Si të bëni planin e komunikimit të një projekti?

Planet e komunikimit janë të rëndësishme për projektet tuaja. Komunikimi efektiv, i brendshëm dhe i jashtëm, është thelbësore për suksesin e projektit. Është thelbësore që të ketë një plan komunikimi të projektit që përshkruan se cilët janë palët e interesuara, si dhe kur dhe si t'i arrihen ata. Megjithatë, duke pasur një të mirë strategjia e komunikimit mund të jetë shumë e dobishme për ju. Ky artikull mbulon:

• Përfitimet e planeve të komunikimit të projektit
• Çfarë duhet përfshirë në një plan komunikimi
• Si të shkruani një plan komunikimi
• Dhe si të përdorni një plan komunikimi gjatë gjithë projektit

Por përpara se të filloj, do të doja t'ju tregoja për këtë trajnim premium, i cili personalisht më ka lejuar të rris normat e mia të konvertimit në faqet e mia. Thjesht klikoni këtu, është një lidhje shoqëruese.

Përfitimet e Planeve të Komunikimit të Projektit

Në thelb të tyre, planet e komunikimit të projektit lehtësojnë komunikimin efektiv. Ata do të bëjnë që projektet tuaja të funksionojnë pa probleme dhe do t'ju ndihmojnë të shmangni dështimin e projektit. Përfitime të tjera kryesore përfshijnë vendosjen dhe menaxhimin e pritshmërive, menaxhimin më të mirë të palëve të interesuara dhe ndihmën në procesin e planifikimit të projektit.

Vendosni dhe menaxhoni pritshmëritë

Komunikimet e projektit janë një rrugë me dy drejtime. Ashtu si planifikimi i projektit, pritshmëritë duhet të vendosen dhe ekipi i projektit dhe palët e interesuara të klientit duhet të marrin përgjegjësinë që komunikimi të shkojë pa probleme.

Ndërsa një projekt nuk fillon pa një plan projekti të vendosur, planet e komunikimit të projektit nuk diskutohen aq lehtë, por duhet të diskutohen.

Duke i bërë të ditur klientit në fillim të procesit të projektit se çfarë të presë, ju vendosni tonin për të gjithë projektin, duke filluar me procesin e propozimit të projektit.

Është gjithashtu e dobishme që ata të dinë paraprakisht se çfarë do t'ju nevojitet prej tyre, në mënyrë që të përgatiten kur të vijë koha.

Menaxhimi i palëve të interesuara dhe klientëve

Përgjatë një projekti, komunikimi i suksesshëm në lidhje me përafrimin me qëllimet dhe piketa, dhe riorganizimin e mëvonshëm me këto ndërsa projektet ndryshojnë, është thelbësor për blerjen e palëve të interesuara dhe transparencën mbi statusin e projektit.

Komunikimi është çelësi për të mbajtur një marrëdhënie të mirë me klientin dhe një plan komunikimi i projektit mund t'ju ndihmojë të mbani atë kuptim të përbashkët të asaj që po ndodh dhe çfarë duhet të ndodhë gjatë gjithë projektit tuaj.

Planifikimi i projektit

Një plan komunikimi i menaxhimit të projektit përcakton se si informacioni kritik do të sigurohet gjatë gjithë projektit, nga kush dhe sa shpesh. Ndërsa përfundoni planifikimin e projektit, duhet të përfundoni edhe planifikimin e komunikimit.

Jo të gjitha projektet krijohen të barabartë, dhe për këtë arsye, një plan komunikimi i projektit është unik për projektin tuaj, prandaj është e rëndësishme të mendoni për të kur krijoni planin tuaj të projektit pas nisjes.

Projektet e mëdha kanë nevoja të ndryshme komunikimi sesa projektet e vogla, dhe e njëjta gjë vlen edhe për projektet me ekipe të palëve të interesuara kundrejt një kontakti të vetëm projekti.

Projektet me objektiva, buxhete, Afate të ndryshme dhe madje edhe rezultate të ndryshme të gjitha kërkojnë komunikim të përshtatur për ato nevoja, dhe kjo është diçka që duhet mbajtur parasysh kur krijoni një plan komunikimi të projektit.

