Rollen som virtuell assistent i ett företag

Om du är som de flesta bloggare, har du alltid trott att du måste göra det ensam? Är detta ditt fall? Och ja, de flesta entreprenörer börjar på egen hand eller anlitar en virtuell assistent.

I den här artikeln visar jag dig varför en virtuell assistent är viktig för ditt företag. Men först, här är en utbildning som kommer gör det möjligt att lyckas i entreprenörskap.

Vad är en virtuell assistent?

En virtuell assistent (VA) är någon som tillhandahåller supporttjänster till andra företag från en avlägsen plats.

Termen föddes på 1990-talet från möjligheten att arbeta virtuellt tack vare tekniska förbättringar. En virtuell assistent är någon som anställs för att utföra de tråkiga dagliga uppgifterna i ditt företag.

Det kan vara i en annan stad, stat eller land. Det kan också vara personer som kommer till ditt kontor eller träffas i en coworking space en gång i veckan. Det beror verkligen på dig.

Det viktigaste är att de tar hand om att utföra de uppgifter som deras klient behöver utan problem, antingen för att de hatar att göra det eller för att det tar för mycket tid.

Virtuella assistenter är särskilt eftertraktade av entreprenörer och onlineföretag. Dessa företag behöver hjälp men vill inte fysiskt anställa personal. För att tjäna dig, Finance de Demain arbetar med i genomsnitt två virtuella assistenter.

Vad en virtuell assistent gör

I teorin kan en virtuell assistent göra allt som vilken annan supportpersonal som helst. Virtuella supportuppgifter är dock inte begränsade till kontorsarbete. Många virtuella assistenter tillhandahåller marknadsföringstjänster, webbdesign och andra.

Vissa virtuella assistenter är specialiserade på en specifik färdighetsuppsättning. Till exempel, en virtuell marknadsföringsassistent gör bara marknadsföringsarbete. Andra virtuella assistenter utför en mängd olika uppgifter men i en specifik bransch. Till exempel, en virtuell assistent för fastighetsbolag.

De flesta virtuella assistenter har sin egen hembaserade virtuella assistentverksamhet. Detta gör att de kan tjäna mer och ha bättre kontroll över de uppgifter de utför. Men många småföretag anlitar virtuella assistenter som en del av ett jobb eller kontrakt.

Slutligen använder många VA: er frilanswebbplatser eller coworking-sajter för att hitta snabba, tidsbegränsade projekt.

Hur kan en virtuell assistent gynna ditt företag?

Eftersom att delegera uppgifter som förbrukar din tid och energi, som du inte tycker om att göra, och som håller dig i cykeln att flytta från en tråkig uppgift till en annan, kommer en VA att låta dig återta kontrollen över dina angelägenheter.

Att växa ditt team innebär att du kan göra viktigt arbete, fokusera på strategi och helheten. Du kan börja drömma och planera i större skala.

Hur vet du när du är redo att anställa en virtuell assistent?

När du är redo att anställa är olika för alla, vilket gör beslutet så svårt. Vi rekommenderar att du anlitar en VA innan du tror att du är redo att åka.

Anledningen till detta är att de flesta (inklusive jag själv!) väntar tills vi redan är vid en punkt av "vansinnet" med att börja delegera och be om hjälp med verksamheten. Så om du är redo att växa ditt företag och tror att du är redo, rekommenderar jag starkt att du börjar leta efter din virtuella assistent.

Det blir mycket lättare för er båda om ni tar med någon i laget när det är lite lugnare, så det går smidigt när de är som mest hektiska.

Här är några frågor att besvara innan du fattar det slutgiltiga anställningsbeslutet:

• Är du redo att växa ditt företag snabbare än det har varit hittills?
• Har du råd att betala någon varje månad?
• Har du definierade uppgifter att börja delegera?

Om du svarade ja på alla dessa frågor är du redo att påbörja VA-anställningsprocessen.

Hur anlitar man en VA?

Även om virtuell assistans är en bra affärsidé för hemmet, är det viktigt att få virtuell hjälp för att företagare i hemmet ska kunna maximera sina intäkter och underlätta tillväxt. Som företagare i ett hem kommer det en tid då det är omöjligt att göra allt, åtminstone tillräckligt bra för att vara effektiv och effektiv.

Att anlita en virtuell assistent kommer att frigöra din tid så att du kan fokusera på ditt arbete, på de uppgifter som ger de bästa affärsresultaten för dig. Dessutom många virtuella assistenter är bättre än du i vissa uppgifter.

I längden är det alltid snabbare och billigare att anställa jobb som du inte är kvalificerad att utföra.

Det första steget att anställa av en virtuell assistent är att göra en lista över de uppgifter du vill lägga ut på entreprenad. Gör en omfattande lista, prioritera de aktiviteter du vill delegera först. Till exempel, e-posthantering är tidskrävande och tråkigt, placera det högst upp på din lista.

