Comment organiser un événement virtuel de collecte de fonds ?

28 septembre 2022 Par Faustin Djoufouet

L’organisation d’un événement virtuel de collecte de fonds est un véritable défi, notamment parce que l’on est passé du mode physique au mode virtuel. Pour les organisations à but non lucratif de toutes tailles, la collecte de fonds virtuelle est rapidement devenue une tendance importante. La nécessité d’une participation virtuelle est désormais apparue pour de nombreuses entreprises. Les organisations d’aujourd’hui doivent toujours avoir accès à des choix virtuels et en ligne pour atteindre les donateurs là où ils se trouvent.

Pour que les organisations à but non lucratif puissent établir un lien avec les donateurs et continuer à collecter des fonds malgré l’incertitude, il est devenu essentiel d’organiser des événements et des campagnes en ligne.

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L’organisation d’un événement virtuel de collecte de fonds peut s’avérer très délicate si elle n’est pas effectuée correctement et systématiquement. Pour s’en assurer, il faut suivre les étapes suivantes qui peuvent être qualifiées de guide facile pour organiser un tel événement :

Créer la liste de collecte de fonds et avoir un plan de secours

Un événement virtuel de collecte de fonds nécessite strictement une liste de collecte de fonds et, outre le plan principal, un plan de secours doit également être prévu en cas d’échec. Dressez une liste des donateurs importants dont vous prévoyez la présence.

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Il faut s’assurer d’entrer en contact avec ces donateurs en premier lieu et leur fournir des détails VIP sur l’événement, tels que la liste de tous les artistes de l’événement virtuel, des informations sur les boîtes de réception et d’autres détails d’initiés.

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Exportez les informations sur les donateurs et envoyez-leur des mises à jour. Prévenez-les de l’événement et aidez-les à faire un don simple et rapide après avoir établi une liste de donateurs qui sont des participants importants à l’événement virtuel et qui ont accepté d’y assister.

Il n’est pas impossible d’incorporer des idées fraîches et originales même si l’on s’en tient à la stratégie principale et à ce que les adeptes connaissent. Il faut donc être prêt à improviser.

Sélectionnez le lieu de tournage

Le lieu de tournage joue un rôle très important. On peut par exemple faire préenregistrer l’introduction du collecteur de fonds, ainsi que des informations sur l’objectif de la collecte et des mises à jour du rapport annuel.

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On peut inviter des membres de la communauté, du conseil d’administration, des employés et des donateurs à parler de ce qui les motive à donner, de ce qu’ils font et de la façon dont l’organisation les a influencés.

Précisez l’objectif de cet événement virtuel de collecte de fonds

Objectif : Pour séduire les invités à une collecte de fonds virtuelle, il faut communiquer ses idéaux. Ainsi, qu’ils soutiennent la cause depuis longtemps ou qu’ils participent à la collecte de fonds pour la première fois, ils doivent repartir en sachant exactement ce qu’elle représente, ce qu’elle accomplit et pourquoi cette cause particulière a été choisie.

Le budget : Établissez un budget systématique. Utilisez l’argent économisé sur le lieu, la nourriture et les autres besoins normaux pour engager un vidéaste, un monteur vidéo et décorer l’espace choisi pour le tournage.

Objectif de collecte de fonds. Fixez un objectif précis de collecte de fonds vers lequel le personnel et le conseil d’administration peuvent tous tendre. Cela permettra de rester concentré et d’améliorer l’engagement des donateurs.

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Utilisez un thermomètre ou un autre type d’appareil de mesure de l’objectif de collecte de fonds pendant l’événement pour informer en permanence les participants du montant qu’ils ont contribué à collecter.

Calendrier : L’événement virtuel de collecte de fonds doit avoir un calendrier. Faites un itinéraire minute par minute des activités si un événement d’une heure est prévu, y compris qui parlera quand, les performances musicales en direct, et un calendrier systématique pour l’ensemble de l’événement.

Les plateformes de conférence en ligne exigent souvent le respect d’un calendrier strict, faute de quoi l’événement pourrait être un échec total. Il faut donc veiller à l’aspect temporel.

Choisissez le service de streaming approprié pour la collecte

Cependant, il faut modérer le budget et choisir parmi les meilleures plateformes de réunion en ligne. Cela permet que l’objectif principal soit atteint et qu’il n’y ait pas de défauts à proprement parler. Utilisez une plateforme, comme Mixhubb, qui permet d’intégrer facilement des vidéos préenregistrées.

Promouvoir l’événement en utilisant des fonctionnalités numériques innovantes et des surprises.

Avant l’événement, faites-en la promotion sur toutes les plateformes. Dirigez toujours les gens vers la page de destination sécurisée pour les dons. Rendez la célébration spéciale en ajoutant quelques éléments inattendus. Il faut penser à accorder à quelqu’un un accès anticipé à la collecte de fonds s’il paie un peu plus.

Envisagez de proposer aux plus grands supporters une dégustation virtuelle privée avec le chef si la collecte de fonds virtuelle implique des sacs cadeaux remplis de chocolat ou de nourriture. Toute personne qui s’inscrit à l’événement ou achète des billets virtuels recevra un lien vers une cabine photo virtuelle.

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Pour les personnes qui acceptent d’organiser un petit rassemblement de 10 personnes ou plus, prévoyez des boîtes de fête ou un cocktail dans une boîte.

Proposez des mises à jour et donnez aux gens l’accès à des informations sur les collecteurs de fonds.

N’oubliez pas d’informer les fans après un événement de collecte de fonds virtuel réussi en partageant des mises à jour. Voici quelques concepts :

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  1. Publiez les résultats de la collecte de fonds dans un bulletin d’information.
  2. Faites de la publicité sur les médias sociaux.
  3. Ajoutez une vidéo de l’événement sur le site Web de la collecte de fonds ou téléchargez-la sur YouTube. Les gens peuvent la revoir pour la première fois s’ils l’ont manquée, et ils peuvent continuer à donner.
  4. Envoyez des lettres de remerciement aux bénévoles et aux participants. Faites leur savoir combien d’argent a été collecté et à quoi il servira.
  5. Essayez de recueillir les réactions des personnes impliquées. Cette façon vous permet d’améliorer les compétences et les capacités requises pour organiser un autre événement de ce type.
  6. Essayez d’obtenir l’avis d’experts et notez-les sérieusement avant et même après l’événement. Cette technique vous permet de prendre des mesures correctives le cas échéant.

Conclusion

L’organisation d’un événement de collecte de fonds virtuel implique de nombreux facteurs à prendre en compte. Si l’on parle de billetterie, pourquoi utiliser la même méthode conventionnelle pour gérer les informations sur l’événement et les billets lorsque l’événement se déroule en ligne ? Il faut créer des formulaires de billetterie en ligne et ajouter des niveaux de billets en fonction du plan tarifaire.

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Pour la commodité des participants, tous les niveaux de billets doivent inclure des montants déductibles des impôts. Ce type de formulaire simplifie également la commercialisation de l’événement car il suffit de poster le lien et d’encourager les gens à acheter des billets.

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