Çfarë duhet të përfshihet në planet e komunikimit

Ndërsa specifikat e planit tuaj të komunikimit do të ndryshojnë në varësi të llojit dhe qëllimit të projektit, disa elementë kyç duhet të përfshihen në çdo plan komunikimi të projektit që krijoni:

Palët kryesore të interesit

Shkruani të gjithë aktorët kryesorë, duke përfshirë kontaktin tuaj kryesor me klientin. Përfshini informacionin e kontaktit si numrat e telefonit dhe emailet, në mënyrë që kushdo që hyn në planin e komunikimit të mund ta gjejë këtë informacion.

Anëtarët e ekipit

Përfshini anëtarët kryesorë të ekipit të projektit tuaj dhe rolet e tyre. Kjo është e dobishme për këdo të ri ose të panjohur me projektin. Rendisni anëtarët e ekipit tuaj të përfshirë në komunikimin e rezultateve, udhëheqjen e diskutimeve strategjike ose se si do të menaxhoni bisedat teknike midis palëve të interesuara dhe ekipit tuaj.

Metodat e komunikimit

Përshkruani metodat kryesore të komunikimit dhe kanalet e ndryshme që do të përdorni për të kontaktuar palët e interesuara. Përdorni email, telefonata, takime ballë për ballë, takime video, media sociale ose ndonjë tjetër. Përfshini shënime për kanalet e preferuara të palëve të interesuara.

lloji i komunikimit

Përfshini llojet e komunikimit, si do të ndahet ai komunikim, çfarë do të përfshihet dhe me kë do të jetë ai komunikim. Për shembull, ju mund t'i ofroni klientit raporte javore të statusit.

Merrni parasysh se si do ta ofroni këtë, kujt do t'i jepet dhe çfarë informacioni duhet të përfshihet në raport.

Stilet e komunikimit

Kjo mund të zbërthehet nga palët e interesuara dhe metodat e komunikimit. A preferon një palë e caktuar vetëm komunikimin formal, apo mund ta merrni atë pak më rastësisht?

Kalendari i takimeve

Ndërsa mund ta rregulloni këtë sipas nevojës gjatë gjithë projektit, është e dobishme të keni një ide fillestare se sa shpesh do të takoheni me palët e interesuara.

Në varësi të fushëveprimit të projektit, ju gjithashtu mund të tregoni se sa shpesh do t'i dërgoni email klientit. Përfshini gjithashtu takimet e brendshme të ekipit në kalendarin tuaj të takimeve.

Mesazhet kryesore

Për çdo palë të interesuar, përcaktoni mesazhin ose informacionin kyç që do t'i duhet t'u komunikohet gjatë gjithë projektit. Kjo përfshin gjithashtu çdo informacion ose reagim që ju nevojitet prej tyre.

Objektivat e komunikimit

Një plan komunikimi që përfshin objektivat e komunikimit mund t'ju ndihmojë të merrni vendime bazuar në atë që po përpiqeni të arrini.

Si të shkruani planin tuaj të komunikimit të projektit

1. Kuptoni cilësimet tuaja

Një plan komunikimi projekti nuk ka nevojë të jetë formale. Por të paktën duhet të shkruhet për referencën tuaj. Merrni parasysh gramatikën, jo sepse doni të dukeni të zgjuar, por sepse doni të jeni të qartë dhe të kuptueshëm.

Mjetet e shkrimit mund t'ju ndihmojnë ta përballoni këtë pa marrë shumë kohë. Me këtë në rregull, mund të filloni të krijoni përmbajtjen tuaj me besim.

Së pari, ju lejon të uleni dhe të vendosni parametrat e projektit. Këto përfshijnë madhësinë e projektit, informacionin e kompanisë së klientit, rezultatet e projektit, orarin dhe ekipin e projektit.

Mendoni stilet e komunikimit të ekipit tuaj dhe atij të klientit tuaj:

• Sa i suksesshëm kanë qenë komunikimet deri tani?
• A ka treguar klienti juaj një preferencë për komunikim: a priren të telefonojnë kur kanë një pyetje apo janë të përqendruar te emaili?
• Jeni takuar personalisht apo me video?
• Sa shpesh ndërvepron ekipi juaj drejtpërdrejt me ju në një projekt? A e preferojnë kontekstin e shkruar ndaj takimeve?

Pasi të kuptoni ekipin dhe klientët me të cilët punoni, mund ta zbatoni këtë në një plan veprimi për komunikim.

