Ang papel ng isang virtual assistant sa isang kumpanya

Kung ikaw ay tulad ng karamihan sa mga blogger, palagi mo bang naisip na kailangan mong gawin ito nang mag-isa? Ito ba ang kaso mo? At oo, karamihan sa mga negosyante ay nagsisimula sa kanilang sarili o umarkila ng isang virtual na katulong.

Sa artikulong ito, ipapakita ko sa iyo kung bakit mahalaga ang virtual assistant para sa iyong negosyo. Ngunit una, narito ang isang kurso sa pagsasanay na gagawin ginagawang posible upang magtagumpay sa entrepreneurship.

Ano ang isang virtual na katulong?

Ang virtual assistant (VA) ay isang taong nagbibigay ng mga serbisyo ng suporta sa ibang mga negosyo mula sa malayong lokasyon.

Ang termino ay ipinanganak noong 1990s mula sa posibilidad na magtrabaho nang halos salamat sa mga pagpapabuti ng teknolohiya. Ang isang virtual na katulong ay isang taong tinanggap upang gawin ang nakakapagod na pang-araw-araw na gawain ng iyong negosyo.

Maaaring nasa ibang lungsod, estado o bansa. Maaari rin itong mga tao na pumupunta sa iyong opisina o nakikipagkita sa isang coworking space isang beses sa isang linggo. Depende talaga sayo.

Ang pinakamahalagang bagay ay ang pag-aalaga nila sa pagkumpleto ng mga gawain na kailangan ng kanilang kliyente nang walang problema, alinman dahil ayaw nilang gawin ito o dahil nangangailangan ito ng masyadong maraming oras.

Ang mga virtual assistant ay partikular na hinahanap ng mga negosyante at online na negosyo. Ang mga kumpanyang ito ay nangangailangan ng tulong ngunit hindi nais na pisikal na kumuha ng mga kawani. Upang pagsilbihan ka, Finance de Demain gumagana sa isang average ng dalawang virtual na katulong.

Ano ang ginagawa ng isang virtual assistant

Sa teorya, maaaring gawin ng isang virtual na katulong ang lahat ng ginagawa ng iba pang kawani ng suporta. Gayunpaman, ang mga virtual na gawain sa suporta ay hindi limitado sa trabaho sa opisina. Maraming virtual assistant ang nagbibigay mga serbisyo sa marketing, disenyo ng web at iba pa.

Ang ilang virtual assistant ay dalubhasa sa isang partikular na hanay ng kasanayan. Halimbawa, isang marketing virtual assistant lang ang gumagawa ng marketing. Ang iba pang mga virtual na katulong ay nagsasagawa ng iba't ibang mga gawain ngunit sa isang partikular na industriya. Halimbawa, isang virtual assistant para sa mga kumpanya ng real estate.

Karamihan sa mga virtual assistant ay may sariling home-based na virtual assistant na negosyo. Nagbibigay-daan ito sa kanila na kumita ng higit pa at magkaroon ng mas mahusay na kontrol sa mga gawaing ginagawa nila. Gayunpaman, maraming maliliit na negosyo ang kumukuha ng mga virtual na katulong bilang bahagi ng isang trabaho o kontrata.

Sa wakas, maraming VA ang gumagamit ng mga freelance na site o coworking site upang makahanap ng mabilis at limitadong oras na mga proyekto.

Paano makikinabang ang isang virtual assistant sa iyong negosyo?

Dahil ang pagtatalaga ng mga gawain na kumukonsumo ng iyong oras at lakas, na hindi mo nasisiyahan sa paggawa, at nagpapanatili sa iyo sa ikot ng paglipat mula sa isang nakakapagod na gawain patungo sa isa pa, ang VA ay magbibigay-daan sa iyo na mabawi ang kontrol sa iyong mga gawain.

Ang pagpapalaki ng iyong koponan ay nangangahulugan na magagawa mo ang mahahalagang gawain, tumuon sa diskarte at sa malaking larawan. Maaari kang magsimulang mangarap at magplano sa mas malaking sukat.

Paano mo malalaman kung handa ka nang kumuha ng virtual assistant?

