Proje başlatma belgesi nedir ve rolü nedir?

Proje başlatma belgesi, projenizin iş amacını özetleyen ve onaylandığında projeyi başlatan resmi bir belgedir. Proje sahibinin tanımladığı gibi, projenin iş gerekçesine uygun olarak oluşturulur. Bir yatırım projesi başlatma sürecinin çok önemli bir parçasıdır. Bu nedenle, proje başlatma belgenizin amacı, projenin amaçlarını, hedeflerini ve iş gerekçesini belgelemektir.

Oluşturulduktan sonra proje başlatma belgesi, proje sahibi ile proje yöneticisi arasında bir tür sözleşme görevi görür. Üst düzey beklentilere genel bir bakış sunar ve proje yöneticisine doğru sonuçları elde etmek için kaynakları seferber etme yetkisi verir.

Vay canına, bu kulağa çok mu karmaşık geliyor? Üzülmeyin, Finance de Demain Consulting bilmeniz gereken her şeyi size sunar. Ancak başlamadan önce, nasıl yapılacağını bilmenizi sağlayan bir eğitim burada. kazanan işlemlerle işlem yapmaya başlayın.

Allons-y

Proje yönetiminde proje başlatma belgesi nedir?

Yukarıda bahsedildiği gibi, proje başlatma belgeniz üç ana işleve hizmet eder:

1. İşin temel amaçlarını, hedeflerini ve amacını tanımlar (hepsi sonunda proje planınızı besleyecektir).

2. Bu, siz onları daha derine inmeye başlamadan önce, projenin amaçları, hedefleri ve kaynak ihtiyaçları hakkında ortak bir anlayış oluşturur.

3. Bu, katılım, yatırım ve ilerleme izni almak için yukarıdakilerin tümünü proje paydaşlarına sunmanıza olanak tanır.

Ancak sadece başlangıç ​​aşamasında kullanılmaz. Proje başlatma belgesi, çalışmanızın proje sponsoru ve/veya kilit paydaşlarla anlaşarak belirlediğiniz temel amaç ve hedeflerle uyumlu olmasını sağlamak için projenizin yaşam döngüsü boyunca geri dönebileceğiniz bir şeydir.

Proje başlatma belgesi neden önemlidir? ?

Bu ana işlevleri yerine getirmenin yanı sıra, bir proje başlatma belgesine sahip olmanın birkaç faydası daha vardır.

Projenin amacı çok net mi?

Bir proje başlatma belgesi, projenin iş gerekçesini açıkça belirttiğinden, projenin şirketin genel stratejik hedeflerine nasıl katkıda bulunduğunu herkesin bildiği anlamına gelir.

Bu, projenizin yalnızca keyfi kutuları işaretlememesini, aynı zamanda genel iş hedeflerini etkileyecek bir şey yapmasını sağlar.

Paydaşlarınızı belirlemenize yardımcı olur

Proje başlatma belgesi, genel proje yönetimi planınızı formüle etmede çok önemli bir rol oynar, ancak özellikle yararlı olduğu alanlardan biri, en başından itibaren, kilit proje paydaşlarını belirlemenize yardımcı olmasıdır.

Proje başlatma belgeniz tamamlanır tamamlanmaz paydaş analizi yapmaya başlayabilirsiniz, bu da proje planınızı oluştururken kilit paydaşları dahil etmeye başlayabileceğiniz anlamına gelir.

Proje yöneticisine yetki verir.

Tamam, tamam, herhangi bir şeyi "vermek" kulağa biraz ortaçağ havası gibi gelmeye başlayabilir. Ancak ister verin, ister miras bırakın, ister bağışlayın, ister hibe edin, proje başlatma belgeniz resmi olarak proje yöneticinize proje üzerinde yetki verir.

Bu, projeyi planlama ve kontrol etme gücüne sahip oldukları anlamına gelir ve proje ekibinin geri kalanı ve paydaşlar karşısında rollerini belirler.

o senin kuzey yıldızın

Tamam, bundan daha önce bahsettik ama tekrar etmekte fayda var. Proje planınız, görevlerde ve son teslim tarihlerinde doğru yolda olup olmadığınızı görmek için harika olsa da, bazen tüm bu küçük ayrıntılar daha çok dikkat dağıtıcı olabilir.

Öte yandan, proje başlatma belgeniz, projenizin mutlak özüdür. Bu nedenle, bir şeyin size doğru yönü gösterip göstermediğinden veya sizi raydan çıkarıp çıkarmadığından emin değilseniz, proje başlatma belgeniz size ve ekibinize gürültüyü azaltmanıza ve yaptığınız işin ihtiyaçlarınıza uygun olup olmadığını yeniden değerlendirmenize yardımcı olur.

Bir proje başlatma belgesine neler dahildir?

