控制項目成本以提高盈利能力

成本控制在任何財務策略中都起著至關重要的作用。 在跟踪項目財務時，您如何保持預算？ 就像製定個人預算一樣，您可以選擇多種選擇：對費用進行分類、確定最昂貴的項目以及找到限制每個領域費用的解決方案。完成所有這些操作後，您將能夠控制預算， 分析您的獲利能力 並增加利潤。

成本控制的基本原則對於所有預算都是相同的，無論是公司還是個人。 在本文中， Finance de Demain Consulting 解釋成本控制的概念以及它如何適應更大的成本管理系統。

什麼是成本控制？

成本控制是確定和減少費用以增加公司利潤的原則。它可以在專案層面或整個公司層面進行。

在這種情況下，我們將重點放在一個專案或一組專案框架內成本控制流程的應用。

作為項目經理，成本控制將幫助您監控資源管理計劃並對預算超支做出反應。

如果您的項目超出預算，報告工具也可以派上用場。 假設您為一個新項目聘請的自由設計師花費比預期更長的時間來編輯圖像。

確定此額外成本後，您可能會決定為您的下一個項目聘請內部設計師以降低成本並提高效率。

控製成本如何產生影響？

您的團隊是否未能滿足項目範圍或預算？ 這就是成本控制變得重要的地方。 即使您在預算之內，控製成本也可以幫助您進一步降低成本並增加收入。

這個過程提供了對公司整體支出的洞察：它突出了最昂貴的領域，並進一步確定了每個領域的支出。

作為第一步，成本控制可以應用於項目，目的是降低這種規模的成本，從而有可能增加公司的利潤。

什麼是成本控制技術？

最初，成本控制可能發生在較高的業務級別，但通常發生在項目級別。 正是在這個級別，您可以評估每個項目的實際成本並有效地管理它們。

以下是更好地控制項目成本的五個步驟：

1. 計劃你的預算

首先，您需要規劃預算以獲得詳細的成本估算並有效分配資源。 制定詳細的項目計劃將減少成本差異，即原始預算與實際支出之間的差異。

包括在您的預算計劃中：

• 項目所需的團隊成員數量
• 完成項目所需時間的估計
• 項目所需材料

在計算項目所需的時間和材料時，請在預算中留一些餘量。 意外情況並不少見，您可能需要延長項目時間表或申請額外資源。

2.監控所有費用

項目成本控制的第二步是監控項目費用的進度。 如果您實時注意到成本差異，您將能夠更輕鬆地採取糾正措施。

在項目結束時，為時已晚，錢將被花掉。 此時，你要做的就是從中吸取教訓，防止以後再次出現這種情況。

要在項目期間有效地監控您的費用，請設置項目里程碑。 在每個里程碑，您可以分析您的費用並確保遵守項目範圍。 如果您在給定的里程碑發現成本超支，您可以在項目後期找到減少成本的解決方案。

