کسی پروجیکٹ کا مواصلاتی منصوبہ کیسے بنایا جائے؟

آپ کے منصوبوں کے لیے مواصلاتی منصوبے اہم ہیں۔ مؤثر مواصلات، اندرونی اور بیرونی دونوں، ہے منصوبے کی کامیابی کے لیے ضروری ہے۔ پراجیکٹ کمیونیکیشن پلان کا ہونا ضروری ہے جس میں یہ بتایا جائے کہ اسٹیک ہولڈرز کون ہیں، ساتھ ہی ان تک کب اور کیسے پہنچنا ہے۔ تاہم، ایک اچھا ہونا مواصلات کی حکمت عملی آپ کے لیے بہت مفید ہو سکتا ہے۔ اس مضمون کا احاطہ کرتا ہے:

• پروجیکٹ مواصلاتی منصوبوں کے فوائد
• مواصلاتی منصوبے میں کیا شامل کرنا ہے۔
• مواصلاتی منصوبہ کیسے لکھیں۔
• اور پورے پروجیکٹ میں کمیونیکیشن پلان کا استعمال کیسے کریں۔

لیکن شروع کرنے سے پہلے، میں آپ کو اس پریمیم ٹریننگ کے بارے میں بتانا چاہوں گا جس نے ذاتی طور پر مجھے اپنی سائٹس پر تبادلوں کی شرح بڑھانے کی اجازت دی ہے۔ بس یہاں کلک کریں، یہ ایک ملحقہ لنک ہے۔

پروجیکٹ مواصلاتی منصوبوں کے فوائد

ان کے بنیادی طور پر، پراجیکٹ کمیونیکیشن پلان مؤثر مواصلات کی سہولت فراہم کرتے ہیں۔ وہ آپ کے پروجیکٹ کو آسانی سے چلائیں گے اور آپ کو پروجیکٹ کی ناکامی سے بچنے میں مدد کریں گے۔ دیگر بڑے فوائد میں توقعات کا تعین اور ان کا نظم و نسق، اسٹیک ہولڈر کا بہتر انتظام، اور منصوبے کی منصوبہ بندی کے عمل میں مدد شامل ہے۔

توقعات کا تعین اور انتظام کریں۔

پروجیکٹ مواصلات ایک دو طرفہ گلی ہیں۔ پروجیکٹ کی منصوبہ بندی کی طرح، توقعات کا تعین کرنے کی ضرورت ہے اور پراجیکٹ ٹیم اور کلائنٹ کے اسٹیک ہولڈرز کو آسانی سے بات چیت کے لیے ذمہ داری لینے کی ضرورت ہے۔

اگرچہ ایک پروجیکٹ بغیر کسی پروجیکٹ کے منصوبے کے شروع نہیں ہوتا ہے، پروجیکٹ مواصلاتی منصوبوں پر اتنی آسانی سے بات نہیں کی جاتی ہے، لیکن انہیں ہونا چاہیے۔

کلائنٹ کو پراجیکٹ کے عمل کے شروع میں بتانے سے کہ کیا توقع کرنی ہے، آپ پروجیکٹ پروپوزل کے عمل سے شروع کرتے ہوئے پورے پروجیکٹ کے لیے ٹون سیٹ کرتے ہیں۔

یہ ان کے لیے پہلے سے جاننا بھی مددگار ہے کہ آپ کو ان سے کیا ضرورت ہے تاکہ وقت آنے پر وہ تیار ہو سکیں۔

اسٹیک ہولڈر اور کسٹمر مینجمنٹ

ایک پورے پروجیکٹ کے دوران، اہداف اور سنگ میلوں کی صف بندی کے بارے میں کامیاب مواصلت، اور اس کے نتیجے میں پروجیکٹ کی تبدیلی کے ساتھ ان کی دوبارہ ترتیب، اسٹیک ہولڈر کی خریداری اور پروجیکٹ کی حیثیت پر شفافیت کے لیے ضروری ہے۔

