Etapy projektového plánu, ktoré zabezpečujú úspech projektu

Projektový plán je vyvrcholením starostlivého plánovania projektovým manažérom. Je to hlavný dokument, ktorý riadi postup projektu. Toto je príručka projektového manažéra.

Hoci sa projektové plány v jednotlivých spoločnostiach líšia, existuje desať krokov, ktoré musia byť v pláne projektu bezpodmienečne zahrnuté, aby sa predišlo zmätkom a nútenej improvizácii počas fázy realizácie projektu.

V tomto článku, Prinášam vám svoje rady, ktoré vám pomôžu dobre napísať plán projektu. Ak chcete úspešne zrealizovať svoj projekt, váš projektový plán musí bezpodmienečne obsahovať nasledujúce prvky:

1. Ciele projektu

Ciele projektu sú definované v projektovej charte. Mali by však byť zahrnuté aj v pláne projektu, aby sa bližšie vysvetlili ciele projektu. Akokoľvek sa projektový manažér rozhodne začleniť ciele do plánu projektu, dôležité je zachovať jasné prepojenie medzi nimi chartu projektu – prvý kľúčový dokument projektu – a druhý kľúčový dokument projektu, jeho projektový plán.

2. Rozsah projektu

Rovnako ako ciele projektu, rozsah je definovaný v charte a musí byť ďalej spresnený v pláne projektu projektovým manažérom. Definovaním rozsahu môže projektový manažér začať ukazovať, ako to bude vyzerať cieľom projektu.

Ak rozsah nie je definovaný, môže sa rozšíriť na celý projekt. To vedie k prekročeniu nákladov a nedodržaniu termínov.

Článok na prečítanie: Ako viesť prosperujúce podnikanie?

Ak napríklad vediete marketingový tím na vytvorenie brožúry o produktovom rade spoločnosti, mali by ste uviesť počet strán a uviesť príklady toho, ako bude hotový produkt vyzerať.

Pre niektorých členov tímu môže brožúra znamenať dve strany, zatiaľ čo iní môžu považovať za dostatočných desať strán. Definovanie rozsahu môže od začiatku dostať celý tím na rovnakú stránku.

3. Míľniky a hlavné výstupy

Hlavné úspechy projektu sa nazývajú míľniky a hlavné pracovné produkty sa nazývajú hlavné výstupy. Obaja predstavujú hlavné zložky práce na projekte. Projektový plán by mal identifikovať tieto prvky, definovať ich a stanoviť časové harmonogramy ich dokončenia.

Ak organizácia realizuje projekt vývoja nového softvéru, hlavným výstupom môže byť konečný zoznam obchodných požiadaviek a spôsob ich implementácie.

Potom by projekt mohol mať míľniky pre dokončenie návrhu, testovanie systému, testovanie akceptácie používateľom a dátum nasadenia softvéru. Tieto míľniky sú spojené s pracovnými produktmi, ale týkajú sa viac procesov ako samotných produktov.

Článok na prečítanie: Miesto digitálneho marketingu v podnikaní

Míľniky a kľúčové dodacie lehoty nemusia byť presné dátumy, ale čím konkrétnejšie, tým lepšie. Presné dátumy pomáhajú projektovým manažérom presnejšie rozčleniť pracovné štruktúry.

V tejto fáze plánu vytvoríte míľniky, aby ste mohli zobrať veľké výstupy alebo výstupy na vysokej úrovni a rozdeliť ich na menšie výstupy, ktoré je možné opísať v ďalšej fáze.

4. Štruktúra rozpisu prác

Štruktúra rozpisu práce rozdeľuje míľniky a hlavné výstupy projektu na menšie časti, takže za každý aspekt môže byť pridelená zodpovednosť jednej osobe.

Pri vytváraní tejto štruktúry berie projektový manažér do úvahy mnoho faktorov, ako sú silné a slabé stránky členov projektového tímu, vzájomné závislosti medzi úlohami, dostupné zdroje a celkový termín projektu.

Projektoví manažéri sú v konečnom dôsledku zodpovední za úspech projektu, ale nemôžu túto prácu vykonávať sami. Štruktúra rozpisu je nástroj, ktorý projektový manažér používa na zabezpečenie zodpovednosti za projekt.

Článok na prečítanie: Tu je 14 tipov na rýchle zbohatnutie

Tento nástroj tiež hovorí účastníkom projektu, kto je za čo zodpovedný. Ak má projektový manažér obavy z úlohy, presne vie, s kým sa má v súvislosti s touto úlohou stretnúť.

