Cum se face planul de comunicare al unui proiect?

Planurile de comunicare sunt importante pentru proiectele tale. Comunicarea eficientă, atât internă cât și externă, este esențială pentru succesul proiectului. Este esențial să existe un plan de comunicare al proiectului care să sublinieze cine sunt părțile interesate, precum și când și cum să îi contactați. Cu toate acestea, având un bine strategie de comunicare poate fi foarte util pentru tine. Acest articol acoperă:

• Beneficiile planurilor de comunicare ale proiectului
• Ce să includeți într-un plan de comunicare
• Cum se scrie un plan de comunicare
• Și cum să folosiți un plan de comunicare pe tot parcursul proiectului

Dar înainte de a începe, aș dori să vă povestesc despre acest training premium care mi-a permis personal să-mi cresc ratele de conversie pe site-urile mele. Doar faceți clic aici, este un link de afiliat.

Beneficiile Planurilor de Comunicare a Proiectului

În esență, planurile de comunicare ale proiectului facilitează comunicarea eficientă. Acestea vă vor face proiectele să funcționeze fără probleme și vă vor ajuta să evitați eșecul proiectului. Alte beneficii majore includ stabilirea și gestionarea așteptărilor, un management mai bun al părților interesate și asistarea în procesul de planificare a proiectului.

Stabiliți și gestionați așteptările

Comunicațiile din proiect sunt o stradă cu două sensuri. La fel ca planificarea proiectului, așteptările trebuie stabilite, iar echipa de proiect și părțile interesate ale clienților trebuie să-și asume responsabilitatea pentru ca comunicarea să meargă fără probleme.

Deși un proiect nu începe fără un plan de proiect în vigoare, planurile de comunicare ale proiectului nu sunt la fel de ușor de discutat, dar ar trebui să fie.

Anunțând clientul la începutul procesului de proiect la ce să se aștepte, dați tonul întregului proiect, începând cu procesul de propunere de proiect.

De asemenea, este util pentru ei să știe dinainte de ce vei avea nevoie de la ei, astfel încât să poată fi pregătiți când va veni momentul.

Managementul părților interesate și al clienților

Pe parcursul unui proiect, comunicarea de succes cu privire la alinierea la obiectivele și etapele de referință și realinierea ulterioară la acestea pe măsură ce proiectele se schimbă, este esențială pentru acceptarea părților interesate și pentru transparența cu privire la stadiul proiectului.

Comunicarea este esențială pentru menținerea unei bune relații cu clientul, iar un plan de comunicare pentru proiect vă poate ajuta să mențineți acea înțelegere comună a ceea ce se întâmplă și a ceea ce ar trebui să se întâmple pe parcursul proiectului.

Planificarea proiectului

Un plan de comunicare pentru managementul proiectului definește modul în care informațiile critice vor fi furnizate pe parcursul proiectului, de către cine și cât de des. Pe măsură ce finalizați planificarea proiectului, ar trebui să finalizați și planificarea comunicațiilor.

Nu toate proiectele sunt create la fel și, din acest motiv, un plan de comunicare a proiectului este unic pentru proiectul dvs., motiv pentru care este important să vă gândiți la el atunci când vă creați planul de proiect după lansare.

Proiectele mari au nevoi de comunicare diferite față de proiectele mici și același lucru este valabil și pentru proiectele cu echipe de părți interesate față de un singur contact de proiect.

Proiecte cu obiective, bugete, termene limită diferite și chiar livrabile diferite necesită toate o comunicare adaptată acelor nevoi și este ceva de reținut atunci când creați un plan de comunicare pentru proiect.

Ce să includeți în planurile de comunicare

În timp ce specificul planului dvs. de comunicații va varia în funcție de tipul și domeniul de aplicare al proiectului, câteva elemente cheie ar trebui incluse în fiecare plan de comunicare de proiect pe care îl creați:

Principalele părți interesate

Notați toate părțile interesate cheie, inclusiv contactul principal cu clienții. Includeți informații de contact, cum ar fi numere de telefon și e-mailuri, astfel încât oricine accesează planul de comunicare să poată găsi aceste informații.

Membrii echipei

Includeți membrii cheie ai echipei din proiect și rolurile acestora. Acest lucru este util pentru oricine nou sau nu este familiarizat cu proiectul. Enumerați membrii echipei dvs. implicați în comunicarea rezultatelor, în conducerea discuțiilor strategice sau în modul în care veți gestiona conversațiile tehnice între părțile interesate și echipa dvs.

Metode de comunicare

Descrieți principalele metode de comunicare și diferitele canale pe care le veți folosi pentru a contacta părțile interesate. Folosiți e-mailul, apelurile telefonice, întâlnirile față în față, întâlnirile video, rețelele sociale sau orice altceva. Includeți note despre canalele preferate ale părților interesate.

tip de comunicare

Includeți tipurile de comunicare, cum va fi partajată acea comunicare, ce va fi inclus și cu cine va fi acea comunicare. De exemplu, puteți furniza clienților rapoarte săptămânale de stare.

Luați în considerare cum veți furniza acest lucru, cui va fi furnizat și ce informații ar trebui incluse în raport.

Stiluri de comunicare

Acest lucru poate fi defalcat în funcție de părțile interesate și de metodele de comunicare. O anumită parte interesată preferă doar comunicarea formală sau poți să o iei puțin mai dezinvol?

Calendarul întâlnirilor

Deși puteți ajusta acest lucru după cum este necesar pe parcursul proiectului, este util să aveți o idee inițială despre cât de des vă veți întâlni cu părțile interesate.