مواصلت کلائنٹ کے ساتھ اچھے تعلقات کو برقرار رکھنے کی کلید ہے، اور ایک پراجیکٹ کمیونیکیشن پلان آپ کو اس مشترکہ سمجھ کو برقرار رکھنے میں مدد کر سکتا ہے کہ آپ کے پورے پروجیکٹ میں کیا ہو رہا ہے اور کیا ہونا چاہیے۔

منصوبے کی منصوبہ بندی

پراجیکٹ مینجمنٹ کمیونیکیشن پلان اس بات کی وضاحت کرتا ہے کہ پورے پروجیکٹ میں کس طرح اہم معلومات فراہم کی جائیں گی، کس کے ذریعے، اور کتنی بار۔ جیسا کہ آپ پروجیکٹ کی منصوبہ بندی مکمل کرتے ہیں، آپ کو مواصلاتی منصوبہ بندی بھی مکمل کرنی چاہیے۔

تمام پروجیکٹس برابر نہیں بنائے جاتے ہیں، اور اسی وجہ سے، ایک پروجیکٹ کمیونیکیشن پلان آپ کے پروجیکٹ کے لیے منفرد ہوتا ہے، یہی وجہ ہے کہ لانچ کے بعد اپنا پروجیکٹ پلان بناتے وقت اس کے بارے میں سوچنا ضروری ہے۔

بڑے پروجیکٹس میں چھوٹے پروجیکٹس سے مختلف مواصلاتی ضروریات ہوتی ہیں، اور ایک ہی پروجیکٹ کے رابطے کے مقابلے اسٹیک ہولڈرز کی ٹیموں کے ساتھ پروجیکٹس کے لیے بھی یہی ہوتا ہے۔

مقاصد کے ساتھ منصوبے، بجٹ، مختلف ڈیڈ لائنز اور یہاں تک کہ مختلف ڈیلیوری ایبلز سبھی کو ان ضروریات کے مطابق مواصلت کی ضرورت ہوتی ہے، اور پراجیکٹ کمیونیکیشن پلان بناتے وقت اسے ذہن میں رکھنا ضروری ہے۔

مواصلاتی منصوبوں میں کیا شامل کرنا ہے۔

اگرچہ آپ کے مواصلاتی منصوبے کی تفصیلات پروجیکٹ کی قسم اور دائرہ کار کے لحاظ سے مختلف ہوں گی، لیکن آپ کے بنائے گئے ہر پراجیکٹ کمیونیکیشن پلان میں چند اہم عناصر کو شامل کیا جانا چاہیے:

کلیدی اسٹیک ہولڈرز

تمام اہم اسٹیک ہولڈرز کو لکھیں، بشمول آپ کا بنیادی کسٹمر رابطہ۔ رابطہ کی معلومات جیسے فون نمبرز اور ای میلز شامل کریں، تاکہ جو کوئی بھی مواصلاتی پلان تک رسائی حاصل کرے وہ یہ معلومات حاصل کر سکے۔

ٹیم کے ارکان

اپنے پروجیکٹ کے کلیدی ٹیم کے ارکان اور ان کے کردار کو شامل کریں۔ یہ کسی بھی نئے یا پروجیکٹ سے ناواقف کے لیے کارآمد ہے۔ اپنی ٹیم کے ممبران کی فہرست بنائیں جو ڈیلیوری ایبلز کو مواصلت کرنے میں ملوث ہیں، اہم اسٹریٹجک بات چیت، یا آپ اسٹیک ہولڈرز اور اپنی ٹیم کے درمیان تکنیکی بات چیت کا انتظام کیسے کریں گے۔

