Роль віртуального асистента в компанії

Якщо ви схожі на більшість блогерів, чи завжди думали, що вам доведеться йти самостійно? Це ваш випадок? І так, більшість підприємців починають свою діяльність самостійно або наймають віртуального помічника.

У цій статті я покажу вам, чому віртуальний помічник важливий для вашого бізнесу. Але спочатку ось навчальний курс, який допоможе дає змогу досягти успіху у підприємницькій діяльності.

Що таке віртуальний помічник?

Віртуальний помічник (VA) – це особа, яка надає послуги підтримки іншим підприємствам із віддаленого місця.

Термін народився в 1990-х роках з можливості працювати віртуально завдяки технологічним удосконаленням. Віртуальний помічник — це особа, яку наймають для виконання нудних повсякденних завдань вашого бізнесу.

Це може бути в іншому місті, штаті чи країні. Це також можуть бути люди, які приходять до вас в офіс або зустрічаються в коворкінгу раз на тиждень. Це дійсно залежить від вас.

Найважливішим є те, що вони без проблем виконують завдання, які потрібні їх клієнтам, або тому, що вони ненавидять це робити, або тому, що це займає надто багато часу.

Віртуальні помічники особливо затребувані підприємцями та онлайн-бізнесом. Ці компанії потребують допомоги, але не хочуть фізично наймати персонал. Щоб служити вам, Finance de Demain працює в середньому з двома віртуальними помічниками.

Що робить віртуальний помічник

Теоретично віртуальний помічник може робити все, що робить будь-який інший персонал служби підтримки. Однак завдання віртуальної підтримки не обмежуються офісною роботою. Багато віртуальних помічників надають маркетингові послуги, веб-дизайн та інші.

Деякі віртуальні помічники спеціалізуються на певному наборі навичок. Наприклад, віртуальний помічник з маркетингу виконує лише маркетингову роботу. Інші віртуальні помічники виконують різноманітні завдання, але в певній галузі. Наприклад, віртуальний помічник для компаній з нерухомості.

Більшість віртуальних помічників мають власний домашній бізнес віртуальних помічників. Це дозволяє їм заробляти більше і краще контролювати завдання, які вони виконують. Однак багато малих підприємств наймають віртуальних помічників у рамках роботи або контракту.

Нарешті, багато VA використовують сайти фрілансерів або сайти коворкінгу, щоб швидко знаходити проекти з обмеженим часом.

Як віртуальний помічник може принести користь вашому бізнесу?

Оскільки делегування завдань, які забирають ваш час і енергію, які вам не подобаються, і які тримають вас у циклі переходу від одного стомлюючого завдання до іншого, VA дозволить вам відновити контроль над своїми справами.

Розвиток вашої команди означає, що ви можете виконувати важливу роботу, зосередитися на стратегії та загальній картині. Ви можете почати мріяти і планувати в більших масштабах.

Як дізнатися, що ви готові найняти віртуального помічника?

Час, коли ви будете готові прийняти на роботу, для кожного різний, тому прийняти рішення дуже складно. Ми рекомендуємо найняти VA, перш ніж ви думаєте, що готові працювати.

Причина цього полягає в тому, що більшість людей (включно зі мною!) чекають, поки ми вже досягнемо точки «божевілля», щоб почати делегувати та просити про допомогу в бізнесі. Отже, якщо ви готові розвивати свій бізнес і вважаєте, що готові, я настійно рекомендую вам почати шукати свого віртуального помічника.

Вам обом буде набагато легше, якщо ви залучите когось до команди, коли все буде трохи спокійніше, тож справи йдуть гладко, коли настає найбільша напруженість.

Ось кілька запитань, на які варто відповісти перед тим, як прийняти остаточне рішення про наймання:

• Чи готові ви розвивати свій бізнес швидше, ніж це було досі?
• Чи можете ви дозволити комусь платити щомісяця?
• У вас є визначені завдання, щоб розпочати делегування?

Якщо ви відповіли ствердно на всі ці запитання, ви готові розпочати процес найму VA.

Як найняти VA?

Хоча віртуальна допомога є чудовою ідеєю домашнього бізнесу, отримання віртуальної допомоги має вирішальне значення для власників домашнього бізнесу, щоб максимізувати свої доходи та сприяти зростанню. Як власник домашнього бізнесу, настає час, коли неможливо зробити все, принаймні достатньо добре, щоб бути ефективним і ефективним.

Наймання віртуального помічника звільнить ваш час, щоб ви могли зосередитися на своїй роботі, на завданнях, які приносять вам найкращі результати в бізнесі. Більше того, багато віртуальні помічники кращі за вас в деяких завданнях.

У довгостроковій перспективі завжди швидше та дешевше найняти роботу, для якої ви не маєте кваліфікації.

Перший крок прийому на роботу віртуального помічника – це скласти список завдань, які ви хочете передати аутсорсингу. Складіть вичерпний список, визначивши пріоритетність діяльності, яку ви хочете делегувати в першу чергу. Наприклад, Керування електронною поштою займає багато часу та втомлює, поставте його на перше місце у своєму списку.

