Ang mga yugto ng plano ng proyekto na nagtitiyak ng tagumpay ng proyekto

Ang plano ng proyekto ay ang pagtatapos ng maingat na pagpaplano ng isang tagapamahala ng proyekto. Ito ang pangunahing dokumento na gumagabay sa pag-unlad ng isang proyekto. Ito ang gabay ng tagapamahala ng proyekto.

Bagama't iba-iba ang mga plano ng proyekto sa bawat kumpanya, mayroong sampung hakbang na talagang dapat nasa isang plano ng proyekto upang maiwasan ang pagkalito at sapilitang improvisasyon sa panahon ng yugto ng pagpapatupad ng proyekto.

Sa artikulong ito Dinadala ko sa iyo ang aking payo upang matulungan kang maisulat nang maayos ang iyong plano sa proyekto. Kung nais mong matagumpay na maisakatuparan ang iyong proyekto, dapat na ganap na kasama sa iyong plano ng proyekto ang mga sumusunod na elemento:

1. Mga layunin ng proyekto

Ang mga layunin ng proyekto ay tinukoy sa charter ng proyekto. Gayunpaman, dapat din silang isama sa plano ng proyekto upang higit pang ipaliwanag ang mga layunin ng proyekto. Gayunpaman, pinipili ng isang manager ng proyekto na isama ang mga layunin sa plano ng proyekto, ang mahalagang bagay ay upang mapanatili ang isang malinaw na link sa pagitan ng ang charter ng proyekto – ang unang pangunahing dokumento ng isang proyekto – at ang pangalawang pangunahing dokumento ng proyekto, ang plano ng proyekto nito.

2. Saklaw ng Proyekto

Tulad ng mga layunin ng proyekto, ang saklaw ay tinukoy sa charter at dapat na higit pang pinuhin sa plano ng proyekto ng tagapamahala ng proyekto. Sa pamamagitan ng pagtukoy sa saklaw, maaaring magsimulang ipakita ng tagapamahala ng proyekto kung ano ang magiging hitsura nito layunin ng proyekto.

Kung hindi tinukoy ang saklaw, maaari itong lumawak sa buong proyekto. Ito ay humahantong sa mga overrun sa gastos at hindi nasagot na mga deadline.

Artikulo na babasahin: Paano Magpatakbo ng isang Maunlad na Negosyo?

Halimbawa, kung pinamumunuan mo ang isang marketing team upang lumikha ng isang brochure para sa linya ng produkto ng isang kumpanya, dapat mong ilista ang bilang ng mga pahina at magbigay ng mga halimbawa kung ano ang magiging hitsura ng tapos na produkto.

Para sa ilang miyembro ng koponan, ang isang brochure ay maaaring mangahulugan ng dalawang pahina, habang ang iba ay maaaring isaalang-alang na sapat ang sampung pahina. Ang pagtukoy sa saklaw ay maaaring makuha ang buong koponan sa parehong pahina mula sa simula.

3. Milestones at pangunahing mga maihahatid

Ang mga pangunahing tagumpay ng isang proyekto ay tinatawag na mga milestone at ang mga pangunahing produkto ng trabaho ay tinatawag na mga pangunahing naihatid. Pareho silang kumakatawan sa mga pangunahing bahagi ng pagtatrabaho sa isang proyekto. Dapat tukuyin ng plano ng proyekto ang mga elementong ito, tukuyin ang mga ito, at magtakda ng mga timeline para sa kanilang pagkumpleto.

Kung ang isang organisasyon ay nagsasagawa ng isang proyekto upang bumuo ng bagong software, ang mga pangunahing maihahatid ay maaaring ang panghuling listahan ng mga kinakailangan sa negosyo at kung paano ipatupad ang mga ito.

Pagkatapos ang proyekto ay maaaring magkaroon ng mga milestone para sa pagkumpleto ng disenyo, pagsubok ng system, pagsubok sa pagtanggap ng user, at petsa ng pag-deploy ng software. Ang mga milestone na ito ay nauugnay sa mga produkto ng trabaho, ngunit mas nauugnay ang mga ito sa mga proseso kaysa sa mga produkto mismo.