مواصلات کے طریقے

مواصلات کے اہم طریقوں اور مختلف چینلز کی وضاحت کریں جنہیں آپ اسٹیک ہولڈرز سے رابطہ کرنے کے لیے استعمال کریں گے۔ ای میل، فون کالز، آمنے سامنے ملاقاتیں، ویڈیو میٹنگز، سوشل میڈیا یا کوئی اور استعمال کریں۔ ترجیحی اسٹیک ہولڈر چینلز پر نوٹس شامل کریں۔

کمیونیکیشن ٹائپ کریں۔

مواصلات کی قسمیں شامل کریں، اس مواصلات کا اشتراک کیسے کیا جائے گا، کیا شامل کیا جائے گا، اور وہ مواصلات کس کے ساتھ ہوں گے۔ مثال کے طور پر، آپ کلائنٹ کو ہفتہ وار اسٹیٹس رپورٹس فراہم کر سکتے ہیں۔

غور کریں کہ آپ اسے کیسے فراہم کریں گے، یہ کس کو فراہم کیا جائے گا، اور رپورٹ میں کون سی معلومات شامل کی جانی چاہیے۔

مواصلات کے انداز

اسے اسٹیک ہولڈرز اور مواصلاتی طریقوں سے توڑا جا سکتا ہے۔ کیا کوئی خاص اسٹیک ہولڈر صرف رسمی بات چیت کو ترجیح دیتا ہے، یا کیا آپ اسے کچھ زیادہ اتفاق سے لے سکتے ہیں؟

کیلنڈر ڈیس روئینز

جب کہ آپ اسے پورے پروجیکٹ کے دوران ضرورت کے مطابق ایڈجسٹ کر سکتے ہیں، یہ ابتدائی خیال رکھنا مددگار ہے کہ آپ اسٹیک ہولڈرز سے کتنی بار ملیں گے۔

پروجیکٹ کے دائرہ کار پر منحصر ہے، آپ یہ بھی بتا سکتے ہیں کہ آپ کلائنٹ کو کتنی بار ای میل بھیجیں گے۔ اپنے میٹنگ کے کیلنڈر میں ٹیم کی اندرونی میٹنگز کو بھی شامل کریں۔

کلیدی پیغامات

ہر اسٹیک ہولڈر کے لیے، کلیدی پیغام یا معلومات کا تعین کریں جو پورے پروجیکٹ کے دوران ان تک پہنچانے کی ضرورت ہوگی۔ اس میں وہ معلومات یا تاثرات بھی شامل ہیں جن کی آپ کو ان سے ضرورت ہوگی۔

مواصلاتی مقاصد

ایک مواصلاتی منصوبہ جس میں مواصلاتی مقاصد شامل ہیں آپ کو اس بات کی بنیاد پر فیصلے کرنے میں مدد مل سکتی ہے کہ آپ کیا حاصل کرنے کی کوشش کر رہے ہیں۔

اپنا پروجیکٹ کمیونیکیشن پلان کیسے لکھیں۔

1. اپنی ترتیبات کو سمجھیں۔

ایک پروجیکٹ مواصلاتی منصوبہ رسمی ہونے کی ضرورت نہیں ہے. لیکن اسے کم از کم اپنے حوالے کے لیے لکھا جانا چاہیے۔ گرامر پر غور کریں، اس لیے نہیں کہ آپ سمارٹ لگنا چاہتے ہیں، بلکہ اس لیے کہ آپ واضح اور سمجھنا چاہتے ہیں۔

تحریری ٹولز آپ کو زیادہ وقت لگائے بغیر اس سے نمٹنے میں مدد کر سکتے ہیں۔ اس ترتیب کے ساتھ، آپ اعتماد کے ساتھ اپنا مواد بنانا شروع کر سکتے ہیں۔

سب سے پہلے، یہ آپ کو بیٹھنے اور پروجیکٹ کے پیرامیٹرز کو سیٹ کرنے دیتا ہے۔ ان میں پروجیکٹ کا سائز، کلائنٹ کمپنی کی معلومات، پروجیکٹ ڈیلیور ایبلز، شیڈول اور پروجیکٹ ٹیم شامل ہیں۔