Kung kailan ka magiging handa sa pag-upa ay iba para sa lahat, na nagpapahirap sa desisyon. Inirerekomenda namin ang pagkuha ng VA bago mo isipin na handa ka nang umalis.

Ang dahilan nito ay ang karamihan sa mga tao (kabilang ako mismo!) ay naghihintay hanggang sa tayo ay nasa punto na ng "pagkabaliw" upang magsimulang magdelegate at humingi ng tulong sa negosyo. Kaya, kung handa ka nang palaguin ang iyong negosyo at sa tingin mo ay handa ka na, lubos kong inirerekomenda na simulan mong hanapin ang iyong virtual assistant.

Magiging mas madali para sa inyong dalawa kung magsasama ka ng isang tao sa koponan kapag medyo kalmado na ang mga bagay, kaya maayos ang takbo ng mga bagay kapag naabot nila ang mga pinaka-abalang oras.

Narito ang ilang tanong na sasagutin bago gawin ang panghuling desisyon sa pag-hire:

• Handa ka na bang palaguin ang iyong negosyo nang mas mabilis kaysa sa dati?
• Kakayanin mo bang magbayad ng isang tao bawat buwan?
• Mayroon ka bang tinukoy na mga gawain upang simulan ang pagtatalaga?

Kung oo ang sagot mo sa lahat ng tanong na ito, handa ka nang simulan ang proseso ng pagkuha ng VA.

Paano mag-hire ng VA?

Habang ang virtual na tulong ay isang magandang ideya sa negosyo sa bahay, ang pagkuha ng virtual na tulong ay mahalaga para sa mga may-ari ng negosyo sa bahay upang mapakinabangan ang kanilang kita at mapadali ang paglago. Bilang isang may-ari ng negosyo sa bahay, darating ang panahon na imposibleng gawin ang lahat, kahit na sapat na mabuti upang maging epektibo at mahusay.

Ang pag-hire ng virtual assistant ay magpapalaya sa iyong oras para makapag-focus ka sa iyong trabaho, sa mga gawaing magbubunga ng pinakamahusay na resulta ng negosyo para sa iyo. Bukod dito, marami mas mahusay ang mga virtual assistant kaysa sa iyo sa ilang gawain.

Sa katagalan, palaging mas mabilis at mas mura ang pag-hire ng mga trabahong hindi ka kwalipikadong gawin.

Ang unang hakbang ng pagkuha ng isang virtual assistant ay gumawa ng isang listahan ng mga gawain na gusto mong i-outsource. Gumawa ng isang komprehensibong listahan, unahin ang mga aktibidad na gusto mong italaga muna. Halimbawa, Ang pamamahala ng email ay matagal at nakakapagod, ilagay ito sa tuktok ng iyong listahan.

O baka ang mga isyu sa teknolohiya ay tumatagal ng masyadong maraming oras, maaari mong i-outsource ang pamamahala ng iyong website. O panatilihing napapanahon ang mga account ng iyong kumpanya.

Ang susunod na hakbang ay nag-iisip kung sino ang uupakan. Mayroong maraming mga paraan upang umarkila ng isang virtual na katulong. Maaari kang gumamit ng serbisyo ng VA na kumukuha at nagsasanay sa kanila, at pagkatapos ay magtatalaga sila sa iyo ng isang tao batay sa mga serbisyong kailangan mo.

Ang huling opsyon ay ang kumuha ng isang tao sa iyong network na may mga sanggunian. Bagama't maaari kang mag-post ng isang ad na naghahanap ng isang virtual na katulong, ang paghahanap ng isa na mayroon nang pinagkakatiwalaang mga kredensyal ay makakatipid sa iyo ng oras at sakit ng ulo.

Listahan ng mga serbisyong maiaalok ng mga virtual assistant

Malikhaing pagsulat

• Sumulat ng mga post sa blog
• Sumulat ng mga ebook, aklat, newsletter, email funnel, atbp.
• Sumulat o mag-edit ng mga transcript ng audio o video.
• Sumulat ng mga post sa social media para sa Facebook, Twitter o Instagram.
• Pag-edit at pagrerebisa ng mga post sa blog, aklat, website, newsletter, recipe, atbp.
• Maghanda ng mga email para sa iyong email marketing
• Paglikha ng mga paglalarawan ng produkto para sa mga online na tindahan (store / product manager)
• Compilation / editing ng mga testimonial.
• Etc ...

