Tudo o que você precisa saber sobre assinatura eletrônica

A transformação digital mudou a dinâmica do mundo dos negócios. Todas as empresas devem se adaptar a ele para ganhar mais participação de mercado. a computação em nuvem, 5G, Internet das Coisas (IoT) e realidade virtual estão no auge das inovações que prometem mudar a forma como consumimos e interagimos com o consumidor. Nesse movimento, a assinatura eletrônica tem experimentado um deslumbrante Perseu nos últimos anos.

Neste tsunami de tecnologias, existe uma que é essencial para o aumento da produtividade empresarial e que é transversal a todos os segmentos: as assinaturas eletrónicas.

Ao lado dessas tecnologias temos Assurtechs, Proptechs, Fintechs, Regtechs. Neste outro artigo, dediquei mais de 2000 palavras para contar tudo o que você precisa saber sobre assinatura eletrônica.

Leia cuidadosamente !

???? Qual é a assinatura eletrônica?

Primeiro, existe uma ampla gama de autenticações eletrônicas envolvidas no mesmo grupo de assinaturas eletrônicas. Podemos ter :

• Certificados digitais;
• Assinaturas digitalizadas (em papel);
• Reconhecimento de PI;
• biometria
• Símbolo;
• Autenticação com login e senha (por exemplo, para Internet banking);
• Autenticação social (com redes sociais, como LinkedIn);
• Outra

Assinatura eletrônica é um termo que geralmente representa o tipo de autenticação que substitui a assinatura de autógrafo. Na verdade, é a forma mais fácil de autenticar um documento, pois utiliza meios informáticos para completar um documento.

Atualmente, há um forte aumento na adoção desse tipo de autenticação ao redor do mundo para formalizar acordos entre parceiros.

Agora é a hora de falar sobre os benefícios gerais que essa tecnologia oferece às empresas, independentemente da categoria, até mesmo com o estado.

???? Quais são os benefícios do uso da assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica pode oferecer várias funções dependendo do tipo de uso. Os mais básicos são usados ​​para autenticar um documento, identificando o autor. Seus avanços garantem total integridade garantindo que a mensagem de dados não seja alterada.

Alguns dos benefícios mais notáveis ​​da assinatura eletrônica incluem:

1. Redução de custos

Um escritório sem papel reduz os investimentos na compra de papel, impressoras, canetas, toners, arquivos e espaço de armazenamento. Isso faz uma grande diferença nos resultados alcançados.

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Portanto, a assinatura eletrônica é uma fonte de economia para as empresas.

2. Organização eficaz e eficiente

A gestão de documentos é mais eficiente com a adoção de assinaturas eletrônicas. Significa economizar tempo. As organizações perdem tempo imprimindo, iniciando, enviando ou procurando documentos em seus arquivos físicos.

Além disso, colabora para que escritórios e equipes fiquem mais organizados, já que todos os documentos ficam armazenados na nuvem, podendo buscá-los a qualquer momento e por qualquer meio autorizado pelo dispositivo de segurança. Apenas uma pesquisa online é necessária para recuperar um documento e revisá-lo imediatamente.

Assim você não perde tempo nem dinheiro e ao mesmo tempo tem um backup.

3. Mobilidade

Ao assinar um contrato digitalmente, você tem acesso ao conteúdo a qualquer hora e em qualquer lugar com o suporte de um computador, tablet ou laptop. É, portanto, mais prático do que um documento em papel, pois é enviado diretamente para o e-mail do signatário e pode ser transmitido conforme sua conveniência.

Em vez disso, a assinatura em papel é única. Por exemplo, se o documento se perder, deverá criar outro e iniciar o processo para assiná-lo novamente, contactando a entidade responsável para solicitar uma cópia autenticada caso esteja registado. Caso contrário, você perde todo o processo!

4. segurança

Ao contrário dos documentos em papel, aqueles com assinatura eletrônica não podem ser editados ou modificados.

Os sistemas de proteção digital são muito eficientes e totalmente fiáveis, pelo que esta certificação se destaca sobretudo pela sua fiabilidade. Ou seja, as chances de fraude são zero!

