Контролишите трошкове пројекта ради веће профитабилности

Контрола трошкова игра виталну улогу у свакој финансијској стратегији. Како одржавате буџет када водите евиденцију о пројектним финансијама? Баш као и развој личног буџета, на располагању вам је неколико опција: класификујте трошкове, одредите најскупље ставке и пронађите решења за ограничавање трошкова у свакој области. Након што завршите све ове радње, моћи ћете да контролишете буџет, да анализирате своју профитабилност и повећати профит.

Основни принципи контроле трошкова су исти за све буџете, било корпоративне или личне. У овом чланку, Finance de Demain Consulting Објашњава концепт контроле трошкова и како се она уклапа у већи систем управљања трошковима.

Шта је контрола трошкова?

Контрола трошкова је принцип идентификовања и смањења трошкова у циљу повећања профита компаније. Може се спровести на нивоу пројекта или на нивоу целе компаније.

У овом случају ћемо се фокусирати на примену процеса контроле трошкова у оквиру пројекта или групе пројеката.

Као менаџеру пројекта, контрола трошкова ће вам послужити да надгледате свој план управљања ресурсима и реагујете на прекорачење буџета.

Ако прекорачите буџет за свој пројекат, алат за извештавање такође може бити од користи. Претпоставимо да је слободном дизајнеру којег сте унајмили за нови пројекат требало много дуже него што се очекивало да уређује слике.

Након што идентификујете овај додатни трошак, можете одлучити да ангажујете интерног дизајнера за ваш следећи пројекат како бисте смањили трошкове и постигли ефикасност.

Како контрола трошкова може направити разлику?

Да ли ваш тим не испуњава обим пројекта или буџет? Овде контрола трошкова постаје важна. Чак и ако имате буџет, контрола трошкова може вам помоћи да их додатно смањите и успут повећате приход.

Овај процес пружа увид у укупну потрошњу компаније: истиче најскупље области и даље идентификује потрошњу у свакој од ових области.

Као први корак, контрола трошкова се може применити на пројекат са циљем смањења трошкова на овој скали и тиме потенцијалног повећања профита компаније.

Које су технике контроле трошкова?

У почетку, контрола трошкова се може десити на вишим нивоима пословања, али се често дешава на нивоу пројекта. На овом нивоу можете проценити стварне трошкове по пројекту и ефикасно управљати њима.

Ево пет корака које треба следити да бисте боље контролисали трошкове пројекта:

1. Планирајте свој буџет

Прво, морате да планирате свој буџет како бисте добили детаљну процену трошкова и ефикасно алоцирали ресурсе. Израда детаљног плана пројекта ће смањити варијације у трошковима, које представљају разлику између вашег првобитног буџета и стварних трошкова.

Укључите у свој буџетски план:

• Број чланова тима потребних за пројекат
• Процена времена потребног за завршетак пројекта
• Материјали потребни за пројекат

Када израчунавате време и материјале потребне за пројекат, оставите мало у буџету. Неочекивано није неуобичајено и можда ћете морати да продужите временски оквир пројекта или затражите додатне ресурсе.

2. Пратите све трошкове

Други корак у контроли трошкова пројекта је праћење напретка трошкова пројекта. Моћи ћете лакше да предузмете корективне мере ако приметите одступања у трошковима у реалном времену.

На крају пројекта биће касно, новац ће бити потрошен. У овом тренутку, све што треба да урадите је да научите из тога како бисте спречили да се ова ситуација понови у будућности.

Да бисте ефикасно надгледали своје трошкове током пројекта, поставите прекретнице пројекта. На свакој прекретници можете анализирати своје трошкове и осигурати да се поштује обим пројекта. А ако икада приметите прекорачење трошкова на одређеној прекретници, можете пронаћи решење да их смањите касније у пројекту.

3. Користите системе контроле промена

Неопходно је поставити јасне циљеве током фазе планирања пројекта. Да бисте били сигурни да ћете постићи ове циљеве, можда ће бити неопходан процес контроле промена.

