Kontrollera projektkostnaderna för ökad lönsamhet

Kostnadskontroll spelar en viktig roll i alla finansiella strategier. Hur håller du budgeten när du håller koll på din projektekonomi? Precis som att utveckla en personlig budget finns flera alternativ tillgängliga för dig: klassificera utgifter, bestämma de dyraste posterna och hitta lösningar för att begränsa utgifterna inom varje område. När du har slutfört alla dessa åtgärder kommer du att kunna kontrollera budgeten, att analysera din lönsamhet och öka vinsten.

De grundläggande principerna för kostnadskontroll är desamma för alla budgetar, vare sig företag eller personliga. I den här artikeln, Finance de Demain Consulting Förklarar begreppet kostnadskontroll och hur det passar in i ett större kostnadshanteringssystem.

Vad är kostnadskontroll?

Kostnadskontroll är en princip för att identifiera och minska utgifter som syftar till att öka företagets vinster. Det kan genomföras på projektnivå eller på hela företagsnivå.

I detta fall kommer vi att fokusera på att tillämpa kostnadskontrollprocessen inom ramen för ett projekt eller en grupp av projekt.

Som projektledare kommer kostnadskontroll att hjälpa dig att övervaka din resurshanteringsplan och reagera på budgetöverskridanden.

Om du överskrider budgeten för ditt projekt kan ett rapporteringsverktyg också komma väl till pass. Anta att frilansdesignern du anlitade för ett nytt projekt tog mycket längre tid än förväntat att redigera bilderna.

Efter att ha identifierat denna extra kostnad kan du bestämma dig för att anlita en intern designer för ditt nästa projekt för att minska kostnaderna och öka effektiviteten.

Hur kan kontroll av kostnader göra skillnad?

Klarar ditt team inte projektets omfattning eller budget? Det är här kostnadskontroll blir viktig. Även om du har en budget kan kontroll av kostnaderna hjälpa dig att minska dem ytterligare och öka intäkterna längs vägen.

Denna process ger insikt i företagets totala utgifter: den belyser de dyraste områdena och identifierar utgifterna ytterligare inom vart och ett av dessa områden.

Som ett första steg kan kostnadskontroll tillämpas på projektet med målet att minska kostnaderna i denna skala och därmed potentiellt öka företagets vinster.

Vad är kostnadskontrolltekniker?

Initialt kan kostnadskontroll förekomma på högre nivåer i verksamheten, men det sker ofta på projektnivå. Det är på denna nivå som du kan bedöma de faktiska kostnaderna per projekt och hantera dem effektivt.

Här är de fem stegen att följa för att bättre kontrollera kostnaderna för ett projekt:

1. Planera din budget

Först måste du planera din budget för att få en detaljerad kostnadsuppskattning och allokera resurser effektivt. Att utveckla en detaljerad projektplan kommer att minska kostnadsavvikelser, som är skillnaden mellan din ursprungliga budget och faktiska utgifter.

Inkludera i din budgetplan:

• Antalet teammedlemmar som behövs för projektet
• En uppskattning av den tid som krävs för att slutföra projektet
• Material som behövs för projektet

När du beräknar tid och material som behövs för projektet, håll lite slack i din budget. Det oväntade är inte ovanligt och du kan behöva förlänga projektets tidslinje eller begära ytterligare resurser.

2. Övervaka alla utgifter

Det andra steget i projektkostnadskontroll är att övervaka utvecklingen av projektkostnader. Du kommer att kunna vidta korrigerande åtgärder lättare om du märker kostnadsavvikelser i realtid.

I slutet av projektet kommer det att vara för sent, pengarna kommer att användas. Vid det här laget behöver du bara lära dig av det för att förhindra att den här situationen inträffar igen i framtiden.

För att effektivt övervaka dina utgifter under ett projekt, ställ in projektmilstolpar. Vid varje milstolpe kan du analysera dina utgifter och se till att projektets omfattning respekteras. Och om du någon gång märker kostnadsöverskridanden vid en given milstolpe kan du hitta en lösning för att minska dem senare i projektet.

3. Använd system för förändringskontroll

Det är viktigt att sätta upp tydliga mål under projekteringsfasen. För att säkerställa att du uppnår dessa mål kan en process för förändringskontroll vara nödvändig.