5. Aumento da produtividade do negócio

No caso das empresas, a assinatura eletrônica permite reduzir um grande número de etapas e trâmites burocráticos para a execução ou recebimento de solicitações. Ao simplificar o processo de autenticação, é possível agilizar processos e tarefas organizacionais para render mais dividendos e entregar melhores resultados de negócios.

6. Otimização da experiência do usuário

A assinatura eletrônica também melhora significativamente o atendimento ao cliente nas empresas que utilizam essa tecnologia para vender seus produtos e serviços.

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Por exemplo, em instituições bancárias, a assinatura eletrônica oferece uma plataforma onde os clientes podem realizar todos os seus procedimentos e pedidos de forma digital, o que agrega grande comodidade e segurança nas transações.

7. Descarte de papel

Uma preocupação abordada de vários pontos em vários setores é o uso excessivo de papel em suas operações: nesse sentido, a assinatura eletrônica é uma solução.

Este método de certificação digital está mudando a forma como as transações são realizadas e através de sua utilização em todo o mundo, pode ser a resposta para reduzir o consumo desnecessário de papel, tornando-se um processo sustentável e um grande aliado do meio ambiente.

???? Tipos de contrato válidos para assinaturas eletrônicas

O Código Civil – como explicaremos adiante – reforça e garante a validade dos contratos celebrados por meio de soluções tecnológicas como a assinatura eletrônica.

Para tal, exige a produção de prova da autenticidade dos signatários, da integridade dos documentos e da possibilidade de serem consultados no futuro, conforme previsto na lei das assinaturas eletrónicas avançadas. Documentos e contratos estão autorizados a serem assinados com este tipo de tecnologia, desde que as partes dêem o seu consentimento.

Seguem alguns dos documentos, contratos e resoluções que se beneficiam da assinatura eletrônica:

• Decisões judiciais;
• Aprovação de cotações;
• Contratos de prestação de serviços;
• Documentos de compra e venda;
• Contrato de emprego ;
• Documentos de renda;
• Notificações comerciais;
• Notificações de alterações nos termos e condições de uso;
• Avisos comerciais.

Uma observação interessante a ser observada é que diferentes regulamentações em todo o mundo reconhecem o uso de assinaturas eletrônicas em diferentes tipos de contratos. Isso proporciona economia de custos e benefícios práticos para várias operações.

Isso significa que é um sistema altamente testado e aceito pela comunidade empresarial em todo o mundo, proporcionando também múltiplos benefícios e agilizando os processos internos de diversas organizações.

???? Processo básico de assinatura eletrônica

Como assinar um documento online? Para realizar um processo básico de assinatura eletrônica simples, é necessário seguir os seguintes passos:

• O signatário prepara e assina um documento eletrônico.
• Graças ao aplicativo usado para assinar eletronicamente, é estabelecido um resumo do referido documento, que é único e não permite edição, o que é uma garantia de segurança.
• O aplicativo cria um resumo da transação: esse novo documento é justamente a assinatura eletrônica.

Como resultado de todo esse processo, um novo documento é gerado a partir do original e das chaves do signatário, ficando a assinatura eletrônica seguindo o mesmo documento original.

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Mas o que torna um documento válido para formar uma assinatura eletrônica? Vamos explicar isso para você em detalhes abaixo.

???? Condições para considerar uma mensagem de dados como válida

As condições necessárias para validar a informação e obter uma assinatura eletrónica são:

• O conteúdo da mensagem de dados é aquela informação com a qual duas ou mais partes assinam um acordo.
• Eles negociam e validam o conteúdo dessa mensagem: uma vez aceita, ela é assinada.
• As partes concordam em usar a chave privada que gera a assinatura eletrônica.

Portanto, ao assinar eletronicamente, os signatários podem ser identificados e pode-se determinar que a mensagem não foi alterada e que há evidências suficientes para confirmar a autoria das assinaturas. Por outro lado, a assinatura eletrónica apresenta vários tipos consoante o seu âmbito e finalidade.

