Proje başarısını sağlayan bir proje planının aşamaları

Bir proje planı, bir proje yöneticisi tarafından yapılan dikkatli planlamanın doruk noktasıdır. Bir projenin ilerlemesine rehberlik eden ana belgedir. Bu, proje yöneticisinin kılavuzudur.

Proje planları şirketten şirkete farklılık gösterse de, proje yürütme aşamasında kafa karışıklığını ve zorunlu doğaçlamayı önlemek için bir proje planında mutlaka olması gereken on adım vardır.

Bu yazıda Proje planınızı iyi yazmanıza yardımcı olacak tavsiyelerimi getirdim. Projenizi başarıyla yürütmek istiyorsanız proje planınızın mutlaka aşağıdaki unsurları içermesi gerekir:

1. Proje hedefleri

Proje hedefleri, proje başlatma belgesinde tanımlanmıştır. Ancak, proje hedeflerini daha iyi açıklamak için proje planına dahil edilmelidirler. Bir proje yöneticisi, hedefleri proje planına dahil etmeyi nasıl seçerse seçsin, önemli olan, hedefler arasında net bir bağlantı sürdürmektir. proje başlatma belgesi – bir projenin ilk anahtar belgesi – ve projenin ikinci anahtar belgesi olan proje planı.

2. Proje Kapsamı

Proje hedefleri gibi, kapsam da şartnamede tanımlanır ve proje yöneticisi tarafından proje planında daha da rafine edilmelidir. Proje yöneticisi, kapsamı tanımlayarak kapsamın nasıl görüneceğini göstermeye başlayabilir. projenin amacı.

Kapsam tanımlanmamışsa, proje boyunca genişleyebilir. Bu, maliyet aşımlarına ve teslim tarihlerinin kaçırılmasına yol açar.

Okunacak makale: Başarılı Bir İş Nasıl Yürütülür?

Örneğin, bir şirketin ürün yelpazesi için bir broşür oluşturmak üzere bir pazarlama ekibine liderlik ediyorsanız, sayfa sayısını listelemeli ve bitmiş ürünün nasıl görüneceğine dair örnekler vermelisiniz.

Bazı ekip üyeleri için bir broşür iki sayfa anlamına gelebilirken, diğerleri on sayfanın yeterli olduğunu düşünebilir. Kapsamın tanımlanması, baştan itibaren tüm ekibin aynı fikirde olmasını sağlayabilir.

3. Kilometre taşları ve ana çıktılar

Bir projenin ana başarılarına kilometre taşları, ana iş ürünlerine de ana çıktılar denir. Her ikisi de bir proje üzerinde çalışmanın ana bileşenlerini temsil eder. Bir proje planı bu unsurları belirlemeli, tanımlamalı ve tamamlanmaları için zaman çizelgeleri belirlemelidir.

Bir kuruluş yeni yazılım geliştirmek için bir proje üstleniyorsa, ana çıktılar iş gereksinimlerinin nihai listesi ve bunların nasıl uygulanacağı olabilir.

Ardından proje, tasarım tamamlama, sistem testi, kullanıcı kabul testi ve yazılım dağıtım tarihi için kilometre taşlarına sahip olabilir. Bu kilometre taşları iş ürünleriyle ilişkilendirilir, ancak ürünlerin kendisinden çok süreçlerle ilgilidir.

Okunacak makale: Dijital pazarlamanın iş dünyasındaki yeri

Kilometre taşları ve önemli teslimat sürelerinin kesin tarihler olması gerekmez, ancak ne kadar spesifik olursa o kadar iyidir. Doğru tarihler, proje yöneticilerinin çalışma yapılarını daha doğru bir şekilde parçalamasına yardımcı olur.

Planın bu aşamasında, kilometre taşları oluşturacaksınız, böylece büyük veya üst düzey çıktıları alıp bunları bir sonraki aşamada açıklanabilecek daha küçük çıktılara bölebilirsiniz.

4. İş Kırılım Yapısı

Bir iş dökümü yapısı, bir projenin kilometre taşlarını ve önemli çıktılarını daha küçük parçalara ayırır, böylece her bir yön için bir kişiye sorumluluk atanabilir.

Bu yapıyı geliştirirken proje yöneticisi, proje ekibi üyelerinin güçlü ve zayıf yönleri, görevler arasındaki karşılıklı bağımlılıklar, mevcut kaynaklar ve projenin genel bitiş tarihi gibi birçok faktörü dikkate alır.

Proje yöneticileri, projenin başarısından nihai olarak sorumludur, ancak işi tek başlarına yapamazlar. Kırılım yapısı, proje yöneticisinin proje için hesap verebilirliği sağlamak için kullandığı bir araçtır.

