Bir şirkette sanal asistanın rolü

Çoğu blog yazarı gibiyseniz, her zaman yalnız gitmeniz gerektiğini düşündünüz mü? Bu senin davan mı? Ve evet, çoğu girişimci kendi başına başlıyor veya bir sanal asistan tutuyor.

Bu makalede size sanal asistanın işletmeniz için neden önemli olduğunu göstereceğim. Ama önce, burada bir eğitim kursu var. Girişimcilikte başarılı olmayı mümkün kılar.

Sanal asistan nedir?

Sanal asistan (VA), uzak bir konumdan diğer işletmelere destek hizmetleri sağlayan kişidir.

Terim, 1990'larda teknolojik gelişmeler sayesinde sanal olarak çalışabilme olasılığından doğdu. Sanal asistan, işinizin sıkıcı günlük görevlerini yerine getirmek için işe alınan kişidir.

Başka bir şehirde, eyalette veya ülkede olabilir. Haftada bir kez ofisinize gelen veya bir ortak çalışma alanında buluşan kişiler de olabilir. Bu gerçekten sana bağlı.

En önemlisi, müşterilerinin ihtiyaç duyduğu görevleri, ya yapmaktan nefret ettikleri için ya da çok zaman aldığı için sorunsuz bir şekilde tamamlamaya özen göstermeleridir.

Sanal asistanlar özellikle girişimciler ve çevrimiçi işletmeler tarafından aranır. Bu şirketlerin yardıma ihtiyacı var ama fiziksel olarak personel kiralamak istemiyorlar. Sana hizmet etmek, Finance de Demain ortalama iki sanal asistan ile çalışmaktadır.

Sanal asistan ne yapar?

Teorik olarak, bir sanal asistan, diğer destek personelinin yaptığı her şeyi yapabilir. Ancak sanal destek görevleri sadece ofis işleriyle sınırlı değildir. Birçok sanal asistan şunları sağlar: Pazarlama hizmetleri, web tasarımı ve diğerleri.

Bazı sanal asistanlar belirli bir beceri setinde uzmanlaşmıştır. Örneğin, bir pazarlama sanal asistanı yalnızca pazarlama işi yapar. Diğer sanal asistanlar, belirli bir sektörde çeşitli görevleri yerine getirir. Örneğin, emlak şirketleri için sanal asistan.

Çoğu sanal asistanın kendi ev tabanlı sanal asistan işi vardır. Bu, daha fazla kazanmalarını ve gerçekleştirdikleri görevler üzerinde daha iyi kontrol sahibi olmalarını sağlar. Ancak birçok küçük işletme, bir işin veya sözleşmenin parçası olarak sanal asistanlar tutar.

Son olarak, birçok VA, hızlı, sınırlı süreli projeler bulmak için serbest siteleri veya ortak çalışma sitelerini kullanır.

Bir sanal asistan işletmenize nasıl fayda sağlayabilir?

Zamanınızı ve enerjinizi tüketen, yapmaktan hoşlanmadığınız ve sizi sıkıcı bir görevden diğerine geçme döngüsünde tutan görevleri devretmek, bir VA, işlerinizin kontrolünü yeniden kazanmanıza izin verecektir.

Ekibinizi büyütmek, temel işleri yapabileceğiniz, stratejiye ve büyük resme odaklanabileceğiniz anlamına gelir. Daha büyük ölçekte hayal kurmaya ve planlamaya başlayabilirsiniz.

Bir sanal asistan tutmaya hazır olduğunuzu nasıl anlarsınız?

Ne zaman işe almaya hazır olacağınız herkes için farklıdır ve bu da kararı çok zorlaştırır. Gitmeye hazır olduğunuzu düşünmeden önce bir VA tutmanızı öneririz.

Bunun nedeni, çoğu insanın (ben dahil!) iş için yetki vermeye ve yardım istemeye başlamak için zaten bir "çılgınlık" noktasına gelene kadar beklemesidir. Bu nedenle, işinizi büyütmeye hazırsanız ve hazır olduğunuzu düşünüyorsanız sanal asistanınızı aramaya başlamanızı şiddetle tavsiye ederim.

İşlerin biraz daha sakin olduğu bir zamanda takıma birini katarsanız her ikiniz için de çok daha kolay olacaktır, böylece en yoğun zamanlarda işler sorunsuz yürür.

Nihai işe alma kararını vermeden önce cevaplamanız gereken bazı sorular:

• İşinizi şimdiye kadar olduğundan daha hızlı büyütmeye hazır mısınız?
• Birine her ay ödeme yapabilir misin?
• Yetki vermeye başlamak için tanımlı görevleriniz var mı?