Eller kanske teknikproblem tar upp för mycket av din tid, du kan lägga ut din webbplatshantering på entreprenad. Eller håll ditt företags räkenskaper uppdaterade.

Nästa steg håller på att ta reda på vem som ska anställas. Det finns många sätt att anlita en virtuell assistent. Du kan använda en VA-tjänst som anställer och utbildar dem och sedan tilldelar de dig en person utifrån de tjänster du behöver.

Det sista alternativet är att anlita någon i ditt nätverk som har referenser. Även om du kan lägga upp en annons som letar efter en virtuell assistent, sparar du tid och huvudvärk genom att hitta en som redan har pålitliga uppgifter.

Lista över tjänster som virtuella assistenter kan erbjuda

kreativt skrivande

• Skriv blogginlägg
• Skriv e-böcker, böcker, nyhetsbrev, e-postkanaler, etc.
• Skriv eller redigera ljud- eller videoavskrifter.
• Skriv inlägg på sociala medier för Facebook, Twitter eller Instagram.
• Redigera och revidera blogginlägg, böcker, hemsidor, nyhetsbrev, recept m.m.
• Förbered e-postmeddelanden för din e-postmarknadsföring
• Skapande av produktbeskrivningar för webbutiker (butik/produktchef)
• Sammanställning/redigering av vittnesmål.
• Osv ...

Administratör/ledning

• Kundtjänst via mail, chatt eller telefon.
• Följ upp och svara på mejl.
• Ordna brevlådor
• Hantera bloggkommentarer.
• Live webinar support
• Kalenderhantering
• Skapa PowerPoint-presentationer
• Hantering av förnödenheter och förnödenheter
• Ordna intervjuer
• Svara på telefonsamtal
• Återanvänd innehåll (exempel: konvertera en video till ett skrivet blogginlägg eller ett blogginlägg till ett inlägg på sociala medier)
• Skriv protokoll från videokonferensmöten
• Hantera redaktionella bloggkalendrar
• Kundintroduktionsuppgifter som att svara på e-postmeddelanden och skicka in fakturor och kontrakt
• Uppföljning av potentiella kunder / nuvarande kunder
• Presentation av gästerna
• Gör researrangemang
• Förberedelse av blanketter
• Återuppta skapandet
• Anställning och utbildning av nya teammedlemmar
• Traduction
• Brainstorma för blogginlägg, produkter osv.

OBS: Administrativa uppgifter hör till de mest eftertraktade tjänsterna. Genom att hjälpa företagare med dessa dagliga uppgifter frigör deras tid att tjäna mer pengar. Mycket värdefullt!

Grafisk design

• Skapa grafik för blogginlägg
• fotoredigering
• Skapande av bilder för webbseminarier eller workshops.
• Design av visitkort, flygblad, logotyper, menyer, skyltar mm.
• Bildsökning efter blogginlägg, böcker, sociala medier m.m.
• Skapande av varumärkesstilsguider.
• Design av e-böcker eller PDF-filer för nyhetsbrevprenumerationer

OBS: Canva har massor av mallar och det är lätt att använda om du vill skapa grafik.

Sociala media

• Schemalägga uppdateringar för sociala medier.
• Skapande och hantering av Pinterest-konto
• Skapa och hantera marknadsförda pins
• Hantera Facebook-grupper
• Skapande och hantering av LinkedIn-grupper
• Skapa omröstningar i sociala medier
• Justera publiceringsscheman.
• Skapande och hantering av inlägg på Instagram.
• Svara på meddelanden i sociala medier.

Kontobokföring

• Hantering av betalningar och fakturering.
• Behandla beställningar och returer.
• Insamlingshantering
• Lönehantering
• Fakturering och fakturor.

Hur använder man den här listan över virtuella assistenttjänster?

Som du kan se finns det många tjänster du kan erbjuda som virtuell assistent.

Beroende på vilken typ av tjänst du är intresserad av kan du kombinera ett paket med relaterade tjänster och sälja som ett paket med tjänster: faktureras per projekt eller som en löpande månadstjänst.

Om du hittar något som väcker ditt intresse, gör mer forskning. Om du efter din forskning fortfarande är intresserad, ta reda på hur du kan skaffa dig nödvändiga färdigheter om du inte redan har dem.

Du kan lära dig av YouTube-videor, böcker på Amazon eller kurser du hittar online.

Och kom ihåg att bara för att du börjar med en tjänst som VA betyder det inte att du kommer att stå fast med att erbjuda den tjänsten resten av ditt liv. Du är fri att uppgradera eller lägga till ytterligare tjänster.

Färdigheter krävs för att vara en virtuell assistent

Många av de färdigheter som krävs för att vara virtuell assistent är desamma som de som krävs för att vara administrativ assistent eller sekreterare. Till exempel, du måste ha överlägsen organisatorisk förmåga. Du ska också ha ett trevligt telefonbeteende och färdigheter i att använda ny teknik.

Som VA behöver du också specifika färdigheter för egenföretagande. Till exempel, du bör kunna multitaska, speciellt om du jonglerar med flera klienter.