سوچو مواصلات کے انداز آپ کی ٹیم اور آپ کے کلائنٹ کی:

• اب تک مواصلات کتنے کامیاب رہے ہیں؟
• کیا آپ کے مؤکل نے مواصلت کے لیے ترجیح کی نشاندہی کی ہے: کیا وہ فون کرنے کا رجحان رکھتے ہیں جب ان کے پاس کوئی سوال ہے یا وہ ای میل پر مرکوز ہیں؟
• کیا آپ نے ذاتی طور پر یا ویڈیو کے ذریعے ملاقات کی؟
• آپ کی ٹیم کتنی بار کسی پروجیکٹ پر آپ کے ساتھ براہ راست بات چیت کرتی ہے؟ کیا وہ ملاقاتوں پر تحریری سیاق و سباق کو ترجیح دیتے ہیں؟

ایک بار جب آپ اس ٹیم اور کلائنٹس کو سمجھ لیں جن کے ساتھ آپ کام کرتے ہیں، تو آپ اسے مواصلاتی ایکشن پلان پر لاگو کر سکتے ہیں۔

2. اپنے مقاصد اور اپنے اسٹیک ہولڈرز کی وضاحت کریں۔

اپنے پروجیکٹ ڈیلیور ایبلز اور پروجیکٹ کے اہم اسٹیک ہولڈرز کی فہرست بنائیں۔ اس کے بعد، اپنے پروجیکٹ کے اہداف کو اس فہرست میں شامل کریں: اس بارے میں سوچیں کہ کامیاب پروجیکٹ مواصلت کیا ہے، نہ صرف آپ کے کلائنٹ کے ساتھ، بلکہ اپنی ٹیم کے ساتھ بھی۔

یہ فہرست مواصلاتی فیصلوں کی رہنمائی کرے گی۔

3. ایک مواصلاتی منصوبہ بنائیں

اب یہ منصوبہ بنانے کا وقت ہے. مواصلات کے بارے میں اپنے نقطہ نظر کی وضاحت کریں جو آپ کو اپنے پورے پروجیکٹ میں ہوں گے۔ اپنے پروجیکٹ کے اہداف کو جانتے ہوئے، غور کریں کہ آپ اپنے کلائنٹ کے اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ کتنی بار بات چیت کریں گے، آپ اسے کیسے کریں گے، اور ان مواصلات میں کیا شامل ہوگا۔

آپ متعدد طریقوں کو استعمال کرنے کا فیصلہ کر سکتے ہیں، جیسے کہ شیڈول اور بجٹ کی پیشرفت کو اپ ڈیٹ کرنے کے لیے ہفتہ وار فون چیک ان، ساتھ ہی ساتھ پرواز کے دوران سوالات کے لیے روزانہ کی ای میلز اور اپ ڈیٹس پیش کرنے کے لیے کم کثرت سے ذاتی ملاقاتیں۔ پروجیکٹ

آپ جو بھی فیصلہ کریں، اپنے میٹرکس اور اہداف کو ذہن میں رکھیں۔ ان سے آپ کو مواصلات کی ان اقسام کی نشاندہی کرنے میں مدد ملے گی جو آپ کے پروجیکٹ کے لیے سب سے زیادہ فائدہ مند ہوں گی اور آپ کی بات چیت کتنی تفصیلی یا گہرائی میں ہونی چاہیے۔

پراجیکٹ کمیونیکیشن پلان کا استعمال کیسے کریں۔

1. اسے اپنی ٹیم کے ساتھ شیئر کریں۔

اپنی ٹیم کے ساتھ پلان کا اشتراک کرنے سے انہیں آپ کے مواصلاتی کیڈنس کے بارے میں مطلع کیا جائے گا، جو ان کے کام اور ترسیل کی تاریخوں پر اثر انداز ہوتا ہے، لیکن انہیں مزید سیاق و سباق بھی فراہم کرے گا کہ آپ کس طرح اور کس کے ساتھ بات چیت کریں گے۔

