Styr projektomkostninger for større rentabilitet

Omkostningskontrol spiller en afgørende rolle i enhver finansiel strategi. Hvordan holder du budgettet, når du holder styr på din projektøkonomi? Ligesom at udvikle et personligt budget, er der flere muligheder for dig: klassificere udgifter, bestemme de dyreste poster og finde løsninger til at begrænse udgifterne på hvert område. Når du har gennemført alle disse handlinger, vil du være i stand til at kontrollere budgettet, at analysere din rentabilitet og øge overskuddet.

De grundlæggende principper for omkostningskontrol er de samme for alle budgetter, uanset om det er firma eller privat. I denne artikel, Finance de Demain Consulting Forklarer begrebet omkostningskontrol og hvordan det passer ind i et større omkostningsstyringssystem.

Hvad er omkostningskontrol?

Omkostningskontrol er et princip om at identificere og reducere omkostninger, der har til formål at øge virksomhedens overskud. Det kan udføres på projektniveau eller på hele virksomhedsniveau.

I dette tilfælde vil vi fokusere på at anvende omkostningsstyringsprocessen inden for rammerne af et projekt eller en gruppe af projekter.

Som projektleder vil omkostningskontrol hjælpe dig til at overvåge din ressourcestyringsplan og reagere på budgetoverskridelser.

Går du over budgettet for dit projekt, kan et rapporteringsværktøj også være praktisk. Antag, at den freelancedesigner, du hyrede til et nyt projekt, tog meget længere tid end forventet at redigere billederne.

Efter at have identificeret denne ekstra omkostning, kan du beslutte at hyre en intern designer til dit næste projekt for at reducere omkostningerne og opnå effektivitet.

Hvordan kan styring af omkostninger gøre en forskel?

Overholder dit team ikke projektets omfang eller budget? Det er her, omkostningskontrol bliver vigtig. Selvom du er på budget, kan styring af omkostningerne hjælpe dig med at reducere dem yderligere og øge omsætningen undervejs.

Denne proces giver indsigt i virksomhedens samlede udgifter: den fremhæver de dyreste områder og identificerer yderligere udgifter i hvert af disse områder.

Som et første skridt kan omkostningsstyring anvendes på projektet med det formål at reducere omkostningerne i denne skala og dermed potentielt øge virksomhedens overskud.

Hvad er omkostningskontrolteknikker?

I første omgang kan omkostningsstyring forekomme på højere niveauer i virksomheden, men det foregår ofte på projektniveau. Det er på dette niveau, du kan vurdere de faktiske omkostninger pr. projekt og administrere dem effektivt.

Her er de fem trin, du skal følge for bedre at kontrollere omkostningerne ved et projekt:

1. Planlæg dit budget

Først skal du planlægge dit budget for at få et detaljeret omkostningsestimat og allokere ressourcer effektivt. Udvikling af en detaljeret projektplan vil reducere omkostningsafvigelser, som er forskellen mellem dit oprindelige budget og faktiske udgifter.

Medtag i din budgetplan:

• Antallet af teammedlemmer, der er nødvendige for projektet
• Et skøn over den tid, der er nødvendig for at gennemføre projektet
• Nødvendige materialer til projektet

Når du beregner den tid og de nødvendige materialer til projektet, skal du holde lidt i dit budget. Det uventede er ikke ualmindeligt, og du skal muligvis forlænge projektets tidslinje eller anmode om yderligere ressourcer.

2. Overvåg alle udgifter

Det andet trin i projektomkostningskontrol er at overvåge fremdriften af ​​projektudgifter. Du vil lettere kunne træffe korrigerende handlinger, hvis du bemærker omkostningsvariationer i realtid.

Ved afslutningen af ​​projektet vil det være for sent, pengene bliver brugt. På dette tidspunkt er alt, hvad du skal gøre, at lære af det for at forhindre, at denne situation opstår igen i fremtiden.

For effektivt at overvåge dine udgifter under et projekt, sæt projektmilepæle. Ved hver milepæl kan du analysere dine udgifter og sikre, at projektets omfang respekteres. Og hvis du nogensinde bemærker omkostningsoverskridelser ved en given milepæl, kan du finde en løsning til at reducere dem senere i projektet.

3. Brug ændringsstyringssystemer

Det er vigtigt at opstille klare mål under projektets planlægningsfase. For at sikre, at du opnår disse mål, kan en forandringskontrolproces være nødvendig.