Peki proje başlatma belgesinde gerçekte ne oluyor? Proje başlatma belgeniz üst düzey bir genel bakıştır ancak yine de birçok konuyu kapsayabilir. Proje başlatma belgesi belgenize dahil etmeyi düşünmeniz gereken bazı proje başlatma belgesi öğeleri şunlardır:

projenizin hedefi

Bunu neden yapıyorsun? Amaçlar ve hedefler nelerdir? Bunu kısa ve öz bir hedef beyanına indirgemeye çalışın. Ve bunu açıklığa kavuşturun! Aşağıdakileri karşılaştırın:

Kötü bir amaç beyanı: “Bu projenin geliri artırmasını istiyoruz.

Daha iyi bir amaç beyanı: "Bu proje, X pazarına Y zamanında yeni bir ürün sunmayı ve 2 yıl içinde ciromuzu %Z artırmayı hedefliyor."

Ne yaptığınızı ve neden yaptığınızı anladığınızdan emin olun, çünkü iyi bir hedef ifadesi diğer her şeyin tonunu belirleyebilir. (Baskı yok !)

başarı neye benziyor

Bu proje ile ne elde etmeyi umuyorsunuz? Şimdi, başarı kriterlerinizi somut olarak karşılayan bir proje planı oluşturabilmeniz için ölçülebilir KPI'lar hakkında düşünmeye başlamak için iyi bir zaman.

kilit oyuncular

Henüz dahil olan herkesi tanımıyor olabilirsiniz ancak başlamak için yeterince bilgi sahibi olmalısınız: proje sponsoru, proje yöneticisi ve diğer önemli paydaşlar. Şimdi onları ve projedeki belirli rollerini listelemenin tam zamanı.

Tanımladığınız riskler

Yine, proje planınızı detaylandırdıkça daha fazlasını keşfedeceksiniz, ancak burası başından beri zaten bildiğiniz üst düzey riskleri tanımak için iyi bir yer.

Anahtar kopyaları

Bu projenin bir parçası olarak gerçekte neyi teslim etmeniz gerekiyor?

Kaynaklara üst düzey genel bakış

Bu projeye önceden onaylanmış kaynaklar zaten atanmışsa, neyle çalıştığınızı bilmek için bunu proje başlatma belgenize not edin. Üst düzey bir özet takvimi. Daha sonra daha derine inebilirsiniz, ancak projeniz için bir temel zaman çizelgesi belirlemenin yanı sıra yol boyunca önemli kilometre taşlarını çizmek de yararlıdır.

Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?

Şimdi bir proje başlatma belgesinin nasıl oluşturulacağını öğrenelim. Yukarıdaki listeye dahil etmeye veya listeden çıkarmaya karar verdiğiniz öğeler ne olursa olsun, yazarken aklınızda bulundurmanız gereken bazı genel ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

Kuruluşunuzun bunu nasıl yaptığını öğrenin

Sahip olduğunuz tüm mevcut organizasyonel süreç varlıklarından en iyi şekilde yararlanın. Öğrenebileceğiniz geçmiş proje başlatma belgesi örnekleri var mı? Departmanınızın bir proje başlatma belgesi şablonu var mı?

Örnekler ve şablonlar, işlerin nasıl yürüdüğü ve kuruluşunuz için neyin önemli olduğu konusunda fikir edinmenize gerçekten yardımcı olabilir, böylece aynı şeyi yapabilir ve sağ adımla başlayabilirsiniz.

Basit, anlaşılması kolay bir dilde yazın

Proje başlatma belgenizi yazarken ve projenizin önemini ortaya koyarken, her şeyin daha etkileyici görünmesi için süslü kelimeler ve karmaşık terminoloji kullanmak cazip gelebilir. Ama gerçekten, özellikle proje başlatma belgesi söz konusu olduğunda, dil ne kadar basitse o kadar iyidir.

Tüyleri fırçalayın

Hiçbir şey ifade etmeyen veya projeniz için geçerli olan vahşi ifadeleri kesin. Argo kullanmadan doğrudan söyleyin ki herkes proje başlatma belgenizi okuyabilsin, projenin amacını anlasın ve neden önemli olduğunu bilsin.

Bunun, belirsizliği ortadan kaldırma ve yoruma yer bırakmama gibi ek bir faydası vardır; bu, iyi ve açık iletişimin çok önemli olduğu proje yönetiminde özellikle önemlidir.

Bunu yapamazsan? Çalışmaya devam edin ve elinizden gelene kadar işleri azaltın. Göründüğünden daha zor, ama sizi gerçekten yapmaya çalıştığınız şeyi en saf, en güçlü özüne kadar damıtmaya zorluyor.

Planınızı ve proje başlatma belgenizi el altında bulundurun

Tamam, belki daha yakın değil. Ancak proje başlatma belgenizin gerçekten işe yaraması için mecazi bir çekmecede öylece saklanamaz. Onu, ihtiyaç duyduğunuzda sizin, proje sponsorlarınızın ve proje ekibinizin başvurabileceği merkezi bir yerde tutmalısınız.

Bize bir yorum bırakın. Ama ayrılmadan önce, burada EUR/USD ticareti ile çok kolay kazanmanızı sağlayan bir robot.