Daha fazla karlılık için proje maliyetlerini kontrol edin

Maliyet kontrolü herhangi bir finansal stratejide hayati bir rol oynar. Projenizin finansmanını takip ederken nasıl bütçenizi aşmazsınız? Tıpkı kişisel bir bütçe oluştururken olduğu gibi, kullanabileceğiniz çeşitli seçenekler mevcuttur: giderleri sınıflandırın, en pahalı kalemleri belirleyin ve her alandaki giderleri sınırlandıracak çözümler bulun. Tüm bu işlemleri tamamladıktan sonra bütçeyi kontrol edebileceksiniz, karlılığınızı analiz etmek ve kârı artırın.

Maliyet kontrolünün temel ilkeleri, ister kurumsal ister kişisel olsun, tüm bütçeler için aynıdır. Bu makalede, Finance de Demain Consulting Maliyet kontrolü kavramını ve daha büyük bir maliyet yönetimi sistemine nasıl uyduğunu açıklar.

Maliyet kontrolü nedir?

Maliyet kontrolü, şirket kârını artırmaya yönelik harcamaların belirlenmesi ve azaltılması ilkesidir. Proje düzeyinde veya tüm şirket düzeyinde gerçekleştirilebilir.

Bu durumda maliyet kontrol sürecinin bir proje veya proje grubu çerçevesinde uygulanmasına odaklanacağız.

Bir proje yöneticisi olarak maliyet kontrolü, kaynak yönetimi planınızı izlemenize ve bütçe aşımlarına tepki vermenize yardımcı olacaktır.

Projeniz için bütçeyi aşarsanız, bir raporlama aracı da işinize yarayabilir. Yeni bir proje için tuttuğunuz serbest tasarımcının görüntüleri düzenlemesinin beklenenden çok daha uzun sürdüğünü varsayalım.

Bu ek maliyeti belirledikten sonra, maliyetleri azaltmak ve verimlilik elde etmek için bir sonraki projeniz için şirket içi bir tasarımcı tutmaya karar verebilirsiniz.

Maliyetleri kontrol etmek nasıl bir fark yaratabilir?

Ekibiniz proje kapsamını veya bütçesini karşılayamıyor mu? Maliyet kontrolünün önem kazandığı yer burasıdır. Bütçeniz kısıtlı olsa bile, maliyetleri kontrol etmek bütçenizi daha da azaltmanıza ve yol boyunca gelirinizi artırmanıza yardımcı olabilir.

Bu süreç, genel şirket harcamalarına ilişkin içgörü sağlar: en pahalı alanları vurgular ve bu alanların her birindeki harcamaları ayrıca tanımlar.

İlk adım olarak, bu ölçekte maliyetleri azaltmak ve böylece potansiyel olarak şirketin karını artırmak amacıyla projeye maliyet kontrolü uygulanabilir.

Maliyet kontrol teknikleri nelerdir?

Başlangıçta, maliyet kontrolü işin daha yüksek seviyelerinde gerçekleşebilir, ancak genellikle proje seviyesinde gerçekleşir. Bu seviyede, proje başına fiili maliyetleri değerlendirebilir ve bunları etkili bir şekilde yönetebilirsiniz.

Bir projenin maliyetlerini daha iyi kontrol etmek için izlenecek beş adım şunlardır:

1. Bütçenizi planlayın

Öncelikle, ayrıntılı bir maliyet tahmini elde etmek ve kaynakları verimli bir şekilde tahsis etmek için bütçenizi planlamanız gerekir. Ayrıntılı bir proje planı geliştirmek, orijinal bütçeniz ile gerçek giderleriniz arasındaki fark olan maliyet farklılıklarını azaltacaktır.

