Kontrolin ang mga gastos sa proyekto para sa higit na kakayahang kumita

Ang pagkontrol sa gastos ay may mahalagang papel sa anumang diskarte sa pananalapi. Paano ka mananatili sa badyet kapag sinusubaybayan mo ang pananalapi ng iyong proyekto? Tulad ng pagbuo ng isang personal na badyet, maraming mga opsyon ang magagamit mo: pag-uri-uriin ang mga gastos, tukuyin ang pinakamahal na mga item at maghanap ng mga solusyon upang limitahan ang mga gastos sa bawat lugar. Pagkatapos makumpleto ang lahat ng mga pagkilos na ito, makokontrol mo ang badyet, upang pag-aralan ang iyong kakayahang kumita at dagdagan ang kita.

Ang mga pangunahing prinsipyo ng pagkontrol sa gastos ay pareho para sa lahat ng badyet, pang-corporate man o personal. Sa artikulong ito, Finance de Demain Consulting Ipinapaliwanag ang konsepto ng pagkontrol sa gastos at kung paano ito umaangkop sa mas malaking sistema ng pamamahala sa gastos.

Ano ang cost control?

Ang pagkontrol sa gastos ay isang prinsipyo ng pagtukoy at pagbabawas ng mga gastos na naglalayong pataasin ang kita ng kumpanya. Maaari itong isagawa sa antas ng proyekto o sa buong antas ng kumpanya.

Sa kasong ito, tututukan namin ang paglalapat ng proseso ng pagkontrol sa gastos sa loob ng balangkas ng isang proyekto o grupo ng mga proyekto.

Bilang isang tagapamahala ng proyekto, magsisilbi sa iyo ang kontrol sa gastos upang masubaybayan ang iyong plano sa pamamahala ng mapagkukunan at tumugon sa mga overrun sa badyet.

Kung lalampas ka sa badyet para sa iyong proyekto, magagamit din ang isang tool sa pag-uulat. Ipagpalagay na ang freelance na taga-disenyo na kinuha mo para sa isang bagong proyekto ay mas matagal kaysa sa inaasahan sa pag-edit ng mga larawan.

Pagkatapos matukoy ang karagdagang gastos na ito, maaari kang magpasya na kumuha ng in-house na taga-disenyo para sa iyong susunod na proyekto upang mabawasan ang mga gastos at makakuha ng kahusayan.

Paano makakagawa ng pagkakaiba ang pagkontrol sa mga gastos?

Nabigo ba ang iyong koponan na maabot ang saklaw o badyet ng proyekto? Dito nagiging mahalaga ang pagkontrol sa gastos. Kahit na nasa badyet ka, makakatulong sa iyo ang pagkontrol sa mga gastos na bawasan pa ito at pataasin ang kita habang tumatagal.

Ang prosesong ito ay nagbibigay ng insight sa pangkalahatang paggastos ng kumpanya: hina-highlight nito ang mga pinakamahal na lugar at higit na tinutukoy ang paggastos sa bawat isa sa mga lugar na ito.

Bilang unang hakbang, ang pagkontrol sa gastos ay maaaring ilapat sa proyekto na may layuning bawasan ang mga gastos sa sukat na ito at sa gayon ay potensyal na mapataas ang kita ng kumpanya.

Ano ang mga diskarte sa pagkontrol sa gastos?

Sa una, ang pagkontrol sa gastos ay maaaring mangyari sa mas mataas na antas ng negosyo, ngunit madalas itong nagaganap sa antas ng proyekto. Sa antas na ito maaari mong masuri ang mga aktwal na gastos sa bawat proyekto at mabisang pamahalaan ang mga ito.

Narito ang limang hakbang na dapat sundin upang mas mahusay na makontrol ang mga gastos ng isang proyekto:

1. Planuhin ang iyong badyet

Una, kailangan mong planuhin ang iyong badyet upang makakuha ng detalyadong pagtatantya ng gastos at epektibong maglaan ng mga mapagkukunan. Ang pagbuo ng isang detalyadong plano ng proyekto ay magbabawas sa mga pagkakaiba-iba ng gastos, na siyang pagkakaiba sa pagitan ng iyong orihinal na badyet at aktwal na mga gastos.

Isama sa iyong plano sa badyet:

• Ang bilang ng mga miyembro ng pangkat na kailangan para sa proyekto
• Isang pagtatantya ng oras na kailangan upang makumpleto ang proyekto
• Mga materyales na kailangan para sa proyekto

Kapag kinakalkula ang oras at mga materyales na kailangan para sa proyekto, panatilihing maluwag ang iyong badyet. Ang hindi inaasahan ay hindi pangkaraniwan at maaaring kailanganin mong pahabain ang timeline ng proyekto o humiling ng mga karagdagang mapagkukunan.

