虛擬助理在公司中的作用

如果您像大多數部落客一樣，您是否一直認為自己必須獨自行動？ 這是你的情況嗎？ 是的，大多數企業家都是自己創業或聘請虛擬助理。

在本文中，我將向您展示為什麼虛擬助理對您的業務很重要。但首先，這是一個培訓課程 使創業成功成為可能。

什麼是虛擬助手？

虛擬助理 (VA) 是從遠程位置為其他企業提供支持服務的人。

該術語誕生於 1990 年代，源於技術進步帶來的虛擬工作的可能性。 虛擬助理是受僱執行繁瑣的日常業務任務的人。

它可能在另一個城市、州或國家。 也可能是每週來您辦公室或在聯合辦公空間見面一次的人。 這真的取決於你。

最重要的是，他們會毫無問題地完成客戶需要的任務，要么是因為他們討厭這樣做，要么是因為這需要太多時間。

虛擬助手尤其受到企業家和在線企業的追捧。 這些公司需要幫助，但不想僱傭員工。 為您服務， Finance de Demain 與平均兩個虛擬助手一起工作。

虛擬助理的作用

從理論上講，虛擬助理可以做任何其他支持人員所做的一切。 然而，虛擬支持任務並不局限於辦公室工作。 許多虛擬助手提供 營銷服務， 網頁設計等。

一些虛擬助手專注於特定的技能組合。 例如， 營銷虛擬助理只負責營銷工作。 其他虛擬助手執行各種任務，但屬於特定行業。 例如， 房地產公司的虛擬助手。

大多數虛擬助理都有自己的家庭虛擬助理業務。 這使他們能夠賺取更多收入並更好地控制他們執行的任務。 然而，許多小企業僱傭虛擬助理作為工作或合同的一部分。

最後，許多 VA 使用自由職業網站或聯合辦公網站來尋找快速、限時的項目。

虛擬助理如何使您的業務受益？

因為委派任務會消耗你的時間和精力，你不喜歡做，並且讓你從一個乏味的任務轉移到另一個乏味的任務，VA 會讓你重新控制你的事務。

壯大您的團隊意味著您可以完成必要的工作，專注於戰略和大局。 您可以開始更大範圍的夢想和計劃。

您怎麼知道何時準備好聘請虛擬助理？

當你準備好招聘時，每個人都不一樣，這使得做出決定變得非常困難。 我們建議您在認為自己準備好前就聘請 VA。

這樣做的原因是大多數人（包括我自己！）等到我們已經處於“精神錯亂”的時候才開始委派並尋求業務幫助。 因此，如果您準備好發展業務並認為自己已經準備就緒，我強烈建議您開始尋找您的虛擬助手。

如果你在事情比較平靜的時候讓某人加入團隊，那麼對你們倆來說都會容易得多，這樣當他們遇到最繁忙的時候事情就會順利進行。

在做出最終僱用決定之前，需要回答以下一些問題：

• 您準備好以前所未有的速度發展您的業務了嗎？
• 你能負擔得起每個月付錢給別人嗎？
• 您是否已定義要開始委派的任務？

如果您對所有這些問題的回答都是肯定的，那麼您就可以開始 VA 招聘流程了。

如何聘請 VA？

雖然虛擬協助是一個很好的家庭企業理念，但獲得虛擬幫助對於家庭企業主最大化收入和促進成長至關重要。身為家庭企業主，總有一天不可能包辦一切，至少不可能做到事事有效率。