Forandringskontrol er et sæt trin, der styrer alle ændringer foretaget af interessenter under et projekt. Det giver dig mulighed for at forhindre afdrift af mål ved at forberede dig på ændringer, så snart de dukker op, og dermed tilpasse projektet derefter.

4. Stadierne i en kontrolproces

priming

Forandringskontrolprocessen begynder, når en interessent anmoder om en ændring af projektet. Anmodningen kan variere: Det kan være forlængelse af deadlines eller nye projektleverancer.

Evaluering

Projektlederen eller afdelingslederen scanner anmodningen for grundlæggende oplysninger, såsom de nødvendige ressourcer, virkningen af ​​anmodningen og modtagerne af anmodningen. Efter den indledende vurdering flytter ændringsanmodningen til analysefasen.

Analyse

I analysefasen godkender eller afviser den relevante projektleder anmodningen. I nogle tilfælde kan der nedsættes et ændringskontroludvalg til at kontrollere godkendelsen af ​​ændringer. Projektlederen godkender eller afviser anmodningen og underretter teamet.

Afhængigt af projektets størrelse kan projektlederen også logge ændringen i en ændringslog for at sikre, at alle projektets interessenter modtager informationen.

Implementering

Implementering af en ændring kan variere afhængigt af projektets fase, men indebærer generelt opdatering af tidslinjen og leverancer samt informere projektteamet.

Du bør vurdere omfanget af projektet og verificere, at ændring af tidslinjen ikke vil have stor indflydelse på de planlagte mål.

Hegn

Efter at have dokumenteret, formidlet og implementeret anmodningen, kan du gå videre til afslutningsfasen. Det anbefales, at du har en formel afslutningsplan på plads, så alle teammedlemmer kan få adgang til og henvise til disse oplysninger i fremtiden.

Ved effektivt at gennemgå ændringer i dine projekter bør omkostningskontrol komme naturligt.

Nøjagtig forudsigelse af et projekts budget og succes indebærer opretholdelse af samvittighedsfuld ledelse fra start til slut. Uforudsete hændelser undervejs er uundgåelige, men etableringen af ​​visse systemer hjælper med at beskytte mod disse afvigelser.

4. Administrer din tid

Tidsstyring er en integreret del af omkostningskontrol: Når den samlede varighed af et projekt stiger, stiger de samlede omkostninger ved projektet også. For ikke at overskride det afsatte budget, skal du frem for alt respektere projektplanen.

Vedtag tidsstyringsstrategier for at øge produktiviteten og hjælpe teammedlemmer med at fuldføre arbejdet til tiden inden for budgettet.

Her er nogle tips til tidsstyring:

Timeboxing

Timeboxing er en målorienteret tidsstyringsstrategi, der involverer udførelse af opgaver inden for en " tidsblok '.

For eksempel, hvis du har brug for at skrive et blogindlæg, kan du oprette en to-timers blok for at skitsere det. Så kan du efter en pause gå tilbage til en anden blok på tre timer for at lave et første udkast.

Tidsblokering

Tidsblokering ligner timeboxing, men i stedet for at indstille en vis mængde tid for hver enkelt opgave, vil du blokere bestemte perioder i din kalender for relateret arbejde.

Pomodoro-metoden

Ligesom timeboxing og tidsblokering hjælper Pomodoro-teknikken dig med at fuldføre dine opgaver på kort tid og holde pauser mellem arbejdssessionerne.

For eksempel, arbejd i 25 minutter, og tag derefter fem minutters pause fire gange. Hold derefter efter den fjerde arbejdsgang en længere pause fra 20 eller 30 minutters.

sluge tudsen

SIfølge et berømt citat fra Mark Twain: "Hvis du skal sluge en tudse, må du hellere gøre det først om morgenen." Tidsstyringsstrategien "spis frøen" er inspireret af disse ord og opfordrer dig til først at tage dig af vigtige eller komplekse opgaver, før du arbejder med mindre vigtige eller mindre presserende.

Pareto-princippet

Stadig kaldet 80-20 reglen Dette princip er baseret på en grundlæggende regel: Vi bruger 20 % af vores tid på at udføre 80 % af arbejdet. Konkret giver det os derfor mere tid i løbet af vores arbejdsdag at kunne behandle disse 80 % af opgaverne tilstrækkeligt hurtigt til at tage os af de resterende 20 %, hvilket vil tage os 80 % af tiden.

