Rollen som virtuel assistent i en virksomhed

Hvis du er som de fleste bloggere, har du så altid troet, at du skulle klare det alene? Er dette din sag? Og ja, de fleste iværksættere starter på egen hånd eller hyrer en virtuel assistent.

I denne artikel viser jeg dig, hvorfor en virtuel assistent er vigtig for din virksomhed. Men først er her et træningsforløb, der vil gør det muligt at få succes med iværksætteri.

Hvad er en virtuel assistent?

En virtuel assistent (VA) er en person, der leverer supporttjenester til andre virksomheder fra en fjernplacering.

Udtrykket blev født i 1990'erne fra muligheden for at arbejde virtuelt takket være teknologiske forbedringer. En virtuel assistent er en person, der er ansat til at udføre de kedelige daglige opgaver i din virksomhed.

Det kan være i en anden by, stat eller land. Det kan også være folk, der kommer på dit kontor eller mødes i et coworking space en gang om ugen. Det afhænger virkelig af dig.

Det vigtigste er, at de sørger for at løse de opgaver, deres klient har brug for uden problemer, enten fordi de hader at gøre det, eller fordi det tager for meget tid.

Virtuelle assistenter er særligt eftertragtede af iværksættere og online-virksomheder. Disse virksomheder har brug for hjælp, men ønsker ikke fysisk at ansætte personale. For at tjene dig, Finance de Demain arbejder med i gennemsnit to virtuelle assistenter.

Hvad en virtuel assistent gør

I teorien kan en virtuel assistent gøre alt, hvad ethvert andet supportpersonale gør. Virtuelle supportopgaver er dog ikke begrænset til kontorarbejde. Mange virtuelle assistenter giver marketingtjenester, webdesign og andre.

Nogle virtuelle assistenter specialiserer sig i et bestemt færdighedssæt. For eksempel, en virtuel marketingassistent udfører kun marketingarbejde. Andre virtuelle assistenter udfører en række opgaver, men i en specifik branche. For eksempel, en virtuel assistent for ejendomsselskaber.

De fleste virtuelle assistenter har deres egen hjemmebaserede virtuelle assistentvirksomhed. Dette giver dem mulighed for at tjene mere og have bedre kontrol over de opgaver, de udfører. Men mange små virksomheder ansætter virtuelle assistenter som en del af et job eller en kontrakt.

Endelig bruger mange VA'er freelance-websteder eller coworking-websteder til at finde hurtige, tidsbegrænsede projekter.

Hvordan kan en virtuel assistent gavne din virksomhed?

Fordi uddelegering af opgaver, der bruger din tid og energi, som du ikke nyder at gøre, og som holder dig i cyklussen med at hoppe fra en kedelig opgave til en anden, vil en VA give dig mulighed for at genvinde kontrollen over dine anliggender.

At vokse dit team betyder, at du kan udføre væsentligt arbejde, fokusere på strategi og det store overblik. Du kan begynde at drømme og planlægge i større skala.

Hvordan ved du, hvornår du er klar til at ansætte en virtuel assistent?

Hvornår du vil være klar til at ansætte, er forskelligt for alle, hvilket gør beslutningen så svær. Vi anbefaler, at du lejer en VA, før du tror, ​​du er klar til at gå.

Grunden til dette er, at de fleste mennesker (inklusive mig selv!) venter, indtil vi allerede er på et punkt af "vanvid" med at begynde at uddelegere og bede om hjælp til forretningen. Så hvis du er klar til at vokse din virksomhed og tror, ​​du er klar, anbefaler jeg stærkt, at du begynder at lede efter din virtuelle assistent.

Det vil være meget nemmere for jer begge, hvis I bringer nogen ind i holdet, når tingene er lidt roligere, så tingene kører glat, når de rammer de travleste tider.

