Stadierna i en projektplan som säkerställer projektets framgång

En projektplan är kulmen på noggrann planering av en projektledare. Det är huvuddokumentet som vägleder framstegen i ett projekt. Detta är projektledarens guide.

Även om projektplaner skiljer sig från företag till företag, finns det tio steg som absolut måste finnas i en projektplan för att undvika förvirring och påtvingad improvisation under projektets genomförandefas.

I den här artikeln Jag ger dig mina råd för att hjälpa dig att skriva din projektplan väl. Om du vill genomföra ditt projekt framgångsrikt måste din projektplan absolut innehålla följande delar:

1. Projektmål

Projektmålen definieras i projektstadgan. De bör dock också inkluderas i projektplanen för att ytterligare förklara projektmålen. Hur en projektledare än väljer att införliva mål i projektplanen är det viktiga att upprätthålla en tydlig koppling mellan dem projektstadgan – det första nyckeldokumentet för ett projekt – och det andra nyckeldokumentet för projektet, dess projektplan.

2. Projektets omfattning

Liksom projektmålen är omfattningen definierad i stadgan och ska förfinas ytterligare i projektplanen av projektledaren. Genom att definiera omfattningen kan projektledaren börja visa hur det kommer att se ut målet med projektet.

Om omfattningen inte är definierad kan den sträcka sig genom hela projektet. Detta leder till kostnadsöverskridanden och missade deadlines.

Artikel att läsa: Hur driver man ett välmående företag?

Om du till exempel leder ett marknadsföringsteam för att skapa en broschyr för ett företags produktlinje, bör du lista antalet sidor och ge exempel på hur den färdiga produkten kommer att se ut.

För vissa teammedlemmar kan en broschyr betyda två sidor, medan andra kanske anser att tio sidor är tillräckliga. Att definiera omfattning kan få hela laget på samma sida från början.

3. Milstolpar och huvudleveranser

De viktigaste resultaten av ett projekt kallas milstolpar och de viktigaste arbetsprodukterna kallas huvudleveranser. De representerar båda huvudkomponenterna i arbetet med ett projekt. En projektplan bör identifiera dessa element, definiera dem och fastställa tidslinjer för deras slutförande.

Om en organisation genomför ett projekt för att utveckla ny programvara, kan de viktigaste resultaten vara den slutliga listan över affärskrav och hur man implementerar dem.

Sedan kan projektet ha milstolpar för färdigställande av design, systemtestning, testning av användaracceptans och datum för programinstallation. Dessa milstolpar är förknippade med arbetsprodukter, men de relaterar mer till processerna än till själva produkterna.

Artikel att läsa: Platsen för digital marknadsföring i näringslivet

Milstolpar och viktiga leveranstider behöver inte vara exakta datum, men ju mer specifika desto bättre. Exakta datum hjälper projektledare att bryta ner arbetsstrukturer mer exakt.

I detta skede av planen kommer du att skapa milstolpar så att du kan ta stora eller högnivåleveranser och bryta ner dem i mindre leveranser, som kan beskrivas i nästa steg.

4. Arbetsfördelningsstrukturen

En struktur för nedbrytning av arbetet bryter upp milstolpar och större leveranser av ett projekt i mindre bitar så att en person kan tilldelas ansvar för varje aspekt.

När projektledaren utvecklar denna struktur tar projektledaren hänsyn till många faktorer såsom styrkor och svagheter hos projektgruppmedlemmarna, det ömsesidiga beroendet mellan uppgifter, tillgängliga resurser och projektets övergripande deadline.

Projektledare är ytterst ansvariga för projektets framgång, men de kan inte utföra arbetet ensamma. Nedbrytningsstrukturen är ett verktyg som projektledaren använder för att säkerställa ansvarighet för projektet.

Artikel att läsa: Här är 14 bli rik-snabbt-tips

Detta verktyg talar också om för projektintressenter vem som är ansvarig för vad. Om projektledaren är bekymrad över en uppgift vet han exakt vem han ska träffa om denna oro.

