Role virtuální asistentky ve firmě

Pokud jste jako většina blogerů, vždy jste si mysleli, že na to musíte jít sami? Je to váš případ? A ano, většina podnikatelů začíná sama nebo si najímá virtuální asistentku.

V tomto článku vám ukážu, proč je virtuální asistentka pro vaše podnikání důležitá. Ale nejprve je zde školicí kurz, který bude umožňuje uspět v podnikání.

Co je virtuální asistentka?

Virtuální asistent (VA) je někdo, kdo poskytuje podpůrné služby jiným podnikům ze vzdáleného místa.

Termín se zrodil v 1990. letech XNUMX. století z možnosti pracovat virtuálně díky technologickým vylepšením. Virtuální asistent je někdo, kdo je najat k provádění nudných každodenních úkolů vašeho podnikání.

Může to být v jiném městě, státě nebo zemi. Mohou to být také lidé, kteří jednou týdně přijdou do vaší kanceláře nebo se setkají v coworkingovém prostoru. Opravdu záleží na vás.

Nejdůležitější je, že se bez problémů postarají o splnění úkolů, které jejich klient potřebuje, ať už proto, že to nenávidí, nebo proto, že to zabírá příliš mnoho času.

Virtuální asistenty vyhledávají zejména podnikatelé a online podniky. Tyto společnosti potřebují pomoc, ale nechtějí fyzicky najímat zaměstnance. abych ti sloužil, Finance de Demain pracuje v průměru se dvěma virtuálními asistenty.

Co dělá virtuální asistentka

Teoreticky může virtuální asistent dělat vše, co jakýkoli jiný podpůrný personál. Úkoly virtuální podpory se však neomezují pouze na kancelářskou práci. Mnoho virtuálních asistentů poskytuje marketingové služby, web design a další.

Někteří virtuální asistenti se specializují na konkrétní sadu dovedností. Například, marketingový virtuální asistent dělá pouze marketingovou práci. Jiní virtuální asistenti vykonávají různé úkoly, ale v určitém odvětví. Například, virtuální asistent pro realitní společnosti.

Většina virtuálních asistentů má své vlastní podnikání s virtuálními asistenty z domova. To jim umožňuje vydělávat více a mít lepší kontrolu nad úkoly, které vykonávají. Mnoho malých podniků však najímá virtuální asistenty jako součást zaměstnání nebo smlouvy.

Konečně, mnoho VA používá stránky na volné noze nebo coworkingové stránky k nalezení rychlých a časově omezených projektů.

Jak může virtuální asistentka prospět vaší firmě?

Protože delegování úkolů, které spotřebovávají váš čas a energii, které vás nebaví dělat a které vás udržují v koloběhu přecházení od jednoho nudného úkolu k druhému, vám VA umožní znovu získat kontrolu nad vašimi záležitostmi.

Rozšiřování vašeho týmu znamená, že můžete dělat zásadní práci, soustředit se na strategii a celkový obraz. Můžete začít snít a plánovat ve větším měřítku.

Jak poznáte, že jste připraveni najmout virtuální asistentku?

Kdy budete připraveni najmout, je pro každého jiné, což činí rozhodnutí tak těžkým. Doporučujeme najmout VA, než si myslíte, že jste připraveni vyrazit.

Důvodem je to, že většina lidí (včetně mě!) čeká, až budeme v bodě „příčetnosti“, aby začali delegovat a žádat o pomoc s podnikáním. Pokud jste tedy připraveni rozvíjet své podnikání a myslíte si, že jste připraveni, vřele doporučuji, abyste začali hledat svého virtuálního asistenta.

Pro vás oba bude mnohem snazší, když někoho přivedete do týmu, když je situace trochu klidnější, takže věci běží hladce, když nastanou nejrušnější časy.

