Čo je projektová charta a aká je jej úloha?

Charta projektu je formálny dokument, ktorý načrtáva obchodný účel vášho projektu a po schválení iniciuje projekt. Je vytvorený v súlade s obchodným prípadom pre projekt, ako ho popisuje vlastník projektu. Ide o kľúčovú súčasť procesu iniciovania investičného projektu. Účelom vašej projektovej charty je teda zdokumentovať ciele, zámery a obchodný prípad projektu.

Po vytvorení projektovej charty slúži ako druh zmluvy medzi vlastníkom projektu a projektovým manažérom. Poskytuje prehľad očakávaní na vysokej úrovni a oprávňuje projektového manažéra mobilizovať zdroje na dosiahnutie správnych výsledkov.

Wow, znie to príliš komplikovane? Neboj sa, Finance de Demain Consulting vám poskytne všetko, čo potrebujete vedieť. Ale skôr ako začnete, tu je školenie, ktoré vám ukáže, ako na to začnite obchodovať s víťaznými obchodmi.

Poďme na to

Na čo slúži projektová charta v projektovom manažmente?

Ako je uvedené vyššie, vaša projektová charta plní tri hlavné funkcie:

1. Definuje základné ciele, zámery a účel práce (to všetko sa nakoniec premietne do vášho projektového plánu).

2. To vytvára spoločné chápanie cieľov projektu, zámerov a potrieb zdrojov skôr, ako sa do nich začnete hlbšie a hlbšie hrabať.

3. To vám umožňuje prezentovať všetky vyššie uvedené skutočnosti zainteresovaným stranám projektu, aby získali buy-in, investície a povolenie napredovať.

Ale nepoužíva sa len v iniciačnej fáze. Charta vášho projektu je niečo, k čomu sa môžete vrátiť počas celého životného cyklu vášho projektu, aby ste sa uistili, že vaša práca je v súlade s kľúčovými cieľmi a zámermi, ktoré ste si stanovili po dohode so sponzorom projektu a/alebo kľúčovými zainteresovanými stranami.

Prečo je projektová charta dôležitá? ?

Okrem plnenia týchto hlavných funkcií má projektová charta niekoľko ďalších výhod.

Je cieľ projektu krištáľovo jasný?

Keďže projektová charta výslovne uvádza obchodný prípad projektu, znamená to, že každý vie, ako projekt prispieva k celkovým strategickým cieľom spoločnosti.

To zaisťuje, že váš projekt nie je len zaškrtávaním ľubovoľných políčok, ale v skutočnosti robí niečo, čo ovplyvní celkové obchodné ciele.

Pomôže vám identifikovať vaše zainteresované strany

Projektová charta hrá veľmi dôležitú úlohu pri formulovaní vášho celkového plánu projektového manažmentu, ale jednou z oblastí, kde je obzvlášť užitočná, je pomôcť vám identifikovať kľúčové zainteresované strany projektu – hneď od začiatku.

Hneď ako bude vaša projektová charta dokončená, môžete začať robiť analýzu zainteresovaných strán, čo znamená, že môžete začať zapájať kľúčové zainteresované strany spolu s vytváraním plánu projektu.

Dáva právomoc projektovému manažérovi

Dobre, dobre, „dať“ čokoľvek môže začať znieť trochu stredoveko. Ale či už darujete, odkážete, darujete alebo udeľujete grant, vaša projektová charta formálne dáva vášmu projektovému manažérovi právomoc nad projektom.

To znamená, že majú právomoc plánovať a kontrolovať projekt a určuje to ich úlohu vo vzťahu k zvyšku projektového tímu a zainteresovaným stranám.

Je to vaša severná hviezda

Dobre, už sme to spomínali, ale oplatí sa to zopakovať. Aj keď je váš projektový plán skvelý na to, aby ste videli, či ste na správnej ceste s úlohami a termínmi, niekedy môžu byť všetky tieto drobné detaily skôr rozptýlením.

Na druhej strane vaša projektová charta je absolútnou podstatou vášho projektu. Takže ak si niekedy nie ste istí, či vás niečo nasmeruje správnym smerom alebo vás vykoľajuje, vaša projektová charta vám a vášmu tímu pomôže prekonať hluk a prehodnotiť, či práca, ktorú robíte, vyhovuje vašim potrebám.

Čo je súčasťou projektovej charty?

Takže, čo sa vlastne deje v charte projektu? Vaša projektová charta je prehľad na vysokej úrovni, ale stále môže pokryť veľa územia. Tu sú niektoré prvky projektovej charty, ktoré by ste mali zvážiť zahrnutie do dokumentu charty projektu:

Cieľ vášho projektu

prečo to robíš? Aké sú ciele a zámery? Skúste to zredukovať na stručné vyhlásenie o cieli. A ujasnite si to! Porovnajte nasledovné:

Zlé vyhlásenie o účele: „Chceme, aby tento projekt zvýšil príjmy.

