Paano gumawa ng plano sa komunikasyon ng isang proyekto?

Mahalaga ang mga plano sa komunikasyon para sa iyong mga proyekto. Ang mabisang komunikasyon, parehong panloob at panlabas, ay mahalaga sa tagumpay ng proyekto. Mahalagang magkaroon ng plano sa komunikasyon ng proyekto na nagbabalangkas kung sino ang mga stakeholder, gayundin kung kailan at paano sila maaabot. Gayunpaman, ang pagkakaroon ng magandang diskarte sa komunikasyon maaaring maging lubhang kapaki-pakinabang sa iyo. Sinasaklaw ng artikulong ito ang:

• Ang mga benepisyo ng mga plano sa komunikasyon ng proyekto
• Ano ang isasama sa isang plano sa komunikasyon
• Paano magsulat ng isang plano sa komunikasyon
• At kung paano gumamit ng plano sa komunikasyon sa buong proyekto

Ngunit bago magsimula, nais kong sabihin sa iyo ang tungkol sa premium na pagsasanay na ito na personal na nagpahintulot sa akin na taasan ang aking mga rate ng conversion sa aking mga site. Click mo lang dito, ito ay isang kaakibat na link.

Mga Benepisyo ng Mga Plano sa Komunikasyon ng Proyekto

Sa kanilang kaibuturan, pinapadali ng mga plano sa komunikasyon ng proyekto ang epektibong komunikasyon. Gagawin nilang maayos ang iyong mga proyekto at tutulungan kang maiwasan ang pagkabigo ng proyekto. Kasama sa iba pang pangunahing benepisyo ang pagtatakda at pamamahala ng mga inaasahan, mas mahusay na pamamahala ng stakeholder, at pagtulong sa proseso ng pagpaplano ng proyekto.

Itakda at pamahalaan ang mga inaasahan

Ang mga komunikasyon sa proyekto ay isang dalawang-daan na kalye. Tulad ng pagpaplano ng proyekto, ang mga inaasahan ay kailangang itakda at ang pangkat ng proyekto at mga stakeholder ng kliyente ay kailangang kumuha ng responsibilidad para sa komunikasyon upang maging maayos.

Bagama't hindi nagsisimula ang isang proyekto nang walang nakalagay na plano ng proyekto, ang mga plano sa komunikasyon ng proyekto ay hindi gaanong madaling talakayin, ngunit dapat na ganoon.

Sa pamamagitan ng pagpapaalam sa kliyente nang maaga sa proseso ng proyekto kung ano ang aasahan, itinakda mo ang tono para sa buong proyekto, simula sa proseso ng panukalang proyekto.

Kapaki-pakinabang din para sa kanila na malaman nang maaga kung ano ang kakailanganin mo mula sa kanila upang maging handa sila pagdating ng panahon.

Pamamahala ng stakeholder at customer

Sa kabuuan ng isang proyekto, ang matagumpay na komunikasyon tungkol sa pagkakahanay sa mga layunin at milestone, at ang kasunod na pag-aayos sa mga ito habang nagbabago ang mga proyekto, ay mahalaga para sa pagbili ng stakeholder at transparency sa katayuan ng proyekto.

Ang komunikasyon ay susi sa pagpapanatili ng isang magandang relasyon sa kliyente, at ang isang plano sa komunikasyon ng proyekto ay makakatulong sa iyo na mapanatili ang nakabahaging pag-unawa sa kung ano ang nangyayari at kung ano ang dapat na nangyayari sa kabuuan ng iyong proyekto.

Pagpaplano ng proyekto

Tinutukoy ng plano ng komunikasyon sa pamamahala ng proyekto kung paano ibibigay ang kritikal na impormasyon sa buong proyekto, kanino, at gaano kadalas. Habang kinukumpleto mo ang pagpaplano ng proyekto, dapat mo ring kumpletuhin ang pagpaplano ng komunikasyon.

Hindi lahat ng proyekto ay ginawang pantay, at sa kadahilanang ito, ang isang plano sa komunikasyon ng proyekto ay natatangi sa iyong proyekto, kaya naman mahalagang pag-isipan ito kapag gumagawa ng iyong plano sa proyekto pagkatapos ng paglulunsad.

Ang malalaking proyekto ay may iba't ibang pangangailangan sa komunikasyon kaysa sa maliliit na proyekto, at ganoon din ang para sa mga proyektong may mga pangkat ng mga stakeholder kumpara sa iisang contact sa proyekto.

Mga proyektong may mga layunin, badyet, ang iba't ibang mga deadline at maging ang iba't ibang mga maihahatid ay nangangailangan ng lahat ng komunikasyon na naaayon sa mga pangangailangang iyon, at iyon ay isang bagay na dapat tandaan kapag gumagawa ng isang plano sa komunikasyon ng proyekto.

