Як скласти комунікаційний план проекту?

Комунікаційні плани важливі для ваших проектів. Ефективна комунікація, як внутрішня, так і зовнішня необхідні для успіху проекту. Важливо мати комунікаційний план проекту, у якому вказано, хто є зацікавленими сторонами, а також коли та як з ними охопити. Однак, маючи хорошу комунікаційна стратегія може бути дуже корисним для вас. Ця стаття охоплює:

• Переваги комунікаційних планів проекту
• Що включити в комунікаційний план
• Як написати план спілкування
• І як використовувати комунікаційний план протягом усього проекту

Але перш ніж почати, я хотів би розповісти вам про цей преміум-тренінг, який особисто дозволив мені підвищити коефіцієнт конверсії на моїх сайтах. Просто натисніть тут, це партнерське посилання.

Переваги комунікаційних планів проекту

За своєю суттю комунікаційні плани проекту сприяють ефективній комунікації. Вони забезпечать безперебійну роботу ваших проектів і допоможуть уникнути провалу проекту. Інші основні переваги включають встановлення та управління очікуваннями, краще управління зацікавленими сторонами та допомогу в процесі планування проекту.

Встановлюйте та керуйте очікуваннями

Комунікації проекту - вулиця з двостороннім рухом. Подібно до планування проекту, необхідно визначити очікування, а команда проекту та зацікавлені сторони клієнта мають взяти на себе відповідальність за безперебійне спілкування.

Хоча проект не починається без плану проекту, плани комунікації проекту не так легко обговорювати, але вони повинні бути.

Повідомляючи клієнту на ранній стадії процесу проекту, чого очікувати, ви задаєте тон всьому проекту, починаючи з процесу пропозиції проекту.

Їм також корисно заздалегідь знати, що вам від них потрібно, щоб вони могли підготуватися, коли прийде час.

Управління зацікавленими сторонами та клієнтами

Протягом усього проекту успішна комунікація щодо узгодження з цілями та етапами, а також подальше перенастроювання відповідно до них у міру зміни проекту, має важливе значення для зацікавленості зацікавлених сторін і прозорості щодо статусу проекту.

Комунікація є ключовою для підтримки хороших стосунків із клієнтом, і план комунікації проекту може допомогти вам підтримувати спільне розуміння того, що відбувається та що має відбуватися протягом усього проекту.

Планування проекту

Комунікаційний план управління проектом визначає, як важлива інформація буде надаватися протягом проекту, ким і як часто. Завершуючи планування проекту, ви також повинні завершити планування комунікацій.

Не всі проекти створюються однаково, і з цієї причини план комунікації проекту є унікальним для вашого проекту, тому важливо думати про це під час створення плану проекту після запуску.

Великі проекти мають інші комунікаційні потреби, ніж малі проекти, і те саме стосується проектів із командами зацікавлених сторін порівняно з одним контактом у проекті.

Проекти з цілями, бюджетами, різні терміни виконання та навіть різні результати вимагають комунікації, адаптованої до цих потреб, і про це слід пам’ятати, створюючи комунікаційний план проекту.

Що включати в комунікаційні плани

Хоча особливості вашого плану комунікацій відрізнятимуться залежно від типу та обсягу проекту, кілька ключових елементів мають бути включені в кожен план комунікацій проекту, який ви створюєте:

Ключові зацікавлені сторони

Запишіть усіх ключових зацікавлених сторін, включаючи вашу основну контактну інформацію. Включіть контактну інформацію, таку як номери телефонів та електронні адреси, щоб кожен, хто має доступ до плану зв’язку, міг знайти цю інформацію.

Члени команди

Додайте ключових членів команди вашого проекту та їхні ролі. Це зручно для тих, хто новачок або не знайомий з проектом. Перелічіть членів вашої команди, залучених до передачі результатів, ведення стратегічних дискусій або того, як ви будете керувати технічними розмовами між зацікавленими сторонами та вашою командою.

Методи спілкування

Опишіть основні методи комунікації та різні канали, які ви використовуватимете для зв’язку із зацікавленими сторонами. Використовуйте електронну пошту, телефонні дзвінки, особисті зустрічі, відеозустрічі, соціальні мережі чи будь-які інші. Додайте примітки щодо бажаних каналів зацікавлених сторін.

Тип комунікації

Включіть типи спілкування, як це спілкування буде спільно використовуватися, що буде включено та з ким буде це спілкування. Наприклад, ви можете надавати клієнту щотижневі звіти про стан.

Подумайте, як ви це надасте, кому це буде надано та яку інформацію слід включити до звіту.

Стилі спілкування

Це можна розбити на зацікавлені сторони та методи комунікації. Чи певна зацікавлена ​​сторона віддає перевагу лише офіційному спілкуванню, чи ви можете сприймати це трохи невимушено?

Календар зустрічей

Хоча ви можете коригувати це за потреби протягом усього проекту, корисно мати початкове уявлення про те, як часто ви будете зустрічатися із зацікавленими сторонами.

Залежно від обсягу проекту ви також можете вказати, як часто ви будете надсилати електронні листи клієнту. Також додайте внутрішні зустрічі команди до свого календаря зустрічей.

