Контролюйте витрати на проект для більшої прибутковості

Контроль витрат відіграє життєво важливу роль у будь-якій фінансовій стратегії. Як ви залишаєтеся в межах бюджету, коли ви відстежуєте фінансування свого проекту? Як і розробка особистого бюджету, вам доступні кілька варіантів: класифікувати витрати, визначити найдорожчі статті та знайти рішення для обмеження витрат у кожній сфері. Виконавши всі ці дії, ви зможете контролювати бюджет, щоб проаналізувати вашу прибутковість і збільшити прибуток.

Основні принципи контролю витрат однакові для всіх бюджетів, як корпоративних, так і особистих. У цій статті Finance de Demain Consulting Пояснює концепцію контролю витрат і як він вписується в більшу систему управління витратами.

Що таке контроль витрат?

Контроль витрат – це принцип виявлення та скорочення витрат, спрямованих на збільшення прибутку компанії. Це може здійснюватися на рівні проекту або на рівні всієї компанії.

У цьому випадку ми зосередимося на застосуванні процесу контролю витрат в рамках проекту або групи проектів.

Як менеджер проекту, контроль витрат допоможе вам контролювати свій план управління ресурсами та реагувати на перевищення бюджету.

Якщо ви перевищуєте бюджет свого проекту, інструмент звітування також може стати в нагоді. Припустімо, позаштатний дизайнер, якого ви найняли для нового проекту, займав набагато більше часу, ніж очікувалося, щоб редагувати зображення.

Визначивши цю додаткову вартість, ви можете вирішити найняти штатного дизайнера для свого наступного проекту, щоб зменшити витрати та підвищити ефективність.

Як контроль витрат може змінити ситуацію?

Ваша команда не відповідає обсягу або бюджету проекту? Тут контроль витрат стає важливим. Навіть якщо ви обмежені бюджетом, контроль витрат може допомогти вам зменшити його ще більше та збільшити прибуток.

Цей процес дає уявлення про загальні витрати компанії: він виділяє найдорожчі сфери та додатково визначає витрати в кожній із цих областей.

В якості першого кроку контроль витрат може бути застосований до проекту з метою зменшення витрат у такому масштабі та потенційного збільшення прибутку компанії.

Що таке методи контролю витрат?

Спочатку контроль витрат може здійснюватися на вищих рівнях бізнесу, але часто це відбувається на рівні проекту. Саме на цьому рівні ви можете оцінити фактичні витрати на проект і ефективно ними керувати.

Ось п’ять кроків, яких слід виконати, щоб краще контролювати витрати на проект:

1. Плануйте свій бюджет

По-перше, вам потрібно спланувати свій бюджет, щоб отримати детальну оцінку витрат і ефективно розподілити ресурси. Розробка детального плану проекту зменшить відхилення у вартості, які є різницею між вашим початковим бюджетом і фактичними витратами.

Включіть у свій бюджетний план:

• Кількість членів команди, необхідна для проекту
• Оцінка часу, необхідного для завершення проекту
• Матеріали, необхідні для проекту

Розраховуючи час і матеріали, необхідні для проекту, зберігайте певну слабину у своєму бюджеті. Неочікуване явище не рідкість, і вам може знадобитися подовжити терміни проекту або вимагати додаткових ресурсів.

2. Контролювати всі витрати

Другим кроком у контролі витрат проекту є моніторинг прогресу витрат проекту. Ви зможете легше вжити коригувальні дії, якщо помітите відхилення вартості в реальному часі.

Після завершення проекту буде пізно, гроші будуть витрачені. На даний момент все, що вам потрібно зробити, це навчитися на цьому, щоб запобігти повторенню цієї ситуації в майбутньому.

Щоб ефективно контролювати свої витрати під час проекту, установіть етапи проекту. На кожному етапі ви можете проаналізувати свої витрати та переконатися, що обсяг проекту дотримується. І якщо ви коли-небудь помітите перевищення витрат на певному етапі, ви можете знайти рішення, щоб зменшити їх пізніше в проекті.