اس معلومات کو شیئر کرنے کا مطلب ہے کہ آپ کی ٹیم آپ کو کمیونیکیشن پلان کو نافذ کرنے میں مدد کر سکتی ہے۔

2. ٹریک پر رہیں

اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی ٹیم آپ کے مواصلاتی منصوبے کو جانتی ہے اور سمجھتی ہے تاکہ آپ کے کلائنٹ کو پورے پروجیکٹ کے دوران ان تک مسلسل اور بامعنی معلومات فراہم کی جائیں۔

جیسے ہی آپ کے پاس کوئی منصوبہ ہے تمام اہم پروجیکٹ میٹنگز بُک کریں اور اپنے کیلنڈر میں باقاعدہ چیک اِن اور یہاں تک کہ پروجیکٹ ای میلز کے لیے یاد دہانیاں شامل کریں تاکہ آپ اپنے پلان میں جو اہم چیزوں کو سیٹ کر چکے ہیں ان کے ساتھ ٹریک پر رہیں۔

اگر کسی بھی موقع پر آپ اپنے مواصلاتی منصوبے سے بھٹک جاتے ہیں اور اس پر واپس آنا مشکل محسوس ہوتا ہے، تو آپ نے جو طریقہ اختیار کیا ہے اس پر دوبارہ غور کریں:

• کیا یہ اب بھی آپ کے پروجیکٹ کے مقاصد کے مطابق ہے؟
• کیا پراجیکٹ کے آغاز کے بعد سے مقاصد یا اسٹیک ہولڈرز کسی بھی طرح سے تبدیل ہوئے ہیں؟
• کیا اس مرحلے پر پروجیکٹ کی معلومات کو پہنچانے کے مزید موثر طریقے ہیں؟

مواصلاتی منصوبہ = کامیابی

پراجیکٹ کمیونیکیشن پلان کا ہونا آپ کو مؤثر طریقے سے بات چیت کرنے کے اوزار فراہم کرتا ہے۔ ایک منصوبہ آپ کو اپنے نقطہ نظر کا دوبارہ جائزہ لینے کی بھی اجازت دے سکتا ہے۔ اور اگر ضروری ہو تو آپ کے گاہک کی ضروریات۔

اس بات سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ کا پراجیکٹ کمیونیکیشن پلان کتنا ہی رسمی یا غیر رسمی کیوں نہ ہو، یہ ایک بہت ہی کامیاب اور موثر پراجیکٹ اور اس منصوبے کے درمیان فرق ہو سکتا ہے جو کسی ٹھوس منصوبے کے بغیر رک جاتا ہے۔

کسی پروجیکٹ کے دوران توقعات کو سیٹ کرنے اور جانچنے کا ایک اور طریقہ سمجھیں۔ آسانی کے ساتھ بامعنی اور کامیاب مواصلت کو یقینی بنانے کے طریقے کے طور پر اس کے بارے میں سوچیں۔

آپ کیا سوچتے ہیں ؟

کسی پروجیکٹ کی کامیابی کے لیے پراجیکٹ کمیونیکیشن پلان کتنا ضروری ہے؟ کیا آپ کو لگتا ہے کہ پروجیکٹ مینیجرز کو ان کے سائز سے قطع نظر ہمیشہ پراجیکٹس کے لیے مواصلاتی منصوبہ لکھنا چاہیے؟ مجھے ایک تبصرہ چھوڑ کر اپنے خیالات سے آگاہ کریں!

تاہم، اگر آپ چھ مہینوں میں اپنی ذاتی مالیات کو کنٹرول کرنا چاہتے ہیں، تو میں اس گائیڈ کی انتہائی سفارش کرتا ہوں۔

ہمیں ایک تبصرہ چھوڑ دو