Artikulo na babasahin: Ang lugar ng digital marketing sa negosyo

Ang mga milestone at pangunahing oras ng paghahatid ay hindi kailangang eksaktong mga petsa, ngunit mas tiyak ang mas mahusay. Ang mga tumpak na petsa ay tumutulong sa mga tagapamahala ng proyekto na masira ang mga istruktura ng trabaho nang mas tumpak.

Sa yugtong ito ng plano, gagawa ka ng mga milestone upang makakuha ka ng malaki o mataas na antas na mga maihahatid at hatiin ang mga ito sa mas maliliit na maihahatid, na maaaring ilarawan sa susunod na yugto.

4. Ang Istraktura ng Pagkakasira ng Trabaho

Pinaghihiwa-hiwalay ng isang istraktura ng work breakdown ang mga milestone at pangunahing maihahatid ng isang proyekto sa mas maliliit na bahagi upang ang isang tao ay maatasan ng responsibilidad para sa bawat facet.

Kapag binubuo ang istrukturang ito, isinasaalang-alang ng project manager ang maraming salik gaya ng mga kalakasan at kahinaan ng mga miyembro ng pangkat ng proyekto, ang mga pagtutulungan sa pagitan ng mga gawain, ang mga mapagkukunang magagamit at ang kabuuang deadline ng proyekto.

Ang mga tagapamahala ng proyekto sa huli ay responsable para sa tagumpay ng proyekto, ngunit hindi nila magagawa ang gawain nang mag-isa. Ang istraktura ng pagkasira ay isang tool na ginagamit ng tagapamahala ng proyekto upang matiyak ang pananagutan para sa proyekto.

Artikulo na babasahin: Narito ang 14 na tip sa mabilisang pagyaman

Sinasabi rin ng tool na ito sa mga stakeholder ng proyekto kung sino ang responsable para sa kung ano. Kung ang tagapamahala ng proyekto ay nag-aalala tungkol sa isang gawain, alam niya kung sino ang dapat matugunan tungkol sa alalahaning ito.

5. Ang badyet sa pamumuhunan

Ipinapakita ng badyet ng isang proyekto kung gaano karaming pera ang inilalaan upang makumpleto ang proyekto. Ang tagapamahala ng proyekto ay responsable para sa naaangkop na paglalaan ng mga mapagkukunang ito.

Para sa isang proyekto na mayroong mga supplier, tinitiyak ng tagapamahala ng proyekto na ang mga maihahatid ay nakumpleto ayon sa mga tuntunin ng kontrata, na binibigyang pansin ang kalidad. Ang ilang mga badyet ng proyekto ay naka-link sa plano ng human resources.

Mahalagang itatag ang halaga ng bawat hakbang sa pamamagitan ng pagtingin sa oras na kinakailangan at ang halaga ng paggawa na kailangan upang makumpleto ang mga gawain. Ang halaga ng proyekto ay nauugnay sa tagal ng proyekto, na bumababa sa saklaw ng proyekto. Ang saklaw, mga milestone, mga gawain at badyet ay dapat na nakahanay at makatotohanan.

6. Ang plano ng human resources

Ang plano ng human resource ay nagpapakita kung paano magiging staff ang proyekto. Tinutukoy nito kung sino ang magiging bahagi ng pangkat ng proyekto at kung gaano katagal dapat mangako ang bawat tao.

Sa pagbuo ng planong ito, ang tagapamahala ng proyekto ay nakikipag-usap sa mga miyembro ng koponan at kanilang mga superbisor kung gaano katagal maaaring ilaan ng bawat miyembro ng koponan sa proyekto. Kung kailangan ng karagdagang kawani para kumonsulta sa proyekto ngunit bahagi ng pangkat ng proyekto, ito ay nakadokumento din sa plano ng staffing. Muli, kinokonsulta ang mga naaangkop na superbisor.