2. Subaybayan ang lahat ng gastos

Ang ikalawang hakbang sa pagkontrol sa gastos ng proyekto ay ang pagsubaybay sa pag-unlad ng mga gastos sa proyekto. Mas madali kang makakagawa ng pagwawasto kung mapapansin mo ang mga pagkakaiba-iba ng gastos sa real time.

Sa pagtatapos ng proyekto, huli na ang lahat, ang pera ay gagastusin. Sa puntong ito, ang kailangan mo lang gawin ay matuto mula dito upang maiwasang mangyari muli ang sitwasyong ito sa hinaharap.

Upang epektibong masubaybayan ang iyong mga gastos sa panahon ng isang proyekto, magtakda ng mga milestone ng proyekto. Sa bawat milestone, maaari mong suriin ang iyong mga gastos at tiyaking iginagalang ang saklaw ng proyekto. At kung sakaling mapansin mo ang pag-overrun ng gastos sa isang naibigay na milestone, makakahanap ka ng solusyon upang mabawasan ang mga ito mamaya sa proyekto.

3. Gumamit ng mga change control system

Mahalagang magtakda ng malinaw na mga layunin sa yugto ng pagpaplano ng proyekto. Upang matiyak na makamit mo ang mga layuning ito, maaaring kailanganin ang proseso ng pagkontrol sa pagbabago.

Ang kontrol sa pagbabago ay isang hanay ng mga hakbang na namamahala sa lahat ng mga pagbabagong ginawa ng mga stakeholder sa panahon ng isang proyekto. Pinapayagan ka nitong pigilan ang pag-anod ng mga layunin sa pamamagitan ng paghahanda sa iyo para sa mga pagbabago sa sandaling lumitaw ang mga ito, at sa gayon ay iaakma ang proyekto nang naaayon.

4. Ang mga yugto ng proseso ng kontrol

priming

Magsisimula ang proseso ng pagkontrol sa pagbabago kapag humiling ang isang stakeholder ng pagbabago sa proyekto. Maaaring mag-iba ang kahilingan: maaari itong extension ng mga deadline o mga bagong maihahatid na proyekto.

Pagsusuri

Ini-scan ng project manager o department head ang kahilingan para sa pangunahing impormasyon, tulad ng mga mapagkukunang kailangan, ang epekto ng kahilingan, at ang mga tatanggap ng kahilingan. Pagkatapos ng paunang pagtatasa, lilipat ang kahilingan sa pagbabago sa yugto ng pagsusuri.

pagsusuri

Sa yugto ng pagsusuri, inaprubahan o tinatanggihan ng may-katuturang project manager ang kahilingan. Sa ilang mga kaso, maaaring mag-set up ng change control committee para kontrolin ang pag-apruba ng mga pagbabago. Inaprubahan o tinatanggihan ng project manager ang kahilingan, at inaabisuhan ang team.

Depende sa laki ng proyekto, maaari ding i-log ng manager ng proyekto ang pagbabago sa isang log ng pagbabago upang matiyak na natatanggap ng lahat ng stakeholder ng proyekto ang impormasyon.

Pagpapatupad

Ang pagpapatupad ng pagbabago ay maaaring mag-iba depende sa yugto ng proyekto, ngunit sa pangkalahatan ay kinabibilangan ng pag-update ng timeline at mga maihahatid, pati na rin ang pagpapaalam sa pangkat ng proyekto.

Kailangan mong tasahin ang saklaw ng proyekto at i-verify na ang pagbabago ng timeline ay hindi magkakaroon ng malaking epekto sa mga nakaplanong layunin.

Ang bakod

Pagkatapos idokumento, ipalaganap at ipatupad ang kahilingan, maaari kang magpatuloy sa yugto ng pagsasara. Inirerekomenda na mayroon kang pormal na plano sa pagsasara upang ma-access at ma-refer ng lahat ng miyembro ng team ang impormasyong ito sa hinaharap.

Sa pamamagitan ng epektibong pagsusuri sa mga pagbabago sa iyong mga proyekto, ang pagkontrol sa gastos ay dapat na natural na dumating.

Ang tumpak na pagtataya ng badyet at tagumpay ng isang proyekto ay nagsasangkot ng pagpapanatili ng matapat na pamamahala mula simula hanggang matapos. Ang mga hindi inaasahang pangyayari sa daan ay hindi maiiwasan, ngunit ang pagtatatag ng ilang mga sistema ay nakakatulong na magbantay laban sa mga paglihis na ito.