Okunacak makale: İşte 14 hızlı zengin olma ipucu

Bu araç aynı zamanda proje paydaşlarına kimin neyden sorumlu olduğunu söyler. Proje yöneticisi bir görevle ilgiliyse, bu endişeyle ilgili kiminle görüşeceğini tam olarak bilir.

5. Yatırım bütçesi

Bir projenin bütçesi, projeyi tamamlamak için ne kadar para ayrıldığını gösterir. Bu kaynakların uygun şekilde tahsis edilmesinden proje yöneticisi sorumludur.

Tedarikçileri olan bir proje için, proje yöneticisi, kaliteye özellikle dikkat ederek, teslimatların sözleşme şartlarına göre tamamlanmasını sağlar. Bazı proje bütçeleri insan kaynakları planına bağlıdır.

Görevleri tamamlamak için gereken süreye ve gereken işgücünün maliyetine bakarak her adımın maliyetini belirlemek önemlidir. Projenin maliyeti, projenin kapsamına inen projenin süresi ile ilgilidir. Kapsam, kilometre taşları, görevler ve bütçe uyumlu ve gerçekçi olmalıdır.

6. İnsan kaynakları planı

İnsan kaynakları planı, proje personelinin nasıl görevlendirileceğini gösterir. Kimlerin proje ekibinin bir parçası olacağını ve her bir kişinin ne kadar süre taahhütte bulunması gerektiğini tanımlar.

Bu planı geliştirirken, proje yöneticisi ekip üyeleri ve onların amirleri ile her ekip üyesinin projeye ne kadar zaman ayırabileceği konusunda görüşür. Projede danışmak için ek personele ihtiyaç duyulursa ancak bunlar proje ekibinin bir parçasıysa, bu da personel planında belgelenir. Yine ilgili amirlere danışılır.

7. Risk yönetimi planı

Bir proje yürütülürken birçok şey ters gidebilir. Olası her felaketi veya küçük olayı önceden tahmin etmek zor olsa da birçok tuzak tahmin edilebilir. Risk yönetimi planında, proje yöneticisi tüm proje risklerini tanımlar. Ayrıca, bu senaryoların meydana gelme olasılığını ve bunları hafifletme stratejilerini de belirler.

Bu planı formüle ederken, proje yöneticisi proje sponsorundan veya proje ekibinden girdi isteyebilir.

Oluşması muhtemel veya maliyeti yüksek olan riskler için azaltım stratejileri uygulanmaktadır. Azaltma stratejileri olmasa bile gerçekleşme olasılığı düşük ve maliyeti düşük riskler planda belirtilir.

8. İletişim planı

İletişim planı, bir projenin çeşitli hedef kitlelere nasıl iletileceğini açıklar. İş kırılım yapısına benzer şekilde, bir iletişim planı da her bir bileşenin tamamlanması sorumluluğunu proje ekibinin bir üyesine verir.

Bu adımda, sorunların ekip içinde nasıl iletileceğini ve çözüleceğini açıklamak önemlidir. Ekip ve paydaşlarla iletişim sıklığı da belirtilmelidir. Her mesajın bir hedef kitlesi vardır. Proje yöneticilerinin doğru bilgilerin doğru kişilere doğru zamanda ulaşmasını sağlamalarına yardımcı olur.

Okunacak makale: Yeni evliler için 1 finansal ipucu

9. Paydaş Yönetim Planı

Bir paydaş yönetim planı, paydaşların projede nasıl kullanılacağını tanımlar. Bazen paydaşların sadece bilgi alması gerekir. Bu, iletişim planında dikkate alınabilir.

10. Değişiklik yönetimi planı

Değişiklik yönetimi planı, projede değişiklik yapmak için bir çerçeve oluşturur. Proje yöneticileri projede değişiklik yapmaktan kaçınma eğiliminde olsalar da bazen kaçınılmazdır.

Değişiklik yönetimi planı, değişiklik yapmak için protokoller ve süreçler sağlar. Proje sponsorlarının, proje yöneticilerinin ve proje ekibi üyelerinin değişiklik yönetimi planını takip etmesi hesap verebilirlik ve şeffaflık için esastır.

Özetle….

Proje planı, projenin başarısı için önemli bir belgedir. Baştan sona projenin yürütülmesinde bir pusula görevi görür. Bu nedenle, çeşitli noktalarda anlaşmaya varmak için tüm paydaşların aktif katılımını gerektirir. Tanımlamak için gereken tüm zamanı ayırmak da önemlidir.

Kötü tanımlanmış bir planın en büyük riski, çerçevelenmemiş anlaşmazlık noktalarında çözülmesi gereken anlaşmazlıklara maruz kalmanızdır.

Sizleri görüş ve deneyimlerinizi yorumlarda paylaşmaya davet ediyorum.