ਵਿੱਚ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਯੋਜਨਾ ਵਿੱਚ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕੀਤੀਆਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਚੀਜ਼ਾਂ ਦੇ ਨਾਲ ਟਰੈਕ 'ਤੇ ਰਹੋ।

ਜੇਕਰ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸਮੇਂ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਤੋਂ ਭਟਕ ਜਾਂਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਇਸ 'ਤੇ ਵਾਪਸ ਆਉਣਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਲੱਗਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕੀਤੀ ਪਹੁੰਚ 'ਤੇ ਮੁੜ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ:

• ਕੀ ਇਹ ਅਜੇ ਵੀ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਉਦੇਸ਼ਾਂ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦਾ ਹੈ?
• ਕੀ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ ਹੁਣ ਤੱਕ ਉਦੇਸ਼ ਜਾਂ ਹਿੱਸੇਦਾਰ ਕਿਸੇ ਵੀ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਬਦਲ ਗਏ ਹਨ?
• ਕੀ ਇਸ ਪੜਾਅ 'ਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਸੰਚਾਰ ਕਰਨ ਦੇ ਹੋਰ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਤਰੀਕੇ ਹਨ?

ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ = ਸਫਲਤਾ

ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਹੋਣ ਨਾਲ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਸੰਚਾਰ ਕਰਨ ਦੇ ਸਾਧਨ ਮਿਲਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਯੋਜਨਾ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੁਹਾਡੀ ਪਹੁੰਚ ਦਾ ਮੁੜ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰਨ ਦੀ ਵੀ ਆਗਿਆ ਦੇ ਸਕਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਜੇਕਰ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਗਾਹਕ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ।

ਤੁਹਾਡੀ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਭਾਵੇਂ ਕਿੰਨੀ ਵੀ ਰਸਮੀ ਜਾਂ ਗੈਰ-ਰਸਮੀ ਹੋਵੇ, ਇਹ ਇੱਕ ਬਹੁਤ ਹੀ ਸਫਲ ਅਤੇ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਅਤੇ ਇੱਕ ਜੋ ਕਿ ਇੱਕ ਠੋਸ ਯੋਜਨਾ ਦੇ ਬਿਨਾਂ ਰੁਕਦਾ ਹੈ ਵਿੱਚ ਅੰਤਰ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੌਰਾਨ ਉਮੀਦਾਂ ਨੂੰ ਸੈੱਟ ਕਰਨ ਅਤੇ ਜਾਂਚਣ ਦੇ ਇੱਕ ਹੋਰ ਤਰੀਕੇ ਵਜੋਂ ਇਸ ਬਾਰੇ ਸੋਚੋ। ਇਸ ਨੂੰ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਅਰਥਪੂਰਨ ਅਤੇ ਸਫਲ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਦੇ ਤਰੀਕੇ ਵਜੋਂ ਸੋਚੋ।

ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੀ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ?

ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਸਫਲਤਾ ਲਈ ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਕਿੰਨੀ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ? ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਸੋਚਦੇ ਹੋ ਕਿ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਮੈਨੇਜਰਾਂ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਆਕਾਰ ਦੀ ਪਰਵਾਹ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਲਈ ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਇੱਕ ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਲਿਖਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ? ਮੈਨੂੰ ਇੱਕ ਟਿੱਪਣੀ ਛੱਡ ਕੇ ਆਪਣੇ ਵਿਚਾਰ ਦੱਸੋ!

ਹਾਲਾਂਕਿ, ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਛੇ ਮਹੀਨਿਆਂ ਵਿੱਚ ਆਪਣੇ ਨਿੱਜੀ ਵਿੱਤ ਦਾ ਨਿਯੰਤਰਣ ਲੈਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਮੈਂ ਇਸ ਗਾਈਡ ਦੀ ਜ਼ੋਰਦਾਰ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕਰਦਾ ਹਾਂ।

ਸਾਨੂੰ ਇੱਕ ਟਿੱਪਣੀ ਛੱਡੋ