???? Tipos de assinatura eletrônica

Documentos manuscritos e assinados já são obsoletos para o mundo em que vivemos. As assinaturas eletrônicas fazem parte da transformação digital, pois agilizam processos e procedimentos, trazendo inúmeros benefícios para as empresas. Hoje, existem 4 tipos de assinaturas eletrônicas legais, a saber:

1. A assinatura eletrônica simples

A assinatura eletrônica é uma série de dados em formato eletrônico em uma mensagem de dados cuja verificação requer um nome de usuário e uma senha para poder assinar digitalmente.

2. Assinatura avançada

A assinatura avançada é o conjunto de dados e caracteres que permite a identificação do signatário, criada por meio eletrônico sob seu controle exclusivo. Fica, portanto, apenas vinculado ao signatário e aos dados que o identificam como tal, oferecendo a possibilidade de que antes de qualquer tentativa de modificá-los, ele possa ser detectado. Assim, este tipo de assinatura tem o mesmo alcance da assinatura autográfica.

Os dados de criação da assinatura correspondem exclusivamente ao signatário. Esses dados devem estar sob controle total do signatário. É possível identificar qualquer modificação ou alteração da assinatura eletrônica depois de realizada. É possível detectar qualquer alteração na integridade da informação da mensagem de dados após o momento da assinatura.

Da mesma forma, difere da assinatura eletrônica simples graças a estes elementos:

• Funcionalidade: satisfaz o requisito de assinatura de autógrafo e pertence exclusivamente ao signatário.
• Autenticidade: a identidade do signatário pode ser verificada e sua confiabilidade garantida.
• Intégrité: usa meios tecnológicos para determinar se o conteúdo da mensagem de dados foi modificado.
• Não repúdio: o remetente não pode negar a autoria do conteúdo assinado.
• Confidencialidade: somente o signatário está autorizado a descriptografar o conteúdo de um documento.

Como você pode ver, obviamente você está muito protegido com esse tipo de assinatura!

3. Assinatura digital

A assinatura digital envolve um conjunto de dados em formato digital, que são transmitidos numa mensagem de dados – anexada ou associada – de forma a identificar o signatário e a indicar que a informação recolhida é aprovada.

4. Assinatura biométrica

A assinatura biométrica é uma assinatura feita pelo signatário em dispositivos digitais, como tablets ou smartphones. Seu objetivo é identificar o signatário, mas depende de parâmetros mecânicos, físicos ou biológicos, como a impressão digital, por exemplo. Neste sentido, é necessário distingui-los de outros associados à assinatura eletrónica.

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???? Diferença entre assinatura eletrônica, digital e digitalizada

Às vezes, alguns usuários podem ficar confusos sobre a diferença entre assinatura eletrônica, digital ou digitalizada, pois são conceitos muito semelhantes.

A princípio, deve-se observar que Assinatura Eletrônica é a representação de uma assinatura manuscrita. Para começar, imagine que você assinou um contrato no papel com uma caneta. A imagem gráfica de sua assinatura representa seu consentimento com todas as regras deste documento.

A assinatura eletrônica substitui as evidências tradicionais – a imagem gráfica feita com caneta sobre papel – por um novo conjunto de evidências eletrônicas. A data e hora da assinatura, o endereço de e-mail e o endereço IP do signatário, entre outros dados.

agora a assinatura digital é um dos modelos de autenticação que uma assinatura eletrônica pode utilizar: além de representar o signatário e registrar a comprovação de seu consentimento, esta assinatura utiliza um certificado digital único que contém chaves de criptografia assimétrica, pois sem elas não existirá.

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Para decodificar a mensagem criptografada, duas chaves são geradas: uma pública e outra privada. A primeira é adotada para criptografar a mensagem, enquanto a segunda é utilizada para decodificá-la. Assim, é possível agregar um novo nível de confiabilidade à formalização.

Claro que os conceitos acima não devem ser confundidos com a assinatura digitalizada, que é a imagem de uma assinatura de autógrafo transferida para o meio digital por meio de um scanner. Em geral, a assinatura digitalizada não tem valor legal, pois não representa a forma original de consentimento.

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