Tüm bu sorulara evet yanıtı verdiyseniz, VA işe alma sürecine başlamaya hazırsınız demektir.

Bir VA nasıl kiralanır?

Sanal yardım harika bir ev işi fikri olsa da, ev işi sahiplerinin gelirlerini en üst düzeye çıkarmak ve büyümeyi kolaylaştırmak için sanal yardım almak çok önemlidir. Bir ev işi sahibi olarak, her şeyi, en azından etkili ve verimli olmaya yetecek kadar iyi yapmanın imkansız olduğu bir zaman gelir.

Bir sanal asistan kiralamak, işinize, sizin için en iyi iş sonuçlarını üreten görevlere odaklanabilmeniz için size zaman kazandıracaktır. Üstelik birçok sanal asistanlar senden daha iyi bazı görevlerde.

Uzun vadede, yapmaya yetkin olmadığınız işleri işe almak her zaman daha hızlı ve daha ucuzdur.

İşe almanın ilk adımı sanal asistanın amacı, dış kaynak olarak kullanmak istediğiniz görevlerin bir listesini yapmaktır. Önce devretmek istediğiniz faaliyetlere öncelik vererek kapsamlı bir liste yapın. Örneğin, e-posta yönetimi zaman alıcı ve sıkıcıdır, onu listenizin en üstüne koyun.

Ya da belki teknoloji sorunları çok fazla zamanınızı alıyor, web sitesi yönetiminizi dışarıdan temin edebilirsiniz. Veya şirketinizin hesaplarını güncel tutun.

Sonraki adım kimi işe alacağını bulmaktır. Sanal asistan kiralamanın birçok yolu vardır. Onları işe alan ve eğiten bir VA hizmetini kullanabilirsiniz ve ardından ihtiyacınız olan hizmetlere göre size bir kişi atarlar.

Son seçenek, ağınızda referansları olan birini işe almaktır. Bir sanal asistan arayan bir ilan verebilirken, zaten güvenilir kimlik bilgilerine sahip birini bulmak size zaman kazandıracak ve başınızı ağrıtacaktır.

Sanal asistanların sunabileceği hizmetlerin listesi

yaratıcı Yazarlık

• Blog yazıları yaz
• E-kitaplar, kitaplar, haber bültenleri, e-posta hunileri vb. yazın.
• Ses veya video dökümlerini yazın veya düzenleyin.
• Facebook, Twitter veya Instagram için sosyal medya gönderileri yazın.
• Blog gönderilerini, kitapları, web sitelerini, haber bültenlerini, tarifleri vb. düzenleme ve gözden geçirme.
• E-posta pazarlamanız için e-postaları hazırlayın
• Çevrimiçi mağazalar için ürün açıklamalarının oluşturulması (mağaza / ürün yöneticisi)
• Referansların derlenmesi / düzenlenmesi.
• Vb ...

yönetici / yönetim

• E-posta, sohbet veya telefon yoluyla müşteri hizmetleri.
• E-postaları takip edin ve yanıtlayın.
• Posta kutularını düzenleme
• Blog yorumlarını yönetin.
• Canlı web semineri desteği
• Takvim yönetimi
• PowerPoint sunumları oluşturun
• Malzeme ve malzeme yönetimi
• Röportajlar düzenleyin
• Telefon aramalarını cevapla
• İçeriği yeniden kullanma (Örnek: bir videoyu yazılı bir blog gönderisine veya bir blog gönderisini sosyal medya gönderisine dönüştürmek)
• Video konferans toplantılarının tutanaklarını yazın
• Blog düzenleme takvimlerini yönetin
• E-postalara yanıt verme ve faturaları ve sözleşmeleri gönderme gibi müşteri katılım görevleri
• Potansiyel müşterilerin / mevcut müşterilerin takibi
• konukların sunumu
• Seyahat düzenlemeleri yapın
• formların hazırlanması
• Oluşturmaya devam et
• Yeni ekip üyelerinin işe alınması ve eğitimi
• çeviri
• Blog gönderileri, ürünler vb. için beyin fırtınası yapın.

Not: İdari işler en çok aranan hizmetler arasındadır. İşletme sahiplerine bu günlük görevlerde yardımcı olmak, daha fazla para kazanmak için zamanlarını serbest bırakır. Çok değerli !