2. Përcaktoni objektivat tuaja dhe palët tuaja të interesit

Rendisni rezultatet e projektit tuaj dhe palët kryesore të interesit të projektit. Më pas, shtoni qëllimet e projektit tuaj në atë listë: Mendoni se çfarë është komunikimi i suksesshëm i projektit, jo vetëm me klientin tuaj, por edhe me ekipin tuaj.

Kjo listë do të udhëheqë vendimet e komunikimit.

3. Bëni një plan komunikimi

tani është koha për të bërë planin. Përcaktoni qasjen tuaj ndaj komunikimeve që do të keni gjatë gjithë projektit tuaj. Duke ditur qëllimet e projektit tuaj, merrni parasysh sa shpesh do të komunikoni me palët e interesuara të klientit tuaj, si do ta bëni atë dhe çfarë do të përfshijnë ato komunikime.

Ju mund të vendosni të përdorni qasje të shumta, të tilla si kontrollet javore telefonike për të përditësuar planin dhe progresin e buxhetit, si dhe emailet ditore për pyetjet në lëvizje dhe takimet më pak të shpeshta personalisht për të paraqitur përditësime. Pikat kryesore të projekti.

Çfarëdo që të vendosni, mbani parasysh metrikat dhe qëllimet tuaja. Këto duhet t'ju ndihmojnë të identifikoni llojet e komunikimeve që do të jenë më të dobishme për projektin tuaj dhe sa të detajuara ose të thelluara duhet të jenë komunikimet tuaja.

Si të përdorni një plan komunikimi të projektit

1. Ndani atë me ekipin tuaj

Ndarja e planit me ekipin tuaj do t'i informojë ata për kadencën tuaj të komunikimit, e cila ndikon në punën e tyre dhe datat e dorëzimit, por gjithashtu do t'u japë atyre më shumë kontekst se si do të komunikoni dhe me kë.

Ndarja e këtij informacioni do të thotë që ekipi juaj mund t'ju ndihmojë të zbatoni planin e komunikimit.

2. Qëndroni në rrugën e duhur

Sigurohuni që ekipi juaj të dijë dhe të kuptojë planin tuaj të komunikimit, në mënyrë që klienti juaj të marrë informacion të qëndrueshëm dhe kuptimplotë që i jepet gjatë gjithë projektit.

Rezervoni të gjitha takimet kryesore të projektit sapo të keni një plan dhe shtoni rikujtues në kalendar për kontrolle të rregullta dhe madje edhe emaile të projektit, në mënyrë që të qëndroni në rrugën e duhur me gjërat e rëndësishme që keni vendosur në planin tuaj.

Nëse në ndonjë moment largoheni nga plani juaj i komunikimit dhe e keni të vështirë t'i ktheheni atij, rishikoni qasjen që keni vendosur:

• A përputhet ende me objektivat e projektit tuaj?
• A kanë ndryshuar në ndonjë mënyrë objektivat apo palët e interesuara që nga fillimi i projektit?
• A ka mënyra më efektive për të komunikuar informacionin e projektit në këtë fazë?

Plani i komunikimit = Sukses

Pasja e një plani komunikimi të projektit ju jep mjetet për të komunikuar në mënyrë efektive. Një plan gjithashtu mund t'ju lejojë të rivlerësoni qasjen tuaj dhe nevojat e klientit tuaj nëse është e nevojshme.

Pavarësisht se sa formal ose joformal mund të jetë plani juaj i komunikimit të projektit, ai mund të jetë ndryshimi midis një projekti shumë të suksesshëm dhe efektiv dhe atij që thjesht ngec pa një plan të fortë në vend.

Mendoni për atë si një mënyrë tjetër për të vendosur dhe kontrolluar pritshmëritë gjatë një projekti. Mendoni për atë si një mënyrë për të siguruar komunikim kuptimplotë dhe të suksesshëm me lehtësi.

ju si mendoni ?

Sa thelbësor është një plan komunikimi i projektit për suksesin e një projekti? A mendoni se menaxherët e projektit duhet të shkruajnë gjithmonë një plan komunikimi për projektet, pavarësisht nga madhësia e tyre? Më tregoni mendimet tuaja duke lënë një koment!

Megjithatë, nëse doni të merrni kontrollin e financave tuaja personale në gjashtë muaj, unë rekomandoj shumë këtë udhëzues.

Na lini një koment