Úloha virtuálneho asistenta vo firme

Ak ste ako väčšina blogerov, vždy ste si mysleli, že musíte ísť sami? Je to váš prípad? A áno, väčšina podnikateľov začína sama alebo si najíma virtuálneho asistenta.

V tomto článku vám ukážem, prečo je virtuálna asistentka dôležitá pre vaše podnikanie. Najprv je tu však školiaci kurz, ktorý vám pomôže umožňuje uspieť v podnikaní.

Čo je to virtuálny asistent?

Virtuálny asistent (VA) je niekto, kto poskytuje podporné služby iným firmám zo vzdialeného miesta.

Termín sa zrodil v 1990. rokoch minulého storočia z možnosti virtuálnej práce vďaka technologickým vylepšeniam. Virtuálny asistent je niekto, kto je najatý na vykonávanie únavných každodenných úloh vášho podnikania.

Môže to byť v inom meste, štáte alebo krajine. Môžu to byť aj ľudia, ktorí raz týždenne prídu do vašej kancelárie alebo sa stretnú v coworkingovom priestore. Naozaj to závisí od vás.

Najdôležitejšie je, že sa postarajú o bezproblémové dokončenie úloh, ktoré ich klient potrebuje, buď preto, že to nenávidia, alebo preto, že to zaberá príliš veľa času.

Virtuálnych asistentov vyhľadávajú najmä podnikatelia a online firmy. Tieto spoločnosti potrebujú pomoc, ale nechcú fyzicky najímať zamestnancov. aby som ti slúžil, Finance de Demain pracuje v priemere s dvoma virtuálnymi asistentmi.

Čo robí virtuálna asistentka

Teoreticky môže virtuálny asistent robiť všetko, čo ktorýkoľvek iný pomocný personál. Úlohy virtuálnej podpory sa však neobmedzujú len na kancelársku prácu. Mnoho virtuálnych asistentov poskytuje marketingové služby, webdizajn a iné.

Niektorí virtuálni asistenti sa špecializujú na špecifický súbor zručností. Napríklad, marketingový virtuálny asistent robí len marketingovú prácu. Iní virtuálni asistenti vykonávajú rôzne úlohy, ale v konkrétnom odvetví. Napríklad, virtuálny asistent pre realitné spoločnosti.

Väčšina virtuálnych asistentov má svoje vlastné podnikanie s virtuálnymi asistentmi. To im umožňuje zarábať viac a mať lepšiu kontrolu nad úlohami, ktoré vykonávajú. Mnoho malých podnikov si však virtuálnych asistentov najíma ako súčasť práce alebo zmluvy.

Napokon, veľa VA používa stránky na voľnej nohe alebo coworkingové stránky na nájdenie rýchlych a časovo obmedzených projektov.

Ako môže virtuálna asistentka prospieť vašej firme?

Pretože delegovanie úloh, ktoré spotrebúvajú váš čas a energiu, ktoré nerobíte radi a ktoré vás udržujú v cykle presúvania sa od jednej únavnej úlohy k druhej, vám VA umožní znovu získať kontrolu nad vašimi záležitosťami.

Rast vášho tímu znamená, že môžete robiť základnú prácu, sústrediť sa na stratégiu a celkový obraz. Môžete začať snívať a plánovať vo väčšom meradle.

Ako zistíte, že ste pripravení najať si virtuálneho asistenta?

Kedy budete pripravení zamestnať sa, je pre každého iné, čo sťažuje rozhodovanie. Odporúčame vám najať si VA skôr, ako si myslíte, že ste pripravení ísť.

Dôvodom je to, že väčšina ľudí (vrátane mňa!) čaká, kým sa už nedostaneme do bodu „príčetnosti“, aby začali delegovať a žiadať o pomoc s podnikaním. Takže, ak ste pripravení rozvíjať svoje podnikanie a myslíte si, že ste pripravení, dôrazne vám odporúčam, aby ste začali hľadať svojho virtuálneho asistenta.

Pre vás oboch to bude oveľa jednoduchšie, ak niekoho privediete do tímu, keď je situácia o niečo pokojnejšia, takže veci bežia hladko, keď nastanú najrušnejšie časy.