聘請虛擬助手可以騰出時間，讓您可以專注於自己的工作，專注於能夠為您帶來最佳業務成果的任務。 此外，許多 虛擬助手比你強 在一些任務中。

從長遠來看，僱用你沒有資格做的工作總是更快、更便宜。

招聘第一步 虛擬助手的主要功能是列出您要外包的任務。 製作一個綜合清單，優先考慮您要首先委派的活動。 例如， 電子郵件管理既費時又乏味，請將其放在列表的首位。

或者技術問題佔用了您太多時間，您可以將網站管理外包出去。 或者讓您公司的賬目保持最新。

下一步 正在考慮僱用誰。 聘請虛擬助理的方法有很多種。 您可以使用僱用和培訓他們的 VA 服務，然後他們會根據您需要的服務為您分配一個人。

最後一個選擇是聘請網絡中有推薦人的人。 雖然您可以發布廣告尋找虛擬助手，但找到一個已經擁有可信憑據的人可以節省您的時間和麻煩。

虛擬助手可以提供的服務列表

創意寫作

• 寫博文
• 編寫電子書、書籍、時事通訊、電子郵件渠道等。
• 編寫或編輯音頻或視頻腳本。
• 為 Facebook、Twitter 或 Instagram 撰寫社交媒體帖子。
• 編輯和修改博客文章、書籍、網站、時事通訊、食譜等。
• 為您的電子郵件營銷準備電子郵件
• 為在線商店創建產品描述（商店/產品經理）
• 推薦書的彙編/編輯。
• 等等...

管理員/管理

• 通過電子郵件、聊天或電話提供客戶服務。
• 跟進並回復電子郵件。
• 整理郵箱
• 管理博客評論。
• 實時網絡研討會支持
• 日曆管理
• 創建 PowerPoint 演示文稿
• 物資物資管理
• 安排面試
• 接聽電話
• 重用內容（例如：將視頻轉換為書面博客文章或將博客文章轉換為社交媒體文章）
• 編寫視頻會議會議紀要
• 管理博客編輯日曆
• 客戶入職任務，例如回復電子郵件和提交發票和合同
• 潛在客戶/現有客戶的跟進
• 嘉賓介紹
• 安排行程
• 準備表格
• 簡歷創作
• 招聘和培訓新團隊成員
• TRADUCTION
• 為博客文章、產品等進行頭腦風暴。

注意： 管理任務是最受歡迎的服務之一。 幫助企業主完成這些日常任務可以騰出時間來賺更多的錢。 非常珍貴 ！

平面設計

• 為博客文章創建圖形
• 照片編輯
• 為網絡研討會或研討會創建幻燈片。
• 名片、傳單、標誌、菜單、標牌等的設計。
• 博客文章、書籍、社交媒體等的圖像搜索。
• 創建品牌風格指南。
• 為時事通訊訂閱設計電子書或 PDF 文件

注意： Canva 有大量模板，如果你想創建圖形，它很容易使用。

社會媒體

• 安排社交媒體更新。
• 創建和管理 Pinterest 帳戶
• 創建和管理推廣圖釘
• 管理 Facebook 群組
• 創建和管理 LinkedIn 群組
• 創建社交媒體民意調查
• 調整髮佈時間表。
• 在 Instagram 上創建和管理帖子。
• 回復社交媒體消息。