5. Investeringsbudgeten

Ett projekts budget visar hur mycket pengar som avsätts för att slutföra projektet. Projektledaren ansvarar för en lämplig tilldelning av dessa resurser.

För ett projekt som har leverantörer ser projektledaren till att leveranserna slutförs enligt villkoren i kontraktet, med särskild hänsyn till kvalitet. Vissa projektbudgetar är kopplade till personalplanen.

Det är viktigt att fastställa kostnaden för varje steg genom att titta på den tid som krävs och kostnaden för det arbete som behövs för att slutföra uppgifterna. Kostnaden för projektet är relaterad till projektets varaktighet, vilket beror på projektets omfattning. Omfattning, milstolpar, uppgifter och budget bör vara anpassade och realistiska.

6. Personalplanen

Personalplanen visar hur projektet ska bemannas. Den definierar vem som ska ingå i projektgruppen och hur länge varje person måste engagera sig.

När den här planen utvecklas förhandlar projektledaren med teammedlemmar och deras handledare hur mycket tid varje gruppmedlem kan ägna åt projektet. Om det behövs ytterligare personal för att samråda om projektet men ingår i projektgruppen, dokumenteras detta även i bemanningsplanen. Återigen rådfrågas lämpliga handledare.

7. Riskhanteringsplanen

Många saker kan gå fel när man driver ett projekt. Även om det är svårt att förutse varje möjlig katastrof eller mindre incident, kan många fallgropar förutsägas. I riskhanteringsplanen identifierar projektledaren alla projektrisker. Det bestämmer också sannolikheten för att dessa scenarier ska inträffa och strategierna för att mildra dem.

Vid utformningen av denna plan kan projektledaren söka input från projektsponsorn eller deras projektgrupp.

Begränsningsstrategier införs för risker som sannolikt kommer att inträffa eller som har höga kostnader förknippade med dem. Risker som är osannolikt att inträffa och de som har låga kostnader noteras i planen, även om de inte har några begränsningsstrategier.

8. Kommunikationsplanen

En kommunikationsplan beskriver hur ett projekt kommer att kommuniceras till olika målgrupper. Ungefär som strukturen för arbetsuppdelning, tilldelar en kommunikationsplan ansvaret för att slutföra varje komponent till en medlem av projektgruppen.

I detta steg är det viktigt att beskriva hur frågor kommer att kommuniceras och lösas inom teamet. Frekvensen av kommunikation med teamet och intressenter bör också specificeras. Varje meddelande har en målgrupp. Det hjälper projektledare att säkerställa att rätt information kommer till rätt personer vid rätt tidpunkt.

Artikel att läsa: 1 ekonomiska tips för nygifta

9. Planen för förvaltning av intressenter

En plan för hantering av intressenter identifierar hur intressenter kommer att användas i projektet. Ibland behöver intressenter bara få information. Detta kan beaktas i kommunikationsplanen.

10. Förändringsplanen

En förändringsledningsplan skapar ett ramverk för att göra förändringar i projektet. Även om projektledare tenderar att vilja undvika förändringar i projektet, är de ibland oundvikliga.

Förändringsplanen tillhandahåller protokoll och processer för att göra ändringar. Det är väsentligt för ansvarsskyldighet och transparens att projektsponsorer, projektledare och projektteammedlemmar följer förändringshanteringsplanen.

Sammanfattningsvis….

Projektplanen är ett viktigt dokument för projektets framgång. Den fungerar som en kompass i genomförandet av projektet, från början till slut. Därför kräver det ett aktivt deltagande av alla intressenter för att komma överens om de olika punkterna. Det är också viktigt att ta all tid som behövs för att definiera det.

Den stora risken med en dåligt definierad plan är att du utsätts för tvister som ska lösas på punkter av oenighet som inte har ramats.

Jag inbjuder dig att dela dina åsikter och erfarenheter i kommentarerna.