Bütçe planınıza şunları ekleyin:

• Proje için ihtiyaç duyulan ekip üyesi sayısı
• Projeyi tamamlamak için gereken sürenin tahmini
• Proje için gerekli malzemeler

Proje için gereken zamanı ve malzemeleri hesaplarken bütçenizi biraz gevşek tutun. Beklenmeyen durumlar nadir değildir ve proje zaman çizelgesini uzatmanız veya ek kaynaklar talep etmeniz gerekebilir.

2. Tüm masrafları izleyin

Proje maliyet kontrolünde ikinci adım, proje giderlerinin ilerlemesini izlemektir. Maliyet farklılıklarını gerçek zamanlı olarak fark ederseniz, düzeltici önlemi daha kolay alabileceksiniz.

Proje sonunda iş işten geçmiş olacak, para harcanmış olacak. Bu noktada, gelecekte bu durumun tekrarlanmaması için yapmanız gereken tek şey bundan ders çıkarmaktır.

Bir proje sırasında harcamalarınızı etkili bir şekilde izlemek için proje kilometre taşları belirleyin. Her kilometre taşında harcamalarınızı analiz edebilir ve projenin kapsamına uyulmasını sağlayabilirsiniz. Ve belirli bir kilometre taşında maliyet aşımları fark ederseniz, bunları projede daha sonra azaltmak için bir çözüm bulabilirsiniz.

3. Değişiklik kontrol sistemlerini kullanın

Projenin planlama aşamasında net hedefler belirlemek esastır. Bu hedeflere ulaştığınızdan emin olmak için bir değişiklik kontrol süreci gerekli olabilir.

Değişiklik kontrolü, bir proje sırasında paydaşlar tarafından yapılan tüm değişiklikleri yöneten bir dizi adımdır. Sizi değişiklikler ortaya çıkar çıkmaz hazırlayarak ve böylece projeyi buna göre uyarlayarak hedeflerin kaymasını önlemenizi sağlar.

4. Kontrol sürecinin aşamaları

hazırlama

Değişiklik kontrol süreci, bir paydaş projede değişiklik talep ettiğinde başlar. Talep değişebilir: son teslim tarihlerinin uzatılması veya yeni proje çıktıları olabilir.

Değerlendirme

Proje yöneticisi veya departman başkanı, ihtiyaç duyulan kaynaklar, talebin etkisi ve talebin alıcıları gibi temel bilgiler için talebi tarar. İlk değerlendirmenin ardından değişiklik talebi analiz aşamasına geçer.

analiz

Analiz aşamasında ilgili proje yöneticisi talebi onaylar veya reddeder. Bazı durumlarda, değişikliklerin onaylanmasını kontrol etmek için bir değişiklik kontrol komitesi kurulabilir. Proje yöneticisi talebi onaylar veya reddeder ve ekibe bildirir.

Projenin boyutuna bağlı olarak, proje yöneticisi tüm proje paydaşlarının bilgileri almasını sağlamak için değişikliği bir değişiklik günlüğüne de kaydedebilir.

uygulama

Bir değişikliğin uygulanması, projenin aşamasına bağlı olarak değişebilir ancak genellikle zaman çizelgesinin ve teslimatların güncellenmesinin yanı sıra proje ekibinin bilgilendirilmesini de içerir.

Projenin kapsamını değerlendirmeniz ve zaman çizelgesini değiştirmenin planlanan hedefler üzerinde büyük bir etkisi olmayacağını doğrulamanız gerekir.

Çit

Talebi belgeledikten, yaygınlaştırdıktan ve uyguladıktan sonra kapanış aşamasına geçebilirsiniz. Tüm ekip üyelerinin gelecekte bu bilgilere erişebilmesi ve başvurabilmesi için resmi bir kapanış planınızın olması önerilir.

Projelerinizdeki değişiklikleri etkili bir şekilde gözden geçirerek maliyet kontrolünün doğal olarak gerçekleşmesi gerekir.