Tu je niekoľko otázok, ktoré je potrebné zodpovedať pred konečným rozhodnutím o prijatí do zamestnania:

• Ste pripravení rozvíjať svoje podnikanie rýchlejšie ako doteraz?
• Môžete si dovoliť platiť niekomu každý mesiac?
• Máte definované úlohy, aby ste mohli začať delegovať?

Ak ste na všetky tieto otázky odpovedali áno, ste pripravení začať proces náboru VA.

Ako najať VA?

Aj keď je virtuálna asistencia skvelým nápadom na podnikanie v domácnosti, získanie virtuálnej pomoci je pre majiteľov domácich firiem kľúčové, aby maximalizovali svoje príjmy a uľahčili rast. Ako majiteľ domácej firmy prichádza čas, keď nie je možné robiť všetko, aspoň tak dobre, aby to bolo efektívne a efektívne.

Najatie virtuálneho asistenta vám ušetrí čas, aby ste sa mohli sústrediť na svoju prácu, na úlohy, ktoré vám prinášajú najlepšie obchodné výsledky. Navyše, mnohí virtuálni asistenti sú lepší ako vy v niektorých úlohách.

Z dlhodobého hľadiska je vždy rýchlejšie a lacnejšie najať si prácu, na ktorú nemáte kvalifikáciu.

Prvý krok náboru virtuálneho asistenta je vytvoriť zoznam úloh, ktoré chcete zadať externe. Urobte si komplexný zoznam a uprednostňujte činnosti, ktoré chcete delegovať ako prvé. Napríklad, správa e-mailov je časovo náročná a únavná, umiestnite ju na začiatok zoznamu.

Alebo možno technologické problémy zaberajú príliš veľa času, môžete outsourcovať správu svojich webových stránok. Alebo udržujte účty vašej spoločnosti aktuálne.

Ďalší krok vymýšľa, koho najať. Existuje mnoho spôsobov, ako si najať virtuálneho asistenta. Môžete použiť službu VA, ktorá ich najme a vyškolí a potom vám pridelí osobu na základe služieb, ktoré potrebujete.

Poslednou možnosťou je zamestnať vo svojej sieti niekoho, kto má referencie. Aj keď môžete uverejniť inzerát hľadajúci virtuálneho asistenta, nájdenie takého, ktorý už má dôveryhodné poverenia, vám ušetrí čas a bolesti hlavy.

Zoznam služieb, ktoré môžu virtuálni asistenti ponúknuť

kreatívne písanie

• Píšte blogové príspevky
• Píšte e-knihy, knihy, bulletiny, e-mailové zúženia atď.
• Píšte alebo upravujte audio alebo video prepisy.
• Píšte príspevky na sociálnych sieťach pre Facebook, Twitter alebo Instagram.
• Úprava a revízia blogových príspevkov, kníh, webových stránok, bulletinov, receptov atď.
• Pripravte si e-maily pre svoj e-mailový marketing
• Tvorba popisov produktov pre internetové obchody (obchod / produktový manažér)
• Kompilácia / úprava posudkov.
• Atd ...

Administrátor / manažment

• Zákaznícky servis prostredníctvom e-mailu, chatu alebo telefónu.
• Sledujte a odpovedajte na e-maily.
• Usporiadajte poštové schránky
• Spravujte komentáre blogu.
• Živá podpora webinára
• Správa kalendára
• Vytvárajte prezentácie v PowerPointe
• Správa zásob a zásob
• Dohodnite si rozhovory
• Odpovedajte na telefónne hovory
• Opätovné použitie obsahu (Príklad: konverzia videa na písaný blogový príspevok alebo blogový príspevok na príspevok na sociálnych sieťach)
• Píšte zápisnice z videokonferenčných stretnutí
• Spravujte redakčné kalendáre blogu
• Úlohy registrácie zákazníkov, ako je odpovedanie na e-maily a odosielanie faktúr a zmlúv
• Sledovanie potenciálnych zákazníkov / súčasných zákazníkov
• Prezentácia hostí
• Urobte si cestovné opatrenia
• Príprava formulárov
• Obnoviť tvorbu
• Nábor a školenie nových členov tímu
• Traduction
• Brainstorming pre blogové príspevky, produkty atď.

NB: Administratívne úkony patria medzi najvyhľadávanejšie služby. Ak pomôžete majiteľom firiem s týmito každodennými úlohami, uvoľníte im čas, aby zarobili viac peňazí. Veľmi vzácne!