Få ting gjort (GTD)

Opfundet af David Allen i begyndelsen af ​​2000'erne, metoden " Få tingene gjort » eller "Få tingene gjort" på fransk, anbefaler at lave en liste over planlagte opgaver skriftligt på forhånd. Når du er fri for disse overvejelser, i stedet for at stole på arbejdsstyringsværktøjer, vil du være i stand til at handle uden at skulle finde ud af, hvad du skal gøre.

Det kan virke kontraintuitivt at fokusere på produktivitet som en del af omkostningskontrol, men projektydelse er hjørnestenen i cash flow.

Hvis dit team ikke er produktivt, vil du ikke overholde projektdeadlines, og manglende overholdelse af deadlines genererer ekstra omkostninger. Logisk set, hvis dit projekt koster mere, falder din virksomheds pengestrøm. 

5. Spor optjent værdi

Sporing af din optjente værdi kan hjælpe dig med at forudsige det økonomiske resultat af et projekt. Denne omkostningskontrolmetode kræver viden om omkostningsregnskab. Det kan hjælpe dig med at opdage begyndelsen af ​​variable omkostninger og derfor forhindre afvigelser i fremtidige projekter.

Optjent værdi er mængden af ​​opgaver, der faktisk udføres inden for et projekt. For at spore optjent værdi og se, om du følger tidsplanen, skal du gange procentdelen af ​​udførte opgaver med projektbudgettet.

Trin til sporing af optjent værdi

Følg disse trin for at spore optjent værdi:

Trin 1: bestemme fuldførelsesgraden af ​​hver opgave i procent.

Trin 2: sæt den planlagte værdi (Planlagt værdi eller PV) eller de budgetterede omkostninger til det planlagte arbejde. Dette er det budget, der er godkendt til at udføre det planlagte arbejde.

Trin 3: bestemme den optjente værdi (Earned Value eller EV), eller de budgetterede omkostninger til det udførte arbejde. Dette er den mængde arbejde, der faktisk er udført.

Trin 4: fastlægge de faktiske omkostninger (Faktiske omkostninger eller AC), som repræsenterer de faktiske omkostninger ved det udførte arbejde. Det er udgifter, der vedrører allerede udført arbejde.

Trin 5: beregne omkostningsafvigelser (Omkostningsvariance eller CV) ved at trække den optjente værdi fra de faktiske omkostninger (CV = EV – AC).

Trin 6: kompilere resultaterne.

Til de første tre trin skal du indsamle omkostningsoplysninger for dit projekt, mens du for de sidste tre skal udføre beregninger og analyser. Omkostningsafvigelser repræsenterer omkostningsstatus for dit projekt.

Når du styrer omkostningerne, er dit CV den metrik, der afgør, om dit projekt er på rette spor med budgettet. EN Negativt CV betyder, at projektet er over budgettet.

Skal du kontrollere omkostninger eller styre omkostninger?

Det er almindeligt at forveksle omkostningskontrol med omkostningsstyring. Disse er to forskellige udtryk, der skal defineres og forstås korrekt. Omkostningskontrol er en delproces i det større system for omkostningsstyring.

Mens omkostningskontrol handler om at identificere udgifter og reducere dem for at øge fortjenesten, er omkostningsstyring den overordnede proces med at estimere, budgettere og kontrollere omkostningerne ved et projekt.

Din virksomhed har sikkert mange medarbejdere involveret i omkostningsstyring. Afhængigt af størrelsen på dit team kan forskellige personer arbejde med ressourceplanlægning og budgettering.

For effektiv omkostningskontrol skal teams overvåge udgifterne på forskellige niveauer af virksomheden for at være tilstrækkelig opmærksom på hver del af virksomhedens budget og analysere det grundigt.

Brug omkostningskontrol til at spore og reducere dine projektudgifter

Sporing af omkostningsdata for at reducere projektudgifter er en kedelig proces, men omkostningsstyring har en direkte indvirkning på rentabiliteten.

For effektivt at styre omkostningerne skal du oprette et brugerdefineret dashboard, så du har alle oplysningerne lige ved hånden. Denne automatisering giver dig mulighed for at jonglere mellem projektstyring og omkostningskontrol, alt sammen på ét sted.

Efterlad os en kommentar. Men før du tager afsted, her er en robot, der giver dig mulighed for at tjene meget nemt med EUR/USD handel.