Förändringskontroll är en uppsättning steg som styr alla förändringar som görs av intressenter under ett projekt. Det låter dig förhindra att målen glider genom att förbereda dig på förändringar så snart de dyker upp och på så sätt anpassa projektet därefter.

4. Stadierna i en kontrollprocess

grundning

Förändringskontrollprocessen börjar när en intressent begär en förändring av projektet. Begäran kan variera: det kan vara förlängning av deadlines eller nya projektleveranser.

Utvärdering

Projektledaren eller avdelningschefen skannar förfrågan efter grundläggande information, såsom de resurser som behövs, effekten av förfrågan och mottagarna av förfrågan. Efter den första bedömningen går ändringsbegäran till analysfasen.

analys

Under analysfasen godkänner eller avslår den berörda projektledaren begäran. I vissa fall kan en förändringskontrollkommitté inrättas för att kontrollera godkännandet av ändringar. Projektledaren godkänner eller avslår begäran och meddelar teamet.

Beroende på projektets storlek kan projektledaren även logga förändringen i en förändringslogg för att säkerställa att alla projektintressenter får informationen.

Genomförande

Att implementera en förändring kan variera beroende på projektets skede, men innebär i allmänhet uppdatering av tidslinjen och leveranser, samt att informera projektgruppen.

Du bör bedöma projektets omfattning och verifiera att en ändring av tidslinjen inte kommer att ha någon större inverkan på de planerade målen.

Staketet

Efter att ha dokumenterat, spridit och implementerat förfrågan kan du gå vidare till stängningsfasen. Det rekommenderas att du har en formell avslutningsplan på plats så att alla teammedlemmar kan komma åt och hänvisa till denna information i framtiden.

Genom att effektivt granska förändringar i dina projekt bör kostnadskontroll komma naturligt.

Att korrekt prognostisera budgeten och framgången för ett projekt innebär att man upprätthåller en samvetsgrann ledning från början till slut. Oförutsedda händelser på vägen är oundvikliga, men etableringen av vissa system hjälper till att skydda mot dessa avvikelser.

4. Hantera din tid

Tidshantering är en integrerad del av kostnadskontrollen: när den totala varaktigheten för ett projekt ökar, ökar också den totala kostnaden för projektet. För att inte överskrida den tilldelade budgeten måste du framför allt respektera projektplanen.

Anta strategier för tidshantering för att öka produktiviteten och hjälpa teammedlemmar att slutföra arbetet i tid inom budget.

Här är några tips om tidshantering:

Timeboxing

Timeboxing är en målinriktad tidshanteringsstrategi som involverar att slutföra uppgifter inom en " tidsblock ".

Till exempel, om du behöver skriva ett blogginlägg kan du skapa ett tvåtimmarsblock för att beskriva det. Sedan, efter en paus, kan du gå tillbaka till ytterligare ett block på tre timmar för att göra ett första utkast.

Tidsblockering

Tidsblockering liknar timeboxing, men istället för att ställa in en viss tid för varje enskild uppgift, kommer du att blockera specifika perioder i din kalender för relaterat arbete.

Pomodoro-metoden

Precis som timeboxing och tidsblockering hjälper Pomodoro-tekniken dig att slutföra dina uppgifter på kort tid och ta pauser mellan arbetspassen.

Till exempel, arbeta i 25 minuter och ta sedan en fem minuters paus fyra gånger. Ta sedan, efter det fjärde arbetspasset, en längre paus från 20 eller 30 minuters.

svälja paddan

SEnligt ett berömt citat från Mark Twain: "Om du måste svälja en padda, bör du göra det först på morgonen." Tidshanteringsstrategin "ät grodan" är inspirerad av dessa ord och uppmuntrar dig att ta hand om viktiga eller komplexa uppgifter först innan du arbetar med mindre viktiga eller mindre brådskande.

Pareto-principen

Kallas fortfarande 80-20 regel Denna princip bygger på en grundläggande regel: vi ägnar 20 % av vår tid åt att utföra 80 % av arbetet. Konkret, att kunna hantera dessa 80 % av uppgifterna tillräckligt snabbt ger oss därför mer tid under vår arbetsdag för att ta hand om de återstående 20 % som kommer att ta oss 80 % av tiden.