Bir projenin bütçesini ve başarısını doğru bir şekilde tahmin etmek, baştan sona dikkatli bir yönetim sürdürmeyi gerektirir. Yol boyunca öngörülemeyen olaylar kaçınılmazdır, ancak belirli sistemlerin kurulması bu sapmalara karşı korunmaya yardımcı olur.

4. Zamanınızı yönetin

Zaman yönetimi, maliyet kontrolünün ayrılmaz bir parçasıdır: bir projenin toplam süresi arttığında, projenin toplam maliyeti de artar. Ayrılan bütçeyi aşmamak için her şeyden önce proje takvimine saygı göstermelisiniz.

Üretkenliği artırmak ve ekip üyelerinin işi bütçe dahilinde zamanında tamamlamasına yardımcı olmak için zaman yönetimi stratejilerini benimseyin.

İşte bazı zaman yönetimi ipuçları:

zaman boksu

Zaman sınırlaması, belirli bir süre içinde görevlerin tamamlanmasını içeren hedef odaklı bir zaman yönetimi stratejisidir. zaman bloğu '.

örneğin, bir blog gönderisi yazmanız gerekiyorsa, bunun ana hatlarını çizmek için iki saatlik bir blok oluşturabilirsiniz. Ardından, bir aradan sonra, ilk taslağı yapmak için üç saatlik başka bir bloğa geri dönebilirsiniz.

Zaman engelleme

Zaman engelleme, zaman sınırlamasına benzer, ancak her bir görev için belirli bir süre ayarlamak yerine, ilgili iş için takviminizin belirli dönemlerini bloke edersiniz.

Pomodoro Yöntemi

Pomodoro tekniği, zaman sınırlaması ve zaman blokajı gibi görevlerinizi kısa sürede tamamlamanıza ve çalışma seansları arasında mola vermenize yardımcı olur.

örneğin, 25 dakika çalışın, ardından dört kez beş dakikalık ara verin. Ardından, dördüncü çalışma seansından sonra, derse daha uzun bir ara verin. 20 veya 30 dakikas.

Avalez le Crapaud

SMark Twain'in ünlü bir sözüne göre: "Eğer bir kurbağa yutmak zorunda kalırsanız, bunu sabah ilk iş olarak yapsanız iyi olur." Zaman yönetimi stratejisi “kurbağayı ye” bu sözlerden ilham alıyor ve sizi daha az önemli veya daha az acil olanlara çalışmadan önce önemli veya karmaşık görevlerle ilgilenmeye teşvik ediyor.

Pareto Prensibi

Hala denilen 80-20 kuralı Bu ilke temel bir kurala dayanmaktadır: Zamanımızın %20'sini işin %80'ini yapmaya ayırırız. Somut olarak, görevlerin bu %80'ini yeterince hızlı bir şekilde işleyebilmek, bu nedenle, bize zamanın %20'ini alacak kalan %80'lik kısımla ilgilenmek için çalışma günümüz boyunca bize daha fazla zaman bırakır.

İşleri halletmek (GTD)

Tarafından icat edildi David Allen 2000’li yılların başında ise “ Getting Things Done » veya Fransızca'da "İşleri halletmek", planlanan görevlerin önceden yazılı bir listesinin yapılmasını önerir. Bu düşüncelerden kurtulduğunuzda, iş yönetimi araçlarına güvenmek yerine ne yapacağınızı düşünmenize gerek kalmadan harekete geçebileceksiniz.

Maliyet kontrolünün bir parçası olarak üretkenliğe odaklanmak mantık dışı görünebilir ancak proje performansı nakit akışının temel taşıdır.

Ekibiniz üretken değilse, projenin son teslim tarihlerine yetişemezsiniz ve son teslim tarihlerine uyulmaması ek maliyetlere neden olur. Mantıksal olarak projenizin maliyeti daha yüksekse şirketinizin nakit akışı azalır. 