Zde je několik otázek, které je třeba zodpovědět, než učiníte konečné rozhodnutí o náboru:

• Jste připraveni růst svého podnikání rychleji, než tomu bylo doposud?
• Můžete si dovolit platit někomu každý měsíc?
• Máte definované úkoly, abyste mohli začít delegovat?

Pokud jste na všechny tyto otázky odpověděli ano, pak jste připraveni zahájit proces náboru VA.

Jak najmout VA?

Zatímco virtuální asistence je skvělý nápad na domácí podnikání, získání virtuální pomoci je pro majitele domácích podniků zásadní, aby maximalizovali své příjmy a usnadnili růst. Jako majitel domácí firmy přichází čas, kdy není možné dělat všechno, alespoň tak dobře, aby to bylo efektivní a efektivní.

Najmutím virtuálního asistenta vám ušetří čas, takže se můžete soustředit na svou práci, na úkoly, které vám přinášejí nejlepší obchodní výsledky. Navíc mnoho virtuální asistenti jsou lepší než vy v některých úkolech.

Z dlouhodobého hlediska je vždy rychlejší a levnější najmout si práci, na kterou nemáte kvalifikaci.

První krok náboru virtuálního asistenta je vytvořit seznam úkolů, které chcete zadat externě. Udělejte si úplný seznam a upřednostněte činnosti, které chcete delegovat jako první. Například, správa e-mailů je časově náročná a únavná, umístěte ji na začátek seznamu.

Nebo vám možná technologické problémy zabírají příliš mnoho času, můžete outsourcovat správu svých webových stránek. Nebo udržujte účty vaší společnosti aktuální.

Další krok vymýšlí, koho najmout. Existuje mnoho způsobů, jak si najmout virtuální asistentku. Můžete použít službu VA, která je najme a vyškolí, a pak vám přidělí osobu na základě služeb, které potřebujete.

Poslední možností je najmout někoho ve vaší síti, kdo má reference. I když můžete zveřejnit inzerát hledající virtuálního asistenta, nalezení takového, který již má důvěryhodné přihlašovací údaje, vám ušetří čas a bolesti hlavy.

Seznam služeb, které mohou virtuální asistenti nabídnout

kreativní psaní

• Pište příspěvky na blog
• Pište e-knihy, knihy, informační bulletiny, e-mailové cesty atd.
• Pište nebo upravujte audio nebo video přepisy.
• Pište příspěvky na sociální sítě pro Facebook, Twitter nebo Instagram.
• Úpravy a revize blogových příspěvků, knih, webových stránek, bulletinů, receptů atd.
• Připravte si e-maily pro svůj e-mailový marketing
• Tvorba popisů produktů pro internetové obchody (obchod / produktový manažer)
• Kompilace / editace posudků.
• Atd ...

Administrátor / management

• Zákaznický servis prostřednictvím e-mailu, chatu nebo telefonu.
• Sledujte a odpovídejte na e-maily.
• Uspořádejte poštovní schránky
• Správa komentářů na blogu.
• Živá podpora webináře
• Správa kalendáře
• Vytvářejte prezentace v PowerPointu
• Správa zásob a zásob
• Domluvte si rozhovory
• Přijměte telefonní hovory
• Opětovné použití obsahu (Příklad: převod videa na psaný blogový příspěvek nebo blogový příspěvek na příspěvek na sociálních sítích)
• Pište zápisy z videokonferenčních schůzek
• Spravujte redakční kalendáře blogu
• Úkoly registrace zákazníků, jako je odpovídání na e-maily a odesílání faktur a smluv
• Sledování potenciálních zákazníků / stávajících zákazníků
• Prezentace hostů
• Udělejte si cestovní opatření
• Příprava formulářů
• Obnovit tvorbu
• Nábor a školení nových členů týmu
• překlad
• Brainstorm pro blogové příspěvky, produkty atd.

Pozn .: Administrativní úkony patří mezi nejvyhledávanější služby. Když budete majitelům firem pomáhat s těmito každodenními úkoly, uvolníte jim čas, aby vydělali více peněz. Velmi cenné!

