Allt du behöver veta om elektronisk signatur

Digital transformation har förändrat dynamiken i affärsvärlden. Alla företag måste anpassa sig till det för att ta fler marknadsandelar. de cloud computing, 5G, Internet of Things (IoT) och virtuell verklighet är på toppen av innovationer som lovar att förändra vårt sätt att konsumera och interagera med konsumenten. I denna rörelse har den elektroniska signaturen upplevt en bländande Perseus de senaste åren.

I denna tsunami av teknologier finns det en som är avgörande för att öka företagens produktivitet och som är tvärgående för alla segment: elektroniska signaturer.

Vid sidan av dessa teknologier har vi Assurtechs, Proptechs, Fintechs, den Regtechs. I den här andra artikeln har jag dedikerat över 2000 ord för att berätta allt du behöver veta om elektronisk signatur.

Läs noggrant !

?? Vad är den elektroniska signaturen?

För det första finns det ett brett utbud av elektroniska autentiseringar involverade i samma grupp av elektroniska signaturer. Kan vi få :

• Digitala certifikat;
• Digitaliserade signaturer (på papper);
• IP-igenkänning;
• biometri
• Tecken;
• Autentisering med inloggning och lösenord (till exempel för internetbank);
• Social autentisering (med sociala nätverk, såsom LinkedIn);
• andra

Elektronisk signatur är en term som i allmänhet representerar den typ av autentisering som ersätter autografsignaturen. Faktum är att det är det enklaste sättet att autentisera ett dokument, eftersom det använder datormedel för att slutföra ett dokument.

För närvarande sker en kraftig ökning av antagandet av denna typ av autentisering runt om i världen för att formalisera avtal mellan partners.

Nu är det dags att prata om de allmänna fördelarna som denna teknik erbjuder företag oavsett kategori, även med staten.

?? Vilka är fördelarna med att använda elektronisk signatur?

Den elektroniska signaturen kan erbjuda olika funktioner beroende på typen av användning. De mest grundläggande används för att autentisera ett dokument och identifiera författaren. Dess framsteg säkerställer full integritet och säkerställer att datameddelandet inte har ändrats.

Några av de mest anmärkningsvärda fördelarna med elektronisk signatur inkluderar:

1. Kostnadsminskning

Ett papperslöst kontor minskar investeringar i inköp av papper, skrivare, pennor, toner, filer och lagringsutrymme. Detta gör stor skillnad i de resultat som uppnås.

Artikel att läsa Digitaliseringen av banksektorn

Därför är den elektroniska signaturen en källa till besparingar för företag.

2. Effektiv och effektiv organisation

Dokumenthanteringen är effektivare med antagandet av elektroniska signaturer. Det innebär att spara tid. Organisationer slösar tid på att skriva ut, starta, skicka eller söka efter dokument i sina fysiska filer.

Det samarbetar också så att kontor och team är mer organiserade, eftersom alla dokument lagras i molnet, och kan söka efter dem när som helst och på alla sätt som godkänts av säkerhetsenheten. Endast en onlinesökning behövs för att hämta ett dokument och granska det omedelbart.

På så sätt slösar du inte bort tid eller pengar och samtidigt har du en backup.

3. Rörlighet

Genom att digitalt signera ett kontrakt har du tillgång till innehåll när som helst och var som helst med stöd av en dator, surfplatta eller laptop. Det är därför mer praktiskt än ett pappersdokument, eftersom det skickas direkt till undertecknarens e-post och kan överföras när det passar dig.

Istället är papperssignaturen unik. Till exempel, om dokumentet försvinner måste du skapa ett nytt och starta processen för att underteckna det igen, kontakta den ansvariga enheten för att begära en bestyrkt kopia om den är registrerad. Annars förlorar du hela processen!

4. säkerhet

Till skillnad från pappersdokument kan de med en elektronisk signatur inte redigeras eller modifieras.

Digitala skyddssystem är mycket effektiva och helt tillförlitliga, varför denna certifiering utmärker sig framför allt för sin tillförlitlighet. Chansen för bedrägeri är med andra ord noll!

5. Ökad företagsproduktivitet

När det gäller företag gör den elektroniska signaturen det möjligt att minska ett stort antal steg och byråkratiska steg för att verkställa eller ta emot förfrågningar. Genom att förenkla autentiseringsprocessen är det möjligt att påskynda organisatoriska processer och uppgifter för att ge mer utdelning och leverera bättre affärsresultat.