3.使用變更控制系統

在項目的規劃階段設定明確的目標非常重要。 為確保實現這些目標，可能需要變更控制流程。

變更控制是一組步驟，用於管理項目干係人在項目期間所做的所有變更。 它可以讓您在變化一出現就做好準備，從而相應地調整項目，從而防止目標漂移。

4. 控製過程的階段

啟動

當利益相關者請求對項目進行更改時，更改控製過程就開始了。 請求可能會有所不同：它可以是截止日期的延長或新項目的可交付成果。

評估

項目經理或部門負責人掃描請求以獲取基本信息，例如所需資源、請求的影響以及請求的接收者。 初步評估後，變更請求進入分析階段。

分析

在分析階段，相關項目經理批准或拒絕請求。 在某些情況下，可能會設立變更控制委員會來控制變更的批准。 項目經理批准或拒絕請求，並通知團隊。

根據項目的規模，項目經理還可以在變更日誌中記錄變更，以確保所有項目涉眾都收到信息。

執行

實施變更可能會根據專案的階段而有所不同，但通常涉及更新時間表和可交付成果，以及通知專案團隊。

您需要評估專案的範圍並驗證更改時間表不會對計劃目標產生重大影響。

圍欄

在記錄、傳播和實施請求後，您可以進入收尾階段。 建議您制定正式的收尾計劃，以便所有團隊成員將來都可以訪問和參考此信息。

透過有效地審查專案的變更，成本控制應該是自然而然的。

準確預測專案的預算和成功需要從頭到尾保持認真的管理。過程中出現不可預見的事件是不可避免的，但某些制度的建立有助於防止這些偏差。

4. 管理你的時間

時間管理是成本控制不可或缺的一部分：當項目的總工期增加時，項目的總成本也會增加。 為了不超過分配的預算，您首先必須遵守項目進度。

採用時間管理策略來提高工作效率並幫助團隊成員在預算範圍內按時完成工作。

以下是一些時間管理技巧：

時間盒

時間盒是一種以目標為導向的時間管理策略，涉及在規定時間內完成任務 時間區塊 “。

例如，如果你需要寫一篇博文，你可以創建一個兩小時的時間段來概述它。 然後，在休息之後，你可以回到另一個三個小時的時間段來製作初稿。

時間阻塞

時間塊類似於時間盒，但不是為每個單獨的任務設置一定的時間量，而是為相關工作在日曆中劃出特定時間段。

番茄工作法

與時間盒和時間塊一樣，番茄工作法可幫助您在短時間內完成任務並在工作時段之間休息。

例如，工作 25 分鐘，然後休息四次，每次五分鐘。 然後，在第四次工作會議之後，從 20 或 30 分鐘s.

吞下蟾蜍

S馬克吐溫有句名言：“如果你必須吞下一隻蟾蜍，你最好早上第一件事就是這麼做。” 時間管理策略 「吃青蛙」的靈感來自於這句話，鼓勵你先處理重要或複雜的任務，然後再處理不太重要或不太緊急的任務。

帕累托原則

仍稱 80-20規則 該原則基於一個基本規則：我們將 20% 的時間用於完成 80% 的工作。 具體來說，如果能夠足夠快地處理這 80% 的任務，就可以讓我們在工作日有更多時間來處理剩下的 20%，這將佔用我們 80% 的時間。

把事情做好（GTD）

發明人 大衛艾倫 2000年代初期，“ 想幹 » 或法語中的“把事情做好”，建議事先以書面形式列出計劃的任務清單。一旦擺脫了這些考慮，您將能夠採取行動，而不必弄清楚要做什麼，而不是依賴工作管理工具。

將生產力作為成本控制的一部分似乎有悖常理，但專案績效是現金流的基石。

如果您的團隊生產力低下，您將無法按時完成項目，而未能按時完成會產生額外成本。從邏輯上講，如果您的專案成本更高，您公司的現金流量就會減少。 

5.跟踪掙值

跟踪您的掙值可以幫助您預測項目的財務結果。 這種成本控制方法需要成本會計知識。 它可以幫助您檢測可變成本的開始，從而防止未來項目出現差異。

掙值是項目中實際完成的任務量。 要跟踪掙值並查看您是否按時完成，您需要將已完成任務的百分比乘以項目預算。

跟踪掙值的步驟

要跟踪掙值，請執行以下步驟：

步驟1： 以百分比的形式確定每項任務的完成程度。

步驟2： 設定計劃值（計劃價值或PV）或計畫工作的預算成本。這是授權完成計劃工作的預算。

步驟3： 確定掙值（E賺取價值或EV），或所執行工作的預算成本。這是實際完成的工作量。

步驟4： 確定實際成本（實際成本或AC），代表所執行工作的實際成本。這些是與已完成的工作相關的費用。

步驟5： 計算成本差異（成本差異或 CV）透過從實際成本中減去掙值（CV = EV – AC）。

步驟6： 編譯結果。

對於前三個步驟，您需要為您的項目收集成本信息，而對於後三個步驟，您需要進行計算和分析。 成本差異表示項目的成本狀態。

當您控製成本時，您的履歷就是確定您的專案是否符合預算的指標。 A 負面履歷 意味著該項目超出了預算。

您應該控製成本還是管理成本？

將成本控制與成本管理混淆是很常見的。 這是兩個不同的術語，需要正確定義和理解。 成本控制是更大的成本管理系統中的一個子過程。

成本控制是關於確定費用並減少費用以增加利潤，而成本管理是估算、預算和控制項目成本的整個過程。

您的公司可能有許多員工參與成本管理。 根據您團隊的規模，不同的人可能會負責資源規劃和預算。

為了有效控製成本，團隊需要監控業務不同級別的支出，以充分關注業務預算的每個部分並進行透徹分析。

使用成本控制來跟踪和減少項目費用

跟踪成本數據以減少項目支出是一個乏味的過程，但成本管理對盈利能力有直接影響。

為了有效地管理成本，創建一個可定制的儀表板，讓所有信息觸手可及。 這種自動化將使您能夠在一個地方兼顧項目管理和成本控制。

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