Grafický design

• Tvorba grafiky pro blogové příspěvky
• úprava fotografie
• Tvorba slajdů pro webináře nebo workshopy.
• Návrh vizitek, letáků, log, menu, nápisů atd.
• Vyhledávání obrázků pro blogové příspěvky, knihy, sociální média atd.
• Tvorba příruček stylu značky.
• Návrh e-knih nebo souborů PDF pro přihlášení k odběru newsletteru

Pozn .: Canva má spoustu šablon a je snadné jej používat, pokud chcete vytvářet grafiku.

Sociální média

• Plánování aktualizací na sociálních sítích.
• Vytvoření a správa účtu na Pinterestu
• Vytvářejte a spravujte propagované piny
• Spravujte skupiny na Facebooku
• Vytváření a správa skupin LinkedIn
• Vytvářejte ankety na sociálních sítích
• Upravte plány publikování.
• Vytváření a správa příspěvků na Instagramu.
• Odpovídejte na zprávy na sociálních sítích.

Účetní účet

• Správa plateb a fakturace.
• Zpracování objednávek a vrácení zboží.
• Správa sbírek
• Řízení mezd
• Fakturace a faktury.

Jak používat tento seznam služeb virtuální asistentky?

Jak vidíte, existuje mnoho služeb, které můžete jako virtuální asistentka nabídnout.

V závislosti na typu služby, o kterou máte zájem, můžete kombinovat balíček souvisejících služeb a prodávat jako balíček služeb: účtované za projekt nebo jako průběžná měsíční služba.

Pokud najdete něco, co vás zajímá, proveďte další průzkum. Pokud máte po průzkumu stále zájem, zjistěte, jak můžete získat potřebné dovednosti, pokud je ještě nemáte.

Můžete se učit z videí na YouTube, knih na Amazonu nebo kurzů, které najdete online.

A pamatujte, že to, že začínáte se službou, jako je VA, neznamená, že budete tuto službu nabízet po zbytek svého života. Máte možnost upgradovat nebo přidat další služby.

Potřebné dovednosti jako virtuální asistent

Mnoho dovedností potřebných pro práci virtuálního asistenta je stejných jako u administrativního asistenta nebo sekretářky. Například, musíte mít vynikající organizační schopnosti. Musíte mít také příjemné vystupování po telefonu a dovednosti v používání nových technologií.

Jako VA budete také potřebovat specifické dovednosti pro samostatnou výdělečnou činnost. Například, měli byste být schopni multitaskingu, zvláště pokud žonglujete s více klienty.

Musíte být schopni soustředit se na práci ve svém domácím prostředí. Správné vybavení potřebujete také ve své domácí kanceláři.

Některé úlohy virtuálních asistentů vyžadují další dovednosti, včetně webový design, plánování akcí, účetnictví a mnoho dalšího.

Můžete vyhledávat pracovní pozice virtuální pomoci, které vyžadují vaše konkrétní dovednosti. Kromě specifických dovedností zaměstnavatelé často hledají kandidáty se školením a/nebo praxí v kanceláři v určité administrativní kapacitě.

Základní vlastnosti virtuální asistentky

Fiabilité

To je jeden z nejdůležitějších, protože se bohužel zdá být nejčastější. Mnoho klientů mi řeklo, že byli zklamáni VA, kteří nenahlásili svůj pokrok nebo prostě nedodali.

To je zcela neomluvitelné a nejen, že to dělá špatné jméno odvětví virtuálních asistencí, ale další volaný virtuální asistent musí nést podezření a pochybnosti zákazníka o efektivitě využívání těchto typů služeb.

Profesionalita je v tomto odvětví prvořadá, takže pokud vám klient zavolá, měli byste mu zavolat zpět. Pokud obdržíte e-mail, musíte odpovědět! Nemusí to být hned, ale minimálně druhý den.