6. Användarupplevelseoptimering

Den elektroniska signaturen förbättrar också avsevärt kundservicen hos företag som använder denna teknik för att sälja sina produkter och tjänster.

Artikel att läsa: Hur du minskar din ekonomiska stress

Till exempel i bankinstitut ger elektronisk signatur en plattform där kunder kan utföra alla sina procedurer och beställningar digitalt, vilket ger stor bekvämlighet och säkerhet i transaktioner.

7. Kassering av papper

Ett problem som tas upp från olika håll i flera branscher är den överdrivna användningen av papper i deras verksamhet: i denna mening är den elektroniska signaturen en lösning.

Denna digitala certifieringsmetod förändrar hur transaktioner utförs och genom dess användning runt om i världen kan den vara svaret för att minska onödig pappersförbrukning, bli en hållbar process och en stor allierad till "miljön".

?? Giltiga avtalstyper för elektroniska signaturer

Civillagen – som vi kommer att förklara senare – förstärker och garanterar giltigheten av avtal som ingås med hjälp av tekniska lösningar som elektroniska signaturer.

För detta krävs uppvisande av bevis på undertecknarnas äkthet, dokumentens integritet och möjligheten att bli konsulterad i framtiden, i enlighet med lagen om avancerade elektroniska signaturer. Dokument och kontrakt är tillåtna att tecknas med denna typ av teknik, eftersom parterna ger sitt samtycke.

Här är några av de dokument, kontrakt och resolutioner som drar nytta av den elektroniska signaturen:

• Domstolsbeslut;
• Godkännande av offerter;
• Tjänsteavtal;
• Köp-försäljningsdokument;
• Anställningsavtal ;
• Inkomstdokument;
• Kommersiella meddelanden;
• Meddelanden om ändringar av användarvillkoren;
• Företagsmeddelanden.

En intressant observation att notera är att olika regleringar runt om i världen erkänner användningen av elektroniska signaturer i olika typer av avtal. Detta ger kostnadsbesparingar och praktiska fördelar för flera operationer.

Det betyder att det är ett system som är mycket testat och accepterat av näringslivet runt om i världen, som också ger flera fördelar och påskyndar de interna processerna i olika organisationer.

?? Grundläggande elektronisk signaturprocess

Hur undertecknar man ett dokument online? För att utföra en grundläggande process för en enkel elektronisk signatur är det nödvändigt att följa följande steg:

• Undertecknaren förbereder och undertecknar ett elektroniskt dokument.
• Tack vare applikationen som används för att signera elektroniskt upprättas en sammanfattning av nämnda dokument, som är unik och inte tillåter redigering, vilket är en garanti för säkerhet.
• Applikationen skapar en sammanfattning av transaktionen: detta nya dokument är just den elektroniska signaturen.

Som ett resultat av hela denna process genereras ett nytt dokument från originalet och undertecknarens nycklar, med den elektroniska signaturen efter samma originaldokument.

Artikel att läsa: De olika banktjänsterna

Men vad gör ett dokument giltigt för att bilda en elektronisk signatur? Vi kommer att förklara det för dig i detalj nedan.

?? Villkor för att betrakta ett datameddelande som giltigt

De nödvändiga villkoren för att validera informationen och få en elektronisk signatur är:

• Innehållet i datameddelandet är den information som två eller flera parter tecknar avtal med.
• De förhandlar och validerar innehållet i meddelandet: när det väl har accepterats är det undertecknat.
• Parterna är överens om att använda den privata nyckel som genererar den elektroniska signaturen.

Genom att underteckna elektroniskt kan undertecknarna därför identifieras och det kan fastställas att meddelandet inte har ändrats och att det finns tillräckliga bevis för att bekräfta upphovsmannen till signaturerna. Å andra sidan har den elektroniska signaturen flera typer beroende på dess omfattning och syfte.