Her er nogle spørgsmål, du skal besvare, inden du træffer den endelige ansættelsesbeslutning:

• Er du klar til at vokse din virksomhed hurtigere, end den har været hidtil?
• Har du råd til at betale nogen hver måned?
• Har du definerede opgaver for at begynde at uddelegere?

Hvis du svarede ja til alle disse spørgsmål, så er du klar til at begynde VA-ansættelsesprocessen.

Hvordan ansætter man en VA?

Selvom virtuel assistance er en god hjemmeforretningsidé, er det afgørende at få virtuel hjælp for hjemmevirksomhedsejere for at maksimere deres indtjening og lette væksten. Som en hjemmevirksomhedsejer kommer der et tidspunkt, hvor det er umuligt at gøre alt, i det mindste godt nok til at være effektiv og effektiv.

Ansættelse af en virtuel assistent vil frigøre din tid, så du kan fokusere på dit arbejde, på de opgaver, der giver de bedste forretningsresultater for dig. Desuden mange virtuelle assistenter er bedre end dig i nogle opgaver.

I det lange løb er det altid hurtigere og billigere at ansætte opgaver, du ikke er kvalificeret til at udføre.

Det første skridt i ansættelsen af en virtuel assistent er at lave en liste over de opgaver, du ønsker at outsource. Lav en omfattende liste, og prioriter de aktiviteter, du vil uddelegere først. For eksempel, e-mailhåndtering er tidskrævende og kedeligt, sæt det øverst på din liste.

Eller måske tager teknologiproblemer for meget af din tid, du kan outsource administration af din hjemmeside. Eller hold din virksomheds regnskaber opdateret.

Det næste trin er ved at finde ud af, hvem der skal ansættes. Der er mange måder at ansætte en virtuel assistent på. Du kan bruge en VA-tjeneste, der ansætter og træner dem, og så tildeler de dig en person ud fra de ydelser, du har brug for.

Den sidste mulighed er at ansætte en i dit netværk, som har referencer. Mens du kan sende en annonce på udkig efter en virtuel assistent, vil det spare dig tid og hovedpine at finde en, der allerede har pålidelige legitimationsoplysninger.

Liste over tjenester, virtuelle assistenter kan tilbyde

kreativ skrivning

• Skriv blogindlæg
• Skriv e-bøger, bøger, nyhedsbreve, e-mail-tragte osv.
• Skriv eller rediger lyd- eller videoudskrifter.
• Skriv opslag på sociale medier til Facebook, Twitter eller Instagram.
• Redigering og revision af blogindlæg, bøger, hjemmesider, nyhedsbreve, opskrifter mv.
• Forbered e-mails til din e-mail-marketing
• Oprettelse af produktbeskrivelser til netbutikker (butik / produktchef)
• Indsamling/redigering af udtalelser.
• Etc ...

Administrator / ledelse

• Kundeservice via mail, chat eller telefon.
• Følg op og svar på mails.
• Organiser postkasser
• Administrer blogkommentarer.
• Live webinar support
• Kalenderstyring
• Opret PowerPoint-præsentationer
• Håndtering af forsyninger og forsyninger
• Arrangere interviews
• Repondre aux appels téléphoniques
• Genbrug indhold (eksempel: konvertering af en video til et skrevet blogindlæg eller et blogindlæg til et indlæg på sociale medier)
• Skriv referater af videokonferencemøder
• Administrer blog redaktionelle kalendere
• Kunde onboarding opgaver såsom besvarelse af e-mails og indsendelse af fakturaer og kontrakter
• Opfølgning af potentielle kunder / nuværende kunder
• Præsentation af gæster
• Lav rejsearrangementer
• Udarbejdelse af formularer
• Genoptag oprettelsen
• Ansættelse og oplæring af nye teammedlemmer
• oversættelse
• Brainstorm til blogindlæg, produkter mv.

NB: Administrative opgaver er blandt de mest efterspurgte ydelser. At hjælpe virksomhedsejere med disse daglige opgaver frigør deres tid til at tjene flere penge. Meget dyrebart!