Контрола промена је скуп корака који регулишу све промене које су стејкхолдери направили током пројекта. Омогућава вам да спречите померање циљева припремајући вас за промене чим се појаве, и на тај начин прилагођавајући пројекат у складу са тим.

4. Фазе процеса контроле

прајминг

Процес контроле промена почиње када заинтересована страна затражи промену пројекта. Захтеви могу бити различити: то може бити продужење рокова или нови резултати пројекта.

Евалуација

Менаџер пројекта или шеф одељења скенира захтев за основне информације, као што су потребни ресурси, утицај захтева и примаоци захтева. Након почетне процене, захтев за промену прелази у фазу анализе.

Анализа

Током фазе анализе, релевантни менаџер пројекта одобрава или одбија захтев. У неким случајевима може се основати комитет за контролу промена да контролише одобравање измена. Менаџер пројекта одобрава или одбија захтев и обавештава тим.

У зависности од величине пројекта, менаџер пројекта може такође да запише промену у дневник промена како би осигурао да сви актери пројекта добију информације.

Имплементација

Примена промене може да варира у зависности од фазе пројекта, али генерално подразумева ажурирање временског оквира и резултата, као и информисање пројектног тима.

Морате да процените обим пројекта и проверите да промена временског оквира неће имати велики утицај на планиране циљеве.

Ограда

Након документовања, ширења и имплементације захтева, можете прећи на завршну фазу. Препоручује се да имате формални план затварања како би сви чланови тима могли да приступе овим информацијама и да се позивају на њих у будућности.

Ефикасним прегледом промена у вашим пројектима, контрола трошкова би требало да дође природно.

Прецизно предвиђање буџета и успеха пројекта укључује одржавање савесног управљања од почетка до краја. Непредвиђени догађаји на том путу су неизбежни, али успостављање одређених система помаже у заштити од ових одступања.

4. Управљајте својим временом

Управљање временом је саставни део контроле трошкова: када се укупно трајање пројекта повећава, повећава се и укупна цена пројекта. Да не бисте прекорачили додељени буџет, морате пре свега поштовати распоред пројекта.

Усвојите стратегије управљања временом како бисте повећали продуктивност и помогли члановима тима да заврше посао на време у оквиру буџета.

Ево неколико савета за управљање временом:

Тимебокинг

Тимебокинг је циљно оријентисана стратегија управљања временом која укључује довршавање задатака унутар " блок времена '.

На пример, ако треба да напишете пост на блогу, можете да направите двочасовни блок да га оцртате. Затим, након паузе, можете се вратити у други блок од три сата да направите прву верзију.

Блокирање времена

Блокирање времена је слично временском боксу, али уместо да подесите одређено време за сваки појединачни задатак, блокираћете одређене периоде свог календара за сродни посао.

Помодоро метода

Као и временски оквир и временско блокирање, Помодоро техника вам помаже да завршите своје задатке за кратко време и да правите паузе између радних сесија.

На пример, радити 25 минута, па четири пута правити паузу од пет минута. Затим, после четврте радне сесије, направите дужу паузу од 20 или 30 минутаs.

прогутати жабу

SПрема чувеном цитату Марка Твена: „Ако морате да прогутате жабу, боље је да то урадите ујутру. Стратегија управљања временом „поједи жабу“ је инспирисано овим речима и подстиче вас да се прво побринете за важне или сложене задатке пре него што радите на мање важним или мање хитним.

Парето принцип

Још увек се зове 80-20 правило Овај принцип се заснива на основном правилу: 20% свог времена посвећујемо обављању 80% посла. Конкретно, могућност да довољно брзо обрадимо ових 80% задатака оставља нам више времена током нашег радног дана да се побринемо за преосталих 20%, што ће нам одузети 80% времена.