5. Investičný rozpočet

Rozpočet projektu ukazuje, koľko peňazí je vyčlenených na dokončenie projektu. Za primeranú alokáciu týchto zdrojov je zodpovedný projektový manažér.

V prípade projektu, ktorý má dodávateľov, projektový manažér zaisťuje, že dodávky sú dokončené v súlade s podmienkami zmluvy, pričom osobitnú pozornosť venuje kvalite. Niektoré rozpočty projektov sú prepojené s plánom ľudských zdrojov.

Je dôležité určiť náklady na každý krok tak, že sa pozriete na potrebný čas a náklady na prácu potrebnú na dokončenie úloh. Náklady na projekt súvisia s dĺžkou trvania projektu, ktorá závisí od rozsahu projektu. Rozsah, míľniky, úlohy a rozpočet by mali byť zosúladené a realistické.

6. Plán ľudských zdrojov

Plán ľudských zdrojov ukazuje, ako bude projekt personálne obsadený. Definuje, kto bude súčasťou projektového tímu a ako dlho sa musí každá osoba zaviazať.

Pri príprave tohto plánu projektový manažér vyjednáva s členmi tímu a ich nadriadenými, koľko času môže každý člen tímu venovať projektu. Ak sú na konzultácie o projekte potrební ďalší pracovníci, ktorí sú však súčasťou projektového tímu, je to tiež zdokumentované v personálnom pláne. Opäť sa konzultuje s príslušnými dozornými orgánmi.

7. Plán riadenia rizík

Pri spustení projektu sa môže pokaziť veľa vecí. Hoci je ťažké predvídať každú možnú katastrofu alebo menší incident, dá sa predvídať veľa nástrah. V pláne riadenia rizík projektový manažér identifikuje všetky riziká projektu. Určuje tiež pravdepodobnosť výskytu týchto scenárov a stratégie na ich zmiernenie.

Pri formulovaní tohto plánu môže projektový manažér získať informácie od sponzora projektu alebo ich projektového tímu.

Pre riziká, ktoré sa pravdepodobne vyskytnú alebo s ktorými sú spojené vysoké náklady, sa zavádzajú stratégie zmierňovania. Riziká, ktoré sa pravdepodobne nevyskytnú, a tie, ktoré majú nízke náklady, sú uvedené v pláne, aj keď nemajú žiadne stratégie na ich zmiernenie.

8. Komunikačný plán

Komunikačný plán popisuje, ako bude projekt komunikovaný rôznym publikám. Podobne ako štruktúra rozpisu práce, aj komunikačný plán prideľuje zodpovednosť za dokončenie každého komponentu členovi projektového tímu.

V tomto kroku je dôležité popísať, ako sa budú problémy komunikovať a riešiť v rámci tímu. Mala by sa špecifikovať aj frekvencia komunikácie s tímom a zainteresovanými stranami. Každá správa má cieľovú skupinu. Pomáha projektovým manažérom zabezpečiť, aby sa správne informácie dostali k správnym ľuďom v správnom čase.

Článok na prečítanie: 1 finančných rád pre novomanželov

9. Plán riadenia zainteresovaných strán

Plán manažmentu zainteresovaných strán identifikuje, ako sa v projekte použijú zainteresované strany. Niekedy zainteresované strany potrebujú len získať informácie. Toto je možné zohľadniť v komunikačnom pláne.

10. Plán riadenia zmien

Plán riadenia zmien vytvára rámec na vykonávanie zmien v projekte. Hoci projektoví manažéri majú tendenciu vyhnúť sa zmenám v projekte, niekedy sa im nedá vyhnúť.

Plán riadenia zmien poskytuje protokoly a procesy na vykonávanie zmien. Pre zodpovednosť a transparentnosť je nevyhnutné, aby sponzori projektu, projektoví manažéri a členovia projektového tímu dodržiavali plán riadenia zmien.

V súhrne….

Plán projektu je dôležitým dokumentom pre úspech projektu. Slúži ako kompas pri realizácii projektu od začiatku do konca. Preto si vyžaduje aktívnu účasť všetkých zainteresovaných strán, aby sa zhodli na rôznych bodoch. Je tiež dôležité venovať mu všetok čas potrebný na jeho definovanie.

Hlavným rizikom zle definovaného plánu je, že ste vystavení sporom, ktoré je potrebné vyriešiť v bodoch nezhody, ktoré neboli sformulované.

Pozývam vás, aby ste sa podelili o svoje názory a skúsenosti v komentároch.