Ano ang Isasama sa Mga Plano sa Komunikasyon

Bagama't mag-iiba-iba ang mga detalye ng iyong plano sa komunikasyon depende sa uri at saklaw ng proyekto, dapat isama ang ilang mahahalagang elemento sa bawat plano ng komunikasyon ng proyekto na iyong gagawin:

Mga pangunahing stakeholder

Isulat ang lahat ng pangunahing stakeholder, kabilang ang iyong pangunahing contact sa customer. Isama ang impormasyon sa pakikipag-ugnayan gaya ng mga numero ng telepono at email, upang mahanap ng sinumang makaka-access sa plano ng komunikasyon ang impormasyong ito.

Mga miyembro ng koponan

Isama ang mga pangunahing miyembro ng koponan ng iyong proyekto at ang kanilang mga tungkulin. Ito ay madaling gamitin para sa sinumang bago o hindi pamilyar sa proyekto. Ilista ang mga miyembro ng iyong koponan na kasangkot sa pakikipag-usap sa mga maihahatid, pamumuno sa mga madiskarteng talakayan, o kung paano mo pamamahalaan ang mga teknikal na pag-uusap sa pagitan ng mga stakeholder at iyong koponan.

Mga paraan ng komunikasyon

Ilarawan ang mga pangunahing paraan ng komunikasyon at ang iba't ibang channel na iyong gagamitin upang makipag-ugnayan sa mga stakeholder. Gumamit ng email, mga tawag sa telepono, harapang pagpupulong, video meeting, social media o anumang iba pa. Isama ang mga tala sa mga gustong channel ng stakeholder.

Type de komunikasyon

Isama ang mga uri ng komunikasyon, kung paano ibabahagi ang komunikasyong iyon, kung ano ang isasama, at kung kanino ang komunikasyong iyon. Halimbawa, maaari kang magbigay ng lingguhang mga ulat sa katayuan sa kliyente.

Pag-isipan kung paano mo ito ibibigay, kanino ito ibibigay, at kung anong impormasyon ang dapat isama sa ulat.

Mga istilo ng komunikasyon

Maaari itong hatiin ng mga stakeholder at mga paraan ng komunikasyon. Mas gusto ba ng isang partikular na stakeholder ang pormal na komunikasyon lamang, o maaari mo ba itong gawing mas kaswal?

Kalendaryo ng mga pagpupulong

Bagama't maaari mong ayusin ito kung kinakailangan sa buong proyekto, makatutulong na magkaroon ng paunang ideya kung gaano kadalas kang makikipagpulong sa mga stakeholder.

Depende sa saklaw ng proyekto, maaari mo ring ipahiwatig kung gaano kadalas ka magpapadala ng mga email sa kliyente. Isama rin ang mga panloob na pulong ng koponan sa iyong kalendaryo ng mga pulong.

Mga pangunahing mensahe

Para sa bawat stakeholder, tukuyin ang pangunahing mensahe o impormasyon na kailangang ipaalam sa kanila sa buong proyekto. Kasama rin dito ang anumang impormasyon o feedback na kakailanganin mo mula sa kanila.

Mga layunin ng komunikasyon

Ang isang plano sa komunikasyon na kinabibilangan ng mga layunin sa komunikasyon ay makakatulong sa iyong gumawa ng mga desisyon batay sa kung ano ang sinusubukan mong makamit.

Paano Sumulat ng Iyong Sariling Plano sa Komunikasyon ng Proyekto

1. Unawain ang iyong mga setting

Isang plano sa komunikasyon ng proyekto hindi kailangang maging pormal. Ngunit ito ay dapat na hindi bababa sa isinulat para sa iyong sariling sanggunian. Isaalang-alang ang grammar, hindi dahil gusto mong maging matalino, ngunit dahil gusto mong maging malinaw at maunawaan.

Ang mga tool sa pagsusulat ay makakatulong sa iyo na harapin ito nang hindi kumukuha ng masyadong maraming oras. Sa pamamagitan nito, maaari mong simulan ang paglikha ng iyong nilalaman nang may kumpiyansa.

Una, hinahayaan ka nitong umupo at itakda ang mga parameter ng proyekto. Kabilang dito ang laki ng proyekto, impormasyon ng kumpanya ng kliyente, mga maihahatid na proyekto, iskedyul at pangkat ng proyekto.

Isipin mo mga istilo ng komunikasyon ng iyong koponan at ng iyong kliyente:

• Gaano naging matagumpay ang mga komunikasyon sa ngayon?
• Nagpahiwatig ba ang iyong kliyente ng kagustuhan para sa komunikasyon: madalas ba silang tumawag kapag may tanong sila o nakasentro sa email?
• Nagkita ba kayo ng personal o sa pamamagitan ng video?
• Gaano kadalas direktang nakikipag-ugnayan sa iyo ang iyong koponan sa isang proyekto? Mas gusto ba nila ang nakasulat na konteksto kaysa sa mga pagpupulong?

Kapag naunawaan mo na ang koponan at mga kliyenteng kasama mo sa trabaho, maaari mo itong ilapat sa isang plano sa pagkilos ng komunikasyon.