Або, можливо, технологічні проблеми забирають у вас забагато часу, ви можете передати керування своїм веб-сайтом. Або підтримувати облікові записи вашої компанії в актуальному стані.

Наступний крок з’ясовує, кого найняти. Є багато способів найняти віртуального помічника. Ви можете скористатися службою VA, яка найме та навчить їх, а потім вони призначать вам людину на основі послуг, які вам потрібні.

Останній варіант – найняти когось із вашої мережі, у якого є рекомендації. Хоча ви можете опублікувати оголошення про пошук віртуального помічника, пошук того, хто вже має надійні облікові дані, заощадить ваш час і головний біль.

Список послуг, які можуть запропонувати віртуальні помічники

креативне письмо

• Пишіть дописи в блозі
• Пишіть електронні книги, книги, інформаційні бюлетені, електронну пошту тощо.
• Напишіть або відредагуйте аудіо- чи відео стенограми.
• Пишіть пости в соціальних мережах для Facebook, Twitter або Instagram.
• Редагування та перегляд дописів у блогах, книг, веб-сайтів, інформаційних бюлетенів, рецептів тощо.
• Підготуйте електронні листи для свого електронного маркетингу
• Створення описів товарів для інтернет-магазинів (магазин/продакт-менеджер)
• Складання / редагування відгуків.
• Etc ...

Адміністратор / менеджмент

• Обслуговування клієнтів електронною поштою, чатом або телефоном.
• Слідкуйте за електронними листами та відповідайте на них.
• Організуйте поштові скриньки
• Керуйте коментарями в блозі.
• Підтримка живих вебінарів
• Управління календарем
• Створення презентацій PowerPoint
• Управління постачанням і постачанням
• Організуйте співбесіди
• Відповідайте на телефонні дзвінки
• Повторне використання вмісту (Приклад: перетворення відео в письмовий допис у блозі або допис у блозі в допис у соціальних мережах)
• Пишіть протоколи відеоконференцій
• Керуйте редакційними календарями блогу
• Завдання з адаптації клієнтів, такі як відповіді на електронні листи та подання рахунків-фактур і контрактів
• Спостереження за потенційними / поточними клієнтами
• Представлення гостей
• Організуйте поїздку
• Підготовка форм
• Створення резюме
• Наймання та навчання нових членів команди
• Наклеп
• Мозковий штурм для публікацій у блозі, продуктів тощо.

NB: Адміністративні завдання є одними з найбільш затребуваних послуг. Допомагаючи власникам бізнесу виконувати ці щоденні завдання, вони звільняють час, щоб заробити більше грошей. Дуже дорогоцінний!

Графічний дизайн

• Створення графіки для публікацій блогу
• Редагування фото
• Створення слайдів для вебінарів або майстер-класів.
• Дизайн візиток, флаєрів, логотипів, меню, вивісок тощо.
• Пошук зображень у блогах, книгах, соціальних мережах тощо.
• Створення гайдів по стилю бренду.
• Дизайн електронних книг або PDF-файлів для підписки на інформаційні бюлетені

NB: У Canva є маса шаблонів, і вона проста у використанні, якщо ви хочете створювати графіку.

Соціальні мережі

• Планування оновлень у соціальних мережах.
• Створення та керування обліковим записом Pinterest
• Створюйте рекламні піни та керуйте ними
• Керуйте групами Facebook
• Створення та керування групами LinkedIn
• Створіть опитування в соціальних мережах
• Налаштуйте графіки публікацій.
• Створення та управління публікаціями в Instagram.
• Відповідайте на повідомлення в соціальних мережах.

Бухгалтерський облік

• Управління платежами та виставленням рахунків.
• Обробка замовлень і повернення.
• Управління колекцією
• Управління оплатою праці
• Рахунки та рахунки.

Як користуватися цим списком послуг віртуального помічника?

Як бачите, є багато послуг, які ви можете запропонувати як віртуальний помічник.

Залежно від типу послуги, яка вас цікавить, ви можете об’єднати набір супутніх послуг і продавати як набір послуг: виставляється плата за проект або як поточна щомісячна послуга.

Якщо ви знайшли щось, що викликає ваш інтерес, проведіть додаткові дослідження. Якщо після дослідження ви все ще зацікавлені, дізнайтеся, як ви можете отримати необхідні навички, якщо ви їх ще не маєте.

Ви можете навчатися з відео YouTube, книг на Amazon або курсів, які ви знайдете в Інтернеті.

І пам’ятайте: те, що ви починаєте з такої послуги, як VA, не означає, що ви застрягнете, пропонуючи цю послугу до кінця свого життя. Ви можете оновити або додати додаткові послуги.

Навички, необхідні для роботи віртуального помічника

Багато навичок, необхідних для того, щоб стати віртуальним помічником, такі ж, як і для помічника з питань адміністрування чи секретаря. Наприклад, ви повинні мати чудові організаторські здібності. Ви також повинні мати приємну поведінку по телефону та навички використання нових технологій.

Як VA, вам також знадобляться спеціальні навички для самозайнятості. Наприклад, ви повинні мати можливість виконувати багато завдань, особливо якщо ви працюєте з кількома клієнтами.

