Фазе плана пројекта које обезбеђују успех пројекта

Пројектни план је кулминација пажљивог планирања од стране менаџера пројекта. То је главни документ који води напредак пројекта. Ово је водич за менаџера пројекта.

Иако се пројектни планови разликују од компаније до компаније, постоји десет корака који апсолутно морају бити у плану пројекта како би се избегла забуна и присилна импровизација током фазе извођења пројекта.

У овом чланку, Доносим вам свој савет који ће вам помоћи да добро напишете свој план пројекта. Ако желите да успешно извршите свој пројекат, ваш план пројекта мора апсолутно да садржи следеће елементе:

1. Циљеви пројекта

Циљеви пројекта су дефинисани у повељи пројекта. Међутим, они такође треба да буду укључени у план пројекта како би се даље објаснили циљеви пројекта. Како год да менаџер пројекта одлучи да угради циљеве у план пројекта, важно је одржати јасну везу између повеља пројекта – први кључни документ пројекта – и други кључни документ пројекта, његов пројектни план.

2. Обим пројекта

Као и циљеви пројекта, обим је дефинисан у повељи и менаџер пројекта мора даље да га прецизира у плану пројекта. Дефинисањем обима, менаџер пројекта може почети да показује како ће то изгледати циљ пројекта.

Ако обим није дефинисан, може се проширити кроз цео пројекат. То доводи до прекорачења трошкова и пропуштања рокова.

Чланак за читање: Како водити успешан посао?

На пример, ако водите маркетиншки тим да креира брошуру за линију производа компаније, требало би да наведете број страница и наведете примере како ће готов производ изгледати.

За неке чланове тима, брошура може значити две странице, док други могу сматрати десет страница адекватним. Дефинисање обима може довести цео тим на исту страницу од самог почетка.

3. Прекретнице и главни резултати

Главна достигнућа пројекта називају се прекретнице, а главни производи рада се називају главни резултати. Обоје представљају главне компоненте рада на пројекту. План пројекта треба да идентификује ове елементе, дефинише их и одреди рокове за њихов завршетак.

Ако организација предузима пројекат за развој новог софтвера, главни резултати могу бити коначна листа пословних захтева и начин на који их имплементирати.

Тада би пројекат могао имати прекретнице за завршетак дизајна, тестирање система, тестирање прихватања корисника и датум постављања софтвера. Ове прекретнице су повезане са производима рада, али се више односе на процесе него на саме производе.

Чланак за читање: Место дигиталног маркетинга у пословању

Прекретнице и кључна времена испоруке не морају бити тачни датуми, али што су конкретнији, то боље. Тачни датуми помажу менаџерима пројеката да прецизније разложе радне структуре.

У овој фази плана, креираћете прекретнице тако да можете узети велике резултате или резултате високог нивоа и поделити их на мање резултате, који се могу описати у следећој фази.

4. Структура рашчламбе посла

Структура рашчламбе посла разбија прекретнице и главне резултате пројекта на мање делове тако да се једној особи може доделити одговорност за сваки аспект.

Када развија ову структуру, менаџер пројекта узима у обзир многе факторе као што су снаге и слабости чланова пројектног тима, међузависности између задатака, расположиви ресурси и општи рок пројекта.

Менаџери пројекта су на крају одговорни за успех пројекта, али не могу сами да раде посао. Структура рашчлањивања је алат који менаџер пројекта користи да би обезбедио одговорност за пројекат.

Чланак за читање: Ево 14 савета за брзо богаћење

Овај алат такође говори заинтересованим странама у пројекту ко је за шта одговоран. Ако је менаџер пројекта забринут због неког задатка, он тачно зна са ким да се састане у вези са овим проблемом.

5. Инвестициони буџет

Буџет пројекта показује колико је новца издвојено за завршетак пројекта. Менаџер пројекта је одговоран за одговарајућу алокацију ових ресурса.

За пројекат који има добављаче, руководилац пројекта обезбеђује да се испорука заврши у складу са условима уговора, обраћајући посебну пажњу на квалитет. Неки пројектни буџети су повезани са планом људских ресурса.

Важно је утврдити цену сваког корака гледајући потребно време и цену рада потребног за завршетак задатака. Цена пројекта је везана за трајање пројекта, што се своди на обим пројекта. Обим, прекретнице, задаци и буџет треба да буду усклађени и реалистични.

6. План људских ресурса

План људских ресурса показује како ће пројекат бити попуњен. Дефинише ко ће бити део пројектног тима и колико дуго свака особа мора да се посвети.

Приликом израде овог плана, менаџер пројекта преговара са члановима тима и њиховим супервизорима колико времена сваки члан тима може да посвети пројекту. Ако је потребно додатно особље за консултације о пројекту, али су део пројектног тима, то је такође документовано у кадровском плану. Поново се консултују одговарајући надзорници.

7. План управљања ризиком

Многе ствари могу поћи наопако када покренете пројекат. Иако је тешко предвидети сваку могућу катастрофу или мањи инцидент, могу се предвидети многе замке. У плану управљања ризицима, менаџер пројекта идентификује све ризике пројекта. Такође одређује вероватноћу да ће се ови сценарији десити и стратегије за њихово ублажавање.

У формулисању овог плана, руководилац пројекта може тражити допринос од спонзора пројекта или његовог пројектног тима.

Стратегије ублажавања се постављају за ризике за које постоји вероватноћа да ће се појавити или који имају високе трошкове повезане са њима. Ризици за које је мало вероватно да ће се појавити и они који имају ниске трошкове су забележени у плану, чак и ако немају стратегије ублажавања.

8. План комуникације

Комуникациони план описује како ће пројекат бити саопштен различитој публици. Слично структури рашчламбе посла, комуникациони план додељује одговорност за завршетак сваке компоненте члану пројектног тима.

У овом кораку, важно је описати како ће се проблеми комуницирати и решавати унутар тима. Такође треба навести учесталост комуникације са тимом и заинтересованим странама. Свака порука има циљну публику. Помаже менаџерима пројеката да осигурају да праве информације дођу до правих људи у право време.

Чланак за читање: 1 финансијских савета за младенце

9. План управљања заинтересованим странама

План управљања заинтересованим странама идентификује како ће се заинтересоване стране користити у пројекту. Понекад заинтересоване стране само треба да добију информације. Ово се може узети у обзир у плану комуникације.

10. План управљања променама

План управљања променама успоставља оквир за уношење промена у пројекат. Иако менаџери пројекта желе да избегну промене у пројекту, понекад су оне неизбежне.

План управљања променама обезбеђује протоколе и процесе за уношење промена. За одговорност и транспарентност је неопходно да спонзори пројекта, менаџери пројекта и чланови пројектног тима прате план управљања променама.

Укратко….

План пројекта је важан документ за успех пројекта. Служи као компас у спровођењу пројекта, од почетка до краја. Због тога је потребно активно учешће свих заинтересованих страна како би се договорили о различитим тачкама. Такође је важно одвојити сво време потребно да се то дефинише.

Највећи ризик лоше дефинисаног плана је да сте изложени споровима које треба решити у вези са тачкама неслагања које нису уоквирене.

Позивам вас да у коментарима поделите своја мишљења и искуства.