7. Ang plano sa pamamahala ng panganib

Maraming bagay ang maaaring magkamali kapag nagpapatakbo ng isang proyekto. Bagaman mahirap hulaan ang bawat posibleng sakuna o menor de edad na insidente, maraming mga pitfalls ang maaaring mahulaan. Sa plano sa pamamahala ng peligro, kinikilala ng manager ng proyekto ang lahat ng mga panganib sa proyekto. Tinutukoy din nito ang posibilidad na mangyari ang mga senaryo na ito at ang mga diskarte upang mabawasan ang mga ito.

Sa pagbalangkas ng planong ito, ang tagapamahala ng proyekto ay maaaring humingi ng input mula sa sponsor ng proyekto o sa kanilang pangkat ng proyekto.

Ang mga diskarte sa pagpapagaan ay inilalagay para sa mga panganib na malamang na mangyari o may mataas na gastos na nauugnay sa mga ito. Ang mga panganib na malamang na hindi mangyari at ang mga may mababang gastos ay nakasaad sa plano, kahit na wala silang mga diskarte sa pagpapagaan.

8. Ang plano ng komunikasyon

Ang isang plano sa komunikasyon ay naglalarawan kung paano ipapaalam ang isang proyekto sa iba't ibang madla. Katulad ng istraktura ng pagkasira ng trabaho, ang isang plano sa komunikasyon ay nagtatalaga ng responsibilidad para sa pagkumpleto ng bawat bahagi sa isang miyembro ng pangkat ng proyekto.

Sa hakbang na ito, mahalagang ilarawan kung paano ipapaalam at malulutas ang mga isyu sa loob ng team. Ang dalas ng komunikasyon sa koponan at mga stakeholder ay dapat ding tukuyin. Ang bawat mensahe ay may target na madla. Tinutulungan nito ang mga tagapamahala ng proyekto na matiyak na ang tamang impormasyon ay nakukuha sa mga tamang tao sa tamang oras.

Artikulo na babasahin: 1 tip sa pananalapi para sa mga bagong kasal

9. Ang Plano sa Pamamahala ng Stakeholder

Tinutukoy ng isang plano sa pamamahala ng stakeholder kung paano gagamitin ang mga stakeholder sa proyekto. Minsan kailangan lang ng mga stakeholder na makatanggap ng impormasyon. Ito ay maaaring isaalang-alang sa plano ng komunikasyon.

10. Ang plano sa pamamahala ng pagbabago

Ang isang plano sa pamamahala ng pagbabago ay nagtatatag ng isang balangkas para sa paggawa ng mga pagbabago sa proyekto. Bagama't may posibilidad na iwasan ng mga tagapamahala ng proyekto ang mga pagbabago sa proyekto, kung minsan ay hindi ito maiiwasan.

Ang plano sa pamamahala ng pagbabago ay nagbibigay ng mga protocol at proseso para sa paggawa ng mga pagbabago. Mahalaga para sa pananagutan at transparency na ang mga sponsor ng proyekto, mga tagapamahala ng proyekto at mga miyembro ng pangkat ng proyekto ay sumusunod sa plano sa pamamahala ng pagbabago.

Sa buod….

Ang plano ng proyekto ay isang mahalagang dokumento para sa tagumpay ng proyekto. Ito ay nagsisilbing compass sa pagsasagawa ng proyekto, mula simula hanggang matapos. Samakatuwid, nangangailangan ito ng aktibong partisipasyon ng lahat ng stakeholder upang magkasundo sa iba't ibang punto. Mahalaga rin na maglaan ng lahat ng oras na kinakailangan upang tukuyin ito.

Ang pangunahing panganib ng isang hindi natukoy na plano ay na ikaw ay nalantad sa mga hindi pagkakaunawaan upang malutas sa mga punto ng hindi pagkakasundo na hindi pa nabalangkas.

Inaanyayahan kita na ibahagi ang iyong mga opinyon at karanasan sa mga komento.