Kattaroq rentabellik uchun loyiha xarajatlarini nazorat qiling

Xarajatlarni nazorat qilish har qanday moliyaviy strategiyada muhim rol o'ynaydi. Loyihangizning moliyasini kuzatib borganingizda qanday qilib byudjetda qolasiz? Shaxsiy byudjetni ishlab chiqish kabi, siz uchun bir nechta variant mavjud: xarajatlarni tasniflash, eng qimmat narsalarni aniqlash va har bir sohada xarajatlarni cheklash uchun echimlarni topish. Ushbu harakatlarning barchasini bajarganingizdan so'ng, siz byudjetni boshqarishingiz mumkin, rentabelligingizni tahlil qilish uchun va foydani oshirish.

Xarajatlarni nazorat qilishning asosiy tamoyillari korporativ yoki shaxsiy byudjetlar uchun barcha byudjetlar uchun bir xil. Ushbu maqolada, Finance de Demain Consulting Xarajatlarni boshqarish tushunchasi va uning kattaroq xarajatlarni boshqarish tizimiga qanday mos kelishini tushuntiradi.

Xarajatlarni nazorat qilish nima?

Xarajatlarni nazorat qilish - bu kompaniya foydasini oshirishga qaratilgan xarajatlarni aniqlash va kamaytirish printsipi. Bu loyiha darajasida yoki butun kompaniya darajasida amalga oshirilishi mumkin.

Bunday holda, biz loyiha yoki loyihalar guruhi doirasida xarajatlarni nazorat qilish jarayonini qo'llashga e'tibor qaratamiz.

Loyiha menejeri sifatida xarajat nazorati sizga resurslarni boshqarish rejangizni kuzatib borish va byudjetning ortiqcha sarflanishiga munosabat bildirish uchun xizmat qiladi.

Agar siz loyihangiz uchun byudjetdan oshib ketsangiz, hisobot vositasi ham foydali bo'lishi mumkin. Aytaylik, siz yangi loyiha uchun yollagan freelancer dizayner rasmlarni tahrirlash uchun kutilganidan ancha uzoq vaqt talab qildi.

Ushbu qo'shimcha xarajatlarni aniqlagandan so'ng, xarajatlarni kamaytirish va samaradorlikka erishish uchun keyingi loyihangiz uchun ichki dizaynerni yollashga qaror qilishingiz mumkin.

Xarajatlarni nazorat qilish qanday farq qilishi mumkin?

Sizning jamoangiz loyiha hajmi yoki byudjetiga javob bera olmayaptimi? Bu erda xarajatlarni nazorat qilish muhim ahamiyatga ega. Agar siz byudjetda bo'lsangiz ham, xarajatlarni nazorat qilish uni yanada kamaytirishga va yo'lda daromadni oshirishga yordam beradi.

Bu jarayon kompaniyaning umumiy xarajatlari haqida ma'lumot beradi: u eng qimmat sohalarni ajratib ko'rsatadi va ushbu sohalarning har birida xarajatlarni aniqlaydi.

Birinchi qadam sifatida, ushbu miqyosda xarajatlarni kamaytirish va shu bilan kompaniyaning daromadini oshirish maqsadida loyihaga xarajatlarni nazorat qilish qo'llanilishi mumkin.

Xarajatlarni nazorat qilish usullari qanday?

Dastlab, xarajatlarni nazorat qilish biznesning yuqori darajalarida amalga oshirilishi mumkin, lekin u ko'pincha loyiha darajasida amalga oshiriladi. Aynan shu darajada siz har bir loyiha uchun haqiqiy xarajatlarni baholashingiz va ularni samarali boshqarishingiz mumkin.

Loyihaning xarajatlarini yaxshiroq nazorat qilish uchun quyidagi beshta qadamni bajarish kerak:

1. Byudjetingizni rejalashtiring

Birinchidan, batafsil xarajatlar smetasini olish va resurslarni samarali taqsimlash uchun byudjetingizni rejalashtirishingiz kerak. Loyihaning batafsil rejasini ishlab chiqish sizning dastlabki byudjetingiz va haqiqiy xarajatlaringiz o'rtasidagi farq bo'lgan xarajatlar farqlarini kamaytiradi.

Byudjet rejangizga quyidagilarni kiriting:

• Loyiha uchun zarur bo'lgan jamoa a'zolari soni
• Loyihani bajarish uchun zarur bo'lgan vaqtni hisoblash
• Loyiha uchun zarur bo'lgan materiallar

Loyiha uchun zarur bo'lgan vaqt va materiallarni hisoblashda, byudjetingizda biroz bo'sh joy qoldiring. Kutilmagan holatlar kam uchraydi va siz loyiha vaqtini uzaytirishingiz yoki qo'shimcha resurslar so'rashingiz kerak bo'lishi mumkin.

