Kontrolujte náklady projektu pre vyššiu ziskovosť

Kontrola nákladov hrá dôležitú úlohu v každej finančnej stratégii. Ako dodržíte rozpočet, keď máte prehľad o financiách projektu? Rovnako ako pri zostavovaní osobného rozpočtu máte k dispozícii niekoľko možností: klasifikovať výdavky, určiť najdrahšie položky a nájsť riešenia na obmedzenie výdavkov v každej oblasti. Po dokončení všetkých týchto akcií budete môcť kontrolovať rozpočet, na analýzu vašej ziskovosti a zvýšiť zisky.

Základné princípy kontroly nákladov sú rovnaké pre všetky rozpočty, či už firemné alebo osobné. V tomto článku Finance de Demain Consulting Vysvetľuje koncept kontroly nákladov a ako zapadá do väčšieho systému riadenia nákladov.

Čo je kontrola nákladov?

Kontrola nákladov je princíp identifikácie a znižovania nákladov zameraných na zvýšenie ziskov spoločnosti. Môže sa uskutočniť na úrovni projektu alebo na úrovni celej spoločnosti.

V tomto prípade sa zameriame na uplatnenie procesu kontroly nákladov v rámci projektu alebo skupiny projektov.

Ako projektovému manažérovi vám kontrola nákladov poslúži na monitorovanie vášho plánu riadenia zdrojov a reakciu na prekročenie rozpočtu.

Ak prekročíte rozpočet svojho projektu, môže sa vám hodiť aj nástroj na podávanie správ. Predpokladajme, že nezávislému dizajnérovi, ktorého ste najali na nový projekt, trvala úprava obrázkov oveľa dlhšie, ako sa očakávalo.

Po identifikácii týchto dodatočných nákladov sa môžete rozhodnúť najať si interného dizajnéra pre váš ďalší projekt, aby ste znížili náklady a dosiahli efektivitu.

Ako môže ovplyvniť riadenie nákladov?

Nedarí sa vášmu tímu splniť rozsah projektu alebo rozpočet? Tu je dôležitá kontrola nákladov. Aj keď máte rozpočet, kontrola nákladov vám môže pomôcť znížiť ho a zároveň zvýšiť výnosy.

Tento proces poskytuje prehľad o celkových výdavkoch spoločnosti: upozorňuje na najdrahšie oblasti a ďalej identifikuje výdavky v každej z týchto oblastí.

Ako prvý krok možno na projekt aplikovať kontrolu nákladov s cieľom znížiť náklady v tomto rozsahu a tým potenciálne zvýšiť zisky spoločnosti.

Aké sú techniky kontroly nákladov?

Spočiatku sa kontrola nákladov môže vyskytnúť na vyšších úrovniach podnikania, ale často sa to deje na úrovni projektu. Práve na tejto úrovni môžete posúdiť skutočné náklady na projekt a efektívne ich riadiť.

Tu je päť krokov, ktoré treba dodržať, aby ste mohli lepšie kontrolovať náklady na projekt:

1. Naplánujte si rozpočet

Najprv si musíte naplánovať rozpočet, aby ste získali podrobný odhad nákladov a efektívne alokovali zdroje. Vypracovanie podrobného plánu projektu zníži rozdiely v nákladoch, ktoré predstavujú rozdiel medzi vaším pôvodným rozpočtom a skutočnými výdavkami.

Zahrňte do svojho rozpočtového plánu:

• Počet členov tímu potrebných pre projekt
• Odhad času potrebného na dokončenie projektu
• Materiály potrebné pre projekt

Pri výpočte času a materiálu potrebného na projekt si ponechajte určitú rezervu vo svojom rozpočte. Neočakávané nie sú nezvyčajné a možno budete musieť predĺžiť časovú os projektu alebo požiadať o ďalšie zdroje.

2. Sledujte všetky výdavky

Druhým krokom pri kontrole nákladov projektu je sledovanie priebehu projektových výdavkov. Ak si všimnete rozdiely v nákladoch v reálnom čase, budete môcť ľahšie podniknúť nápravné opatrenia.

Na konci projektu už bude neskoro, peniaze sa minú. V tomto momente sa stačí z toho poučiť, aby ste zabránili tomu, aby sa táto situácia v budúcnosti opakovala.

Ak chcete efektívne sledovať svoje výdavky počas projektu, nastavte míľniky projektu. Pri každom míľniku môžete analyzovať svoje výdavky a zabezpečiť, aby bol dodržaný rozsah projektu. A ak si niekedy všimnete prekročenie nákladov v danom míľniku, môžete nájsť riešenie na ich zníženie neskôr v projekte.

3. Používajte systémy riadenia zmien

Vo fáze plánovania projektu je nevyhnutné stanoviť si jasné ciele. Na dosiahnutie týchto cieľov môže byť potrebný proces kontroly zmien.