Grafisk design

• Oprettelse af grafik til blogindlæg
• Foto redigering
• Oprettelse af slides til webinarer eller workshops.
• Design af visitkort, flyers, logoer, menuer, skiltning mv.
• Billedsøgning efter blogindlæg, bøger, sociale medier mv.
• Udarbejdelse af brand style guides.
• Design af e-bøger eller PDF-filer til nyhedsbrevsabonnementer

NB: Canva har tonsvis af skabeloner, og det er nemt at bruge, hvis du ønsker at skabe grafik.

Sociale medier

• Planlægning af opdateringer på sociale medier.
• Oprettelse og administration af Pinterest-konto
• Opret og administrer promoverede pins
• Administrer Facebook-grupper
• Oprettelse og ledelse af LinkedIn grupper
• Opret afstemninger på sociale medier
• Juster udgivelsesplaner.
• Oprettelse og administration af opslag på Instagram.
• Svar på beskeder på sociale medier.

Kontobogføring

• Håndtering af betalinger og fakturering.
• Behandling af ordrer og returneringer.
• Indsamlingsstyring
• Lønstyring
• Fakturering og Fakturaer.

Hvordan bruger man denne liste over virtuelle assistenttjenester?

Som du kan se, er der mange tjenester, du kan tilbyde som virtuel assistent.

Afhængigt af den type service, du er interesseret i, kan du kombinere et bundt af relaterede tjenester og sælge som et bundt af tjenester: faktureres pr. projekt eller som en løbende månedlig service.

Hvis du finder noget, der vækker din interesse, så lav mere research. Hvis du efter din forskning stadig er interesseret, så find ud af, hvordan du kan tilegne dig de nødvendige færdigheder, hvis du ikke allerede har dem.

Du kan lære af YouTube-videoer, bøger på Amazon eller kurser, du finder online.

Og husk, bare fordi du starter med en tjeneste som VA, betyder det ikke, at du vil blive hængende med at tilbyde den service resten af ​​dit liv. Du kan frit opgradere eller tilføje yderligere tjenester.

Færdigheder er nødvendige for at være en virtuel assistent

Mange af de færdigheder, der kræves for at være en virtuel assistent, er de samme som dem, der kræves for at være en administrativ assistent eller sekretær. For eksempel, du skal have overordnede organisatoriske evner. Du skal også have behagelig telefonadfærd og færdigheder i at bruge nye teknologier.

Som VA har du også brug for specifikke færdigheder til selvstændig virksomhed. For eksempel, du bør være i stand til at multitaske, især hvis du jonglerer med flere klienter.

Du skal kunne koncentrere dig om arbejdet, i dit hjemmemiljø. Du har også brug for det rigtige udstyr på dit hjemmekontor.

Nogle virtuelle assistentjob kræver yderligere færdigheder, bl.a webdesign, arrangementsplanlægning, regnskab og meget mere.

Du kan søge efter Virtual Assistance job, der kræver dine særlige færdigheder. Ud over specifikke færdigheder søger arbejdsgivere ofte kandidater med uddannelse og/eller kontorerfaring i en vis administrativ kapacitet.

De væsentlige egenskaber ved en virtuel assistent

Fiabilité

Dette er en af ​​de vigtigste, fordi det desværre ser ud til at være det mest almindelige. Mange kunder har fortalt mig, at de er blevet skuffede over VA'er, der ikke rapporterede deres fremskridt eller simpelthen ikke leverede.

Dette er fuldstændig utilgiveligt, og det giver ikke kun den virtuelle assistance-industri et dårligt navn, men den næste virtuelle assistent, der ringes til, skal bære kundens mistanke og tvivl om effektiviteten af ​​at bruge disse typer tjenester. .

Professionalisme er altafgørende i denne branche, så hvis en kunde ringer til dig, bør du ringe tilbage. Hvis du modtager en e-mail, skal du svare! Det behøver ikke at være med det samme, men det skal i hvert fald være dagen efter.