賬務記賬

• 付款和發票管理。
• 處理訂單和退貨。
• 收款管理
• 薪資管理
• 賬單和發票。

如何使用此虛擬助理服務列表？

如您所見，您可以作為虛擬助手提供許多服務。

根據您感興趣的服務類型，您可以組合一組相關服務並作為一組服務進行銷售： 按項目計費或作為持續的月度服務計費。

如果您發現某些東西引起了您的興趣，請進行更多研究。 如果在研究之後您仍然感興趣，請了解如何獲得必要的技能（如果您還沒有這些技能）。

您可以從 YouTube 視頻、亞馬遜上的書籍或您在網上找到的課程中學習。

請記住，僅僅因為您開始使用像 VA 這樣的服務並不意味著您將在餘生中一直提供該服務。 您可以自由升級或添加其他服務。

成為虛擬助理所需的技能

成為虛擬助理所需的許多技能與成為行政助理或秘書所需的技能相同。 例如， 您必須具有出色的組織能力。 您還必須有愉快的電話行為和使用新技術的技巧。

作為 VA，您還需要特定的自僱技能。 例如， 您應該能夠同時處理多項任務，尤其是當您同時處理多個客戶時。

您必須能夠在家庭環境中專注於工作。 您的家庭辦公室還需要合適的設備。

一些虛擬助理工作需要額外的技能，包括 網頁設計、活動策劃、會計等等。

您可以搜索需要您特定技能的虛擬助理工作。 除了特定技能外，雇主還經常尋找具有​​某些行政能力培訓和/或辦公室經驗的候選人。

虛擬助手的基本素質

Fiabilité

這是最重要的之一，因為不幸的是，它似乎是最常見的。 許多客戶告訴我，他們對沒有報告進度或根本沒有交付的 VA 感到失望。

這是完全不可原諒的，不僅給虛擬助手行業帶來了壞名聲，而且下一個被調用的虛擬助手必須承擔客戶對使用這些類型服務的有效性的懷疑和質疑。。

專業精神在這個行業是最重要的，所以如果客戶給你打電話，你應該給他們回電話。 如果您收到電子郵件，則必須回复！ 不一定是立即，但至少必須是第二天。

良好的溝通技巧

從第一點開始，您必須告知客戶您的工作進度，因此確定在他成為客戶時以及開始每項新任務之前如何以及何時更新它們。

如果客戶不得不不斷地追著你更新，那麼你就沒有做好自己的工作。

時間管理

研究顯然表明你應該只專注於一件事，而這對於多任務處理來說是低效的。 當然，你必須專注於手頭的任務，但你也會與多個客戶一起工作； 誰認為他們是您的唯一且最重要的客戶。

您一天可能有很多事情要做，所以請提前計劃。 在您最有效率的時候安排任務。 使用 Google 日曆，將個人項目標記為一種顏色，將工作項目標記為另一種顏色。

如果你知道你早上寫得最好，試著把會議安排在下午晚些時候。 您還可以將所有工作任務安排到您的日曆中（包括計劃時間），以實際了解您是否有時間完成所有事情。

的ressource

您經常會收到電子郵件，詢問您的技術問題，他們可以使用 Google 輕鬆找到這些問題，或者在他們甚至懶得訪問您的網站和/或您的社交網絡時詢問您的服務費用是多少。

你會被要求做很多你以前從未做過的事情，而你只需要弄清楚如何去做。 VA 應提供解決方案並解決客戶問題。

如果你沒有能力解決問題並弄清楚如何做某事，那麼你就不會成為一名優秀的 VA。

虛擬助手不是 Yoda，因此假設他能夠完成這一切是不現實的。 但是您必須知道如何自行研究以查找信息。 只要您就您的技能程度向客戶坦誠相待，您就會沒事。

客戶也不希望您無所不知。 告訴他們你以前從未做過這項工作； 但你很高興找出方法並回到它。

你應該繼續訓練，在那裡你可以觀看 YouTube 視頻，與其他 VA 交易技能，在 VA 論壇上提問，並普遍參與。

盡量了解您所在行業和科技界的動態和變化。 確定您想了解更多的事情，然後進行研究。

管理期望和建立信任

您不僅需要知道自己在做什麼，還需要確保客戶知道他們在做什麼。 客戶通常從未與虛擬助理合作過，所以如果他們不知道他們能做什麼以及這一切是如何運作的，他們會嚴重懷疑你幫助他們的能力。

新客戶可能會找你來指導他們完成整個過程，因此你需要了解並解釋你的工作方式。 這主要來自經驗，但要練習新的問題列表或角色扮演； 甚至為你認識的承包商做志願者，這樣你就可以得到一份證明並試一試，如果這讓你擔心的話。

獨自工作

自由職業者感到孤獨似乎很普遍，這讓我很驚訝，因為我很樂意獨自工作，而且從沒想過有些人會想念身邊的人。

當然，有時我使用聯合辦公空間，有時我在咖啡館工作，但要記住整週都是一個人。

如果您有任何關於虛擬協助的經驗，請不要忘記給我留言。然而，我不能不向您介紹有關個人理財的高級培訓。