Kontrola zmien je súbor krokov, ktorými sa riadia všetky zmeny vykonané zainteresovanými stranami počas projektu. Umožňuje vám zabrániť posunu cieľov tým, že vás pripraví na zmeny hneď, ako sa objavia, a tým prispôsobíte projekt.

4. Etapy kontrolného procesu

priming

Proces kontroly zmien začína, keď zainteresovaná strana požiada o zmenu projektu. Požiadavka sa môže líšiť: môže ísť o predĺženie termínov alebo o nové výstupy projektu.

Hodnotenie

Projektový manažér alebo vedúci oddelenia naskenuje žiadosť o základné informácie, ako sú potrebné zdroje, vplyv žiadosti a príjemcovia žiadosti. Po úvodnom hodnotení sa požiadavka na zmenu presunie do fázy analýzy.

Analýza

Počas fázy analýzy príslušný projektový manažér žiadosť schváli alebo zamietne. V niektorých prípadoch môže byť na kontrolu schvaľovania zmien zriadený výbor pre kontrolu zmien. Projektový manažér žiadosť schváli alebo zamietne a informuje tím.

V závislosti od veľkosti projektu môže projektový manažér zaznamenať zmenu aj do denníka zmien, aby sa zabezpečilo, že všetky zainteresované strany projektu dostanú informácie.

Implementácia

Implementácia zmeny sa môže líšiť v závislosti od fázy projektu, ale vo všeobecnosti zahŕňa aktualizáciu časovej osi a výstupov, ako aj informovanie projektového tímu.

Musíte posúdiť rozsah projektu a overiť, že zmena časovej osi nebude mať zásadný vplyv na plánované ciele.

Plot

Po zdokumentovaní, šírení a realizácii žiadosti môžete prejsť do záverečnej fázy. Odporúča sa, aby ste mali zavedený formálny plán ukončenia, aby všetci členovia tímu mali prístup k týmto informáciám a mohli sa na ne v budúcnosti odvolávať.

Efektívnym preskúmaním zmien vo vašich projektoch by mala byť kontrola nákladov prirodzená.

Presné predpovedanie rozpočtu a úspechu projektu zahŕňa udržiavanie svedomitého riadenia od začiatku do konca. Nepredvídané udalosti na ceste sú nevyhnutné, ale vytvorenie určitých systémov pomáha chrániť sa pred týmito odchýlkami.

4. Manažujte svoj čas

Time management je neoddeliteľnou súčasťou kontroly nákladov: keď sa zvýši celkové trvanie projektu, zvýšia sa aj celkové náklady na projekt. Aby ste neprekročili pridelený rozpočet, musíte predovšetkým rešpektovať harmonogram projektu.

Prijmite stratégie riadenia času, aby ste zvýšili produktivitu a pomohli členom tímu dokončiť prácu včas v rámci rozpočtu.

Tu je niekoľko tipov na riadenie času:

Timeboxing

Timeboxing je cieľovo orientovaná stratégia riadenia času, ktorá zahŕňa dokončenie úloh v rámci „ časový blok ".

napríklad, ak potrebujete napísať blogový príspevok, môžete si vytvoriť dvojhodinový blok na jeho načrtnutie. Potom, po prestávke, sa môžete vrátiť k ďalšiemu bloku troch hodín a urobiť prvý návrh.

Blokovanie času

Blokovanie času je podobné ako časový box, ale namiesto nastavenia určitého času pre každú jednotlivú úlohu zablokujete konkrétne obdobia v kalendári pre súvisiacu prácu.

Pomodoro metóda

Podobne ako timeboxing a time blocking, aj technika Pomodoro vám pomáha dokončiť úlohy v krátkom čase a robiť si prestávky medzi pracovnými sedeniami.

napríklad, pracujte 25 minút, potom si štyrikrát urobte päťminútovú prestávku. Potom, po štvrtom pracovnom sedení, si dajte dlhšiu prestávku 20 alebo 30 minúts.

prehltnúť ropuchu

SPodľa známeho citátu Marka Twaina: „Ak musíte prehltnúť ropuchu, urobte to radšej hneď ráno. Stratégia riadenia času „Eat the Frog“ je inšpirované týmito slovami a povzbudzuje vás, aby ste sa najskôr postarali o dôležité alebo zložité úlohy, než začnete pracovať na menej dôležitých alebo menej naliehavých.

Paretov princíp

Stále volal Pravidlo 80-20 Tento princíp je založený na základnom pravidle: 20 % nášho času venujeme vykonaniu 80 % práce. Konkrétne, schopnosť spracovať týchto 80 % úloh dostatočne rýchlo, nám teda počas pracovného dňa ponecháva viac času na postaranie sa o zvyšných 20 %, čo nám zaberie 80 % času.

