مراحل خطة المشروع التي تضمن نجاح المشروع

خطة المشروع هي تتويج للتخطيط الدقيق من قبل مدير المشروع. إنها الوثيقة الرئيسية التي توجه تقدم المشروع. هذا هو دليل مدير المشروع.

على الرغم من أن خطط المشروع تختلف من شركة إلى أخرى ، إلا أن هناك عشر خطوات يجب أن تكون على الإطلاق في خطة المشروع لتجنب الارتباك والارتجال القسري أثناء مرحلة تنفيذ المشروع.

في هذه المقالة أقدم لك نصيحتي لمساعدتك في كتابة خطة مشروعك بشكل جيد. إذا كنت ترغب في تنفيذ مشروعك بنجاح، فيجب أن تتضمن خطة مشروعك العناصر التالية:

1. أهداف المشروع

يتم تحديد أهداف المشروع في ميثاق المشروع. ومع ذلك ، يجب أيضًا تضمينها في خطة المشروع لتوضيح أهداف المشروع بشكل أكبر. ومع ذلك ، يختار مدير المشروع دمج الأهداف في خطة المشروع ، فالشيء المهم هو الحفاظ على ارتباط واضح بينهما ميثاق المشروع - الوثيقة الأساسية الأولى للمشروع - والوثيقة الرئيسية الثانية للمشروع ، خطة المشروع.

2. نطاق المشروع

مثل أهداف المشروع ، يتم تحديد النطاق في الميثاق ويجب تحسينه بشكل أكبر في خطة المشروع من قبل مدير المشروع. من خلال تحديد النطاق ، يمكن لمدير المشروع البدء في إظهار الشكل الذي سيبدو عليه الهدف من المشروع.

إذا لم يتم تحديد النطاق ، فيمكن أن يمتد طوال المشروع. هذا يؤدي إلى تجاوز التكاليف وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية.

مقالة تقرأ: كيف تدير مشروعًا مزدهرًا؟

على سبيل المثال ، إذا كنت تقود فريق تسويق لإنشاء كتيب لخط إنتاج الشركة ، فيجب عليك سرد عدد الصفحات وتقديم أمثلة عن الشكل الذي سيبدو عليه المنتج النهائي.

بالنسبة لبعض أعضاء الفريق ، قد يعني الكتيب صفحتين ، بينما قد يعتبر البعض الآخر عشر صفحات كافية. يمكن أن يؤدي تحديد النطاق إلى جعل الفريق بأكمله على نفس الصفحة من البداية.

3. المعالم والمخرجات الرئيسية

تسمى الإنجازات الرئيسية للمشروع بالمعالم وتسمى منتجات العمل الرئيسية التسليمات الرئيسية. كلاهما يمثل المكونات الرئيسية للعمل في المشروع. يجب أن تحدد خطة المشروع هذه العناصر ، وتحددها ، وتضع جداول زمنية لإكمالها.

إذا كانت منظمة ما تتعهد بمشروع لتطوير برامج جديدة ، فقد تكون المخرجات الرئيسية هي القائمة النهائية لمتطلبات العمل وكيفية تنفيذها.

ثم يمكن أن يكون للمشروع معالم لإكمال التصميم ، واختبار النظام ، واختبار قبول المستخدم ، وتاريخ نشر البرنامج. ترتبط هذه المعالم بمنتجات العمل ، لكنها تتعلق بالعمليات أكثر من ارتباطها بالمنتجات نفسها.

مقالة تقرأ: مكانة التسويق الرقمي في الأعمال التجارية

لا يجب أن تكون المراحل الرئيسية وأوقات تسليم المفاتيح تواريخ محددة ، ولكن كلما كانت محددة أكثر كان ذلك أفضل. تساعد التواريخ الدقيقة مديري المشاريع في تفكيك هياكل العمل بشكل أكثر دقة.

في هذه المرحلة من الخطة ، ستنشئ معالم حتى تتمكن من تنفيذ مخرجات كبيرة أو عالية المستوى وتقسيمها إلى مخرجات أصغر ، والتي يمكن وصفها في المرحلة التالية.

4. هيكل تنظيم العمل

تقسم بنية تقسيم العمل المعالم والتسليمات الرئيسية للمشروع إلى أجزاء أصغر بحيث يمكن تكليف شخص واحد بالمسؤولية عن كل جانب.

عند تطوير هذا الهيكل ، يأخذ مدير المشروع في الاعتبار العديد من العوامل مثل نقاط القوة والضعف لأعضاء فريق المشروع ، والترابط بين المهام ، والموارد المتاحة ، والموعد النهائي الإجمالي للمشروع.المشروع.

يتحمل مديرو المشروع المسؤولية النهائية عن نجاح المشروع ، لكن لا يمكنهم القيام بالمهمة بمفردهم. هيكل التفصيل هو أداة يستخدمها مدير المشروع لضمان المساءلة عن المشروع.

