Улога виртуелног асистента у компанији

Ако сте као већина блогера, да ли сте одувек мислили да морате сами? Да ли је ово твој случај? И да, већина предузетника почиње сама или ангажује виртуелног асистента.

У овом чланку ћу вам показати зашто је виртуелни асистент важан за ваше пословање. Али прво, ево курса обуке који ће омогућава успех у предузетништву.

Шта је виртуелни асистент?

Виртуелни асистент (ВА) је неко ко пружа услуге подршке другим предузећима са удаљене локације.

Термин је настао 1990-их из могућности виртуелног рада захваљујући технолошким побољшањима. Виртуелни асистент је неко ко је ангажован да обавља досадне свакодневне задатке вашег пословања.

Може бити у другом граду, држави или држави. То такође могу бити људи који долазе у вашу канцеларију или се састају у цоворкинг простору једном недељно. Заиста зависи од вас.

Најважније је да се побрину да без проблема заврше задатке који су потребни њиховом клијенту, било зато што то мрзе да раде или зато што им одузима превише времена.

Виртуелни асистенти су посебно тражени од стране предузетника и онлајн предузећа. Овим компанијама је потребна помоћ, али не желе физички да запосле особље. да ти служим, Finance de Demain ради са у просеку два виртуелна асистента.

Шта ради виртуелни асистент

У теорији, виртуелни асистент може да ради све што и свако друго особље за подршку. Међутим, задаци виртуелне подршке нису ограничени на рад у канцеларији. Многи виртуелни асистенти пружају маркетиншке услуге, веб дизајн и друго.

Неки виртуелни асистенти су специјализовани за одређени скуп вештина. На пример, маркетиншки виртуелни асистент ради само маркетиншке послове. Други виртуелни асистенти обављају различите задатке, али у специфичној индустрији. На пример, виртуелни асистент за компаније за некретнине.

Већина виртуелних асистената има своје пословање са виртуелним помоћницима код куће. То им омогућава да зарађују више и имају бољу контролу над задацима које обављају. Међутим, многа мала предузећа ангажују виртуелне асистенте као део посла или уговора.

Коначно, многи ВА користе сајтове за слободњаке или цоворкинг сајтове да пронађу брзе, временски ограничене пројекте.

Како виртуелни асистент може користити вашем пословању?

Пошто делегирање задатака који троше ваше време и енергију, које не волите да радите и који вас држе у циклусу скакања са једног досадног задатка на други, ВА ће вам омогућити да повратите контролу над својим пословима.

Повећање вашег тима значи да можете обављати суштински посао, фокусирати се на стратегију и ширу слику. Можете почети да сањате и планирате у већем обиму.

Како знате када сте спремни да унајмите виртуелног асистента?

Када ћете бити спремни за запошљавање је различито за свакога, што одлуку чини толико тешком. Препоручујемо да ангажујете ВА пре него што помислите да сте спремни да кренете.

Разлог за то је тај што већина људи (укључујући и мене!) чекају да већ дођемо до тачке „лудила“ да почнемо да делегирамо и тражимо помоћ око посла. Дакле, ако сте спремни да унапредите свој посао и мислите да сте спремни, топло препоручујем да почнете да тражите свог виртуелног асистента.

Биће вам много лакше обојици ако уведете некога у тим када су ствари мало мирније, тако да ствари теку глатко када дође до највеће гужве.

Ево неколико питања на која треба одговорити пре доношења коначне одлуке о запошљавању:

• Да ли сте спремни да развијате своје пословање брже него до сада?
• Можете ли себи приуштити да плаћате некоме сваког месеца?
• Да ли имате дефинисане задатке за почетак делегирања?

Ако сте одговорили потврдно на сва ова питања, онда сте спремни да започнете процес запошљавања ВА.

Како унајмити ВА?

Док је виртуелна помоћ одлична идеја за кућни бизнис, добијање виртуелне помоћи је кључно за власнике кућних предузећа како би максимизирали свој приход и олакшали раст. Као власник кућног бизниса, долази време када је немогуће учинити све, барем довољно добро да буде делотворан и ефикасан.

Ангажовање виртуелног асистента ће вам ослободити време како бисте се могли фокусирати на свој посао, на задатке који вам доносе најбоље пословне резултате. Штавише, многи виртуелни асистенти су бољи од вас у неким задацима.

Дугорочно гледано, увек је брже и јефтиније унајмити послове за које нисте квалификовани.

Први корак запошљавања виртуелног асистента је да направите листу задатака које желите да извршите. Направите свеобухватну листу, дајући приоритет активностима које прво желите да делегирате. На пример, Управљање имејлом је дуготрајно и заморно, ставите га на врх своје листе.