Du måste kunna koncentrera dig på jobbet, i din hemmiljö. Du behöver också rätt utrustning på ditt hemmakontor.

Vissa virtuella assistentjobb kräver ytterligare färdigheter, inklusive webbdesign, evenemangsplanering, redovisning och mycket mer.

Du kan söka efter Virtual Assistance-jobb som kräver dina speciella färdigheter. Förutom specifika färdigheter söker arbetsgivare ofta kandidater med utbildning och/eller kontorserfarenhet i viss administrativ kapacitet.

De väsentliga egenskaperna hos en virtuell assistent

Fiabilité

Detta är en av de viktigaste eftersom det tyvärr verkar vara det vanligaste. Många kunder har berättat för mig att de har varit besvikna på VAs som inte rapporterade sina framsteg, eller helt enkelt inte levererade.

Detta är helt oförlåtligt och det ger inte bara den virtuella assistansindustrin ett dåligt rykte, utan nästa virtuella assistent som ringer måste bära kundens misstankar och tvivel om effektiviteten av att använda dessa typer av tjänster. .

Professionalism är av största vikt i den här branschen, så om en kund ringer dig bör du ringa tillbaka dem. Får du ett mejl måste du svara! Det behöver inte vara omedelbart, men det måste åtminstone vara nästa dag.

God kommunikationsförmåga

Från den första punkten måste du informera kunden om framstegen i ditt arbete, så fastställa hur och när du ska uppdatera dem när han blir kund, och innan du påbörjar varje ny uppgift.

Om en kund ständigt måste jaga dig efter uppdateringar, gör du inte ditt jobb rätt.

Tidshantering

Forskning säger tydligen att du bara ska fokusera på en sak och det är ineffektivt för multitasking. Naturligtvis måste du fokusera på uppgiften, men du kommer också att arbeta med flera kunder; som tror att de är din enda och viktigaste kund.

Du har förmodligen mycket att göra på en dag, så planera i förväg. Schemalägg uppgifter när du är som mest effektiv. Använd en Google-kalender och markera personliga föremål i en färg och arbetsobjekt i en annan.

Om du vet att du skriver bäst på morgonen, försök att schemalägga möten för sen eftermiddag. Du kan också passa in alla dina arbetsuppgifter i din kalender (inklusive planeringstid) för att realistiskt veta om du har tid att få allt gjort.

Ressource

Du kommer ofta att få e-postmeddelanden med tekniska frågor, som de lätt kan hitta med Google, eller frågar hur mycket dina tjänster kostar, när de inte ens har brytt sig om att besöka din webbplats och/eller dina sociala nätverk.

Du kommer att bli ombedd att göra en massa saker du aldrig har gjort förut, och du måste bara ta reda på hur du gör det. VAs förväntas tillhandahålla lösningar och lösa kundproblem.

Om du inte har förmågan att lösa ett problem och ta reda på hur man gör något, då kommer du inte att vara en bra VA.

Den virtuella assistenten är inte Yoda, så det är orealistiskt att anta att han kommer att kunna göra allt. Men du måste veta hur man forskar för att hitta informationen på egen hand. Så länge du är ärlig mot din klient om omfattningen av dina färdigheter, kommer du att klara dig.

Kunderna förväntar sig inte heller att du ska veta allt. Berätta för dem att du aldrig har gjort det här jobbet förut; men du tar gärna reda på hur och återkommer till det.

Du bör fortsätta att träna, där du kan titta på YouTube-videor, handla med andra VA, ställa frågor på VA-forum och i allmänhet delta.

Försök att hålla dig uppdaterad med vad som rör sig och förändras, både i din bransch och i teknikvärlden. Bestäm dig för de saker du vill veta mer om och gör sedan din research.

Hantera förväntningar och bygga förtroende

Du behöver inte bara veta vad du gör, utan du måste också se till att kunden vet vad de gör. Ofta har en klient aldrig arbetat med en virtuell assistent, så om de inte vet vad de kan göra och hur allt fungerar, kommer de allvarligt att tvivla på din förmåga att hjälpa dem.

En ny kund kommer sannolikt att söka dig för att vägleda dem genom processen, så du behöver veta och förklara hur du arbetar. Detta kommer oftast med erfarenhet, men öva på din nya lista med frågor eller rollspel; och till och med volontärarbete för en entreprenör som du känner, så att du kan få en rekommendation och ge det ett försök, om det oroar dig.

Arbeta ensam

Det verkar vara ganska vanligt att frilansare känner sig ensamma, vilket förvånar mig då jag är helt nöjd med att jobba ensam och aldrig trodde att vissa människor skulle sakna att ha andra i närheten.

Visst, ibland använder jag co-working spaces och andra gånger jobbar jag på kaféer, men att vara ensam hela veckan är något att tänka på.

Om du har någon erfarenhet av virtuell assistans, glöm inte att lämna en kommentar till mig. Jag kan dock inte lämna dig utan att presentera denna premiumutbildning om privatekonomi.