4. Pamahalaan ang iyong oras

Ang pamamahala sa oras ay isang mahalagang bahagi ng kontrol sa gastos: kapag tumaas ang kabuuang tagal ng isang proyekto, tumataas din ang kabuuang halaga ng proyekto. Upang hindi lumampas sa inilaan na badyet, dapat mong higit sa lahat igalang ang iskedyul ng proyekto.

Magpatibay ng mga diskarte sa pamamahala ng oras upang mapataas ang pagiging produktibo at matulungan ang mga miyembro ng koponan na makumpleto ang trabaho sa oras sa loob ng badyet.

Narito ang ilang mga tip sa pamamahala ng oras:

Timeboxing

Ang Timeboxing ay isang diskarte sa pamamahala ng oras na nakatuon sa layunin na kinabibilangan ng pagkumpleto ng mga gawain sa loob ng isang " bloke ng oras '.

par exemple, kung kailangan mong magsulat ng isang post sa blog, maaari kang lumikha ng dalawang oras na bloke upang balangkasin ito. Pagkatapos, pagkatapos ng pahinga, maaari kang bumalik sa isa pang bloke ng tatlong oras para gumawa ng unang draft.

Pag-block ng oras

Ang pagharang sa oras ay katulad ng timeboxing, ngunit sa halip na mag-iskedyul ng isang tiyak na tagal ng oras para sa bawat indibidwal na gawain, haharangan mo ang mga partikular na panahon ng iyong kalendaryo para sa kaugnay na gawain.

Ang Paraan ng Pomodoro

Tulad ng timeboxing at time blocking, tinutulungan ka ng Pomodoro technique na kumpletuhin ang iyong mga gawain sa maikling panahon at magpahinga sa pagitan ng mga sesyon ng trabaho.

par exemple, magtrabaho nang 25 minuto, pagkatapos ay magpahinga ng limang minutong apat na beses. Pagkatapos, pagkatapos ng ika-apat na sesyon ng trabaho, magpahinga nang mas matagal 20 o 30 minutos.

lunukin ang palaka

SAyon sa isang sikat na quote mula kay Mark Twain: "Kung kailangan mong lunukin ang isang palaka, mas mabuting gawin mo muna ito sa umaga." Ang diskarte sa pamamahala ng oras Ang "kumain ng palaka" ay inspirasyon ng mga salitang ito at hinihikayat ka na asikasuhin muna ang mahalaga o masalimuot na mga gawain bago gumawa ng mga hindi gaanong mahalaga o hindi gaanong apurahan.

Ang Prinsipyo ng Pareto

Tinatawag pa rin ang 80-20 tuntunin Ang prinsipyong ito ay nakabatay sa isang pangunahing tuntunin: inilalaan namin ang 20% ​​ng aming oras sa pagsasakatuparan ng 80% ng gawain. Sa totoo lang, ang kakayahang maproseso ang 80% ng mga gawaing ito nang sapat na mabilis, samakatuwid ay nag-iiwan sa amin ng mas maraming oras sa araw ng aming trabaho upang pangalagaan ang natitirang 20% ​​​​na magdadala sa amin ng 80% ng oras.

Paggawa ng mga bagay (GTD)

Inimbento ni David Allen noong unang bahagi ng 2000s, ang pamamaraang " Pagkuha ng mga Bagay Tapos na » o “Paggawa ng mga bagay-bagay” sa French, ay nagrerekomenda na gumawa ng isang listahan ng mga nakaplanong gawain nang nakasulat nang maaga. Kapag nakalaya na sa mga pagsasaalang-alang na ito, sa halip na umasa sa mga tool sa pamamahala ng trabaho, magagawa mong kumilos nang hindi kinakailangang malaman kung ano ang gagawin.

Maaaring mukhang counterintuitive na tumuon sa pagiging produktibo bilang bahagi ng pagkontrol sa gastos, ngunit ang pagganap ng proyekto ay ang pundasyon ng daloy ng salapi.

Kung hindi produktibo ang iyong koponan, hindi mo matutugunan ang mga deadline ng proyekto, at ang hindi pagtupad sa mga deadline ay bumubuo ng mga karagdagang gastos. Logically, kung mas mahal ang iyong proyekto, bababa ang cash flow ng iyong kumpanya. 