Dokončenie vecí (GTD)

Vynašiel David Allen na začiatku roku 2000 metóda „ Dokončiť veci » alebo „Urobiť veci“ vo francúzštine odporúča, aby ste si vopred písomne ​​vypracovali zoznam plánovaných úloh. Akonáhle sa oslobodíte od týchto úvah a nebudete sa spoliehať na nástroje riadenia práce, budete môcť konať bez toho, aby ste museli zisťovať, čo robiť.

Môže sa zdať kontraintuitívne zamerať sa na produktivitu ako súčasť kontroly nákladov, ale výkonnosť projektu je základným kameňom cash flow.

Ak váš tím nie je produktívny, nedodržíte termíny projektov a nedodržanie termínov generuje dodatočné náklady. Logicky, ak váš projekt stojí viac, cash flow vašej spoločnosti klesá. 

5. Sledujte zarobenú hodnotu

Sledovanie vašej zarobenej hodnoty vám môže pomôcť predpovedať finančný výsledok projektu. Táto metóda kontroly nákladov vyžaduje znalosť nákladového účtovníctva. Môže vám pomôcť odhaliť začiatok variabilných nákladov, a tak predchádzať odchýlkam v budúcich projektoch.

Získaná hodnota je množstvo úloh skutočne dokončených v rámci projektu. Ak chcete sledovať získanú hodnotu a zistiť, či postupujete podľa plánu, musíte vynásobiť percento dokončených úloh rozpočtom projektu.

Kroky na sledovanie zarobenej hodnoty

Ak chcete sledovať získanú hodnotu, postupujte takto:

Krok 1: určiť stupeň dokončenia každej úlohy v percentách.

Krok 2: nastavte plánovanú hodnotu (Plánovaná hodnota alebo PV) alebo rozpočtovaný náklad na plánované práce. Toto je rozpočet oprávnený na vykonanie plánovaných prác.

Krok 3: určiť zarobenú hodnotu (Earned Hodnota alebo EV), alebo rozpočtovaná cena vykonaných prác. Toto je množstvo skutočne dokončenej práce.

Krok 4: určiť skutočné náklady (Skutočné náklady alebo AC), ktorá predstavuje skutočnú cenu vykonaných prác. Ide o výdavky súvisiace s už vykonanou prácou.

Krok 5: vypočítajte rozdiely v nákladoch (Rozdiel v nákladoch alebo CV) odpočítaním získanej hodnoty od skutočných nákladov (CV = EV – AC).

Krok 6: zostaviť výsledky.

V prvých troch krokoch musíte zhromaždiť informácie o nákladoch na svoj projekt, zatiaľ čo v posledných troch musíte vykonať výpočty a analýzu. Rozdiely v nákladoch predstavujú stav nákladov vášho projektu.

Keď kontrolujete náklady, váš životopis je metrikou, ktorá určuje, či je váš projekt v súlade s rozpočtom. A Negatívne CV znamená, že projekt prekročil rozpočet.

Mali by ste kontrolovať náklady alebo riadiť náklady?

Je bežné zamieňať si kontrolu nákladov s riadením nákladov. Ide o dva odlišné pojmy, ktoré je potrebné správne definovať a pochopiť. Kontrola nákladov je čiastkový proces v rámci väčšieho systému riadenia nákladov.

Zatiaľ čo kontrola nákladov je o identifikácii výdavkov a ich znižovaní s cieľom zvýšiť zisky, riadenie nákladov je celkový proces odhadovania, zostavovania rozpočtu a kontroly nákladov na projekt.

Vaša spoločnosť má pravdepodobne veľa zamestnancov zapojených do riadenia nákladov. V závislosti od veľkosti vášho tímu môžu na plánovaní zdrojov a rozpočtovaní pracovať rôzni ľudia.

Pre efektívnu kontrolu nákladov musia tímy monitorovať výdavky na rôznych úrovniach podniku, aby venovali dostatočnú pozornosť každej časti podnikového rozpočtu a dôkladne ju analyzovali.

Použite kontrolu nákladov na sledovanie a znižovanie výdavkov na projekt

Sledovanie údajov o nákladoch na zníženie projektových výdavkov je únavný proces, ale riadenie nákladov má priamy vplyv na ziskovosť.

Ak chcete efektívne riadiť náklady, vytvorte si prispôsobiteľný informačný panel, aby ste mali všetky informácie na dosah ruky. Táto automatizácia vám umožní žonglovať medzi riadením projektu a kontrolou nákladov, a to všetko na jednom mieste.

Zanechajte nám komentár. Ale predtým, ako odídete, tu je robot, ktorý vám umožní veľmi jednoducho zarábať obchodovaním EUR/USD.