Administrator / pamamahala

• Customer service sa pamamagitan ng email, chat o telepono.
• Mag-follow up at tumugon sa mga email.
• Ayusin ang mga mailbox
• Pamahalaan ang mga komento sa blog.
• Live na suporta sa webinar
• Pamamahala ng kalendaryo
• Gumawa ng mga presentasyon sa PowerPoint
• Pamamahala ng mga supply at supply
• Ayusin ang mga panayam
• Sumagot ng mga tawag sa telepono
• Muling gamitin ang nilalaman (Halimbawa: pag-convert ng isang video sa isang nakasulat na post sa blog o isang post sa blog sa isang post sa social media)
• Sumulat ng mga minuto ng mga pulong ng videoconference
• Pamahalaan ang mga kalendaryong pang-editoryal ng blog
• Mga gawain sa onboarding ng customer gaya ng pagtugon sa mga email at pagsusumite ng mga invoice at kontrata
• Pag-follow-up ng mga potensyal na customer / kasalukuyang mga customer
• Pagtatanghal ng mga panauhin
• Gumawa ng mga kaayusan sa paglalakbay
• Paghahanda ng mga form
• Ipagpatuloy ang paggawa
• Pag-hire at pagsasanay ng mga bagong miyembro ng koponan
• Traduction
• Mag-brainstorm para sa mga post sa blog, produkto, atbp.

NB: Ang mga gawaing pang-administratibo ay kabilang sa mga pinakahinahangad na serbisyo. Ang pagtulong sa mga may-ari ng negosyo sa mga pang-araw-araw na gawaing ito ay nagpapalaya sa kanilang oras upang kumita ng mas maraming pera. Napakahalaga!

Graphic na disenyo

• Paglikha ng mga graphic para sa mga post sa blog
• Pag-edit ng larawan
• Paglikha ng mga slide para sa mga webinar o workshop.
• Disenyo ng mga business card, flyer, logo, menu, signage, atbp.
• Paghahanap ng larawan para sa mga post sa blog, libro, social media, atbp.
• Paglikha ng mga gabay sa istilo ng tatak.
• Disenyo ng mga e-book o PDF file para sa mga subscription sa newsletter

NB: Ang Canva ay may napakaraming template at madali itong gamitin kung gusto mong gumawa ng mga graphics.

Social Media

• Pag-iskedyul ng mga update sa social media.
• Paglikha at pamamahala ng Pinterest account
• Gumawa at pamahalaan ang mga pino-promote na pin
• Pamahalaan ang mga pangkat sa Facebook
• Paglikha at pamamahala ng mga pangkat ng LinkedIn
• Lumikha ng mga botohan sa social media
• Ayusin ang mga iskedyul ng pag-publish.
• Paglikha at pamamahala ng mga post sa Instagram.
• Tumugon sa mga mensahe sa social media.

Account bookkeeping

• Pamamahala ng mga pagbabayad at pag-invoice.
• Pinoproseso ang mga order at pagbabalik.
• Pamamahala ng koleksyon
• Pamamahala ng payroll
• Pagsingil at Mga Invoice.

Paano gamitin ang listahang ito ng mga virtual assistant services?

Tulad ng nakikita mo, maraming mga serbisyo ang maaari mong ialok bilang isang Virtual Assistant.

Depende sa uri ng serbisyo na interesado ka, maaari mong pagsamahin ang isang bundle ng mga nauugnay na serbisyo at ibenta bilang isang bundle ng mga serbisyo: sinisingil sa bawat proyekto o bilang isang patuloy na buwanang serbisyo.

Kung nakakita ka ng isang bagay na pumukaw sa iyong interes, magsaliksik pa. Kung pagkatapos ng iyong pananaliksik ay interesado ka pa rin, alamin kung paano mo makukuha ang mga kinakailangang kasanayan kung wala ka pa.