Ви повинні бути в змозі зосередитися на роботі в домашніх умовах. Вам також потрібне відповідне обладнання у вашому домашньому офісі.

Деякі роботи віртуального помічника вимагають додаткових навичок, в т.ч Веб дизайн, організація заходів, бухгалтерія та багато іншого.

Ви можете шукати роботу віртуальної допомоги, яка потребує ваших особливих навичок. Окрім конкретних навичок, роботодавці часто шукають кандидатів із підготовкою та/або досвідом роботи на певній адміністративній посаді.

Основні якості віртуального помічника

Fiabilité

Це одне з найважливіших, тому що, на жаль, здається найпоширенішим. Багато клієнтів казали мені, що вони були розчаровані VA, які не повідомляли про свій прогрес або просто не досягали результатів.

Це абсолютно невиправдано, і це не тільки створює погане ім’я індустрії віртуальної допомоги, але й наступний віртуальний помічник, якого зателефонують, повинен нести підозри та сумніви клієнта щодо ефективності використання цих видів послуг.

Професіоналізм є головним у цій галузі, тому якщо клієнт дзвонить вам, ви повинні йому передзвонити. Якщо ви отримали електронний лист, ви повинні відповісти! Це не обов’язково має бути відразу, але принаймні наступного дня.

Хороші комунікативні навички

З першого пункту ви повинні інформувати клієнта про хід своєї роботи, тому визначте, як і коли оновлювати їх, коли він стає клієнтом, і перед початком кожного нового завдання.

Якщо клієнт змушений постійно переслідувати вас за оновленнями, це означає, що ви неправильно виконуєте свою роботу.

Управління часом

Очевидно, дослідження показують, що вам слід зосереджуватися лише на одному, а це неефективно для багатозадачності. Звичайно, ви повинні зосередитися на поставленому завданні, але ви також будете працювати з кількома клієнтами; які вважають себе вашим єдиним і найважливішим клієнтом.

Можливо, у вас багато справ за день, тому плануйте заздалегідь. Плануйте завдання, коли ви найбільше ефективні. Використовуйте календар Google і позначайте особисті речі одним кольором, а робочі – іншим.

Якщо ви знаєте, що найкраще пишете вранці, спробуйте запланувати зустрічі на пізній вечір. Ви також можете розмістити всі свої робочі завдання у своєму календарі (включно з плануванням часу), щоб реально знати, чи встигаєте ви все зробити.

Ресурс

Ви часто отримуватимете електронні листи з технічними запитаннями, які вони можуть легко знайти за допомогою Google, або запитуватимуть, скільки коштують ваші послуги, коли вони навіть не потрудилися відвідати ваш веб-сайт і/або ваші соціальні мережі.

Вас попросять зробити багато речей, яких ви ніколи раніше не робили, і вам просто потрібно зрозуміти, як це зробити. Очікується, що VA нададуть рішення та вирішать проблеми клієнтів.

Якщо у вас немає здатності вирішити проблему і зрозуміти, як щось зробити, ви не будете хорошим VA.

Віртуальний помічник — не Йода, тому нереально припустити, що він зможе все це зробити. Але ви повинні знати, як досліджувати, щоб знайти інформацію самостійно. Поки ви будете чесними зі своїм клієнтом щодо рівня своїх навичок, у вас все буде добре.

Клієнти також не очікують, що ви будете знати все. Скажіть їм, що ви ніколи раніше не виконували цю роботу; але ви раді дізнатися як і повернутися до цього.

Ви повинні продовжувати навчання, де ви можете переглядати відео YouTube, обмінюватися навичками з іншими VA, ставити запитання на форумах VA та взагалі брати участь.

Намагайтеся бути в курсі того, що рухається та змінюється як у вашій галузі, так і у світі технологій. Виберіть речі, про які ви хочете дізнатися більше, а потім проведіть дослідження.

Управління очікуваннями та формування довіри

Вам потрібно не тільки знати, що ви робите, але й переконатися, що клієнт знає, що він робить. Часто клієнт ніколи не працював з віртуальним помічником, тому, якщо він не знає, що він може робити і як це все працює, він серйозно сумнівається у вашій здатності йому допомогти.

Новий клієнт, найімовірніше, шукатиме вас, щоб ви провели його через процес, тому вам потрібно знати та пояснювати, як ви працюєте. Здебільшого це приходить із досвідом, але попрактикуйтесь у своєму новому списку запитань або пограйте в рольову гру; і навіть працювати волонтером на підрядника, якого ви знаєте, щоб ви могли отримати відгук і спробувати, якщо це вас турбує.

Працюй сам

Здається, для фрілансерів досить звично почуватися самотніми, що мене дивує, оскільки я цілком щасливий, працюючи сам, і ніколи не думав, що деяким людям буде не вистачати інших.

Звичайно, іноді я використовую коворкінг, а іноді я працюю в кафе, але про те, що тижневий час залишатися на самоті, варто пам’ятати.

Якщо у вас є досвід віртуальної допомоги, не забудьте залишити мені коментар. Однак я не можу залишити вас, не представивши цей преміальний тренінг з особистих фінансів.