Или вам можда проблеми са технологијом одузимају превише времена, можете препустити управљање вашом веб локацијом. Или одржавајте рачуне ваше компаније ажурним.

Следећи корак смишља кога да запосли. Постоји много начина да унајмите виртуелног асистента. Можете користити ВА услугу која их ангажује и обучава, а онда вам они додељују особу на основу услуга које су вам потребне.

Последња опција је да запослите некога у вашој мрежи ко има референце. Иако можете поставити оглас у потрази за виртуелним асистентом, проналажење оног који већ има поуздане акредитиве уштедеће вам време и главобоље.

Списак услуга које виртуелни асистенти могу да понуде

Креативно писање

• Пишите постове на блогу
• Пишите е-књиге, књиге, билтене, токове е-поште итд.
• Пишите или уређујте аудио или видео транскрипте.
• Пишите постове на друштвеним мрежама за Фацебоок, Твиттер или Инстаграм.
• Уређивање и ревизија блог постова, књига, веб страница, билтена, рецепата итд.
• Припремите е-поруке за ваш емаил маркетинг
• Креирање описа производа за онлајн продавнице (продавница / менаџер производа)
• Састављање / уређивање сведочанстава.
• Итд ...

Администратор / менаџмент

• Корисничка служба путем е-поште, ћаскања или телефона.
• Пратите и одговорите на имејлове.
• Организујте поштанске сандучиће
• Управљајте коментарима на блогу.
• Подршка за вебинар уживо
• Управљање календаром
• Креирајте ПоверПоинт презентације
• Управљање залихама и залихама
• Договорите интервјуе
• Одговорите на телефонске позиве
• Поновна употреба садржаја (Пример: претварање видеа у писани пост на блогу или објаве на блогу у пост на друштвеним медијима)
• Напишите записнике са видеоконференцијских састанака
• Управљајте уредничким календарима блогова
• Задаци укључивања клијената као што су одговарање на е-пошту и подношење фактура и уговора
• Праћење потенцијалних купаца / тренутних купаца
• Представљање гостију
• Направите аранжмане за путовања
• Припрема формулара
• Креирање наставка
• Запошљавање и обука нових чланова тима
• Превод
• Браинсторм за постове на блогу, производе итд.

НБ Административни послови су међу најтраженијим услугама. Помагање власницима предузећа у овим свакодневним задацима ослобађа им време да зараде више новца. Веома драгоцено!

Графички дизајн

• Креирање графике за блог постове
• уређивање фотографија
• Креирање слајдова за вебинаре или радионице.
• Дизајн визиткарти, флајера, логотипа, менија, натписа итд.
• Претрага слика за постове на блогу, књиге, друштвене мреже итд.
• Креирање водича за стил бренда.
• Дизајн е-књига или ПДФ датотека за претплату на билтен

НБ Цанва има мноштво шаблона и једноставан је за коришћење ако желите да креирате графику.

Друштвени медији

• Заказивање ажурирања друштвених медија.
• Креирање и управљање Пинтерест налогом
• Креирајте и управљајте промовисаним пиновима
• Управљајте Фацебоок групама
• Креирање и управљање ЛинкедИн групама
• Направите анкете на друштвеним мрежама
• Прилагодите распоред објављивања.
• Креирање и управљање објавама на Инстаграму.
• Одговарајте на поруке друштвених медија.

Рачуноводство

• Управљање исплатама и фактурисањем.
• Обрада поруџбина и враћања.
• Управљање наплатом
• Управљање платним списком
• Наплата и фактуре.

Како користити ову листу услуга виртуелног помоћника?

Као што видите, постоји много услуга које можете понудити као виртуелни асистент.

У зависности од врсте услуге за коју сте заинтересовани, можете комбиновати скуп повезаних услуга и продавати као пакет услуга: наплаћује се по пројекту или као стална месечна услуга.

Ако нађете нешто што вас интересује, истражите више. Ако сте након истраживања и даље заинтересовани, сазнајте како да стекнете потребне вештине ако их већ немате.

Можете учити из ИоуТубе видео записа, књига на Амазону или курсева које пронађете на мрежи.

И запамтите, само зато што почињете са услугом као што је ВА не значи да ћете остати у понуди те услуге до краја живота. Можете слободно да надоградите или додате додатне услуге.

Вештине су потребне да бисте били виртуелни асистент

Многе вештине потребне да бисте били виртуелни асистент су исте као и вештине које су потребне да бисте били административни асистент или секретар. На пример, морате имати врхунске организационе способности. Такође морате имати пријатно телефонско понашање и вештине у коришћењу нових технологија.