În funcție de sfera proiectului, puteți indica și cât de des veți trimite e-mail-uri clientului. Includeți, de asemenea, întâlniri interne ale echipei în calendarul dvs. de întâlniri.

Mesaje cheie

Pentru fiecare parte interesată, determinați mesajul sau informațiile cheie care vor trebui comunicate acestora pe parcursul proiectului. Aceasta include, de asemenea, orice informație sau feedback de care veți avea nevoie de la ei.

Obiective de comunicare

Un plan de comunicare care include obiective de comunicare vă poate ajuta să luați decizii în funcție de ceea ce încercați să realizați.

Cum să-ți scrii propriul plan de comunicare pentru proiect

1. Înțelegeți setările dvs

Un plan de comunicare a proiectului nu trebuie să fie formal. Dar ar trebui să fie cel puțin scris pentru propria ta referință. Luați în considerare gramatica, nu pentru că doriți să suni inteligent, ci pentru că vrei să fii clar și înțeles.

Instrumentele de scriere vă pot ajuta să faceți față acestui lucru fără a lua prea mult timp. Cu toate acestea, puteți începe să vă creați conținutul cu încredere.

În primul rând, vă permite să vă așezați și să setați parametrii proiectului. Acestea includ dimensiunea proiectului, informații despre companie client, livrabile ale proiectului, program și echipa de proiect.

Gândi stiluri de comunicare a echipei tale și a clientului tău:

• Cât de reuşite au avut comunicaţiile până acum?
• Clientul dvs. a indicat o preferință pentru comunicare: au tendința de a suna atunci când au o întrebare sau sunt centrați pe e-mail?
• Te-ai cunoscut personal sau prin video?
• Cât de des interacționează echipa ta direct cu tine într-un proiect? Preferă contextul scris în locul întâlnirilor?

Odată ce înțelegeți echipa și clienții cu care lucrați, puteți aplica acest lucru într-un plan de acțiune de comunicare.

2. Definiți-vă obiectivele și părțile interesate

Enumerați rezultatele proiectului și părțile interesate cheie ale proiectului. Apoi, adăugați obiectivele proiectului dvs. la acea listă: gândiți-vă ce înseamnă comunicarea de succes a proiectului, nu doar cu clientul, ci și cu echipa.

Această listă va ghida deciziile de comunicare.

3. Faceți un plan de comunicare

acum este timpul să facem planul. Definiți-vă abordarea cu privire la comunicările pe care le veți avea pe parcursul proiectului. Cunoscând obiectivele proiectului, luați în considerare cât de des veți comunica cu părțile interesate ale clienților dvs., cum o veți face și ce vor include acele comunicări.

Puteți decide să utilizați mai multe abordări, cum ar fi înregistrările telefonice săptămânale pentru a actualiza programul și progresul bugetului, precum și e-mailurile zilnice pentru întrebări din mers și întâlniri mai puțin frecvente în persoană pentru a prezenta actualizări. proiect.

Indiferent ce decideți, țineți cont de valorile și obiectivele dvs. Acestea ar trebui să vă ajute să identificați tipurile de comunicări care vor fi cele mai benefice pentru proiectul dvs. și cât de detaliate sau profunde ar trebui să fie comunicările dvs.

Cum să utilizați un plan de comunicare de proiect

1. Împărtășește-l cu echipa ta

Împărtășirea planului cu echipa ta îi va informa cu privire la cadența ta de comunicare, care le afectează munca și datele de livrare, dar le va oferi și mai mult context asupra modului în care vei comunica și cu cine.

Partajarea acestor informații înseamnă că echipa dumneavoastră vă poate ajuta să implementați planul de comunicare.

2. Rămâneți pe drumul cel bun

Asigurați-vă că echipa dvs. cunoaște și înțelege planul dvs. de comunicare, astfel încât clientul dvs. să primească informații consistente și semnificative care le sunt livrate pe parcursul proiectului.

Rezervați toate întâlnirile cheie ale proiectului de îndată ce aveți un plan în vigoare și adăugați mementouri în calendar pentru check-in-uri regulate și chiar e-mailuri de proiect, astfel încât să rămâneți la curent cu lucrurile importante pe care le-ați stabilit în plan.

Dacă în orice moment vă abateți de la planul de comunicare și vă este greu să reveniți la el, reconsiderați abordarea pe care ați stabilit-o:

• Mai corespunde obiectivelor proiectului dumneavoastră?
• S-au schimbat în vreun fel obiectivele sau părțile interesate de la începutul proiectului?
• Există modalități mai eficiente de a comunica informațiile despre proiect în această etapă?

Plan de comunicare = Succes

Având un plan de comunicare de proiect, vă oferă instrumentele pentru a comunica eficient. Un plan vă poate permite, de asemenea, să vă reevaluați abordarea și nevoile clientului dvs., dacă este necesar.

Indiferent cât de formal sau informal ar fi planul tău de comunicare pentru proiect, poate fi diferența dintre un proiect foarte reușit și eficient și unul care pur și simplu se blochează fără un plan solid.

Gândiți-vă la asta ca la o altă modalitate de a stabili și de a verifica așteptările pe parcursul unui proiect. Gândiți-vă la asta ca la o modalitate de a asigura o comunicare semnificativă și de succes cu ușurință.

Tu ce crezi ?

Cât de esențial este un plan de comunicare pentru succesul unui proiect? Credeți că managerii de proiect ar trebui să scrie întotdeauna un plan de comunicare pentru proiecte, indiferent de dimensiunea acestora? Spune-mi părerile tale lăsând un comentariu!

Cu toate acestea, dacă doriți să preluați controlul asupra finanțelor personale în șase luni, vă recomand cu căldură acest ghid.

Lasă-ne un comentariu