2. Barcha xarajatlarni kuzatib boring

Loyiha xarajatlarini nazorat qilishning ikkinchi bosqichi loyiha xarajatlarining borishini kuzatishdan iborat. Haqiqiy vaqtda xarajat farqlarini sezsangiz, tuzatish choralarini ko'rishingiz osonroq bo'ladi.

Loyihaning oxirida juda kech bo'ladi, pul sarflanadi. Shu nuqtada, kelajakda bu holat takrorlanmasligi uchun undan saboq olish kifoya.

Loyiha davomida xarajatlaringizni samarali nazorat qilish uchun loyiha bosqichlarini belgilang. Har bir bosqichda siz o'z xarajatlaringizni tahlil qilishingiz va loyihaning ko'lami hurmat qilinishiga ishonch hosil qilishingiz mumkin. Va agar ma'lum bir bosqichda ortiqcha xarajatlarni sezsangiz, ularni keyinchalik loyihada kamaytirish uchun yechim topishingiz mumkin.

3. O'zgarishlarni boshqarish tizimlaridan foydalaning

Loyihani rejalashtirish bosqichida aniq maqsadlarni belgilash juda muhimdir. Ushbu maqsadlarga erishishingiz uchun o'zgarishlarni nazorat qilish jarayoni zarur bo'lishi mumkin.

O'zgarishlarni nazorat qilish - loyiha davomida manfaatdor tomonlar tomonidan kiritilgan barcha o'zgarishlarni tartibga soluvchi qadamlar to'plami. Bu sizga maqsadlarning siljishining oldini olishga, ular paydo bo'lishi bilanoq sizni o'zgarishlarga tayyorlashga imkon beradi va shu bilan loyihani mos ravishda moslashtiradi.

4. Nazorat jarayonining bosqichlari

tayyorlash

O'zgarishlarni nazorat qilish jarayoni manfaatdor tomon loyihaga o'zgartirish kiritishni talab qilganda boshlanadi. So'rov turli xil bo'lishi mumkin: bu muddatlarni uzaytirish yoki yangi loyiha natijalari bo'lishi mumkin.

Baholash

Loyiha menejeri yoki bo'lim boshlig'i zarur resurslar, so'rovning ta'siri va so'rovni qabul qiluvchilar kabi asosiy ma'lumotlar uchun so'rovni skanerdan o'tkazadi. Dastlabki baholashdan so'ng, o'zgartirish so'rovi tahlil bosqichiga o'tadi.

Tahlil

Tahlil bosqichida tegishli loyiha menejeri so'rovni ma'qullaydi yoki rad etadi. Ba'zi hollarda o'zgarishlarni tasdiqlashni nazorat qilish uchun o'zgarishlarni nazorat qilish qo'mitasi tuzilishi mumkin. Loyiha menejeri so'rovni ma'qullaydi yoki rad etadi va jamoani xabardor qiladi.

Loyihaning hajmiga qarab, loyiha menejeri loyihaning barcha manfaatdor tomonlari ma'lumot olishini ta'minlash uchun o'zgarishlar jurnalida o'zgarishlarni qayd etishi mumkin.

Amalga oshirish

O'zgartirishni amalga oshirish loyihaning bosqichiga qarab farq qilishi mumkin, lekin odatda vaqt jadvalini va natijalarni yangilashni, shuningdek, loyiha jamoasini xabardor qilishni o'z ichiga oladi.

Siz loyihaning ko'lamini baholashingiz va vaqt jadvalini o'zgartirish rejalashtirilgan maqsadlarga katta ta'sir ko'rsatmasligiga ishonch hosil qilishingiz kerak.

Devor

So'rovni hujjatlashtirish, tarqatish va amalga oshirishdan so'ng siz yakuniy bosqichga o'tishingiz mumkin. Kelajakda barcha jamoa a'zolari ushbu ma'lumotlarga kirishlari va ularga murojaat qilishlari uchun sizda rasmiy yopilish rejasi bo'lishi tavsiya etiladi.

Loyihalaringizdagi o'zgarishlarni samarali ko'rib chiqish orqali xarajatlar nazorati o'z-o'zidan paydo bo'lishi kerak.