?? Typer av elektroniska signaturer

Handskrivna och signerade dokument är redan föråldrade för den värld vi lever i. Elektroniska signaturer är en del av digital transformation, eftersom de påskyndar processer och procedurer, vilket ger otaliga fördelar för företag. Idag finns det fyra typer av lagliga elektroniska signaturer, nämligen:

1. Den enkla elektroniska signaturen

Den elektroniska signaturen är en serie data i elektronisk form i ett datameddelande vars verifiering kräver ett användarnamn och ett lösenord för att kunna signera digitalt.

2. Avancerad signering

Den avancerade signaturen är den uppsättning data och tecken som möjliggör identifiering av undertecknaren, skapad på elektronisk väg under deras exklusiva kontroll. Den är därför endast kopplad till undertecknaren och till de uppgifter som identifierar honom som sådan, vilket ger möjlighet att han kan upptäckas innan varje försök att ändra dem. Den här typen av signatur har alltså samma omfattning som autografsignaturen.

Data för att skapa signaturer motsvarar uteslutande undertecknaren. Dessa uppgifter måste stå under fullständig kontroll av undertecknaren. Det är möjligt att identifiera varje modifiering eller ändring av den elektroniska signaturen när den väl har gjorts. Det är möjligt att upptäcka varje ändring av informationsintegriteten för datameddelandet efter undertecknandet.

På samma sätt skiljer den sig från den enkla elektroniska signaturen tack vare dessa element:

• funktionalitet: uppfyller kravet på autografunderskrift och tillhör uteslutande undertecknaren.
• Äkthet: undertecknarens identitet kan verifieras och dess tillförlitlighet garanteras.
• Integritet : använder tekniska medel för att avgöra om innehållet i datameddelandet har ändrats.
• Icke förkastande : avsändaren kan inte neka författarskap till det signerade innehållet.
• Integritet : endast undertecknaren har rätt att dekryptera innehållet i ett dokument.

Som du ser är du uppenbarligen väldigt skyddad med denna typ av signatur!

3. Digital signatur

Den digitala signaturen innebär en uppsättning data i digital form, som överförs i ett datameddelande – bifogat eller associerat – för att identifiera undertecknaren och för att indikera att den insamlade informationen är godkänd.

4. Biometrisk signatur

Den biometriska signaturen är en signatur som undertecknaren gör på digitala enheter, som surfplattor eller smartphones. Dess syfte är att identifiera undertecknaren, men det beror på mekaniska, fysiska eller biologiska parametrar, såsom fingeravtrycket till exempel. Med detta i åtanke är det nödvändigt att skilja dem från andra som är associerade med den elektroniska signaturen.

Fortsätt läsa!

?? Skillnaden mellan elektronisk, digital och skannad signatur

Ibland kan vissa användare bli förvirrade över skillnaden mellan elektronisk, digital eller skannad signatur eftersom de är väldigt lika koncept.

Till en början bör det noteras att elektronisk signatur är representationen av en handskriven signatur. Föreställ dig till att börja med att du skrev på ett kontrakt på papper med en penna. Den grafiska bilden av din signatur representerar ditt samtycke till alla regler i detta dokument.

Den elektroniska signaturen ersätter traditionella bevis – den grafiska bilden gjord med penna på papper – med en ny uppsättning elektroniska bevis. Datum och tid för underskriften, e-postadressen och undertecknarens IP-adress, bland annat.

nu den digitala signaturen är en av de autentiseringsmodeller som en elektronisk signatur kan använda: förutom att representera undertecknaren och registrera beviset på hans samtycke, använder denna signatur ett unikt digitalt certifikat som innehåller asymmetriska kryptografiska nycklar, för utan dem kommer den inte att vara det.

Artikel att läsa: Löndagslån, ett specialfall

För att avkoda det krypterade meddelandet genereras två nycklar: en offentlig och en privat. Den första används för att kryptera meddelandet, medan den andra används för att avkoda det. Därmed är det möjligt att lägga till en ny nivå av tillförlitlighet till formaliseringen.

Naturligtvis ska ovanstående begrepp inte förväxlas med den digitaliserade signaturen, som är bilden av en autografsignatur som överförs till det digitala mediet med hjälp av en skanner. I allmänhet har den digitaliserade signaturen inget juridiskt värde, eftersom den inte representerar den ursprungliga formen av samtycke.

Lämna oss en kommentar. Men innan jag lämnar dig skulle jag vilja presentera dig för denna premiumutbildning som kommer att berätta för dig Hur du skapar ditt företag på Internet.