Grafik Tasarım

• Blog gönderileri için grafik oluşturma
• fotoğraf düzenleme
• Web seminerleri veya atölyeler için slaytların oluşturulması.
• Kartvizit, el ilanı, logo, menü, tabela vb. tasarımı
• Blog gönderileri, kitaplar, sosyal medya vb. için görsel arama.
• Marka stil kılavuzlarının oluşturulması.
• Bülten abonelikleri için e-kitap veya PDF dosyalarının tasarımı

Not: Canva'da tonlarca şablon bulunur ve grafik oluşturmak istiyorsanız kullanımı kolaydır.

Sosyal medya

• Sosyal medya güncellemelerinin planlanması.
• Pinterest hesabı oluşturma ve yönetme
• Tanıtılan pinler oluşturun ve yönetin
• Facebook gruplarını yönet
• LinkedIn gruplarının oluşturulması ve yönetimi
• Sosyal medya anketleri oluşturun
• Yayınlama programlarını ayarlayın.
• Instagram'da gönderilerin oluşturulması ve yönetimi.
• Sosyal medya mesajlarına cevap verin.

Defter tutma hesabı

• Ödeme ve fatura yönetimi.
• Siparişleri ve iadeleri işlemek.
• Koleksiyon yönetimi
• Bordro yönetimi
• Faturalandırma ve Faturalar.

Bu sanal asistan hizmetleri listesi nasıl kullanılır?

Gördüğünüz gibi Sanal Asistan olarak sunabileceğiniz birçok hizmet var.

İlgilendiğiniz hizmetin türüne bağlı olarak, bir ilgili hizmet paketini birleştirebilir ve bir hizmet paketi olarak satabilirsiniz: proje başına veya devam eden aylık hizmet olarak faturalandırılır.

İlginizi çeken bir şey bulursanız, daha fazla araştırma yapın. Araştırmanızın ardından hala ilgileniyorsanız, henüz sahip değilseniz gerekli becerileri nasıl edinebileceğinizi öğrenin.

YouTube videolarından, Amazon'daki kitaplardan veya çevrimiçi bulduğunuz kurslardan öğrenebilirsiniz.

Ve unutmayın, VA gibi bir hizmetle başlıyor olmanız, hayatınızın geri kalanında bu hizmeti sunmaya devam edeceğiniz anlamına gelmez. Ek hizmetleri yükseltmekte veya eklemekte özgürsünüz.

Sanal asistan olmak için gereken beceriler

Sanal asistan olmak için gereken becerilerin çoğu, idari asistan veya sekreter olmak için gerekenlerle aynıdır. Örneğin, üstün organizasyon becerilerine sahip olmalısınız. Ayrıca hoş telefon davranışlarına ve yeni teknolojileri kullanma becerilerine sahip olmalısınız.

Bir VA olarak, serbest meslek için özel becerilere de ihtiyacınız olacak. Örneğin, özellikle birden fazla müşteriyle uğraşıyorsanız, çoklu görev yapabilmeniz gerekir.

Ev ortamınızda işinize konsantre olabilmelisiniz. Ev ofisinizde de doğru ekipmana ihtiyacınız var.

Bazı sanal asistan işleri, aşağıdakiler de dahil olmak üzere ek beceriler gerektirir: web tasarımı, etkinlik planlama, muhasebe ve çok daha fazlası.

Özel becerilerinizi gerektiren Sanal Yardım işlerini arayabilirsiniz. Belirli becerilere ek olarak, işverenler genellikle bazı idari kapasitelerde eğitim ve/veya ofis deneyimi olan adaylar ararlar.

Sanal asistanın temel nitelikleri

Fiabilité

Bu en önemlilerinden biri çünkü ne yazık ki en yaygın olanı gibi görünüyor. Birçok müşteri bana, ilerlemelerini bildirmeyen veya basitçe teslim etmeyen VA'ların hayal kırıklığına uğradığını söyledi.

Bu tamamen affedilemez ve sadece sanal asistanlık endüstrisinin adını kötülemekle kalmaz, aynı zamanda aranan bir sonraki sanal asistan, müşterinin bu tür hizmetleri kullanmanın etkinliği hakkındaki şüphelerini ve şüphelerini taşımalıdır.

Bu sektörde profesyonellik çok önemlidir, bu nedenle bir müşteri sizi ararsa, onu geri aramalısınız. Bir e-posta alırsanız yanıtlamalısınız! Hemen olması gerekmiyor ama en azından ertesi gün olması gerekiyor.

İyi iletişim becerileri

İlk noktadan itibaren, müşteriyi çalışmanızın ilerleyişi hakkında bilgilendirmelisiniz, bu nedenle müşteri olduğunda ve her yeni göreve başlamadan önce bunları nasıl ve ne zaman güncelleyeceğinizi belirleyin.