3. Використовуйте системи контролю змін

На етапі планування проекту важливо встановити чіткі цілі. Щоб забезпечити досягнення цих цілей, може знадобитися процес контролю змін.

Контроль змін — це набір кроків, що регулюють усі зміни, внесені зацікавленими сторонами під час проекту. Це дозволяє запобігти дрейфу цілей, підготувавши вас до змін, щойно вони з’являться, і відповідно адаптуючи проект.

4. Етапи процесу контролю

грунтування

Процес контролю змін починається, коли зацікавлена ​​сторона вимагає внесення змін до проекту. Запит може бути різним: це може бути продовження термінів або нові результати проекту.

Оцінка

Керівник проекту або керівник відділу сканує запит для отримання основної інформації, такої як необхідні ресурси, вплив запиту та одержувачі запиту. Після первинної оцінки запит на зміну переходить до фази аналізу.

Аналіз

На етапі аналізу відповідний керівник проекту схвалює або відхиляє запит. У деяких випадках для контролю за затвердженням змін може бути створений комітет з контролю за змінами. Керівник проекту схвалює або відхиляє запит і повідомляє команду.

Залежно від розміру проекту керівник проекту може також зареєструвати зміни в журналі змін, щоб гарантувати, що всі зацікавлені сторони проекту отримають інформацію.

Реалізація

Впровадження змін може відрізнятися залежно від стадії проекту, але зазвичай передбачає оновлення графіка та результатів, а також інформування команди проекту.

Вам потрібно оцінити масштаби проекту та переконатися, що зміна графіка не матиме значного впливу на заплановані цілі.

Огорожа

Після документування, розповсюдження та виконання запиту можна переходити до фази закриття. Рекомендується, щоб у вас був офіційний план ліквідації, щоб усі члени команди мали доступ до цієї інформації та використовували її в майбутньому.

Завдяки ефективному перегляду змін у ваших проектах контроль над витратами має бути природним.

Точне прогнозування бюджету та успіху проекту передбачає сумлінне управління від початку до кінця. Непередбачені події на цьому шляху неминучі, але встановлення певних систем допомагає захиститися від цих відхилень.

4. Керуйте своїм часом

Управління часом є невід’ємною частиною контролю витрат: коли загальна тривалість проекту збільшується, загальна вартість проекту також зростає. Щоб не перевищити виділений бюджет, ви повинні перш за все дотримуватися графіка проекту.

Прийміть стратегії управління часом, щоб підвищити продуктивність і допомогти членам команди завершити роботу вчасно в межах бюджету.

Ось кілька порад щодо організації часу:

Timeboxing

Timeboxing — це цілеспрямована стратегія управління часом, яка передбачає виконання завдань протягом " блок часу ».

наприклад, якщо вам потрібно написати допис у блозі, ви можете створити двогодинний блок, щоб окреслити його. Потім, після перерви, ви можете повернутися до іншого тригодинного блоку, щоб зробити першу чернетку.

Блокування часу

Блокування часу подібне до блокування часу, але замість того, щоб установлювати певний час для кожного окремого завдання, ви блокуєте певні періоди свого календаря для пов’язаної роботи.

Метод Pomodoro

Подібно до блокування часу та блокування часу, техніка Pomodoro допомагає виконувати завдання за короткий проміжок часу та робити перерви між робочими сесіями.

наприклад, попрацюйте 25 хвилин, потім чотири рази зробіть п'ятихвилинну перерву. Потім, після четвертої сесії роботи, зробіть більш тривалу перерву 20 або 30 хвилинs.

проковтнути жабу

SЗгідно з відомою цитатою Марка Твена: «Якщо тобі доводиться проковтнути жабу, краще зроби це вранці». Стратегія управління часом «Eat the frog» натхненний цими словами і заохочує вас спочатку подбати про важливі або складні завдання, перш ніж працювати над менш важливими або менш терміновими.

Принцип Парето

Ще називають правило 80-20 Цей принцип базується на фундаментальному правилі: ми приділяємо 20% свого часу виконанню 80% роботи. Конкретно, здатність виконати ці 80% завдань досить швидко, отже, залишає нам більше часу протягом нашого робочого дня, щоб подбати про решту 20%, що займе у нас 80% часу.