2. Tukuyin ang iyong mga layunin at ang iyong mga stakeholder

Ilista ang iyong mga maihahatid na proyekto at mga pangunahing stakeholder ng proyekto. Susunod, idagdag ang iyong mga layunin sa proyekto sa listahang iyon: Isipin kung ano ang matagumpay na komunikasyon ng proyekto, hindi lamang sa iyong kliyente, kundi pati na rin sa iyong koponan.

Ang listahang ito ay gagabay sa mga desisyon sa komunikasyon.

3. Gumawa ng plano sa komunikasyon

ngayon oras na para gawin ang plano. Tukuyin ang iyong diskarte sa mga komunikasyon na magkakaroon ka sa kabuuan ng iyong proyekto. Alam ang iyong mga layunin sa proyekto, isaalang-alang kung gaano kadalas ka makikipag-usap sa iyong mga stakeholder ng kliyente, kung paano mo ito gagawin, at kung ano ang isasama sa mga komunikasyong iyon.

Maaari kang magpasya na gumamit ng maraming paraan, tulad ng lingguhang pag-check-in sa telepono upang i-update ang iskedyul at pag-unlad ng badyet, pati na rin ang mga pang-araw-araw na email para sa on-the-fly na mga tanong at hindi gaanong madalas na mga personal na pagpupulong upang magpakita ng mga update. pangunahing milestone ng proyekto.

Anuman ang iyong desisyon, isaisip ang iyong mga sukatan at layunin. Ang mga ito ay dapat makatulong sa iyo na matukoy ang mga uri ng komunikasyon na magiging pinaka-kapaki-pakinabang sa iyong proyekto at kung gaano dapat maging detalyado o malalim ang iyong mga komunikasyon.

Paano gumamit ng plano sa komunikasyon ng proyekto

1. Ibahagi ito sa iyong koponan

Ipapaalam sa kanila ng pagbabahagi ng plano sa iyong team ang ritmo ng iyong komunikasyon, na nakakaapekto sa kanilang trabaho at mga petsa ng paghahatid, ngunit magbibigay din sa kanila ng higit pang konteksto sa kung paano ka makikipag-usap at kung kanino.

Ang pagbabahagi ng impormasyong ito ay nangangahulugan na matutulungan ka ng iyong koponan na ipatupad ang plano ng komunikasyon.

2. Manatili sa track

Tiyaking alam at nauunawaan ng iyong koponan ang iyong plano sa komunikasyon upang makatanggap ang iyong kliyente ng pare-pareho at makabuluhang impormasyon na inihatid sa kanila sa buong proyekto.

I-book ang lahat ng mahahalagang pagpupulong ng proyekto sa sandaling mayroon ka nang plano at magdagdag ng mga paalala sa iyong kalendaryo para sa mga regular na pag-check-in at kahit na mga email ng proyekto upang manatili ka sa track sa mahahalagang bagay na itinakda mo sa iyong plano.

Kung sa anumang punto ay lumihis ka sa iyong plano sa komunikasyon at nahihirapan kang bumalik dito, muling isaalang-alang ang diskarte na iyong itinakda:

• Tumutugma pa ba ito sa mga layunin ng iyong proyekto?
• Nagbago ba ang mga layunin o stakeholder sa anumang paraan mula nang magsimula ang proyekto?
• Mayroon bang mas epektibong paraan upang maiparating ang impormasyon ng proyekto sa yugtong ito?

Plano ng Komunikasyon = Tagumpay

Ang pagkakaroon ng plano sa komunikasyon ng proyekto ay nagbibigay sa iyo ng mga tool upang epektibong makipag-usap. Ang isang plano ay maaari ring magpapahintulot sa iyo na muling suriin ang iyong diskarte at mga pangangailangan ng iyong customer kung kinakailangan.

Gaano man kapormal o impormal ang iyong plano sa komunikasyon sa proyekto, maaaring ito ang pagkakaiba sa pagitan ng isang napakatagumpay at epektibong proyekto at isang natigil lamang nang walang matibay na plano.

Isipin ito bilang isa pang paraan upang itakda at suriin ang mga inaasahan sa kabuuan ng isang proyekto. Isipin ito bilang isang paraan upang matiyak ang makabuluhan at matagumpay na komunikasyon nang madali.

Ano sa tingin mo ?

Gaano kahalaga ang isang plano sa komunikasyon ng proyekto sa tagumpay ng isang proyekto? Sa palagay mo, dapat bang palaging magsulat ang mga tagapamahala ng proyekto ng isang plano sa komunikasyon para sa mga proyekto, anuman ang kanilang laki? Ipaalam sa akin ang iyong mga saloobin sa pamamagitan ng pag-iwan ng komento!

Gayunpaman, kung gusto mong kontrolin ang iyong personal na pananalapi sa loob ng anim na buwan, lubos kong inirerekomenda ang gabay na ito.

Mag-iwan sa amin ng komento