Grafický dizajn

• Vytváranie grafiky pre blogové príspevky
• Úprava fotografií
• Tvorba diapozitívov pre webináre alebo workshopy.
• Dizajn vizitiek, letákov, log, menu, nápisov atď.
• Vyhľadávanie obrázkov pre blogové príspevky, knihy, sociálne médiá atď.
• Tvorba sprievodcov štýlom značky.
• Návrh e-kníh alebo súborov PDF na odber bulletinu

NB: Canva má veľa šablón a je ľahké ho použiť, ak chcete vytvoriť grafiku.

Sociálne médiá

• Plánovanie aktualizácií sociálnych médií.
• Vytvorenie a správa účtu na Pintereste
• Vytvárajte a spravujte propagované piny
• Spravujte skupiny na Facebooku
• Vytváranie a správa skupín LinkedIn
• Vytvárajte prieskumy sociálnych médií
• Upravte plány publikovania.
• Vytváranie a správa príspevkov na Instagrame.
• Odpovedajte na správy na sociálnych sieťach.

Vedenie účtovníctva

• Správa platieb a fakturácie.
• Spracovanie objednávok a vrátenia tovaru.
• Správa zbierky
• Vedenie miezd
• Fakturácia a faktúry.

Ako používať tento zoznam služieb virtuálnych asistentov?

Ako vidíte, existuje veľa služieb, ktoré môžete ponúknuť ako virtuálny asistent.

V závislosti od typu služby, o ktorú máte záujem, môžete kombinovať balík súvisiacich služieb a predávať ako balík služieb: fakturované za projekt alebo ako priebežná mesačná služba.

Ak nájdete niečo, čo vás zaujme, urobte si ďalší prieskum. Ak máte po výskume stále záujem, zistite, ako môžete získať potrebné zručnosti, ak ich ešte nemáte.

Môžete sa učiť z videí YouTube, kníh na Amazone alebo kurzov, ktoré nájdete online.

A pamätajte, že to, že začínate so službou, ako je VA, neznamená, že túto službu budete ponúkať po zvyšok svojho života. Môžete aktualizovať alebo pridať ďalšie služby.

Potrebné zručnosti ako virtuálny asistent

Mnohé zo zručností potrebných na to, aby ste boli virtuálnym asistentom, sú rovnaké ako zručnosti potrebné pre administratívneho asistenta alebo sekretárku. Napríklad, musíte mať vynikajúce organizačné schopnosti. Musíte mať aj príjemné telefonické správanie a zručnosti v používaní nových technológií.

Ako VA budete tiež potrebovať špecifické zručnosti na samostatnú zárobkovú činnosť. Napríklad, mali by ste byť schopní multitaskingu, najmä ak žonglujete s viacerými klientmi.

Musíte sa vedieť sústrediť na prácu vo svojom domácom prostredí. Správne vybavenie potrebujete aj vo svojej domácej kancelárii.

Niektoré úlohy virtuálnych asistentov vyžadujú ďalšie zručnosti, vrátane vzhľad stránky, plánovanie udalostí, účtovníctvo a mnoho ďalšieho.

Môžete vyhľadávať pracovné miesta virtuálnej pomoci, ktoré vyžadujú vaše konkrétne zručnosti. Okrem špecifických zručností zamestnávatelia často hľadajú kandidátov s odbornou prípravou a/alebo kancelárskymi skúsenosťami v určitej administratívnej kapacite.

Základné vlastnosti virtuálnej asistentky

Spoľahlivosť

Toto je jedno z najdôležitejších, pretože sa, žiaľ, zdá byť najbežnejšie. Veľa klientov mi povedalo, že boli sklamaní z VA, ktorí nenahlásili svoj pokrok alebo jednoducho neposkytli výsledky.

Je to úplne neospravedlniteľné a nielenže to robí zlé meno odvetviu virtuálnej asistencie, ale ďalší volaný virtuálny asistent musí niesť podozrenia a pochybnosti klienta o efektívnosti využívania týchto typov služieb.

Profesionalita je v tomto odvetví prvoradá, takže ak vám klient zavolá, mali by ste mu zavolať späť. Ak dostanete e-mail, musíte odpovedať! Nemusí to byť hneď, ale aspoň na druhý deň.