Maaari kang matuto mula sa mga video sa YouTube, mga aklat sa Amazon, o mga kursong makikita mo online.

At tandaan, dahil lang sa nagsisimula ka sa isang serbisyo tulad ng VA ay hindi nangangahulugang hindi ka na mag-aalok ng serbisyong iyon sa buong buhay mo. Malaya kang mag-upgrade o magdagdag ng mga karagdagang serbisyo.

Mga kasanayan na kailangan upang maging isang virtual na katulong

Marami sa mga kasanayang kinakailangan upang maging isang virtual na katulong ay kapareho ng mga kinakailangan upang maging isang administrative assistant o sekretarya. Halimbawa, dapat mayroon kang higit na kahusayan sa organisasyon. Dapat ay mayroon ka ring kaaya-ayang pag-uugali at kasanayan sa telepono sa paggamit ng mga bagong teknolohiya.

Bilang isang VA, kakailanganin mo rin ng mga partikular na kasanayan para sa self-employment. Halimbawa, Dapat ay marunong kang mag-multitask, lalo na kung nakikipag-juggling ka ng maraming kliyente.

Dapat kang makapag-concentrate sa trabaho, sa iyong kapaligiran sa tahanan. Kailangan mo rin ng tamang kagamitan sa iyong opisina sa bahay.

Ang ilang mga virtual assistant na trabaho ay nangangailangan ng karagdagang mga kasanayan, kabilang ang disenyo ng web, pagpaplano ng kaganapan, accounting at marami pang iba.

Maaari kang maghanap ng mga trabaho sa Virtual Assistance na nangangailangan ng iyong partikular na mga kasanayan. Bilang karagdagan sa mga partikular na kasanayan, ang mga tagapag-empleyo ay madalas na naghahanap ng mga kandidato na may pagsasanay at/o karanasan sa opisina sa ilang kapasidad sa pangangasiwa.

Ang mahahalagang katangian ng isang virtual assistant

Fiabilité

Isa ito sa pinakamahalaga dahil, sa kasamaang-palad, tila ito ang pinakakaraniwan. Maraming mga kliyente ang nagsabi sa akin na sila ay nabigo sa mga VA na hindi nag-ulat ng kanilang pag-unlad, o sadyang hindi naghatid.

Ito ay ganap na hindi mapapatawad at hindi lamang nagbibigay ito ng masamang pangalan sa industriya ng virtual na tulong, ngunit ang susunod na virtual assistant na tinawag ay dapat magtaglay ng mga hinala at pagdududa ng customer tungkol sa pagiging epektibo ng paggamit ng mga ganitong uri ng serbisyo. .

Ang propesyonalismo ay pinakamahalaga sa industriyang ito, kaya kung ang isang kliyente ay tumawag sa iyo, dapat mong tawagan sila pabalik. Kung nakatanggap ka ng email, dapat kang tumugon! Hindi naman kailangang agad-agad, pero dapat sa susunod na araw.

Mahusay na kasanayan sa komunikasyon

Mula sa unang punto, dapat mong ipaalam sa kliyente ang pag-unlad ng iyong trabaho, kaya itatag kung paano at kailan i-update ang mga ito kapag siya ay naging isang kliyente, at bago simulan ang bawat bagong gawain.

Kung kailangang patuloy kang habulin ng isang customer para sa mga update, hindi mo ginagawa nang tama ang iyong trabaho.

Pamamahala ng oras

Maliwanag na sinasabi ng pananaliksik na dapat ka lamang tumutok sa isang bagay at iyon ay hindi mahusay para sa multitasking. Siyempre, kailangan mong tumuon sa gawaing nasa kamay, ngunit makikipagtulungan ka rin sa maraming kliyente; na nag-iisip na sila ang iyong isa at pinakamahalagang customer.

Marahil ay marami kang gagawin sa isang araw, kaya magplano nang maaga. Mag-iskedyul ng mga gawain kapag ikaw ay pinaka-epektibo. Gumamit ng Google calendar at markahan ang mga personal na item ng isang kulay at mga work item sa isa pa.