Bir müşteri güncellemeler için sizi sürekli takip etmek zorundaysa, işinizi doğru yapmıyorsunuz demektir.

Zaman yönetimi

Araştırmalar, görünüşe göre yalnızca bir şeye odaklanmanız gerektiğini ve bunun çoklu görev için verimsiz olduğunu söylüyor. Elbette elinizdeki göreve odaklanmalısınız, ancak aynı zamanda birden fazla müşteriyle çalışıyor olacaksınız; kendilerinin sizin tek ve en önemli müşteriniz olduğunu düşünenler.

Muhtemelen bir gün içinde yapacak çok işiniz var, bu yüzden önceden plan yapın. Görevleri en verimli olduğunuz zamana planlayın. Bir Google takvimi kullanın ve kişisel öğeleri bir renk, iş öğelerini başka bir renkle işaretleyin.

Sabahları en iyi yazdığınızı biliyorsanız, toplantıları öğleden sonra için planlamayı deneyin. Ayrıca, her şeyi yapmak için zamanınız olup olmadığını gerçekçi bir şekilde bilmek için tüm iş görevlerinizi takviminize (planlama süresi dahil) sığdırabilirsiniz.

ressource

Sıklıkla, web sitenizi ve/veya sosyal ağlarınızı ziyaret etme zahmetine bile girmedikleri halde, Google'ı kullanarak kolayca bulabilecekleri veya hizmetlerinizin maliyetini soran teknik sorular soran e-postalar alacaksınız.

Daha önce hiç yapmadığınız birçok şeyi yapmanız istenecek ve siz sadece bunu nasıl yapacağınızı bulmanız gerekiyor. VA'ların çözümler sunması ve müşteri sorunlarını çözmesi beklenir.

Bir sorunu çözme ve bir şeyi nasıl yapacağınızı anlama yeteneğiniz yoksa, o zaman iyi bir VA olamazsınız.

Sanal asistan Yoda değil, bu yüzden onun her şeyi yapabileceğini varsaymak gerçekçi değil. Ancak bilgiyi kendi başınıza bulmak için nasıl araştırma yapacağınızı bilmelisiniz. Becerilerinizin kapsamı konusunda müşterinize karşı dürüst olduğunuz sürece, iyi olacaksınız.

Müşteriler ayrıca her şeyi bilmenizi beklemiyor. Onlara bu işi daha önce hiç yapmadığını söyle; ama nasıl olduğunu öğrenip ona geri döndüğünüz için mutlusunuz.

YouTube videolarını izleyebileceğiniz, diğer VA'larla ticaret yapabileceğiniz, VA forumlarında soru sorabileceğiniz ve genel olarak katılabileceğiniz eğitimlere devam etmelisiniz.

Hem sektörünüzde hem de teknoloji dünyasında hareket eden ve değişen gelişmelerden haberdar olmaya çalışın. Hakkında daha fazla bilgi edinmek istediğiniz şeylere karar verin, ardından araştırmanızı yapın.

Beklentileri yönetmek ve güven inşa etmek

Sadece ne yaptığınızı bilmeniz değil, aynı zamanda müşterinin ne yaptığını bildiğinden emin olmanız da gerekiyor. Genellikle bir müşteri sanal asistanla hiç çalışmamıştır, bu nedenle ne yapabileceklerini ve nasıl çalıştığını bilmiyorlarsa, onlara yardım etme becerinizden ciddi şekilde şüphe duyacaklardır.

Yeni bir müşteri, süreç boyunca onlara rehberlik etmeniz için sizi arayabilir, bu nedenle nasıl çalıştığınızı bilmeniz ve açıklamanız gerekir. Bu çoğunlukla deneyimle birlikte gelir, ancak yeni soru listenizi veya rol oynama alıştırmalarınızı yapın; ve hatta tanıdığınız bir müteahhit için gönüllü olarak çalışın, böylece sizi endişelendiriyorsa bir referans alabilir ve deneyebilirsiniz.

Yalnız çalış

Serbest çalışanların kendilerini yalnız hissetmeleri oldukça yaygın gibi görünüyor, bu beni şaşırttı, çünkü ben tek başıma çalışmaktan tamamen mutluyum ve bazı insanların etrafta başkalarını özleyeceğini hiç düşünmemiştim.

Tabii, bazen ortak çalışma alanlarını kullanıyorum, bazen de kafelerde çalışıyorum ama bütün hafta yalnız kalmak akılda tutulması gereken bir şey.

Sanal yardım konusunda herhangi bir deneyiminiz varsa, bana yorum bırakmayı unutmayın. Ancak kişisel finans üzerine bu premium eğitimi sunmadan sizi bırakamam.