Као ВА, биће вам потребне и специфичне вештине за самозапошљавање. На пример, требало би да будете у могућности да обављате више задатака, посебно ако жонглирате са више клијената.

Морате бити у могућности да се концентришете на посао, у свом кућном окружењу. Такође вам је потребна одговарајућа опрема у вашој кућној канцеларији.

Неки послови виртуелног помоћника захтевају додатне вештине, укључујући веб дизајн, планирање догађаја, рачуноводство и још много тога.

Можете тражити послове виртуелне помоћи који захтевају ваше посебне вештине. Поред специфичних вештина, послодавци често траже кандидате са обуком и/или канцеларијским искуством у неком административном својству.

Основни квалитети виртуелног асистента

Поузданост

Ово је једно од најважнијих јер се, нажалост, чини најчешће. Многи клијенти су ми рекли да су били разочарани ВА-овима који нису пријавили свој напредак, или једноставно нису испоручили.

Ово је потпуно неопростиво и не само да даје лошу репутацију индустрији виртуелне помоћи, већ и следећи позвани виртуелни асистент мора да носи клијентове сумње и сумње у ефикасност коришћења ових врста услуга. .

Професионализам је најважнији у овој индустрији, тако да ако вас клијент позове, требало би да га позовете. Ако примите е-пошту, морате одговорити! Не мора да буде одмах, али бар мора да буде следећег дана.

Добре комуникацијске вјештине

Од прве тачке морате обавестити клијента о напретку вашег посла, па установите како и када да их ажурирате када постане клијент, а пре почетка сваког новог задатка.

Ако купац мора стално да вас јури ради ажурирања, онда не радите свој посао како треба.

Управљање временом

Истраживања очигледно говоре да би требало да се фокусирате само на једну ствар, а то је неефикасно за мултитаскинг. Наравно, морате се фокусирати на задатак који имате, али ћете такође радити са више клијената; који мисле да су ваш један и најважнији купац.

Вероватно имате много посла за један дан, па планирајте унапред. Распоредите задатке када сте најефикаснији. Користите Гоогле календар и обележите личне ствари једном бојом, а радне предмете другом.

Ако знате да најбоље пишете ујутру, покушајте да закажете састанке за касно поподне. Такође можете да убаците све своје радне задатке у свој календар (укључујући време планирања) да бисте реално знали да ли имате времена да урадите све.

Ресурс

Често ћете добијати е-поруке у којима вам се постављају техничка питања, која би лако могли да пронађу користећи Гугл, или питајући колико коштају ваше услуге, када се нису ни потрудили да посете вашу веб локацију и/или ваше друштвене мреже.

Од вас ће се тражити да урадите много ствари које никада раније нисте радили, а ви само морате да смислите како да то урадите. Од ВА се очекује да обезбеде решења и решавају проблеме корисника.

Ако немате способност да решите проблем и смислите како нешто да урадите, онда нећете бити добар ВА.

Виртуелни асистент није Јода, тако да је нереално претпоставити да ће он све то моћи. Али морате знати како истраживати да бисте сами пронашли информације. Све док сте искрени према клијенту у вези са степеном својих вештина, бићете у реду.

Клијенти такође не очекују да знате све. Реците им да никада раније нисте радили овај посао; али радо сазнате како и вратите се томе.

Требало би да наставите да тренирате, где можете да гледате ИоуТубе видео записе, размењујете вештине са другим ВА-овима, постављате питања на ВА форумима и уопштено учествујете.

Покушајте да будете у току са оним што се креће и мења, како у вашој индустрији, тако иу свету технологије. Одлучите о стварима о којима желите да знате више, а затим истражите.

Управљање очекивањима и изградња поверења

Не само да морате да знате шта радите, већ морате и да се уверите да купац зна шта ради. Често клијент никада није радио са виртуелним асистентом, па ако не зна шта може и како све то функционише, озбиљно ће сумњати у вашу способност да му помогнете.

Нови клијент ће вас вероватно потражити да их водите кроз процес, тако да морате да знате и објасните како радите. Ово углавном долази са искуством, али вежбајте своју нову листу питања или игру улога; па чак и волонтерски рад за извођача којег познајете, тако да можете добити изјаву и покушати, ако вас то брине.

Радим сам

Чини се да је прилично уобичајено да се слободњаци осећају усамљено, што ме изненађује јер сам потпуно срећан што радим сам и никада нисам мислио да ће неким људима недостајати да су други у близини.

Наравно, понекад користим просторе за сарадњу, а понекад радим у кафићима, али бити сам целе недеље је нешто што треба имати на уму.

Ако имате искуства са виртуелном помоћи, не заборавите да ми оставите коментар. Међутим, не могу да вас оставим без представљања ове врхунске обуке о личним финансијама.