مقالة تقرأ: فيما يلي 14 نصيحة سريعة للثراء

تخبر هذه الأداة أيضًا أصحاب المصلحة في المشروع من المسؤول عن ماذا. إذا كان مدير المشروع مهتمًا بمهمة ما ، فهو يعرف بالضبط من سيلتقي بشأن هذا القلق.

5. الميزانية الاستثمارية

توضح ميزانية المشروع مقدار الأموال المخصصة لإكمال المشروع. مدير المشروع مسؤول عن التخصيص المناسب لهذه الموارد.

بالنسبة للمشروع الذي يحتوي على موردين ، يضمن مدير المشروع أن يتم الانتهاء من التسليمات وفقًا لشروط العقد ، مع إيلاء اهتمام خاص للجودة. ترتبط بعض ميزانيات المشاريع بخطة الموارد البشرية.

من المهم تحديد تكلفة كل خطوة من خلال النظر في الوقت المطلوب وتكلفة العمالة اللازمة لإكمال المهام. ترتبط تكلفة المشروع بمدة المشروع ، والتي تنخفض إلى نطاق المشروع. يجب أن يكون النطاق والمعالم والمهام والميزانية متسقًا وواقعيًا.

6. خطة الموارد البشرية

توضح خطة الموارد البشرية كيف سيتم تزويد المشروع بالموظفين. إنه يحدد من سيكون جزءًا من فريق المشروع والمدة التي يجب أن يلتزم بها كل شخص.

عند تطوير هذه الخطة ، يتفاوض مدير المشروع مع أعضاء الفريق ومشرفيهم حول مقدار الوقت الذي يمكن لكل عضو في الفريق تخصيصه للمشروع. إذا كانت هناك حاجة إلى موظفين إضافيين للتشاور بشأن المشروع ولكنهم جزء من فريق المشروع ، فسيتم توثيق ذلك أيضًا في خطة التوظيف. مرة أخرى ، يتم استشارة المشرفين المناسبين.

7. خطة إدارة المخاطر

يمكن أن تسوء أشياء كثيرة عند تشغيل المشروع. على الرغم من صعوبة توقع كل كارثة محتملة أو حادث بسيط ، إلا أنه يمكن التنبؤ بالعديد من المزالق. في خطة إدارة المخاطر ، يحدد مدير المشروع جميع مخاطر المشروع. كما تحدد احتمالية حدوث هذه السيناريوهات والاستراتيجيات للتخفيف منها.

عند صياغة هذه الخطة ، قد يسعى مدير المشروع للحصول على مدخلات من راعي المشروع أو فريق المشروع.

يتم وضع استراتيجيات التخفيف للمخاطر التي من المحتمل أن تحدث أو التي لها تكاليف عالية مرتبطة بها. يتم الإشارة إلى المخاطر التي من غير المحتمل أن تحدث وتلك التي لها تكاليف منخفضة في الخطة ، حتى لو لم يكن لديهم استراتيجيات التخفيف.

8. خطة الاتصال

تصف خطة الاتصالات كيفية توصيل المشروع إلى جماهير مختلفة. وكما هو الحال مع هيكل تقسيم العمل، تقوم خطة الاتصالات بتعيين مسؤولية إكمال كل مكون إلى أحد أعضاء فريق المشروع.

في هذه الخطوة ، من المهم وصف كيفية توصيل المشكلات وحلها داخل الفريق. كما يجب تحديد وتيرة الاتصال بالفريق وأصحاب المصلحة. كل رسالة لها جمهور مستهدف. يساعد مديري المشاريع على ضمان وصول المعلومات الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.

مقالة تقرأ: 1 نصائح مالية للعروسين

9. خطة إدارة أصحاب المصلحة

تحدد خطة إدارة أصحاب المصلحة كيفية استخدام أصحاب المصلحة في المشروع. في بعض الأحيان يحتاج أصحاب المصلحة فقط إلى تلقي المعلومات. يمكن أن يؤخذ ذلك في الاعتبار في خطة الاتصال.

10. خطة إدارة التغيير

تحدد خطة إدارة التغيير إطار عمل لإجراء تغييرات على المشروع. على الرغم من أن مديري المشاريع يميلون إلى تجنب التغييرات في المشروع ، إلا أنه في بعض الأحيان لا مفر منها.

توفر خطة إدارة التغيير بروتوكولات وعمليات لإجراء التغييرات. من الضروري للمساءلة والشفافية أن يتبع رعاة المشروع ومديرو المشروع وأعضاء فريق المشروع خطة إدارة التغيير.

في تلخيص….

تعتبر خطة المشروع وثيقة مهمة لنجاح المشروع. إنه بمثابة بوصلة في تسيير المشروع ، من البداية إلى النهاية. لذلك ، يتطلب الأمر مشاركة نشطة من جميع أصحاب المصلحة من أجل الاتفاق على النقاط المختلفة. من المهم أيضًا أن تأخذ كل الوقت اللازم لتعريفه.

يتمثل الخطر الرئيسي لخطة غير محددة في تعرضك للنزاعات التي يتعين حلها بشأن نقاط الخلاف التي لم يتم تأطيرها.

أدعوكم لمشاركة آرائكم وخبراتكم في التعليقات.