Loyihaning byudjeti va muvaffaqiyatini to'g'ri prognoz qilish boshidan oxirigacha vijdonli boshqaruvni saqlashni o'z ichiga oladi. Yo'lda kutilmagan hodisalar muqarrar, ammo ma'lum tizimlarning o'rnatilishi bu og'ishlardan himoya qilishga yordam beradi.

4. Vaqtingizni boshqaring

Vaqtni boshqarish xarajatlarni nazorat qilishning ajralmas qismidir: loyihaning umumiy davomiyligi oshganda, loyihaning umumiy qiymati ham oshadi. Ajratilgan byudjetdan oshib ketmaslik uchun siz birinchi navbatda loyiha jadvaliga rioya qilishingiz kerak.

Hosildorlikni oshirish va jamoa a'zolariga byudjet doirasida ishni o'z vaqtida bajarishga yordam berish uchun vaqtni boshqarish strategiyalarini qabul qiling.

Vaqtni boshqarish bo'yicha ba'zi maslahatlar:

Timeboxing

Taymboksing - bu "vaqt" doirasidagi vazifalarni bajarishni o'z ichiga olgan maqsadga yo'naltirilgan vaqtni boshqarish strategiyasidir. vaqt bloki ".

Misol uchun, agar siz blog postini yozishingiz kerak bo'lsa, uni belgilash uchun ikki soatlik blok yaratishingiz mumkin. Keyin, tanaffusdan so'ng, birinchi qoralama qilish uchun yana uch soatlik blokga qaytishingiz mumkin.

Vaqtni blokirovka qilish

Vaqtni blokirovka qilish timeboxingga o'xshaydi, lekin har bir alohida vazifa uchun ma'lum vaqtni rejalashtirish o'rniga, tegishli ish uchun taqvimingizning muayyan davrlarini bloklaysiz.

Pomodoro usuli

Taymboks va vaqtni blokirovka qilish kabi, Pomodoro texnikasi qisqa vaqt ichida vazifalarni bajarishga va ish seanslari orasida tanaffuslar qilishga yordam beradi.

Misol uchun, 25 daqiqa ishlang, keyin to'rt marta besh daqiqalik tanaffus qiling. Keyin, to'rtinchi ish sessiyasidan so'ng, uzoqroq tanaffus qiling 20 yoki 30 daqiqas.

qurbaqani yutib yuboring

SMark Tvenning mashhur iqtibosiga ko'ra: "Agar siz qurbaqani yutishingiz kerak bo'lsa, buni ertalab qilganingiz ma'qul." Vaqtni boshqarish strategiyasi “Qurbaqani yeb qo‘ying” bu so‘zlardan ilhomlanib, unchalik muhim yoki kamroq shoshilinch ishlar ustida ishlashdan oldin muhim yoki murakkab vazifalarni hal qilishga undaydi.

Pareto printsipi

Hali ham chaqiriladi 80-20 qoida Ushbu tamoyil asosiy qoidaga asoslanadi: biz ishning 20 foizini bajarish uchun vaqtimizning 80 foizini ajratamiz. Aniqroq qilib aytadigan bo'lsak, ushbu 80% vazifalarni etarlicha tez bajara olish, shuning uchun ish kunimiz davomida qolgan 20% bilan shug'ullanish uchun bizga ko'proq vaqt qoldiradi, bu bizga 80% vaqtni oladi.

Ishlarni bajarish (GTD)

tomonidan ixtiro qilingan Devid Allen 2000-yillarning boshlarida, usul " Ishlar bajarildi » yoki frantsuz tilida "Ishlarni bajarish" rejalashtirilgan vazifalar ro'yxatini oldindan yozma ravishda tuzishni tavsiya qiladi. Ushbu fikrlardan xalos bo'lgach, ishni boshqarish vositalariga tayanishdan ko'ra, siz nima qilish kerakligini aniqlamasdan harakat qilishingiz mumkin.

Xarajatlarni nazorat qilishning bir qismi sifatida unumdorlikka e'tibor qaratish intuitiv bo'lib tuyulishi mumkin, ammo loyihaning samaradorligi pul oqimining asosidir.

Agar sizning jamoangiz samarali bo'lmasa, siz loyihaning belgilangan muddatlarini bajara olmaysiz va belgilangan muddatlarga rioya qilmaslik qo'shimcha xarajatlarni keltirib chiqaradi. Mantiqan, agar loyihangiz qimmatroq bo'lsa, kompaniyangizning pul oqimi kamayadi. 