Обављање ствари (ГТД)

Инвентед би Давид Аллен почетком 2000-их, метод „ Геттинг Тхингс Доне » или „Обављање послова“ на француском, препоручује да се претходно писмено сачини списак планираних задатака. Када се ослободите ових разматрања, уместо да се ослањате на алате за управљање послом, моћи ћете да предузмете акцију без потребе да схватите шта да радите.

Можда изгледа контраинтуитивно фокусирати се на продуктивност као део контроле трошкова, али перформансе пројекта су камен темељац тока новца.

Ако ваш тим није продуктиван, нећете испунити рокове пројекта, а непоштовање рокова ствара додатне трошкове. Логично, ако ваш пројекат кошта више, новчани ток ваше компаније се смањује. 

5. Пратите зарађену вредност

Праћење ваше зарађене вредности може вам помоћи да предвидите финансијски исход пројекта. Овај метод контроле трошкова захтева познавање рачуноводства трошкова. Може вам помоћи да откријете почетак варијабилних трошкова и стога спречите варијације у будућим пројектима.

Зарађена вредност је количина стварно завршених задатака у оквиру пројекта. Да бисте пратили зарађену вредност и видели да ли идете по плану, потребно је да помножите проценат извршених задатака буџетом пројекта.

Кораци за праћење зарађене вредности

Да бисте пратили зарађену вредност, следите ове кораке:

Корак 1 : утврдити степен испуњености сваког задатка у процентима.

Корак 2 : поставите планирану вредност (Планирана вредност или ПВ) или буџетирани трошак планираног посла. Ово је буџет који је овлашћен за реализацију планираног посла.

Корак 3 : одредити зарађену вредност (Еарнед Валуе или ЕВ), или буџетирани трошак обављеног посла. Ово је количина стварно завршеног посла.

Корак 4 : утврди стварни трошак (Стварни трошак или АЦ), што представља стварни трошак изведених радова. То су трошкови који се односе на већ обављене радове.

Корак 5 : израчунати варијације трошкова (Варијанца трошкова или ЦВ) одузимањем зарађене вредности од стварних трошкова (ЦВ = ЕВ – АЦ).

Корак 6 : саставити резултате.

За прва три корака потребно је да прикупите информације о трошковима за ваш пројекат, док за последња три морате да извршите прорачуне и анализу. Одступања у трошковима представљају статус трошкова вашег пројекта.

Када контролишете трошкове, ваш ЦВ је метрика која одређује да ли је ваш пројекат у складу са буџетом. А Негативан ЦВ значи да је пројекат премашио буџет.

Да ли треба да контролишете трошкове или да управљате трошковима?

Уобичајено је мешати контролу трошкова са управљањем трошковима. Ово су два различита појма која треба правилно дефинисати и разумети. Контрола трошкова је подпроцес унутар ширег система управљања трошковима.

Док се контрола трошкова односи на идентификацију трошкова и њихово смањење ради повећања профита, управљање трошковима је свеобухватни процес процене, буџетирања и контроле трошкова пројекта.

Ваша компанија вероватно има много запослених укључених у управљање трошковима. У зависности од величине вашег тима, различити људи могу радити на планирању ресурса и буџетирању.

За ефикасну контролу трошкова, тимови треба да прате потрошњу на различитим нивоима пословања како би посветили довољно пажње сваком делу пословног буџета и детаљно га анализирали.

Користите контролу трошкова да бисте пратили и смањили трошкове пројекта

Праћење података о трошковима за смањење трошкова пројекта је досадан процес, али управљање трошковима има директан утицај на профитабилност.

Да бисте ефикасно управљали трошковима, направите прилагодљиву контролну таблу како бисте имали све информације на дохват руке. Ова аутоматизација ће вам омогућити да жонглирате између управљања пројектом и контроле трошкова, све на једном месту.

Оставите нам коментар. Али пре него што одете, ево робот који вам омогућава да врло лако зарадите трговањем ЕУР/УСД.