Kung alam mong pinakamahusay kang sumulat sa umaga, subukang mag-iskedyul ng mga pagpupulong para sa hapon. Maaari mo ring ilagay ang lahat ng iyong mga gawain sa trabaho sa iyong kalendaryo (kabilang ang oras ng pagpaplano) upang makatotohanang malaman kung mayroon kang oras upang gawin ang lahat.

mapagkukunan

Madalas kang makakatanggap ng mga email na nagtatanong sa iyo ng mga teknikal na tanong, na madali nilang mahahanap gamit ang Google, o nagtatanong kung magkano ang halaga ng iyong mga serbisyo, kapag hindi man lang sila nag-abala na bisitahin ang iyong website at/o o ang iyong mga social network.

Hihilingin sa iyo na gawin ang maraming bagay na hindi mo pa nagawa noon, at kailangan mo lang malaman kung paano ito gagawin. Ang mga VA ay inaasahang magbibigay ng mga solusyon at lutasin ang mga isyu sa customer.

Kung wala kang kakayahang lutasin ang isang problema at malaman kung paano gumawa ng isang bagay, hindi ka magiging isang mahusay na VA.

Ang virtual assistant ay hindi si Yoda, kaya hindi makatotohanang ipagpalagay na magagawa niya ang lahat. Ngunit kailangan mong malaman kung paano magsaliksik upang mahanap ang impormasyon sa iyong sarili. Hangga't tapat ka sa iyong kliyente tungkol sa lawak ng iyong mga kasanayan, magiging maayos ka.

Hindi rin inaasahan ng mga kliyente na malalaman mo ang lahat. Sabihin sa kanila na hindi mo pa nagawa ang partikular na trabahong ito; ngunit masaya kang malaman kung paano at babalik dito.

Dapat kang magpatuloy sa pagsasanay, kung saan maaari kang manood ng mga video sa YouTube, makipagpalitan ng mga kasanayan sa iba pang mga VA, magtanong sa mga forum ng VA, at sa pangkalahatan ay lumahok.

Subukang manatiling napapanahon sa kung ano ang gumagalaw at nagbabago, kapwa sa iyong industriya at sa mundo ng teknolohiya. Magpasya sa mga bagay na gusto mong malaman pa, pagkatapos ay gawin ang iyong pananaliksik.

Pamamahala ng mga inaasahan at pagbuo ng tiwala

Hindi lang kailangan mong malaman kung ano ang iyong ginagawa, ngunit kailangan mo ring tiyakin na alam ng customer kung ano ang kanilang ginagawa. Kadalasan ang isang kliyente ay hindi kailanman nagtrabaho sa isang virtual na katulong, kaya kung hindi nila alam kung ano ang magagawa nila at kung paano gumagana ang lahat ng ito, seryoso silang magdududa sa iyong kakayahang tulungan sila.

Ang isang bagong kliyente ay malamang na hanapin ka upang gabayan sila sa proseso, kaya kailangan mong malaman at ipaliwanag kung paano ka nagtatrabaho. Ito ay kadalasang may karanasan, ngunit isagawa ang iyong bagong listahan ng mga tanong o role-play; at kahit boluntaryong magtrabaho para sa isang kontratista na kilala mo, para makakuha ka ng isang testimonial at subukan ito, kung iyon ay nag-aalala sa iyo.

Magtrabaho nang mag-isa

Mukhang karaniwan na para sa mga freelancer na makaramdam ng kalungkutan, na ikinagulat ko dahil lubos akong masaya na nagtatrabaho nang mag-isa at hindi ko akalain na mami-miss ng ilang tao ang pagkakaroon ng iba.

Oo naman, kung minsan ay gumagamit ako ng mga co-working space at iba pang mga oras na nagtatrabaho ako sa mga cafe, ngunit ang pagiging mag-isa sa buong linggo ay isang bagay na dapat tandaan.

Kung mayroon kang anumang karanasan sa virtual na tulong, pagkatapos ay huwag kalimutang mag-iwan sa akin ng komento. Gayunpaman, hindi kita maaaring iwanan nang hindi inilalahad ang premium na pagsasanay na ito sa personal na pananalapi.