Dobré komunikačné schopnosti

Od prvého bodu musíte klienta informovať o postupe svojej práce, preto si stanovte, ako a kedy ich aktualizovať, keď sa stane klientom, a pred začatím každej novej úlohy.

Ak vás zákazník musí neustále naháňať kvôli aktualizáciám, potom nerobíte svoju prácu správne.

Časový manažment

Výskum zjavne hovorí, že by ste sa mali sústrediť len na jednu vec, ktorá je pre multitasking neefektívna. Samozrejme, musíte sa sústrediť na danú úlohu, ale budete pracovať aj s viacerými klientmi; ktorí si myslia, že sú vaším jediným a najdôležitejším zákazníkom.

Pravdepodobne máte veľa práce za deň, takže plánujte dopredu. Naplánujte si úlohy, keď ste najefektívnejší. Použite kalendár Google a označte osobné položky jednou farbou a pracovné položky druhou.

Ak viete, že najlepšie píšete ráno, skúste si stretnutia naplánovať na neskoré popoludnie. Do kalendára sa vám zmestia aj všetky pracovné úlohy (vrátane plánovania času), aby ste reálne vedeli, či máte na všetko čas.

Zdroj

Často budete dostávať e-maily s technickými otázkami, ktoré môžu ľahko nájsť pomocou Google, alebo s otázkou, koľko stoja vaše služby, keď sa ani neobťažovali navštíviť vašu webovú stránku a/alebo vaše sociálne siete.

Budete požiadaní, aby ste urobili veľa vecí, ktoré ste nikdy predtým nerobili, a musíte len prísť na to, ako to urobiť. Očakáva sa, že VA budú poskytovať riešenia a riešiť problémy zákazníkov.

Ak nemáte schopnosť vyriešiť problém a prísť na to, ako niečo urobiť, potom nebudete dobrý VA.

Virtuálny asistent nie je Yoda, takže je nereálne predpokladať, že to všetko zvládne. Musíte však vedieť bádať, aby ste si informácie našli sami. Pokiaľ budete ku klientovi úprimní o rozsahu svojich schopností, budete v poriadku.

Klienti tiež neočakávajú, že budete vedieť všetko. Povedzte im, že ste nikdy predtým nerobili túto konkrétnu prácu; ale rád zistíš ako a vrátiš sa k tomu.

Mali by ste pokračovať v školení, kde môžete sledovať videá na YouTube, obchodovať s ostatnými VA, klásť otázky na VA fórach a všeobecne sa zúčastňovať.

Snažte sa držať krok s tým, čo sa hýbe a mení vo svojom odvetví aj v technologickom svete. Rozhodnite sa o veciach, o ktorých chcete vedieť viac, a potom vykonajte prieskum.

Riadenie očakávaní a budovanie dôvery

Musíte nielen vedieť, čo robíte, ale musíte sa uistiť aj o tom, že zákazník vie, čo robí. Často klient nikdy nespolupracoval s virtuálnym asistentom, takže ak nevie, čo môže robiť a ako to celé funguje, bude vážne pochybovať o vašej schopnosti pomôcť mu.

Nový klient vás pravdepodobne vyhľadá, aby ste ho previedli celým procesom, takže musíte vedieť a vysvetliť, ako pracujete. Väčšinou to prichádza so skúsenosťami, ale precvičte si svoj nový zoznam otázok alebo hranie rolí; a dokonca aj dobrovoľnícka práca pre dodávateľa, ktorého poznáte, takže môžete získať posudok a vyskúšať to, ak vás to znepokojuje.

Pracujte sám

Zdá sa, že je celkom bežné, že sa ľudia na voľnej nohe cítia osamelo, čo ma prekvapuje, pretože som úplne šťastný, že pracujem sám a nikdy som si nemyslel, že niektorým ľuďom bude chýbať mať okolo seba ostatných.

Iste, niekedy využívam co-workingové priestory a inokedy pracujem v kaviarňach, ale byť celý týždeň sama je niečo, na čo treba pamätať.

Ak máte nejaké skúsenosti s virtuálnou asistenciou, nezabudnite mi zanechať komentár. Nemôžem vás však nechať bez predstavenia tohto prémiového školenia o osobných financiách.