Ключові повідомлення

Для кожної зацікавленої сторони визначте ключове повідомлення або інформацію, яку потрібно буде донести до них протягом усього проекту. Це також включає будь-яку інформацію або відгуки, які вам знадобляться від них.

Комунікаційні цілі

План комунікації, який включає комунікаційні цілі, може допомогти вам приймати рішення на основі того, чого ви намагаєтеся досягти.

Як написати власний комунікаційний план проекту

1. Зрозумійте свої налаштування

Комунікаційний план проекту не має бути формальним. Але це має бути принаймні написано для власної довідки. Подумайте про граматику не тому, що ви хочете здатися розумним, а тому, що ви хочете бути ясним і зрозумілим.

Інструменти для написання можуть допомогти вам впоратися з цим, не забираючи надто багато часу. Після цього ви можете сміливо почати створювати свій вміст.

По-перше, це дозволяє вам сісти та встановити параметри проекту. До них входять розмір проекту, інформація про компанію-клієнта, результати проекту, графік і команда проекту.

Подумайте стилі спілкування вашої команди та вашого клієнта:

• Наскільки успішними були комунікації?
• Чи вказав ваш клієнт перевагу спілкуванню: чи зазвичай він дзвонить, коли у нього є запитання, чи він зосереджений на електронній пошті?
• Ви зустрічалися особисто чи через відео?
• Як часто ваша команда безпосередньо спілкується з вами над проектом? Чи вони віддають перевагу письмовому контексту зустрічам?

Коли ви зрозумієте команду та клієнтів, з якими працюєте, ви зможете застосувати це до плану комунікаційних дій.

2. Визначте свої цілі та зацікавлених сторін

Перелічіть результати вашого проекту та основних зацікавлених сторін проекту. Далі додайте цілі свого проекту до цього списку: подумайте про те, що таке успішне спілкування за проектом не лише з вашим клієнтом, а й із вашою командою.

Цей список керуватиме рішеннями щодо спілкування.

3. Складіть план спілкування

в даний час настав час скласти план. Визначте свій підхід до спілкування, яке ви матимете протягом усього проекту. Знаючи цілі вашого проекту, подумайте про те, як часто ви будете спілкуватися із зацікавленими сторонами вашого клієнта, як ви це робитимете та що включатиме це спілкування.

Ви можете вирішити використовувати кілька підходів, наприклад щотижневу реєстрацію по телефону для оновлення розкладу та виконання бюджету, а також щоденні електронні листи для запитань на льоту та менш часті особисті зустрічі для представлення оновлень. демонструвати.

Що б ви не вирішили, пам’ятайте про свої показники та цілі. Це має допомогти вам визначити типи комунікацій, які будуть найбільш корисними для вашого проекту, і наскільки детальними чи глибокими мають бути ваші комунікації.

Як використовувати комунікаційний план проекту

1. Поділіться цим зі своєю командою

Поділіться планом зі своєю командою, щоб повідомити їм про ваш темп спілкування, що впливає на їхню роботу та дати доставки, а також дасть їм більше контексту щодо того, як ви спілкуватиметеся та з ким.

Обмін цією інформацією означає, що ваша команда може допомогти вам реалізувати план спілкування.

2. Залишайтеся на шляху

Переконайтеся, що ваша команда знає та розуміє ваш план комунікації, щоб ваш клієнт отримував узгоджену та значущу інформацію, яка надається йому протягом усього проекту.

Замовляйте всі ключові зустрічі щодо проекту, щойно у вас буде складений план, і додавайте нагадування до свого календаря про регулярні реєстрації та навіть електронні листи щодо проекту, щоб не відставати від важливих речей, які ви вказали у своєму плані.

Якщо в будь-який момент ви відхилитесь від свого плану комунікацій і вам буде важко до нього повернутися, перегляньте свій підхід:

• Чи відповідає це цілям вашого проекту?
• Чи змінилися якось цілі або зацікавлені сторони з початку проекту?
• Чи існують більш ефективні способи передачі інформації про проект на цьому етапі?

План спілкування = Успіх

Наявність плану комунікації проекту дає вам інструменти для ефективної комунікації. План також може дозволити вам переглянути свій підхід і потреби вашого клієнта, якщо це необхідно.

Незалежно від того, наскільки формальним чи неофіційним може бути ваш комунікаційний план проекту, це може бути різницею між дуже успішним і ефективним проектом і тим, який просто зупиниться без чіткого плану.

Подумайте про це як про інший спосіб встановити та перевірити очікування протягом усього проекту. Думайте про це як про спосіб забезпечити змістовне й успішне спілкування з легкістю.

Як ти гадаєш ?

Наскільки важливим є комунікаційний план проекту для успіху проекту? Як ви вважаєте, чи завжди керівники проектів повинні складати комунікаційний план для проектів, незалежно від їх розміру? Дайте мені знати свої думки, залишивши коментар!

Однак, якщо ви хочете взяти під контроль свої особисті фінанси за шість місяців, я настійно рекомендую цей посібник.

Залиште нам коментар