Dobré komunikační schopnosti

Od prvního bodu musíte klienta informovat o postupu své práce, takže si ujasněte, jak a kdy je aktualizovat, když se stane klientem, a před zahájením každého nového úkolu.

Pokud vás zákazník musí neustále pronásledovat kvůli aktualizacím, pak neděláte svou práci správně.

Řízení času

Výzkum zjevně říká, že byste se měli soustředit pouze na jednu věc, a to je pro multitasking neefektivní. Samozřejmě se musíte soustředit na daný úkol, ale budete také pracovat s více klienty; kteří si myslí, že jsou vaším jediným a nejdůležitějším zákazníkem.

Pravděpodobně toho máte za den hodně, takže plánujte dopředu. Naplánujte si úkoly, když jste nejefektivnější. Použijte kalendář Google a označte osobní položky jednou barvou a pracovní položky jinou.

Pokud víte, že nejlépe píšete ráno, zkuste si schůzky naplánovat na pozdní odpoledne. Do kalendáře se také vejdou všechny pracovní úkoly (včetně plánování času), abyste reálně věděli, zda máte na vše čas.

Zdroj

Často budete dostávat e-maily s dotazy na technické otázky, které mohou snadno najít pomocí Google, nebo s dotazem, kolik stojí vaše služby, když se ani neobtěžovali navštívit váš web a/nebo vaše sociální sítě.

Budete požádáni, abyste udělali spoustu věcí, které jste nikdy předtím nedělali, a vy jen musíte přijít na to, jak to udělat. Očekává se, že VA budou poskytovat řešení a řešit problémy zákazníků.

Pokud nemáte schopnost vyřešit problém a přijít na to, jak něco udělat, pak nebudete dobrý VA.

Virtuální asistent není Yoda, takže je nereálné předpokládat, že to všechno zvládne. Ale musíte vědět, jak zkoumat, abyste našli informace sami. Pokud budete ke svému klientovi upřímní ohledně rozsahu svých dovedností, budete v pořádku.

Klienti také neočekávají, že budete vědět všechno. Řekněte jim, že jste nikdy předtím tuto konkrétní práci nedělali; ale rádi zjistíte jak a vrátíte se k tomu.

Měli byste pokračovat ve školení, kde můžete sledovat videa na YouTube, obchodovat s ostatními VA, klást otázky na VA fórech a obecně se účastnit.

Snažte se držet krok s tím, co se hýbe a mění, jak ve vašem odvětví, tak v technologickém světě. Rozhodněte se o věcech, o kterých se chcete dozvědět více, a poté proveďte průzkum.

Správa očekávání a budování důvěry

Nejen, že potřebujete vědět, co děláte, ale také se musíte ujistit, že zákazník ví, co dělá. Často klient nikdy s virtuální asistentkou nespolupracoval, takže pokud neví, co umí a jak to celé funguje, bude vážně pochybovat o vaší schopnosti mu pomoci.

Nový klient vás pravděpodobně vyhledá, abyste ho provedli celým procesem, takže musíte vědět a vysvětlit, jak pracujete. To většinou přichází se zkušenostmi, ale procvičte si svůj nový seznam otázek nebo hraní rolí; a dokonce dobrovolně pracovat pro dodavatele, kterého znáte, takže můžete získat posudek a zkusit to, pokud vás to znepokojuje.

Pracovat sám

Zdá se, že je zcela běžné, že se nezávislí jedinci cítí osamělí, což mě překvapuje, protože jsem naprosto šťastný, když pracuji sám, a nikdy jsem si nemyslel, že některým lidem bude chybět mít kolem sebe ostatní.

Jasně, někdy využívám co-workingové prostory a jindy pracuji v kavárnách, ale být celý týden sám je něco, co je třeba mít na paměti.

Pokud máte nějaké zkušenosti s virtuální asistencí, pak mi nezapomeňte zanechat komentář. Nemohu vás však nechat bez představení tohoto prémiového školení o osobních financích.