Lepšie vyhlásenie o účele: „Cieľom tohto projektu je dodať nový produkt na trh X v čase Y, aby sme zvýšili náš obrat o Z % do 2 rokov.“

Uistite sa, že rozumiete tomu, čo robíte a prečo, pretože dobré vyhlásenie o cieli môže udávať tón všetkému ostatnému. (Žiadny tlak !)

Ako vyzerá úspech

Čo chcete dosiahnuť týmto projektom? Teraz je ten správny čas začať premýšľať o merateľných KPI, aby ste si mohli vytvoriť projektový plán, ktorý konkrétne spĺňa vaše kritériá úspechu.

Kľúčoví hráči

Možno ešte nepoznáte všetkých zúčastnených, ale mali by ste vedieť dosť, aby ste mohli začať: sponzor projektu, projektový manažér a všetky ostatné kľúčové zainteresované strany. Teraz je ten správny čas uviesť ich a ich konkrétne úlohy v rámci projektu.

Riziká, ktoré ste identifikovali

Opäť objavíte viac, keď rozpracujete svoj projektový plán, ale toto je dobré miesto na rozpoznanie rizík vysokej úrovne, o ktorých ste už od začiatku vedeli.

Kľúčové výstupy

Čo vlastne potrebujete v rámci tohto projektu dodať?

Prehľad zdrojov na vysokej úrovni

Ak sú k tomuto projektu už priradené vopred schválené zdroje, poznamenajte si to v charte projektu, aby ste vedeli, s čím pracujete. Súhrnný kalendár na vysokej úrovni. Neskôr môžete ísť hlbšie, ale je užitočné nastaviť základnú časovú os pre váš projekt, ako aj zmapovať kľúčové míľniky na ceste.

Ako vytvoriť chartu projektu?

Teraz sa naučíme, ako vytvoriť chartu projektu. Bez ohľadu na to, aké položky sa rozhodnete zahrnúť alebo vylúčiť z vyššie uvedeného zoznamu, tu je niekoľko všeobecných tipov, na ktoré treba pamätať pri jeho písaní.

Oboznámte sa s tým, ako to vaša organizácia robí

Vyťažte maximum zo všetkých existujúcich aktív organizačných procesov, ktoré máte. Existujú nejaké minulé príklady charty projektov, z ktorých sa môžete poučiť? Má vaše oddelenie šablónu projektovej charty?

Príklady a šablóny vám môžu skutočne pomôcť získať predstavu o tom, ako sa veci robia – a čo je pre vašu organizáciu dôležité – aby ste ich mohli nasledovať a začať tou správnou nohou.

Napíšte ho v základnom, ľahko zrozumiteľnom jazyku

Pri písaní projektovej charty a zdôvodňovaní dôležitosti vášho projektu môže byť lákavé použiť fantastické slová a komplikovanú terminológiu, aby veci vyzerali pôsobivejšie. Ale naozaj, čím jednoduchší jazyk, tým lepšie, najmä pokiaľ ide o vašu projektovú chartu.

Kefujte chmýří

Vystrihnite divoké vyhlásenia, ktoré nič neznamenajú alebo sa vzťahujú na váš projekt. Povedzte to priamo, bez žargónu, aby si každý mohol prečítať vašu projektovú chartu, pochopiť účel projektu a vedieť, prečo na tom záleží.

To má ďalšiu výhodu v odstránení nejednoznačnosti a ponechaní priestoru na interpretáciu, čo je obzvlášť dôležité pri riadení projektov, kde je prvoradá dobrá a jasná komunikácia.

Ak to nedokážete? Pokračujte v práci a obmedzovaní vecí, kým to nebude možné. Je to ťažšie, ako to vyzerá, ale núti vás to destilovať to, o čo sa v skutočnosti snažíte, až po jeho najčistejšiu a najsilnejšiu podstatu.

Majte svoj plán a projektovú chartu po ruke

Dobre, možno nie bližšie. Ale aby vaša projektová charta naozaj fungovala, nemôže byť len tak zastrčená v metaforickej zásuvke. Mali by ste ho uchovávať na centrálnom mieste, kde sa naň môžete vy, sponzori projektu a váš projektový tím obrátiť, keď to budete potrebovať.

Zanechajte nám komentár. Ale predtým, ako odídete, tu je robot, ktorý vám umožní veľmi jednoducho zarábať obchodovaním EUR/USD.