確保項目成功的項目計劃階段

項目計劃是項目經理仔細規劃的結果。 它是指導項目進展的主要文件。 這是項目經理的指南。

儘管項目計劃因公司而異，但項目計劃中絕對必須包含十個步驟，以避免在項目執行階段出現混亂和被迫即興發揮。

在這篇文章中， 我給你我的建議來幫助你寫好你的項目計劃。 如果您想成功執行您的項目，您的專案計畫必須絕對包含以下要素：

一、項目目標

項目目標在項目章程中定義。 但是，它們也應該包含在項目計劃中，以進一步解釋項目目標。 無論項目經理選擇將目標納入項目計劃，重要的是保持目標之間的清晰聯繫 項目章程 – 項目的第一個關鍵文件 – 項目的第二個關鍵文件，即項目計劃。

二、項目範圍

與項目目標一樣，範圍在章程中定義，並且必須由項目經理在項目計劃中進一步細化。 通過定義範圍，項目經理可以開始展示它的樣子 項目的目標.

如果未定義範圍，則可以擴展到整個項目。 這會導致成本超支和錯過最後期限。

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例如，如果您領導營銷團隊為公司的產品線製作宣傳冊，您應該列出頁數並提供成品外觀示例。

對於一些團隊成員來說，一本小冊子可能意味著兩頁，而其他人可能認為十頁就足夠了。 定義範圍可以讓整個團隊從一開始就達成一致。

3. 里程碑和主要成果

項目的主要成就稱為里程碑，主要工作產品稱為主要可交付成果。 它們都代表了項目工作的主要組成部分。 項目計劃應確定這些要素，對其進行定義，並設置完成它們的時間表。

如果一個組織正在進行一個開發新軟件的項目，那麼主要的可交付成果可能是業務需求的最終列表以及如何實現它們。

然後項目可以有設計完成、系統測試、用戶驗收測試和軟件部署日期的里程碑。 這些里程碑與工作產品相關，但它們更多地與流程相關，而不是與產品本身相關。

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里程碑和關鍵交付時間不必是準確的日期，但越具體越好。 準確的日期有助於項目經理更準確地分解工作結構。

在計劃的這個階段，您將創建里程碑，以便您可以將大型或高級可交付成果分解為更小的可交付成果，這些可在下一階段進行描述。

4.工作分解結構

工作分解結構將項目的里程碑和主要可交付成果分解為更小的塊，以便可以為每個方面分配一個人的責任。

在開發這種結構時，項目經理會考慮許多因素，例如項目團隊成員的優勢和劣勢、任務之間的相互依賴性、可用資源和項目的總體截止日期。

項目經理對項目的成功負最終責任，但他們不能單獨完成這項工作。 分解結構是項目經理用來確保項目責任的工具。

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該工具還告訴項目利益相關者誰負責什麼。 如果項目經理擔心某項任務，他確切地知道該與誰會面。

五、投資預算

項目預算顯示為完成項目分配了多少資金。 項目經理負責適當地分配這些資源。

對於有供應商的項目，項目經理確保根據合同條款完成可交付成果，特別注意質量。 一些項目預算與人力資源計劃相關聯。

通過查看完成任務所需的時間和所需的勞動力成本來確定每個步驟的成本非常重要。 項目的成本與項目的持續時間有關，而持續時間又歸結為項目的範圍。 範圍、里程碑、任務和預算應保持一致且切合實際。

6.人力資源計劃

人力資源計劃顯示了項目將如何配備人員。 它定義了誰將成為項目團隊的一員以及每個人必須承諾多長時間。

在製定此計劃時，項目經理與團隊成員及其主管協商每個團隊成員可以投入項目的時間。 如果需要額外的人員來諮詢項目，但他們是項目團隊的一部分，這也會記錄在人員配置計劃中。 再次諮詢適當的主管。

七、風險管理計劃

運行項目時，很多事情都可能出錯。 雖然很難預測每一個可能發生的災難或小事件，但可以預測許多陷阱。 在風險管理計劃中，項目經理識別所有項目風險。 它還確定了這些情況發生的可能性以及緩解這些情況的策略。

在製定此計劃時，項目經理可能會徵求項目發起人或其項目團隊的意見。

針對可能發生或與之相關的高成本風險制定了緩解策略。 計劃中會註明不太可能發生的風險和成本較低的風險，即使它們沒有緩解策略。

8.溝通計劃

溝通計畫描述如何將項目傳達給不同的受眾。 與工作分解結構非常相似，溝通計畫將完成每個組件的責任分配給專案團隊成員。

在此步驟中，重要的是要描述問題將如何在團隊內溝通和解決。 還應指定與團隊和利益相關者溝通的頻率。 每條消息都有目標受眾。 它可以幫助項目經理確保在正確的時間將正確的信息傳遞給正確的人。

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9.利益相關者管理計劃

干係人管理計劃確定乾係人將如何在項目中使用。 有時利益相關者只需要接收信息。 可以在溝通計劃中考慮到這一點。

10.變革管理計劃

變更管理計劃建立了對項目進行變更的框架。 儘管項目經理往往希望避免對項目進行更改，但有時這些更改是不可避免的。

變更管理計劃提供了進行變更的協議和流程。 項目發起人、項目經理和項目團隊成員遵循變革管理計劃對於問責制和透明度至關重要。

總之…。

項目計劃是項目成功的重要文件。 它作為項目實施的指南針，從開始到結束。 因此，它需要所有利益相關者的積極參與，以便在各個方面達成一致。 花所有必要的時間來定義它也很重要。

計劃不明確的主要風險是，您可能會因尚未確定的分歧點而面臨有待解決的爭議。

我邀請您在評論中分享您的意見和經驗。