5. Subaybayan ang Nakuhang Halaga

Ang pagsubaybay sa iyong kinita na halaga ay makakatulong sa iyong mahulaan ang pinansyal na resulta ng isang proyekto. Ang paraan ng pagkontrol sa gastos na ito ay nangangailangan ng kaalaman sa accounting ng gastos. Makakatulong ito sa iyong matukoy ang simula ng mga variable na gastos at samakatuwid ay maiwasan ang mga pagkakaiba-iba sa mga proyekto sa hinaharap.

Ang kinita na halaga ay ang dami ng mga gawaing aktwal na natapos sa loob ng isang proyekto. Upang masubaybayan ang nakuhang halaga at makita kung nasa iskedyul ka, kailangan mong i-multiply ang porsyento ng mga gawaing nakumpleto sa badyet ng proyekto.

Mga Hakbang para Subaybayan ang Nakuhang Halaga

Upang subaybayan ang nakuhang halaga, sundin ang mga hakbang na ito:

Hakbang 1: tukuyin ang antas ng pagkumpleto ng bawat gawain bilang isang porsyento.

Hakbang 2: itakda ang nakaplanong halaga (Planned Value o PV) o ang naka-budget na halaga ng nakaplanong gawain. Ito ang badyet na awtorisado upang maisakatuparan ang nakaplanong gawain.

Hakbang 3: tukuyin ang nakuhang halaga (Earned Value o EV), o ang naka-budget na halaga ng gawaing isinagawa. Ito ang dami ng gawaing aktwal na natapos.

Hakbang 4: itatag ang aktwal na gastos (Aktwal na Gastos o AC), na kumakatawan sa aktwal na halaga ng gawaing isinagawa. Ito ay mga gastos na may kaugnayan sa trabahong naisagawa na.

Hakbang 5: kalkulahin ang mga pagkakaiba-iba ng gastos (Pagkakaiba-iba ng Gastos o CV) sa pamamagitan ng pagbabawas ng kinita na halaga mula sa aktwal na gastos (CV = EV – AC).

Hakbang 6: ipunin ang mga resulta.

Para sa unang tatlong hakbang, kailangan mong mangolekta ng impormasyon ng gastos para sa iyong proyekto, habang para sa huling tatlo, kailangan mong magsagawa ng mga kalkulasyon at pagsusuri. Ang mga pagkakaiba-iba ng gastos ay kumakatawan sa katayuan ng gastos ng iyong proyekto.

Kapag kinokontrol mo ang mga gastos, ang iyong CV ang sukatan na tutukuyin kung ang iyong proyekto ay naaayon sa badyet. A Negatibong CV nangangahulugan na ang proyekto ay lampas sa badyet.

Dapat mo bang kontrolin ang mga gastos o pamahalaan ang mga gastos?

Karaniwang malito ang pagkontrol sa gastos sa pamamahala sa gastos. Ito ay dalawang natatanging termino na kailangang tukuyin at maunawaan nang tama. Ang pagkontrol sa gastos ay isang sub-proseso sa loob ng mas malaking sistema ng pamamahala sa gastos.

Habang ang pagkontrol sa gastos ay tungkol sa pagtukoy ng mga gastos at pagbabawas ng mga ito upang madagdagan ang kita, ang pamamahala sa gastos ay ang pangkalahatang proseso ng pagtantya, pagbabadyet, at pagkontrol sa mga gastos ng isang proyekto.

Ang iyong kumpanya ay malamang na may maraming empleyado na kasangkot sa pamamahala ng gastos. Depende sa laki ng iyong koponan, maaaring magtrabaho ang iba't ibang tao sa pagpaplano at pagbabadyet ng mapagkukunan.

Para sa epektibong pagkontrol sa gastos, kailangan ng mga team na subaybayan ang paggasta sa iba't ibang antas ng negosyo upang bigyang-pansin ang bawat bahagi ng badyet ng negosyo at masuri ito nang maigi.

Gumamit ng kontrol sa gastos upang subaybayan at bawasan ang iyong mga gastos sa proyekto

Ang pagsubaybay sa data ng gastos upang bawasan ang paggastos sa proyekto ay isang nakakapagod na proseso, ngunit ang pamamahala sa gastos ay may direktang epekto sa kakayahang kumita.

Upang epektibong pamahalaan ang mga gastos, lumikha ng isang nako-customize na dashboard upang makuha ang lahat ng impormasyon sa iyong mga kamay. Ang automation na ito ay magbibigay-daan sa iyo na mag-juggle sa pagitan ng pamamahala ng proyekto at pagkontrol sa gastos, lahat sa isang lugar.

Mag-iwan sa amin ng komento. Pero bago ka umalis, eto na isang robot na nagbibigay-daan sa iyong kumita nang napakadali sa EUR/USD trading.