Gode ​​kommunikationsfærdigheder

Fra det første punkt skal du informere klienten om forløbet af dit arbejde, så fastlæg hvordan og hvornår du skal opdatere dem, når han bliver klient, og før du starter hver ny opgave.

Hvis en kunde konstant skal jagte dig efter opdateringer, så gør du ikke dit arbejde rigtigt.

Tidsstyring

Forskning siger tilsyneladende, at du kun skal fokusere på én ting, og det er ineffektivt til multitasking. Du skal selvfølgelig fokusere på opgaven, men du vil også arbejde med flere kunder; som tror, ​​de er din ene og vigtigste kunde.

Du har sikkert meget at lave på en dag, så planlæg i forvejen. Planlæg opgaver, når du er mest effektiv. Brug en Google-kalender, og marker personlige genstande i én farve og arbejdsgenstande i en anden.

Hvis du ved, at du skriver bedst om morgenen, så prøv at planlægge møder til sidst på eftermiddagen. Du kan også passe alle dine arbejdsopgaver ind i din kalender (inklusive planlægningstid) for realistisk at vide, om du har tid til at gøre alt.

ressource

Du vil ofte modtage e-mails med tekniske spørgsmål, som de nemt kan finde ved hjælp af Google, eller spørger, hvor meget dine tjenester koster, når de ikke engang har gidet at besøge din hjemmeside og/eller dine sociale netværk.

Du bliver bedt om at gøre en masse ting, du aldrig har gjort før, og du skal bare finde ud af, hvordan du gør det. VA'er forventes at levere løsninger og løse kundeproblemer.

Hvis du ikke har evnen til at løse et problem og finde ud af, hvordan du gør noget, så vil du ikke være en god VA.

Den virtuelle assistent er ikke Yoda, så det er urealistisk at antage, at han vil være i stand til det hele. Men du skal vide, hvordan du researcher for at finde informationen på egen hånd. Så længe du er ærlig over for din klient om omfanget af dine færdigheder, har du det fint.

Kunder forventer heller ikke, at du ved alt. Fortæl dem, at du aldrig har udført dette særlige job før; men du er glad for at finde ud af hvordan og vende tilbage til det.

Du bør fortsætte med at træne, hvor du kan se YouTube-videoer, handle færdigheder med andre VA'er, stille spørgsmål på VA-fora og generelt deltage.

Prøv at holde dig ajour med, hvad der rører sig og ændrer sig, både i din branche og i teknologiverdenen. Beslut dig for de ting, du vil vide mere om, og lav derefter din research.

Styring af forventninger og opbygning af tillid

Du skal ikke kun vide, hvad du laver, men du skal også sikre dig, at kunden ved, hvad de laver. Ofte har en klient aldrig arbejdet med en virtuel assistent, så hvis de ikke ved, hvad de kan, og hvordan det hele fungerer, vil de alvorligt tvivle på din evne til at hjælpe dem.

En ny kunde vil sandsynligvis opsøge dig for at guide dem gennem processen, så du skal vide og forklare, hvordan du arbejder. Dette kommer for det meste med erfaring, men øv dig på din nye liste med spørgsmål eller rollespil; og endda frivilligt arbejde for en entreprenør, du kender, så du kan få en udtalelse og prøve det, hvis det bekymrer dig.

Arbejde alene

Det lader til at være ret almindeligt, at freelancere føler sig ensomme, hvilket overrasker mig, da jeg er fuldstændig glad for at arbejde alene og aldrig troede, at nogle mennesker ville savne at have andre omkring mig.

Nok, nogle gange bruger jeg co-working spaces og andre gange arbejder jeg på cafeer, men at være alene hele ugen er noget at huske på.

Hvis du har nogen erfaring med virtuel assistance, så glem ikke at efterlade mig en kommentar. Jeg kan dog ikke forlade dig uden at præsentere denne premium træning om privatøkonomi.