Få saker gjorda (GTD)

Uppfanns av David Allen i början av 2000-talet, metoden " Getting Things Done » eller "Få saker gjorda" på franska, rekommenderar att du gör en skriftlig lista över planerade uppgifter i förväg. När du väl är fri från dessa överväganden, snarare än att förlita dig på verktyg för arbetshantering, kommer du att kunna vidta åtgärder utan att behöva ta reda på vad du ska göra.

Det kan verka kontraintuitivt att fokusera på produktivitet som en del av kostnadskontrollen, men projektprestanda är hörnstenen i kassaflödet.

Om ditt team inte är produktivt kommer du inte att hålla projektdeadlines, och underlåtenhet att hålla deadlines genererar extra kostnader. Logiskt sett, om ditt projekt kostar mer, minskar ditt företags kassaflöde. 

5. Spåra intjänat värde

Att spåra ditt intjänade värde kan hjälpa dig att förutsäga det ekonomiska resultatet av ett projekt. Denna kostnadskontrollmetod kräver kunskap om kostnadsredovisning. Det kan hjälpa dig att upptäcka uppkomsten av rörliga kostnader och därför förhindra avvikelser i framtida projekt.

Intjänat värde är mängden uppgifter som faktiskt utförs inom ett projekt. För att spåra intjänat värde och se om du följer schemat måste du multiplicera procentandelen av uppgifter som slutförts med projektbudgeten.

Steg för att spåra intjänat värde

Följ dessa steg för att spåra intjänat värde:

Steg 1: fastställa graden av slutförande av varje uppgift i procent.

Steg 2: ställ in det planerade värdet (Planerat värde eller PV) eller den budgeterade kostnaden för det planerade arbetet. Detta är den budget som godkänts för att utföra det planerade arbetet.

Steg 3: bestämma det intjänade värdet (Earned Value eller EV), eller den budgeterade kostnaden för det utförda arbetet. Detta är den mängd arbete som faktiskt har slutförts.

Steg 4: fastställa den faktiska kostnaden (Faktisk kostnad eller AC), som representerar den faktiska kostnaden för det utförda arbetet. Det är utgifter som hänför sig till redan utfört arbete.

Steg 5: beräkna kostnadsavvikelser (Kostnadsavvikelse eller CV) genom att subtrahera det intjänade värdet från den faktiska kostnaden (CV = EV – AC).

Steg 6: sammanställa resultaten.

För de tre första stegen behöver du samla in kostnadsinformation för ditt projekt, medan du för de tre sista behöver utföra beräkningar och analyser. Kostnadsavvikelser representerar kostnadsstatusen för ditt projekt.

När du kontrollerar kostnaderna är ditt CV det mått som avgör om ditt projekt ligger på rätt spår med budgeten. A Negativt CV betyder att projektet är över budget.

Ska du kontrollera kostnader eller hantera kostnader?

Det är vanligt att man blandar ihop kostnadskontroll med kostnadshantering. Dessa är två distinkta termer som måste definieras och förstås korrekt. Kostnadskontroll är en delprocess inom det större systemet för kostnadshantering.

Medan kostnadskontroll handlar om att identifiera utgifter och minska dem för att öka vinsten, är kostnadshantering den övergripande processen för att uppskatta, budgetera och kontrollera kostnaderna för ett projekt.

Ditt företag har förmodligen många anställda som är involverade i kostnadshantering. Beroende på storleken på ditt team kan olika personer arbeta med resursplanering och budgetering.

För effektiv kostnadskontroll måste team övervaka utgifter på olika nivåer i verksamheten för att ägna tillräcklig uppmärksamhet åt varje del av affärsbudgeten och analysera den noggrant.

Använd kostnadskontroll för att spåra och minska dina projektkostnader

Att spåra kostnadsdata för att minska projektutgifterna är en tråkig process, men kostnadshantering har en direkt inverkan på lönsamheten.

För att effektivt kunna hantera kostnaderna, skapa en anpassningsbar instrumentpanel så att du har all information till hands. Denna automatisering låter dig jonglera mellan projektledning och kostnadskontroll, allt på ett ställe.

Lämna oss en kommentar. Men innan du går, här är en robot som låter dig tjäna mycket enkelt med EUR/USD-handel.