5. Qabul qilingan qiymatni kuzatib boring

Ishlagan qiymatingizni kuzatish sizga loyihaning moliyaviy natijasini bashorat qilishga yordam beradi. Xarajatlarni nazorat qilishning ushbu usuli xarajatlarni hisobga olishni bilishni talab qiladi. Bu sizga o'zgaruvchan xarajatlarning boshlanishini aniqlashga yordam beradi va shuning uchun kelajakdagi loyihalardagi farqlarning oldini oladi.

Qabul qilingan qiymat - loyiha doirasida amalda bajarilgan vazifalar miqdori. Qabul qilingan qiymatni kuzatib borish va jadvalga muvofiq ekanligingizni bilish uchun bajarilgan vazifalar foizini loyiha byudjetiga ko'paytirishingiz kerak.

Topilgan qiymatni kuzatish uchun qadamlar

Qabul qilingan qiymatni kuzatish uchun quyidagi amallarni bajaring:

1-qadam: har bir topshiriqning bajarilish darajasini foiz sifatida aniqlash.

2-qadam: rejalashtirilgan qiymatni belgilang (Rejalashtirilgan qiymat yoki PV) yoki rejalashtirilgan ishning byudjet qiymati. Bu rejalashtirilgan ishlarni bajarish uchun vakolatli byudjetdir.

3-qadam: olingan qiymatni aniqlang (Eolingan qiymat yoki EV), yoki bajarilgan ishlarning byudjet qiymati. Bu aslida bajarilgan ishlarning miqdori.

4-qadam: haqiqiy xarajatni aniqlash (Haqiqiy xarajat yoki AC), bajarilgan ishlarning haqiqiy qiymatini ifodalaydi. Bu allaqachon bajarilgan ishlar bilan bog'liq xarajatlar.

5-qadam: xarajatlar farqlarini hisoblash (Xarajatlarning farqi yoki CV) haqiqiy tannarxdan (CV = EV – AC) olingan qiymatni ayirish orqali.

6-qadam: natijalarni tuzing.

Dastlabki uchta bosqichda siz loyihangiz uchun xarajat ma'lumotlarini to'plashingiz kerak, oxirgi uchtasida esa hisob-kitoblar va tahlillarni amalga oshirishingiz kerak. Narxlardagi farqlar loyihangizning xarajatlar holatini ifodalaydi.

Xarajatlarni nazorat qilganingizda, sizning rezyumeingiz loyihangiz byudjetga mos kelishini aniqlaydigan ko'rsatkichdir. A Salbiy CV loyiha byudjetdan oshib ketganligini bildiradi.

Xarajatlarni nazorat qilish kerakmi yoki xarajatlarni boshqarish kerakmi?

Xarajatlarni boshqarish bilan xarajatlarni boshqarishni chalkashtirish odatiy holdir. Bu ikkita alohida atama bo'lib, ularni to'g'ri aniqlash va tushunish kerak. Xarajatlarni boshqarish - bu xarajatlarni boshqarishning katta tizimidagi kichik jarayon.

Xarajatlarni nazorat qilish xarajatlarni aniqlash va foydani oshirish uchun ularni kamaytirish bilan bog'liq bo'lsa, xarajatlarni boshqarish loyiha xarajatlarini smetalash, byudjetlashtirish va nazorat qilishning umumiy jarayonidir.

Sizning kompaniyangiz xarajatlarni boshqarish bilan shug'ullanadigan ko'plab xodimlarga ega. Jamoangiz hajmiga qarab, turli odamlar resurslarni rejalashtirish va byudjetlashtirish bilan shug'ullanishi mumkin.

Xarajatlarni samarali nazorat qilish uchun jamoalar biznes byudjetining har bir qismiga etarlicha e'tibor berish va uni har tomonlama tahlil qilish uchun biznesning turli darajalarida xarajatlarni kuzatishi kerak.

Loyiha xarajatlaringizni kuzatish va kamaytirish uchun xarajatlarni nazorat qilishdan foydalaning

Loyiha xarajatlarini kamaytirish uchun xarajatlar ma'lumotlarini kuzatish zerikarli jarayon, ammo xarajatlarni boshqarish rentabellikka bevosita ta'sir qiladi.

Xarajatlarni samarali boshqarish uchun barcha ma'lumotlar sizning qo'lingizda bo'lishi uchun moslashtirilgan asboblar panelini yarating. Ushbu avtomatlashtirish sizga loyihalarni boshqarish va xarajatlarni nazorat qilish o'rtasida bir joyda o'tishga imkon beradi.

Bizga sharh qoldiring. Ammo ketishdan oldin, bu erda EUR/USD savdosi bilan juda oson daromad olish imkonini beruvchi robot.