如何制定项目的沟通计划？

沟通计划对您的项目很重要。 有效的内部和外部沟通是 对项目的成功至关重要。 制定项目沟通计划至关重要，概述利益相关者是谁，以及何时以及如何与他们联系。 然而，拥有良好的 沟通策略 对您非常有用。 本文涵盖：

• 项目沟通计划的好处
• 沟通计划中应包含的内容
• 如何编写沟通计划
• 以及如何在整个项目中使用沟通计划

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项目沟通计划的好处

项目沟通计划的核心是促进有效沟通。 它们将使您的项目顺利进行并帮助您避免项目失败。 其他主要好处包括设定和管理期望、更好的利益相关者管理以及协助项目规划过程。

设定和管理期望

项目沟通是双向的。 与项目规划非常相似，需要设定期望，项目团队和客户利益相关者需要承担沟通的责任，以便顺利进行。

虽然项目没有适当的项目计划就不会开始，但项目沟通计划并不容易讨论，但他们应该如此。

通过在项目过程的早期让客户知道期望什么，您可以从项目提案过程开始为整个项目定下基调。

让他们提前知道您需要从他们那里得到什么也很有帮助，这样他们就可以在时机成熟时做好准备。

利益相关者和客户管理

在整个项目中，关于与目标和里程碑的一致性的成功沟通，以及随后随着项目变化对这些目标和里程碑的调整，对于利益相关者的支持和项目状态的透明度至关重要。

沟通是与客户保持良好关系的关键，项目沟通计划可以帮助您在整个项目中保持对正在发生的事情和应该发生的事情的共同理解。

项目规划

项目管理沟通计划定义了在整个项目中如何提供关键信息、由谁提供以及多久提供一次。 当您完成项目规划时，您还应该完成沟通规划。

并非所有项目都是平等创建的，因此，项目沟通计划对于您的项目来说是独一无二的，这就是为什么在启动后创建项目计划时考虑它很重要的原因。

大型项目与小型项目有不同的沟通需求，具有利益相关者团队的项目与单个项目联系人的项目也是如此。

有目标、预算的项目， 不同的截止日期甚至不同的可交付成果都需要根据这些需求量身定制的沟通方式，这是在制定项目沟通计划时要牢记的一点。

沟通计划中应包含的内容

虽然您的沟通计划的细节会因项目的类型和范围而异，但您创建的每个项目沟通计划中都应包含一些关键要素：

主要利益相关者

写下所有关键利益相关者，包括您的主要客户联系人。 包括电话号码和电子邮件等联系信息，以便访问通信计划的任何人都可以找到此信息。

团队成员

包括项目的主要团队成员及其角色。 这对于任何新手或不熟悉该项目的人来说都很方便。 列出您的团队中参与沟通可交付成果、领导战略讨论或您将如何管理利益相关者与您的团队之间的技术对话的成员。

沟通方式

描述您将用于联系利益相关者的主要沟通方法和不同渠道。 使用电子邮件、电话、面对面会议、视频会议、社交媒体或任何其他方式。 包括有关首选利益相关者渠道的注释。

通讯方式

包括沟通的类型、分享沟通的方式、将包含的内容以及与谁进行沟通。 帕为例， 您可以向客户提供每周状态报告。

考虑您将如何提供这些信息、将提供给谁以及报告中应包含哪些信息。

沟通方式

这可以通过利益相关者和沟通方法来分解。 某个利益相关者是只喜欢正式的沟通，还是可以随意一点？

会议日历

虽然您可以在整个项目中根据需要对此进行调整，但初步了解与利益相关者会面的频率会很有帮助。

根据项目的范围，您还可以指定向客户发送电子邮件的频率。 还应将内部团队会议纳入您的会议日历中。

关键信息

对于每个利益相关者，确定在整个项目过程中需要传达给他们的关键信息或信息。 这还包括您需要他们提供的任何信息或反馈。

沟通目标

包含沟通目标的沟通计划可以帮助您根据您要实现的目标做出决策。

如何编写自己的项目沟通计划

1.了解您的设置

项目沟通计划 不需要很正式。 但至少应该写下来供自己参考。 考虑语法，不是因为你想让自己听起来很聪明，而是因为你想要清晰易懂。

编写工具可以帮助您处理这个问题，而无需花费太多时间。 有了这些，您就可以放心地开始创建您的内容了。

首先，它让您坐下来设置项目参数。 这些包括项目规模、客户公司信息、项目可交付成果、进度和项目团队。

思考 沟通方式 您的团队和您的客户：

• 到目前为止，通信有多成功？
• 您的客户是否表示了对沟通的偏好：他们在有问题时倾向于打电话还是以电子邮件为中心？
• 你们是亲自见面还是通过视频见面？
• 您的团队多久直接与您就项目进行互动？ 与会议相比，他们更喜欢书面语境吗？

一旦您了解了与您合作的团队和客户，您就可以将其应用到沟通行动计划中。

2. 定义你的目标和你的利益相关者

列出您的项目可交付成果和关键项目利益相关者。 接下来，将您的项目目标添加到该列表中：想想成功的项目沟通是什么，不仅是与您的客户，还包括与您的团队。

该列表将指导通信决策。

3.制定沟通计划

现在 是时候制定计划了。 定义您在整个项目中的沟通方法。 了解您的项目目标，考虑您与客户利益相关者沟通的频率、您将如何进行以及这些沟通将包括哪些内容。

您可能会决定使用多种方法，例如每周电话签到以更新日程安排和预算进度，以及每天发送电子邮件以解决即时问题和不太频繁的面对面会议以提供更新。项目。

无论您做出什么决定，请牢记您的指标和目标。 这些应该帮助您确定对您的项目最有利的沟通类型以及您的沟通应该有多详细或深入。

如何使用项目沟通计划

1. 与您的团队分享

与您的团队分享计划将使他们了解您的沟通节奏，这会影响他们的工作和交付日期，但也会让他们更多地了解您将如何沟通以及与谁沟通。

共享此信息意味着您的团队可以帮助您实施沟通计划。

2. 保持正轨

确保您的团队知道并理解您的沟通计划，以便您的客户在整个项目过程中收到一致且有意义的信息。

制定计划后立即预订所有关键项目会议，并在日历中添加提醒以进行定期签到甚至项目电子邮件，这样您就可以按计划完成重要事项。

如果您在任何时候偏离了您的沟通计划并且发现很难回到它，请重新考虑您设定的方法：

• 它是否仍然符合您的项目目标？
• 自项目开始以来，目标或利益相关者是否发生过任何变化？
• 现阶段是否有更有效的项目信息沟通方式？

沟通计划=成功

制定项目沟通计划可为您提供有效沟通的工具。 计划还可以让您重新评估您的方法 以及您客户的需求（如有必要）。

无论您的项目沟通计划多么正式或非正式，它都可能是一个非常成功和有效的项目与一个没有可靠计划而停滞不前的项目之间的区别。

将其视为在整个项目中设定和检查期望的另一种方式。 将其视为一种轻松确保有意义且成功的沟通的方式。

你怎么看 ？

项目沟通计划对于项目的成功有多重要？ 您是否认为无论项目大小，项目经理都应该始终为项目编写沟通计划？ 通过发表评论让我知道您的想法！

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