5. Kazanılan Değeri İzleyin

Kazanılan değerinizi takip etmek, bir projenin mali sonucunu tahmin etmenize yardımcı olabilir. Bu maliyet kontrol yöntemi, maliyet muhasebesi bilgisi gerektirir. Değişken maliyetlerin başlangıcını tespit etmenize ve dolayısıyla gelecekteki projelerde sapmaları önlemenize yardımcı olabilir.

Kazanılan değer, bir projede fiilen tamamlanan görevlerin miktarıdır. Kazanılan değeri izlemek ve programa uyup uymadığınızı görmek için tamamlanan görevlerin yüzdesini proje bütçesiyle çarpmanız gerekir.

Kazanılan Değeri İzleme Adımları

Kazanılan değeri izlemek için şu adımları izleyin:

1 Adım: Her bir görevin tamamlanma derecesini yüzde olarak belirleyin.

2 Adım: planlanan değeri ayarlayın (Planlanan Değer veya PV) veya planlanan çalışmanın bütçelenen maliyeti. Bu, planlanan işi gerçekleştirmek için yetkilendirilen bütçedir.

3 Adım: kazanılan değeri belirlemek (EArned Değeri veya EV) veya gerçekleştirilen işin bütçelenen maliyeti. Bu aslında tamamlanan iş miktarıdır.

4 Adım: gerçek maliyeti belirleyin (Gerçek Maliyet veya AC), yapılan işin gerçek maliyetini temsil eder. Bunlar daha önce yapılmış olan işlerle ilgili harcamalardır.

5 Adım: maliyet farklarını hesapla (Maliyet Farkı veya CV) kazanılan değeri fiili maliyetten çıkararak (CV = EV – AC).

6 Adım: sonuçları derleyin.

İlk üç adımda projeniz için maliyet bilgileri toplamanız, son üç adımda ise hesaplamalar ve analizler yapmanız gerekir. Maliyet farkları, projenizin maliyet durumunu temsil eder.

Maliyetleri kontrol ettiğinizde CV'niz projenizin bütçeye uygun olup olmadığını belirleyen ölçümdür. A Negatif CV projenin bütçeyi aştığı anlamına gelir.

Maliyetleri mi kontrol etmelisiniz yoksa maliyetleri yönetmelisiniz?

Maliyet kontrolünü maliyet yönetimi ile karıştırmak yaygındır. Bunlar, doğru bir şekilde tanımlanması ve anlaşılması gereken iki farklı terimdir. Maliyet kontrolü, daha büyük maliyet yönetimi sistemi içindeki bir alt süreçtir.

Maliyet kontrolü, giderleri belirlemek ve karı artırmak için bunları azaltmakla ilgiliyken, maliyet yönetimi, bir projenin maliyetlerini tahmin etme, bütçeleme ve kontrol etme sürecidir.

Şirketinizin muhtemelen maliyet yönetimine dahil olan birçok çalışanı vardır. Ekibinizin büyüklüğüne bağlı olarak, farklı kişiler kaynak planlama ve bütçeleme üzerinde çalışabilir.

Etkili maliyet kontrolü için ekiplerin, işletme bütçesinin her bir bölümüne yeterince dikkat etmek ve bunu kapsamlı bir şekilde analiz etmek için işletmenin farklı düzeylerindeki harcamaları izlemesi gerekir.

Proje giderlerinizi takip etmek ve azaltmak için maliyet kontrolünü kullanın

Proje harcamalarını azaltmak için maliyet verilerini izlemek sıkıcı bir süreçtir, ancak maliyet yönetiminin karlılık üzerinde doğrudan etkisi vardır.

Maliyetleri etkin bir şekilde yönetmek için, tüm bilgilerin parmaklarınızın ucunda olması için özelleştirilebilir bir pano oluşturun. Bu otomasyon, proje yönetimi ve maliyet kontrolü arasında tek bir yerden geçiş yapmanızı sağlar.

Bize bir yorum bırakın. Ama ayrılmadan önce, burada EUR/USD ticareti ile çok kolay kazanmanızı sağlayan bir robot.