Виконання завдань (GTD)

Винайдено Девід Аллен на початку 2000-х років метод “ Getting Things Done » або «Виконання справ» французькою мовою, рекомендує заздалегідь скласти список запланованих завдань у письмовій формі. Звільнившись від цих міркувань, замість того, щоб покладатися на інструменти керування роботою, ви зможете вживати заходів, не придумуючи, що робити.

Зосередження на продуктивності як частині контролю витрат може здатися нерозумним, але ефективність проекту є наріжним каменем грошових потоків.

Якщо ваша команда непродуктивна, ви не дотримаєтеся термінів виконання проекту, а недотримання термінів породжує додаткові витрати. Логічно, якщо ваш проект коштує дорожче, грошовий потік вашої компанії зменшується. 

5. Відстежуйте зароблену вартість

Відстеження заробленої вартості може допомогти вам передбачити фінансовий результат проекту. Цей метод контролю витрат вимагає знання обліку витрат. Це може допомогти вам виявити початок змінних витрат і, отже, запобігти відхиленням у майбутніх проектах.

Зароблена вартість – це кількість фактично виконаних завдань у межах проекту. Щоб відстежувати зароблену вартість і перевіряти, чи виконуєте ви розклад, потрібно помножити відсоток виконаних завдань на бюджет проекту.

Кроки для відстеження заробленої вартості

Щоб відстежувати зароблену вартість, виконайте такі дії:

Крок 1: визначити ступінь виконання кожного завдання у відсотках.

Крок 2: встановити планове значення (Запланована вартість або PV) або кошторисна вартість запланованих робіт. Це бюджет, дозволений для виконання запланованої роботи.

Крок 3: визначити зароблену вартість (Eзароблене значення або EV), або кошторисна вартість виконаних робіт. Це фактично виконаний обсяг робіт.

Крок 4: встановити фактичну вартість (Фактична вартість або AC), яка являє собою фактичну вартість виконаних робіт. Це витрати, пов'язані з уже виконаною роботою.

Крок 5: розрахувати відхилення вартості (Відхилення вартості або CV) шляхом віднімання отриманої вартості від фактичної вартості (CV = EV – AC).

Крок 6: підсумувати результати.

Для перших трьох кроків вам потрібно зібрати інформацію про вартість вашого проекту, тоді як для останніх трьох вам потрібно виконати розрахунки та аналіз. Відхилення вартості представляють статус вартості вашого проекту.

Коли ви контролюєте витрати, ваше резюме є показником, який визначає, чи відповідає ваш проект бюджету. А Негативне резюме означає, що проект перевищує бюджет.

Ви повинні контролювати витрати чи керувати ними?

Зазвичай плутають контроль витрат з управлінням витратами. Це два різні терміни, які потрібно визначити та правильно зрозуміти. Контроль витрат є підпроцесом у ширшій системі управління витратами.

У той час як контроль витрат полягає у визначенні витрат і їх зменшенні для збільшення прибутку, управління витратами – це загальний процес оцінки, складання бюджету та контролю витрат на проект.

Ймовірно, у вашій компанії є багато співробітників, які займаються управлінням витратами. Залежно від розміру вашої команди, над плануванням ресурсів і бюджетуванням можуть працювати різні люди.

Для ефективного контролю витрат командам необхідно відстежувати витрати на різних рівнях бізнесу, приділяти достатньо уваги кожній частині бізнес-бюджету та ретельно його аналізувати.

Використовуйте контроль витрат, щоб відстежувати та зменшувати витрати на проект

Відстеження даних про вартість для скорочення витрат на проект — це виснажливий процес, але управління витратами безпосередньо впливає на прибутковість.

Щоб ефективно керувати витратами, створіть настроювану інформаційну панель, щоб мати всю інформацію під рукою. Ця автоматизація дозволить вам жонглювати між управлінням проектом і контролем витрат в одному місці.

Залиште нам коментар. Але перш ніж піти, ось робот, який дозволяє вам дуже легко заробляти на торгівлі EUR/USD.